Samenvatting Bestuurlijke Informatie IC

Bestuurlijke Informatie IC

Hoofdstuk 1
Bestuurlijke informatieverzorging: alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen,
vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het
besturen-in-engere-zin (kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen functioneren en het beheersen
van een huishouding, en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.

Relatie tussen bestuurlijke informatieverzorging en administratieve organisatie: administratieve
organisatie omvat het gehele complex van organisatorische maatregelen dat direct of indirect betrekking
heeft op de goede werking van de bestuurlijke informatieverzorging.

Interne controle: is gericht op het voorkomen dan wel het detecteren van afwijkingen van gestelde
normen en kan worden gedefinieerd als alle controle op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen,
door of namens de leiding van een organisatie.

administratieve organisatie en interne controle gaan hand in hand, want AO betreft de inrichting van de
bestuurlijke processen met behulp waarvan wordt geprobeerd de organisatiedoelstellingen te realiseren
en IC betreft de bewaking van de voortgang in de richting van de realisatie van die
organisatiedoelstellingen.

Doelen interne beheersing:
- Het doel is om het risico dat onjuiste beslissingen worden genomen tot een minimum te beperken.
Mogelijk is de bedrijfsvoering daardoor niet efficiënt en effectief;
- Het doel is betrouwbare informatieverzorging. Informatie is mogelijk niet in overeenstemming met
de achterliggende werkelijkheid.;
- Het doel is volledigheid van de ingaande kasstromen en juistheid van de uitgaande kasstromen.
Mogelijk verlaten waarden ten onrechte de organisatie door bewuste handelingen of ontbreekt
een tegenprestatie doordat abusievelijk geen factuur is gestuurd;
- Het doel is juridische conflicten te vermijden. Mogelijk wordt wet- en regelgeving niet nageleefd.

Management control: dat deelaspect van management, dat zich specifiek richt op het vergroten van de
kans dat medewerkers doelgericht gedrag vertonen.

De interne beheersing wordt afgestemd op:
- Landkenmerken: culturele, juridische en andere kenmerken die specifiek zijn voor het land waarin
de organisatie is gevestigd;
- Bedrijfstakkenmerken: goederenbeweging, geldstromen, wettelijke regelingen etc.;
- Specifieke kenmerken: besturingsfilosofie van het management en de organisatiecultuur;
- Kenmerken van medewerkers: opleidingsniveau, ervaring, persoonlijkheidskenmerken etc.

Hoofdstuk 2
Bij een automatiseringsprogramma moet een onderneming erop kunnen vertrouwen dat:
- De programmatuur van een zodanige kwaliteit is dat de ingevoerde gegevens juist, accuraat en
volledig in de daartoe bestemde database terechtkomen;
- Deze database zodanig is opgezet dat de gegevens veilig worden bewaard;
- Niemand naders dan degene die daartoe gerechtigd is deze informatie kan lezen of muteren.

Er ontstaan management control problemen als bij het delegeren van taken aan één of meer van de
volgende vereisten niet is voldaan:
- De taak die gedelegeerd wordt moet duidelijk zijn;
- Van de persoon aan wie een bepaalde taak wordt gedelegeerd, moet geen gebrek aan motivatie
zijn;
- Van de persoon aan wie een bepaalde taak wordt gedelegeerd, moet geen gebrek aan capaciteiten
zijn.



1 | nieuwe perspectieven

, Een aantal IT-toepassingen dat in de moderne organisaties vrijwel nooit ontbreekt:
- EROP systemen;
- POS systemen;
- RFID systemen;
- Elektronisch betaalverkeerd;
- Cloud computing.

Algemeen versterkende invloeden van IT:
- Geautomatiseerde controles bij de invoer;
- Het versterken van procedures;
- Constante kwaliteit;
- Grotere controlefrequentie;
- Geprogrammeerde controles en uitzonderingsrapportages.

Algemene verzwakkende invloeden van IT op interne beheersing die kunnen worden onderkend:
- Ongeautoriseerde toegang door derden;
- Ondoorzichtigheid van het systeem, zijn functies en de uitgevoerde mutaties;
- Afhankelijkheid van het systeem;
- Afhankelijkheid van de automatiseringsafdeling.

Hoofdstuk 3
Gegevensstroomschema: een grafische representatie van de informatiesystemen van een organisatie die
bestaat uit de organisatorische eenheden of gegevensverwerkende activiteiten, de gegevensstromen
tussen die eenheden of activiteiten, en de bronnen, bestemmingen en opslag van gegevens.

Systeemstroomschema: een schema dat als aanvulling op gegevensstroomschema’s kan dienen en dat
zowel het bedrijfsdomein, het informatiedomein als het IT-domein beschrijft. De aanduiding ‘systeem’
wijst erop dat we met behulp van dit soort schema’s een totaalplaatje van een systeem proberen te
schetsen. Een dergelijk totaalplaatje geeft dan inzicht in zwel de gegevensstromen, de gehanteerde IT als
de achterliggende werkelijkheid van de bedrijfsvoering.

Hoofdstuk 4
Typologie is een handig hulpmiddel bij het uitvoeren van een risicoanalyse en het afbakenen van de te
treffen maatregelen van interne beheersing.

Typologieën:
- Handelsonderneming:
o Risico: ten onrechte verlaten van de organisatie van goederen;
o IB maatregelen:
 Gesloten magazijn;
 Controle bij de uitgang;
 Periodieke inventarisatie;
 Doorlopend genummerde magazijnafgiftebonnen;
 Periodieke aansluiting tussen kas en bank en de verkopen.
o Verbandscontrole: beginvoorraad + inkopen – verkopen = eindvoorraad.
- Productieonderneming:
o Risico: betrouwbaar schatten van productiestandaarden wordt moeilijker.
o Het bedrijfsbureau speelt een belangrijke rol bij productieorganisaties. Deze afdeling
moet de operationele productiebeslissingen voorbereiden en bezorgt derhalve onder
andere de werkuitgifte, de technische voor- en nacalculatie en de
productievoortgangsbewaking.
- Dienstverlening met een beperkte goederenbeweging: restaurants of reparatiebedrijven.
o Risico: klant krijgt niet wat hij had besteld of andersom.
o IB maatregelen:
 Procedure voor orderbevestiging aan klanten;



2 | nieuwe perspectieven