Dossierbeheer
Inhoudsopgave
1 Inleiding............................................................................................................................................................................... 2
2 De organisator maakt een toeristisch product....................................................................................................................... 2
3 De organisator berekent de prijs voor zijn product................................................................................................................ 3
3.1 Prijsberekening in stappen.........................................................................................................................................................3
4 De organisator verkoopt zijn product.................................................................................................................................... 3
5 De organisator houdt rekening met de reiswet (bundel: informatieplicht in de reissector).....................................................4
5.1 Informatieplicht in de reissector.................................................................................................................................................4
5.2 Paspoorten en visa.....................................................................................................................................................................4
5.2.1 Soorten reisdocumenten....................................................................................................................................................4
5.2.2 Waar vind je nodige informatie?........................................................................................................................................7
5.3 Gezondheidsvoorschriften..........................................................................................................................................................8
5.3.1 Gezondheid op reis.............................................................................................................................................................8
5.3.2 Vaccinaties en preventieve behandelingen.....................................................................................................................12
5.3.3 Nuttige informatie............................................................................................................................................................15
5.3.4 Wat geef je door aan de reiziger......................................................................................................................................16
5.4 Annulatie- en bijstandsverzekering..........................................................................................................................................17
5.4.1 Om welke verzekeringen gaat het?..................................................................................................................................17
5.4.2 Waar vind je de nodige informatie?.................................................................................................................................18
5.4.3 Wat geef je door aan de reiziger?....................................................................................................................................18
5.5 Andere nuttige informatie........................................................................................................................................................18
5.5.1 Verplichtingen bij gebruik van eigen wagen of huurwagen.............................................................................................18
5.5.2 Belangrijke informatie voor vliegreizen...........................................................................................................................19
5.5.3 Wat mag je in- en uitvoeren?...........................................................................................................................................19
5.5.4 Waar vind je nodige informatie?......................................................................................................................................19
5.5.5 Wat geef je door aan de reiziger?....................................................................................................................................19
5.5.6 Algemene raadgevingsplicht............................................................................................................................................19
5.5.7 Errata – aanvullingen........................................................................................................................................................20
5.5.8 Gedragscode.....................................................................................................................................................................20
5.6 Hoe vermeld je relevante informatie op de bestelbon?...........................................................................................................20
5.6.1 Gebruik de juiste termen..................................................................................................................................................20
5.6.2 Wees concreet..................................................................................................................................................................21
5.6.3 Wees klantvriendelijk.......................................................................................................................................................21
5.6.4 Geef alleen relevante informatie door.............................................................................................................................21
5.7 Lexicon......................................................................................................................................................................................22
6 De reisagent verkoopt......................................................................................................................................................... 23
7 De reisagent bemiddelt....................................................................................................................................................... 23
7.1 Verkoopproces van klant die reis boekt in het reisbureau.......................................................................................................24
7.1.1 Adviseren..........................................................................................................................................................................24
7.1.2 Klant wil boeken...............................................................................................................................................................24
8 De reisagent verdient.......................................................................................................................................................... 25
8.1 Als de RA een TO pakket verkoopt is het volgende geweten door de RA:................................................................................26
8.2 Als de RA zelf producten maakt................................................................................................................................................26
1
,9 De reisagent maakt zelf producten...................................................................................................................................... 26
10 Begrippenlijst:................................................................................................................................................................... 26
1 Inleiding
Reizen kunnen:
1. Vooraf gemaakte pakketen zijn
2. À la carte zijn.
zowel touroperators als reisagenten maken deze.
Voordelen van georganiseerde reissector:
- Reiziger wordt beschermd door de reiswet
- Service
Wanneer is een reisproffesional erkend?
