Organisatie en informatie College 1
O&I gaat over het omgaan met informatie binnen organisaties. Gaat dus vooral over mensen die met
elkaar communiceren. De stap van gegevens naar informatie en kennis en vervolgens de vraag of
informatie overkomt zijn sleutelbegrippen.
➔ Organisatie = Samenwerkingsverband van mensen, die met elkaar communiceren
➔ Communicatie = Proces van informatie-uitwisseling
➔ Informatie = Met elkaar in verband gebrachte gegevens, geïnterpreteerd door de ontvanger.
O&I gaat vooral over:
• Mensen
Samenwerking tussen mensen
Coördineren van de samenwerking
Structuren van coördinatie
Communicatie tussen mensen
• Informatie
Data - informatie - kennis – begrip
Informatiebehoefte
Informatie interpreteren en gebruiken
Informatiesystemen
• En de relatie met Safety/Security
Doelen stellen
Vanaf het moment dat met gaan samenwerken om doelen te realiseren ontstaat de behoefte aan
structuur. Vraagt om:
• Taakverdeling
• Coördinatie tussen activiteiten
• Communicatie
• Feedback om zeker te weten dat het goed gaat
• Rapportering
Organisatie heeft structuur nodig
De klassieke piramidale structuur komt al in de oudheid voor. Zodra iemand iets wil bereiken heeft
die daar handjes voor nodig.
• ‘Baas' heeft het idee, het plan, de macht en de middelen, en geeft de opdracht
• Het ‘middenkader' verspreidt de opdracht
• ‘Werkvloer' realiseert
Het is geen moeilijk principe, maar het is wel de klassieke structuur waarmee elke organisatie begint.
,Voorbeeld 1: organisatie van Het Romeinse Leger
Dit was beroemd omdat ze buitengewoon slagvaardig kon
opereren. Gedurende honderden jaren lang wisten ze een
groot deel van Europa te beheersen. Met korte communicatie
lijnen en hoge effectiviteit. Hiernaast zie je de structuur,
begint onderaan. Zo’n structuur geeft veel helderheid en
duidelijkheid in communicatielijnen.
Elk legioen bestond uit 4800 man die waren opgedeeld in 10
cohort van 480 man elk. Deze waren weer opgedeeld in 6
centurias, deze 80 man bestonden weer uit groepen van 8
legionairs die vormde samen een kamp. Deze manier werkte
heel effectief.
Voorbeeld 2: piramides Gizeh, Egypte
De piramides staan precies op de plekken waar de sterlocaties zijn. Ze staan precies op de goden. Er
zijn schaften gebouwd die exact wijzen naar sterren. De maatvoering kunnen we vandaag de dag niet
over doen. Anno 2.500 v.C. (4.000jaar geleden) - Enorme complexiteit nauwelijks te bevatten in 2020
• Uitdenken van geniaal plan, daarna uitwerken wat nodig en hoe te realiseren. De piramides
staan precies onder de ster orion.
• Transport en Logistiek: aanvoer/bewerken van 2,3 miljoen blokken steen van ca 2.500 kg elk
• Tooling: gereedschappen en hulpmiddelen
• Bouw zelf: ca 20.000 betaalde arbeiders bouwde 20 jaar lang, met ongekende precisie
• Voorzieningen voor 20.000 gezinnen bij bouwplaats: voeding, hygiëne, huisvesting,
gezondheidszorg, rechtspraak
Niet precies bekend hoe dit werd georganiseerd
• Uitwerking van “geniaal plan” tot uitvoerbaar project
• Vasthouden van het plan gedurende een farao-leven (30 jaar?)
• Ingenieursklus van ongekend kaliber: omvang, nauwkeurigheid
• Arbeidsverdeling en coördinatie: organisatie
• Processen: Primaire (bouw, logistiek), secundaire (tooling) en tertiaire (huisvesting)
• Transport & Logistiek: van bizarre hoeveelheden grondstof
• Communicatie: enorme afstanden, met alleen woord en spijkerschrift
• Informatie: behoefte, beschikbaarheid (op elke plaats/moment)
• Feedback: klopt informatie wel? Is plan wel uitvoerbaar?
• Rapportering: gaat het volgens plan? Hoe storingen op te lossen?
Organisatiestructuren zijn het gevolg van de vraag: hoe zijn Arbeidsverdeling en Coördinatie
geregeld?
Leidt tot volgende deelvragen:
• Wat is het gezamenlijk doel? (elke organisatie formuleert een gezamenlijk doel) En wat is het
plan (‘de strategie') om dat te bereiken?
