NCOI kort-HBO
Inkoop- en contractmanagement
[bedrijf]
Naam: J. Lent
Studentnummer: 123456
Datum: 02-03-2026
Opleidingsinstituut: NCOI
Opleiding: Kort HBO Facility Management
Module: Inkoop- en contractmanagement
,Voorwoord
Mijn naam is Jimmy Lent, 50 jaar en woonachtig in Ridderbuurt. Sinds 2013 werk ik met veel plezier
en enthousiasme als tactisch inkoper bij [bedrijf]. [bedrijf] is een mooi en modern bedrijf waar iedereen
zich inzet om onze klanten de meest veelzijdige [product] te bieden. Jaarlijks groeit [bedrijf] als
organisatie. Met de sterke focus op groei zag ik dat het facilitair beheer niet meegroeide maar door
verschillende afdelingen als nevenactiviteit uitgevoerd bleef worden. Ik zag hierin een groot
verbeterpunt en heb een voorstel gemaakt om het facilitair beheer zodanig op poten te zetten dat het
als een echte afdeling zou gaan functioneren. Vanuit die voortrekkersrol ben ik de Kort HBO Facility
Management gaan volgen. Op dit moment heeft u de moduleopdracht in handen die zich richt op het
inkoop- en contractmanagement binnen [bedrijf]. Door het schrijven van deze opdracht ben ik op een
ander manier naar de bedrijfsprocessen gaan kijken en heb hier veel van kunnen leren.
Mijn dank gaat uit naar onze CEO dhr. Douwes, die mij de mogelijkheid heeft geboden om mijzelf
verder te ontwikkelen en het vertrouwen heeft gegeven om dit proces in te gaan.
Daarnaast bedank ik mijn docent dhr. Appelboom voor de interessante lessen en de begeleiding in dit
hele traject.
Tenslotte een groot dankwoord aan mijn gezin voor het geven van de tijd en ruimte om deze opleiding
te volgen.
Ik wens u veel leesplezier toe!
Jimmy Lent
Ridderbuurt, 2 maart 2026
2
,Samenvatting
In deze moduleopdracht staat het inkoop- en contractmanagement binnen [bedrijf] centraal, met de
nadruk op de facilitaire inkoop. De opdracht richt zich op het analyseren van de huidige werkwijze, het
signaleren van verbeterpunten en het toepassen van theoretische modellen op de praktijk.
Uit de analyse blijkt dat de facilitaire inkoop binnen [bedrijf] in de basis goed functioneert maar dat er
tegelijkertijd wel ruimte is voor verdere professionalisering. De hybride inrichting van de inkoopfunctie
zorgt voor flexibiliteit maar leidt ook tot verschillen in werkwijze en een beperkte mate van
standaardisatie. Binnen de facilitaire dienstverlening is zichtbaar dat besluitvorming regelmatig ad hoc
plaatsvindt en dat structurele prestatiemeting en contractbewaking beperkt aanwezig zijn.
Met behulp van het Kraljic-model zijn de facilitaire diensten geclassificeerd op basis van financieel
belang en toeleveringsrisico. Deze indeling maakt duidelijk dat niet alle diensten op dezelfde manier
benaderd kunnen worden. Strategische diensten vragen om een andere aanpak dan routine- of
hefboomdiensten. Deze analyse onderstreept het belang van gerichte leveranciers- en
contractstrategieën (Kraljic, 1983).
Het onderdeel Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) laat zien dat duurzaamheid binnen [bedrijf]
steeds meer aandacht krijgt. Duurzaamheid blijkt daarbij niet alleen een maatschappelijke
verantwoordelijkheid maar ook een factor die samenhangt met kostenbeheersing, continuïteit en
efficiëntie. Het voorbeeld rondom energieverbruik en technische installaties illustreert hoe operationele
keuzes strategische impact kunnen hebben.
De analyse van het contractbeheer toont aan dat de huidige werkwijze onvoldoende ondersteuning
biedt voor effectieve sturing. Contractinformatie is versnipperd beschikbaar, looptijden worden beperkt
bewaakt en prestatieafspraken zijn niet altijd expliciet vastgelegd. Het voorgestelde verbeterplan richt
zich op meer structuur, transparantie en meetbaarheid.