- Een verzekering insolventie (= financieel onvermogen)
- Een verzekering burgerelijke aansprakelijkheid
- Met bovenstaande verzekeringen kan de professional een erkenningsnummer krijgen van
vakorganisaties/verzekeringsmaatschappijen (bv: VVR)
2 De organisator maakt een toeristisch product
Organisator: zowel de touroperator als de reisagent, maar ook de autocarist
Grote organisaties:
- Product mangagers
- Contracting managers: gaan contracten afsluiten met verschillende hotels,
luchtvaartmaatschappijen, …
Contracten afsluiten gebeurt iets minder dan een jaar voor het product op de markt komt en ruim een
1,5 jaar voor de start van het seizoen.
Kleinere organisaties:
- Maken gebruik van een broker, DMC,… ( voordeel: werken met lage prijzen, vakkennis van lokale
toerismeprofessional)
Kant en klare pakketreizen:
- Allotment contract: TO neemt een optie op een aantal bedden (= een allotment of contingent). Als
de bedden voor de vooropgestelde deadline niet verkocht zijn, moet hij ze teruggeven aan het
hotel. (Teruggave = release)
o Meest gebruikt
o Nadeel hotelier: hij kan met onverkochte kamers overblijven
o Nadeel TO en klant: kans op overboeking
- Garantiecontract: TO garandeert de betaling van een overeengekomen aantal bedden, ongeacht de
uiteindelijke bezetting ervan.
o Voordeel TO: zekerheid op geen overboeking en lagere prijzen
o Sommige TO slagen erin een monopolie op dat hotel te hebben
o Als de TO overeenstemt om wekelijks vooraf of zijn gehele contigent kamers voor het begin
van het seizoen te betalen, kan hij nog lagere prijzen afdwingen (= prepayment)
2
, - Free sale contract: de kamers zijn gewoon beschikbaar of op aanvraag. De TO geeft per week of per
verkocht aantal bedden de stand van zaken door aan de hotelier.
Zaken waar een TO ook op moet letten:
- Financieel vooruitziend zijn
- Goede kijk op wereldeconomie hebben
o Valuta -en termijnrisico’s, veranderingen in brandstofprijzen,…
- Verandering in de markt voorzien
- Financiële reserve
Compleet toeristisch product < primair toeristisch product
Vervoer + Accommodatie + Bijstand + Programma < vervoer + accommodatie
met andere woorden moet de prijs van het gehele pakket lager liggen dan de som van de prijzen van
afzonderlijke delen van een reis.
Commercieel compleet toeristisch product < primair toeristisch product
(vervoer + accommodatie + bijstand + programma) + (kosten + winst) < vervoer + accommodatie
3 De organisator berekent de prijs voor zijn product
3.1 Prijsberekening in stappen
1. Verzameling maken van alle prijzen die hij aan zijn leveranciers zal moeten betalen.
2. Daar rekent de TO winst voor zichzelf bij. (met die winst betaalt hij zijn eigen vaste kosten)
3. Als de TO via het reiskantorennet verkoopt (= open distributie), dan moet hij commissie inrekenen
voor de reisagent.
4. Daarna komt er BTW, taxen en verzekering financieel onvermogen bij.
4 De organisator verkoopt zijn product
Rechtstreeks of via reisagenten of allebei
1. Rechtstreeks
a. Zelf instaan voor marketing, aantrekken van klanten, uitleg geven, verkoopgesprekken
houden
b. De commissie die je niet moet betalen zul je nodig hebben om zelf jouw marketing te
betalen.
2. Open distributie (reisagenten)
a. Voordeel: zeer uitgebreid netwerk
b. Reisagenten moeten de TO goed kennen: waar hij voor staat, welke producten hij aanbiedt
en zijn kwaliteit aanvaarden.