• Taakverdeling: wie doet wat?
• Coördinatie: Hoe zorgen we dat alle activiteiten in balans zijn en blijven?
• Informatie: wie heeft welke informatie nodig?
, • Communicatie: hoe wisselen we die informatie uit?
• Feedback: hoe stellen we zeker dat informatie overkomt?
• Rapportering: hoe weten we wat er gebeurt en of dat goed gebeurt?
Elke organisatie kent 2 fundamentele eigenschappen:
• Er is hiërarchie (rangorde):
De hiërarchie is de rangorde van waardigheidsbekleders. Het woord hiërarchie is uit
het Grieks afkomstig en betekent 'heilige regering'. Oorspronkelijk is het een
georganiseerde priesterstand. In de rooms-katholieke kerk zijn het de dragers van de
macht, die Christus aan Petrus en de apostelen gegeven heeft.
• De taken/verantwoordelijkheden zijn verdeeld:
Functioneel: splitsing op basis van vak-inhoud en -bekwaamheid
(klassiek: de financiële afdeling, bestaat uit mensen die verstand hebben van
hetzelfde vak, de financiën. Een ingenieur past hier niet tussen bijvoorbeeld. Het
gaat hierom functies bij elkaar zetten)
(Het bedrijfsproces door de functionele afdelingen heen)
- “hoe doen we het hier?” Bewaken van kwaliteit, compliance met wetten,
regels en standaarden, mee-ontwikkelen met vak en wereld. In een
functionele structuur loopt het proces door de afdelingen.
Operationeel: op basis van het eindresultaat. We organiseren een operatie naar het
resultaat, zoals politie. In een operationele is het proces georganiseerd in de
afdeling, maar de functionele standaarden lopen door de afdeling.
- Het realiseren van de doelen, primaire proces waar organisatie om bestaat
Niet/zelden een mix van deze twee
De twee klassieke structuren
• Functionele structuur:
Er is hiërarchie:
Opdeling in functionele eenheden
Het proces loopt ‘door' de functionele eenheden
• Operationele structuur
Er is hiërarchie:
Opdeling in operationele proces-eenheden
Functionele factoren worden bewaakt dwars door de operationele proces-eenheden
functionele structuur
O&I gaat over het omgaan met informatie binnen organisaties. Gaat dus vooral over mensen die met
elkaar communiceren. De stap van gegevens naar informatie en kennis en vervolgens de vraag of
informatie overkomt zijn sleutelbegrippen.
➔ Organisatie = Samenwerkingsverband van mensen, die met elkaar communiceren
➔ Communicatie = Proces van informatie-uitwisseling
➔ Informatie = Met elkaar in verband gebrachte gegevens, geïnterpreteerd door de ontvanger.
O&I gaat vooral over:
• Mensen
Samenwerking tussen mensen
Coördineren van de samenwerking
Structuren van coördinatie
Communicatie tussen mensen
• Informatie
Data - informatie - kennis – begrip
Informatiebehoefte
Informatie interpreteren en gebruiken
Informatiesystemen
• En de relatie met Safety/Security
Doelen stellen
Vanaf het moment dat met gaan samenwerken om doelen te realiseren ontstaat de behoefte aan
structuur. Vraagt om:
• Taakverdeling
• Coördinatie tussen activiteiten
• Communicatie
• Feedback om zeker te weten dat het goed gaat
• Rapportering
Organisatie heeft structuur nodig
De klassieke piramidale structuur komt al in de oudheid voor. Zodra iemand iets wil bereiken heeft
die daar handjes voor nodig.
• ‘Baas' heeft het idee, het plan, de macht en de middelen, en geeft de opdracht
• Het ‘middenkader' verspreidt de opdracht
• ‘Werkvloer' realiseert
Het is geen moeilijk principe, maar het is wel de klassieke structuur waarmee elke organisatie begint.
,Voorbeeld 1: organisatie van Het Romeinse Leger
Dit was beroemd omdat ze buitengewoon slagvaardig kon
opereren. Gedurende honderden jaren lang wisten ze een
groot deel van Europa te beheersen. Met korte communicatie
lijnen en hoge effectiviteit. Hiernaast zie je de structuur,
begint onderaan. Zo’n structuur geeft veel helderheid en
duidelijkheid in communicatielijnen.
Elk legioen bestond uit 4800 man die waren opgedeeld in 10
cohort van 480 man elk. Deze waren weer opgedeeld in 6
centurias, deze 80 man bestonden weer uit groepen van 8
legionairs die vormde samen een kamp. Deze manier werkte
heel effectief.