De risicoanalyse maakt inzichtelijk dat de belangrijkste risico’s vooral liggen op het gebied van
continuïteit, leveranciersafhankelijkheid en reactief handelen. Door meer procesmatig te werken,
duidelijke KPI’s te hanteren en actiever regie te voeren op leveranciers, kan [bedrijf] deze risico’s beter
beheersen.
Uit deze moduleopdracht blijkt dat professioneel inkoop- en contractmanagement binnen [bedrijf]
vraagt om een duidelijke structuur, expliciete sturing en integrale samenhang tussen proces, contract
en risicobeheersing.
Door facilitaire inkoop planmatig te organiseren ontwikkelt deze zich van een ondersteunende activiteit
naar een strategische factor binnen de organisatie. Hiermee wordt niet alleen waarde toegevoegd
maar ook bestuurbaarheid en toekomstbestendigheid versterkt.
3
,Inhoudsopgave
Voorwoord .............................................................................................................................................................. 2
Samenvatting ......................................................................................................................................................... 3
Inhoudsopgave ...................................................................................................................................................... 4
1 Inleiding ........................................................................................................................................................ 5
1.1 Introductie van de organisatie............................................................................................................... 5
1.2 Doel van de moduleopdracht ................................................................................................................ 5
1.3 Leeswijzer............................................................................................................................................. 5
2 Analyse van inkoopproces ........................................................................................................................ 6
2.1 Beschrijving van het huidige facilitaire inkoopproces ............................................................................ 6
2.2 Analyse van knelpunten en verbetermogelijkheden ............................................................................. 7
2.3 Kraljic-positionering facilitaire diensten ................................................................................................. 8
3 Plan Maatschappelijk Verantwoord inkopen ........................................................................................... 10
3.1 Huidige situatie en probleemstelling ................................................................................................... 10
3.2 Maatschappelijke relevantie van de casus ......................................................................................... 10
3.3 Probleemanalyse ................................................................................................................................. 11
3.4 Doelstellingen en prestatie-indicatoren................................................................................................ 11
3.5 Maatregelen binnen het inkoop- en contractproces ............................................................................ 12
3.6 Reflectie ............................................................................................................................................. 12
4 Optimalisatie van het contractbeheer ...................................................................................................... 13
4.1 Huidige situatie contractbeheer .......................................................................................................... 13
4.2 Contractbeheer in relatie tot inkooptheorie ......................................................................................... 13
4.3 Optimalisatie van Easy Contract......................................................................................................... 13
4.4 Leveranciersmonitoring en evaluatie .................................................................................................. 14
4.5 Rol van de tactisch inkoper ................................................................................................................ 14
5 Onderhandelingsstrategie ......................................................................................................................... 15
5.1 Onderhandelen binnen facilitaire inkoop ............................................................................................ 15
5.2 Theoretisch kader en positionering..................................................................................................... 15
5.3 Gedifferentieerde onderhandelingsstrategie ....................................................................................... 15
5.4 Praktijkcasus: heronderhandeling schoonmaakcontract ..................................................................... 15
5.5 Borging en opvolging .......................................................................................................................... 16
6 Risicoanalyse en risicobeheersing .......................................................................................................... 17
6.1 Risico’s binnen facilitaire inkoop ......................................................................................................... 17
6.2 Leveranciersafhankelijkheid en continuïteitsrisico’s ........................................................................... 17
6.3 Procesrisico’s en ad hoc werken ........................................................................................................ 17
6.4 Financiële risico’s ............................................................................................................................... 17
6.5 Duurzaamheids- en reputatierisico’s .................................................................................................. 18
6.6 Beheersmaatregelen en samenhang.................................................................................................. 18
6.7 Conclusie ............................................................................................................................................ 18
Literatuurlijst........................................................................................................................................................ 19
Bijlage Organigram ............................................................................................................................................. 20
4
, 1 Inleiding
1.1 Introductie van de organisatie
[bedrijf] bestaat sinds 1856 en heeft haar wortels in Slotermeer. Na een groot aantal jaren binnen de
[ ] groep te hebben gezeten is [bedrijf] sinds 2023 onderdeel van het Amerikaanse Dustin Company.
[bedrijf] is een specialist in [product] met een sterke focus op maritieme en industriële toepassingen.