Om de reisagent aan te sporen meer te verkopen kun je volgende zaken doen als TO :
- Promotiemateriaal bezorgen
- Reisagent uitnodigen op:
o Famtrips (= familiarisationtrips = studiereizen)
o Workshops
o Productvoorstellingen
- Incentives organiseren ( een aantal dossiers verkopen om: )
o Aan gratis studiereizen deel te nemen
o Persoonlijk reizen te winnen
o Deelname aan evenementen te versieren
- Een vertegenwoordiger langs sturen om:
3
Inhoudsopgave
1 Inleiding............................................................................................................................................................................... 2
2 De organisator maakt een toeristisch product....................................................................................................................... 2
3 De organisator berekent de prijs voor zijn product................................................................................................................ 3
3.1 Prijsberekening in stappen.........................................................................................................................................................3
4 De organisator verkoopt zijn product.................................................................................................................................... 3
5 De organisator houdt rekening met de reiswet (bundel: informatieplicht in de reissector).....................................................4
5.1 Informatieplicht in de reissector.................................................................................................................................................4
5.2 Paspoorten en visa.....................................................................................................................................................................4
5.2.1 Soorten reisdocumenten....................................................................................................................................................4
5.2.2 Waar vind je nodige informatie?........................................................................................................................................7
5.3 Gezondheidsvoorschriften..........................................................................................................................................................8
5.3.1 Gezondheid op reis.............................................................................................................................................................8
5.3.2 Vaccinaties en preventieve behandelingen.....................................................................................................................12
5.3.3 Nuttige informatie............................................................................................................................................................15
5.3.4 Wat geef je door aan de reiziger......................................................................................................................................16
5.4 Annulatie- en bijstandsverzekering..........................................................................................................................................17
5.4.1 Om welke verzekeringen gaat het?..................................................................................................................................17
5.4.2 Waar vind je de nodige informatie?.................................................................................................................................18
5.4.3 Wat geef je door aan de reiziger?....................................................................................................................................18
5.5 Andere nuttige informatie........................................................................................................................................................18
5.5.1 Verplichtingen bij gebruik van eigen wagen of huurwagen.............................................................................................18
5.5.2 Belangrijke informatie voor vliegreizen...........................................................................................................................19
5.5.3 Wat mag je in- en uitvoeren?...........................................................................................................................................19
5.5.4 Waar vind je nodige informatie?......................................................................................................................................19
5.5.5 Wat geef je door aan de reiziger?....................................................................................................................................19
5.5.6 Algemene raadgevingsplicht............................................................................................................................................19
5.5.7 Errata – aanvullingen........................................................................................................................................................20
5.5.8 Gedragscode.....................................................................................................................................................................20
5.6 Hoe vermeld je relevante informatie op de bestelbon?...........................................................................................................20
5.6.1 Gebruik de juiste termen..................................................................................................................................................20
5.6.2 Wees concreet..................................................................................................................................................................21
5.6.3 Wees klantvriendelijk.......................................................................................................................................................21
5.6.4 Geef alleen relevante informatie door.............................................................................................................................21
5.7 Lexicon......................................................................................................................................................................................22
6 De reisagent verkoopt......................................................................................................................................................... 23
7 De reisagent bemiddelt....................................................................................................................................................... 23
7.1 Verkoopproces van klant die reis boekt in het reisbureau.......................................................................................................24
7.1.1 Adviseren..........................................................................................................................................................................24
7.1.2 Klant wil boeken...............................................................................................................................................................24
8 De reisagent verdient.......................................................................................................................................................... 25
8.1 Als de RA een TO pakket verkoopt is het volgende geweten door de RA:................................................................................26
8.2 Als de RA zelf producten maakt................................................................................................................................................26
1
,9 De reisagent maakt zelf producten...................................................................................................................................... 26
10 Begrippenlijst:................................................................................................................................................................... 26
1 Inleiding
Reizen kunnen:
1. Vooraf gemaakte pakketen zijn
2. À la carte zijn.
zowel touroperators als reisagenten maken deze.
Voordelen van georganiseerde reissector:
- Reiziger wordt beschermd door de reiswet
- Service
Wanneer is een reisproffesional erkend?