Voorbeeld 2: piramides Gizeh, Egypte
De piramides staan precies op de plekken waar de sterlocaties zijn. Ze staan precies op de goden. Er
zijn schaften gebouwd die exact wijzen naar sterren. De maatvoering kunnen we vandaag de dag niet
over doen. Anno 2.500 v.C. (4.000jaar geleden) - Enorme complexiteit nauwelijks te bevatten in 2020
• Uitdenken van geniaal plan, daarna uitwerken wat nodig en hoe te realiseren. De piramides
staan precies onder de ster orion.
• Transport en Logistiek: aanvoer/bewerken van 2,3 miljoen blokken steen van ca 2.500 kg elk
• Tooling: gereedschappen en hulpmiddelen
• Bouw zelf: ca 20.000 betaalde arbeiders bouwde 20 jaar lang, met ongekende precisie
• Voorzieningen voor 20.000 gezinnen bij bouwplaats: voeding, hygiëne, huisvesting,
gezondheidszorg, rechtspraak
Niet precies bekend hoe dit werd georganiseerd
• Uitwerking van “geniaal plan” tot uitvoerbaar project
• Vasthouden van het plan gedurende een farao-leven (30 jaar?)
• Ingenieursklus van ongekend kaliber: omvang, nauwkeurigheid
• Arbeidsverdeling en coördinatie: organisatie
• Processen: Primaire (bouw, logistiek), secundaire (tooling) en tertiaire (huisvesting)
• Transport & Logistiek: van bizarre hoeveelheden grondstof
• Communicatie: enorme afstanden, met alleen woord en spijkerschrift
• Informatie: behoefte, beschikbaarheid (op elke plaats/moment)
• Feedback: klopt informatie wel? Is plan wel uitvoerbaar?
• Rapportering: gaat het volgens plan? Hoe storingen op te lossen?
Organisatiestructuren zijn het gevolg van de vraag: hoe zijn Arbeidsverdeling en Coördinatie
geregeld?
Leidt tot volgende deelvragen:
• Wat is het gezamenlijk doel? (elke organisatie formuleert een gezamenlijk doel) En wat is het
plan (‘de strategie') om dat te bereiken?
• Taakverdeling: wie doet wat?
• Coördinatie: Hoe zorgen we dat alle activiteiten in balans zijn en blijven?
• Informatie: wie heeft welke informatie nodig?
, • Communicatie: hoe wisselen we die informatie uit?
• Feedback: hoe stellen we zeker dat informatie overkomt?
• Rapportering: hoe weten we wat er gebeurt en of dat goed gebeurt?
Elke organisatie kent 2 fundamentele eigenschappen:
• Er is hiërarchie (rangorde):
De hiërarchie is de rangorde van waardigheidsbekleders. Het woord hiërarchie is uit
het Grieks afkomstig en betekent 'heilige regering'. Oorspronkelijk is het een
georganiseerde priesterstand. In de rooms-katholieke kerk zijn het de dragers van de
macht, die Christus aan Petrus en de apostelen gegeven heeft.
• De taken/verantwoordelijkheden zijn verdeeld:
Functioneel: splitsing op basis van vak-inhoud en -bekwaamheid
(klassiek: de financiële afdeling, bestaat uit mensen die verstand hebben van
hetzelfde vak, de financiën. Een ingenieur past hier niet tussen bijvoorbeeld. Het
gaat hierom functies bij elkaar zetten)
(Het bedrijfsproces door de functionele afdelingen heen)
- “hoe doen we het hier?” Bewaken van kwaliteit, compliance met wetten,
regels en standaarden, mee-ontwikkelen met vak en wereld. In een
functionele structuur loopt het proces door de afdelingen.
Operationeel: op basis van het eindresultaat. We organiseren een operatie naar het
resultaat, zoals politie. In een operationele is het proces georganiseerd in de
afdeling, maar de functionele standaarden lopen door de afdeling.
- Het realiseren van de doelen, primaire proces waar organisatie om bestaat
Niet/zelden een mix van deze twee
De twee klassieke structuren
• Functionele structuur:
Er is hiërarchie:
Opdeling in functionele eenheden
Het proces loopt ‘door' de functionele eenheden
• Operationele structuur
Er is hiërarchie:
Opdeling in operationele proces-eenheden
Functionele factoren worden bewaakt dwars door de operationele proces-eenheden
functionele structuur