Het bedrijf levert klant specifieke oplossingen voor [product] en combineert engineering, productie en
service om betrouwbaarheid en lange levensduur van systemen te waarborgen. Vanuit het bedrijf in
Amsterdam levert [bedrijf] afdichtingen aan klanten wereldwijd. Het klantportfolio is zeer divers en reikt
van de kleinere binnenvaartschepen tot ‘s werelds grootste containerschepen en van luxe jachten tot
getijdenturbines en kerncentrales.
Met 110 medewerkers is [bedrijf] in de afgelopen twaalf jaar verdubbeld in omvang. Niet alleen in
omzet maar ook in personeelsbestand. Om deze én toekomstige groei goed te kunnen managen is er
vorig jaar door de student een voorstel gemaakt om een afdeling Facility Management op te richten.
Het oprichten van een afdeling Facility Management is nodig om de gestage groei te kunnen blijven
faciliteren. Tot medio 2025 werden de facilitaire taken verspreid uitgevoerd door inkopers,
productiemedewerkers en MT-leden. Deze versnippering remt efficiëntie en heldere
verantwoordelijkheid.
1.2 Doel van de moduleopdracht
Deze moduleopdracht is bedoeld om het huidige inkoopproces inzichtelijk te maken en te zoeken naar
inefficiënties. Na het analyseren van deze inefficiënties zal daar een verbetervoorstel voor worden
geschreven. Om de moduleopdracht overzichtelijk en leesbaar te houden beperkt deze zich tot alleen
de inkoop van de facilitaire diensten en goederen.
1.3 Leeswijzer
Na de introductie in hoofdstuk 1 zal in hoofdstuk 2 het inkoopproces binnen [bedrijf] nader bekeken
worden. In het daaropvolgende hoofdstuk zal er een Maatschappelijk Verantwoord Inkopen-plan
worden beschreven aan de hand van een actuele casus. Daarna wordt de optimalisatie van het
contractbeheer behandeld. In hoofdstuk 5 wordt een onderhandelstrategie behandeld die past bij de
cultuur van [bedrijf]. Tot slot wordt er een risicoanalyse en risicobeheersing opgesteld.
Deze moduleopdracht wordt afgesloten met de literatuurlijst en bijlage.
5
Inkoop- en contractmanagement
[bedrijf]
Naam: J. Lent
Studentnummer: 123456
Datum: 02-03-2026
Opleidingsinstituut: NCOI
Opleiding: Kort HBO Facility Management
Module: Inkoop- en contractmanagement
,Voorwoord
Mijn naam is Jimmy Lent, 50 jaar en woonachtig in Ridderbuurt. Sinds 2013 werk ik met veel plezier
en enthousiasme als tactisch inkoper bij [bedrijf]. [bedrijf] is een mooi en modern bedrijf waar iedereen
zich inzet om onze klanten de meest veelzijdige [product] te bieden. Jaarlijks groeit [bedrijf] als
organisatie. Met de sterke focus op groei zag ik dat het facilitair beheer niet meegroeide maar door
verschillende afdelingen als nevenactiviteit uitgevoerd bleef worden. Ik zag hierin een groot
verbeterpunt en heb een voorstel gemaakt om het facilitair beheer zodanig op poten te zetten dat het
als een echte afdeling zou gaan functioneren. Vanuit die voortrekkersrol ben ik de Kort HBO Facility
Management gaan volgen. Op dit moment heeft u de moduleopdracht in handen die zich richt op het
inkoop- en contractmanagement binnen [bedrijf]. Door het schrijven van deze opdracht ben ik op een
ander manier naar de bedrijfsprocessen gaan kijken en heb hier veel van kunnen leren.
Mijn dank gaat uit naar onze CEO dhr. Douwes, die mij de mogelijkheid heeft geboden om mijzelf
verder te ontwikkelen en het vertrouwen heeft gegeven om dit proces in te gaan.
Daarnaast bedank ik mijn docent dhr. Appelboom voor de interessante lessen en de begeleiding in dit
hele traject.
Tenslotte een groot dankwoord aan mijn gezin voor het geven van de tijd en ruimte om deze opleiding
te volgen.
Ik wens u veel leesplezier toe!