- Een verzekering insolventie (= financieel onvermogen)
- Een verzekering burgerelijke aansprakelijkheid
- Met bovenstaande verzekeringen kan de professional een erkenningsnummer krijgen van
vakorganisaties/verzekeringsmaatschappijen (bv: VVR)
2 De organisator maakt een toeristisch product
Organisator: zowel de touroperator als de reisagent, maar ook de autocarist
Grote organisaties:
- Product mangagers
- Contracting managers: gaan contracten afsluiten met verschillende hotels,
luchtvaartmaatschappijen, …
Contracten afsluiten gebeurt iets minder dan een jaar voor het product op de markt komt en ruim een
1,5 jaar voor de start van het seizoen.
Kleinere organisaties:
- Maken gebruik van een broker, DMC,… ( voordeel: werken met lage prijzen, vakkennis van lokale
toerismeprofessional)
Kant en klare pakketreizen:
- Allotment contract: TO neemt een optie op een aantal bedden (= een allotment of contingent). Als
de bedden voor de vooropgestelde deadline niet verkocht zijn, moet hij ze teruggeven aan het
hotel. (Teruggave = release)
o Meest gebruikt
o Nadeel hotelier: hij kan met onverkochte kamers overblijven
o Nadeel TO en klant: kans op overboeking
- Garantiecontract: TO garandeert de betaling van een overeengekomen aantal bedden, ongeacht de
uiteindelijke bezetting ervan.
o Voordeel TO: zekerheid op geen overboeking en lagere prijzen
o Sommige TO slagen erin een monopolie op dat hotel te hebben
o Als de TO overeenstemt om wekelijks vooraf of zijn gehele contigent kamers voor het begin
van het seizoen te betalen, kan hij nog lagere prijzen afdwingen (= prepayment)
2
, - Free sale contract: de kamers zijn gewoon beschikbaar of op aanvraag. De TO geeft per week of per
verkocht aantal bedden de stand van zaken door aan de hotelier.
Zaken waar een TO ook op moet letten:
- Financieel vooruitziend zijn
- Goede kijk op wereldeconomie hebben
o Valuta -en termijnrisico’s, veranderingen in brandstofprijzen,…
- Verandering in de markt voorzien
- Financiële reserve
Compleet toeristisch product < primair toeristisch product
Vervoer + Accommodatie + Bijstand + Programma < vervoer + accommodatie
met andere woorden moet de prijs van het gehele pakket lager liggen dan de som van de prijzen van
afzonderlijke delen van een reis.
Commercieel compleet toeristisch product < primair toeristisch product
(vervoer + accommodatie + bijstand + programma) + (kosten + winst) < vervoer + accommodatie
3 De organisator berekent de prijs voor zijn product
3.1 Prijsberekening in stappen
1. Verzameling maken van alle prijzen die hij aan zijn leveranciers zal moeten betalen.
2. Daar rekent de TO winst voor zichzelf bij. (met die winst betaalt hij zijn eigen vaste kosten)
3. Als de TO via het reiskantorennet verkoopt (= open distributie), dan moet hij commissie inrekenen
voor de reisagent.
4. Daarna komt er BTW, taxen en verzekering financieel onvermogen bij.
4 De organisator verkoopt zijn product
Rechtstreeks of via reisagenten of allebei
1. Rechtstreeks
a. Zelf instaan voor marketing, aantrekken van klanten, uitleg geven, verkoopgesprekken
houden
b. De commissie die je niet moet betalen zul je nodig hebben om zelf jouw marketing te
betalen.
2. Open distributie (reisagenten)
a. Voordeel: zeer uitgebreid netwerk
b. Reisagenten moeten de TO goed kennen: waar hij voor staat, welke producten hij aanbiedt
en zijn kwaliteit aanvaarden.
Om de reisagent aan te sporen meer te verkopen kun je volgende zaken doen als TO :
- Promotiemateriaal bezorgen
- Reisagent uitnodigen op:
o Famtrips (= familiarisationtrips = studiereizen)
o Workshops
o Productvoorstellingen
- Incentives organiseren ( een aantal dossiers verkopen om: )
o Aan gratis studiereizen deel te nemen
o Persoonlijk reizen te winnen
o Deelname aan evenementen te versieren
- Een vertegenwoordiger langs sturen om:
3