Jimmy Lent
Ridderbuurt, 2 maart 2026
2
,Samenvatting
In deze moduleopdracht staat het inkoop- en contractmanagement binnen [bedrijf] centraal, met de
nadruk op de facilitaire inkoop. De opdracht richt zich op het analyseren van de huidige werkwijze, het
signaleren van verbeterpunten en het toepassen van theoretische modellen op de praktijk.
Uit de analyse blijkt dat de facilitaire inkoop binnen [bedrijf] in de basis goed functioneert maar dat er
tegelijkertijd wel ruimte is voor verdere professionalisering. De hybride inrichting van de inkoopfunctie
zorgt voor flexibiliteit maar leidt ook tot verschillen in werkwijze en een beperkte mate van
standaardisatie. Binnen de facilitaire dienstverlening is zichtbaar dat besluitvorming regelmatig ad hoc
plaatsvindt en dat structurele prestatiemeting en contractbewaking beperkt aanwezig zijn.
Met behulp van het Kraljic-model zijn de facilitaire diensten geclassificeerd op basis van financieel
belang en toeleveringsrisico. Deze indeling maakt duidelijk dat niet alle diensten op dezelfde manier
benaderd kunnen worden. Strategische diensten vragen om een andere aanpak dan routine- of
hefboomdiensten. Deze analyse onderstreept het belang van gerichte leveranciers- en
contractstrategieën (Kraljic, 1983).
Het onderdeel Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) laat zien dat duurzaamheid binnen [bedrijf]
steeds meer aandacht krijgt. Duurzaamheid blijkt daarbij niet alleen een maatschappelijke
verantwoordelijkheid maar ook een factor die samenhangt met kostenbeheersing, continuïteit en
efficiëntie. Het voorbeeld rondom energieverbruik en technische installaties illustreert hoe operationele
keuzes strategische impact kunnen hebben.
De analyse van het contractbeheer toont aan dat de huidige werkwijze onvoldoende ondersteuning
biedt voor effectieve sturing. Contractinformatie is versnipperd beschikbaar, looptijden worden beperkt
bewaakt en prestatieafspraken zijn niet altijd expliciet vastgelegd. Het voorgestelde verbeterplan richt
zich op meer structuur, transparantie en meetbaarheid.
De risicoanalyse maakt inzichtelijk dat de belangrijkste risico’s vooral liggen op het gebied van
continuïteit, leveranciersafhankelijkheid en reactief handelen. Door meer procesmatig te werken,
duidelijke KPI’s te hanteren en actiever regie te voeren op leveranciers, kan [bedrijf] deze risico’s beter
beheersen.
Uit deze moduleopdracht blijkt dat professioneel inkoop- en contractmanagement binnen [bedrijf]
vraagt om een duidelijke structuur, expliciete sturing en integrale samenhang tussen proces, contract
en risicobeheersing.
Door facilitaire inkoop planmatig te organiseren ontwikkelt deze zich van een ondersteunende activiteit
naar een strategische factor binnen de organisatie. Hiermee wordt niet alleen waarde toegevoegd
maar ook bestuurbaarheid en toekomstbestendigheid versterkt.
3
,Inhoudsopgave
Voorwoord .............................................................................................................................................................. 2
Samenvatting ......................................................................................................................................................... 3
Inhoudsopgave ...................................................................................................................................................... 4
1 Inleiding ........................................................................................................................................................ 5
1.1 Introductie van de organisatie............................................................................................................... 5
1.2 Doel van de moduleopdracht ................................................................................................................ 5
1.3 Leeswijzer............................................................................................................................................. 5
2 Analyse van inkoopproces ........................................................................................................................ 6
2.1 Beschrijving van het huidige facilitaire inkoopproces ............................................................................ 6
2.2 Analyse van knelpunten en verbetermogelijkheden ............................................................................. 7
2.3 Kraljic-positionering facilitaire diensten ................................................................................................. 8
3 Plan Maatschappelijk Verantwoord inkopen ........................................................................................... 10
3.1 Huidige situatie en probleemstelling ................................................................................................... 10
3.2 Maatschappelijke relevantie van de casus ......................................................................................... 10
3.3 Probleemanalyse ................................................................................................................................. 11
3.4 Doelstellingen en prestatie-indicatoren................................................................................................ 11
3.5 Maatregelen binnen het inkoop- en contractproces ............................................................................ 12
3.6 Reflectie ............................................................................................................................................. 12
4 Optimalisatie van het contractbeheer ...................................................................................................... 13
4.1 Huidige situatie contractbeheer .......................................................................................................... 13
4.2 Contractbeheer in relatie tot inkooptheorie ......................................................................................... 13
4.3 Optimalisatie van Easy Contract......................................................................................................... 13
4.4 Leveranciersmonitoring en evaluatie .................................................................................................. 14
4.5 Rol van de tactisch inkoper ................................................................................................................ 14
5 Onderhandelingsstrategie ......................................................................................................................... 15
5.1 Onderhandelen binnen facilitaire inkoop ............................................................................................ 15
5.2 Theoretisch kader en positionering..................................................................................................... 15
5.3 Gedifferentieerde onderhandelingsstrategie ....................................................................................... 15
5.4 Praktijkcasus: heronderhandeling schoonmaakcontract ..................................................................... 15
5.5 Borging en opvolging .......................................................................................................................... 16
6 Risicoanalyse en risicobeheersing .......................................................................................................... 17
6.1 Risico’s binnen facilitaire inkoop ......................................................................................................... 17
6.2 Leveranciersafhankelijkheid en continuïteitsrisico’s ........................................................................... 17
6.3 Procesrisico’s en ad hoc werken ........................................................................................................ 17
6.4 Financiële risico’s ............................................................................................................................... 17
6.5 Duurzaamheids- en reputatierisico’s .................................................................................................. 18
6.6 Beheersmaatregelen en samenhang.................................................................................................. 18
6.7 Conclusie ............................................................................................................................................ 18
Literatuurlijst........................................................................................................................................................ 19
Bijlage Organigram ............................................................................................................................................. 20
4
, 1 Inleiding
1.1 Introductie van de organisatie
[bedrijf] bestaat sinds 1856 en heeft haar wortels in Slotermeer. Na een groot aantal jaren binnen de
[ ] groep te hebben gezeten is [bedrijf] sinds 2023 onderdeel van het Amerikaanse Dustin Company.
[bedrijf] is een specialist in [product] met een sterke focus op maritieme en industriële toepassingen.
Het bedrijf levert klant specifieke oplossingen voor [product] en combineert engineering, productie en
service om betrouwbaarheid en lange levensduur van systemen te waarborgen. Vanuit het bedrijf in
Amsterdam levert [bedrijf] afdichtingen aan klanten wereldwijd. Het klantportfolio is zeer divers en reikt
van de kleinere binnenvaartschepen tot ‘s werelds grootste containerschepen en van luxe jachten tot
getijdenturbines en kerncentrales.
Met 110 medewerkers is [bedrijf] in de afgelopen twaalf jaar verdubbeld in omvang. Niet alleen in
omzet maar ook in personeelsbestand. Om deze én toekomstige groei goed te kunnen managen is er
vorig jaar door de student een voorstel gemaakt om een afdeling Facility Management op te richten.
Het oprichten van een afdeling Facility Management is nodig om de gestage groei te kunnen blijven
faciliteren. Tot medio 2025 werden de facilitaire taken verspreid uitgevoerd door inkopers,
productiemedewerkers en MT-leden. Deze versnippering remt efficiëntie en heldere
verantwoordelijkheid.
1.2 Doel van de moduleopdracht
Deze moduleopdracht is bedoeld om het huidige inkoopproces inzichtelijk te maken en te zoeken naar
inefficiënties. Na het analyseren van deze inefficiënties zal daar een verbetervoorstel voor worden
geschreven. Om de moduleopdracht overzichtelijk en leesbaar te houden beperkt deze zich tot alleen
de inkoop van de facilitaire diensten en goederen.
1.3 Leeswijzer
Na de introductie in hoofdstuk 1 zal in hoofdstuk 2 het inkoopproces binnen [bedrijf] nader bekeken
worden. In het daaropvolgende hoofdstuk zal er een Maatschappelijk Verantwoord Inkopen-plan
worden beschreven aan de hand van een actuele casus. Daarna wordt de optimalisatie van het
contractbeheer behandeld. In hoofdstuk 5 wordt een onderhandelstrategie behandeld die past bij de
cultuur van [bedrijf]. Tot slot wordt er een risicoanalyse en risicobeheersing opgesteld.
Deze moduleopdracht wordt afgesloten met de literatuurlijst en bijlage.
5
