Project management essentials
Inhoud
Project management essentials..............................................................................................................1
Module 1: the project.........................................................................................................................3
1. What is a project?...............................................................................................................................3
2. Project features (What makes a project a project?)............................................................................3
3. Project types/ soorten........................................................................................................................4
4. Project management concepts...........................................................................................................4
5. Phasing (6) and products....................................................................................................................5
6. Voor en nadelen of project-based approach.......................................................................................6
7. Projects should be SMART..................................................................................................................6
Module 2: people working on projects (nog bekijken met ppt)..........................................................7
1. Project organisation............................................................................................................................7
2. People involved in a project................................................................................................................7
3. Stakeholder management...................................................................................................................8
4. Working on a project..........................................................................................................................8
Module 3: project from start to finish..............................................................................................10
1. Concept............................................................................................................................................10
2. Definition..........................................................................................................................................10
3. Design & preparation........................................................................................................................12
4. Realization........................................................................................................................................12
5. Completion.......................................................................................................................................12
6. Monitoring........................................................................................................................................12
7. Project governance...........................................................................................................................13
Module 4: project planning and scheduling......................................................................................14
1. Why plan?.........................................................................................................................................14
2. Concepts and terms..........................................................................................................................14
3. Work breakdown structure (WBS)....................................................................................................15
4. Network diagrams – PERT chart........................................................................................................15
5. Gantt charts – bar chart....................................................................................................................16
6. Adjustments to schedules.................................................................................................................16
7. Planning software.............................................................................................................................16
8. Planning a large project in phases....................................................................................................16
Module 5: RISK management and budget........................................................................................18
,RISK management................................................................................................................................18
1. Risk identification.............................................................................................................................18
2. Risk evaluation..................................................................................................................................18
3. Risk mitigation (beperking/vermijding)............................................................................................18
4. Build contingency.............................................................................................................................18
5. Internal risks.....................................................................................................................................19
6. External risks.....................................................................................................................................19
Budget management............................................................................................................................19
1. All activities cost money...................................................................................................................19
2. Estimate costs (schat/voorspel kosten).............................................................................................19
3. Project budget document.................................................................................................................19
Module 6: Change management......................................................................................................21
1. What is change management (CM)...................................................................................................21
2. Change management phases............................................................................................................22
3. The change manager role.................................................................................................................24
Module 8: guest lecture – student app.............................................................................................25
Module 9: summary and exam info..................................................................................................26
,20+ Project Management Templates for Excel | Project Schedules
Templates
Module 1: the project
Project management = people making project results within a budget and time
VUCA maatschappij -> waar we nu in leven, wordt meer en meer VUCA
- Volatility = snelle veranderingen waar een snelle reactie op verwacht wordt
- Uncertainty = er moeten beslissingen genomen worden zonder enige zekerheid
- Complexity = complex en dynamische ketens met veel tussenstappen
- Ambiguity = ongekende omgeving voor mensen zonder expertise
1. What is a project?
Voorbeelden
- Groot event organiseren
- Groot gebouw bouwen
- Groot bedrijf verhuizen naar andere locatie
- Nieuwe software binnen brengen bij een bedrijf
- Een nieuw product op de markt brengen
- Een website opstellen
- Twee bedrijven mergen
- Interne communicatie verbeteren
- Een theater voorstelling of film produceren
- …
2. Project features (What makes a project a project?)
- Uniek, met specifiek doel
- Tijdelijk, heeft een start en eind datum
Verschil tussen project en proces?
Project…
Heeft een finishlijn: Betekent iets nieuw: Geeft een voordeel:
- een deadline -brengt verandering dit voordeel hoeft niet
- een doel -kan een challenge zijn onmiddellijk te komen
- een prototype -(als de taken vetrouwd worden
- (binnen bepaald budget) veranderd het project in een
proces)
Wanneer hebben we een project nodig? (ongeveer)
- Meer dan 10 taken
- Meer dan 2 mensen
- Meer dan 3 weken
Van improvisatie via project naar routine
Manieren om een project aan te pakken/ iets te plannen
- Standaard: stappen volgen die iedereen volgt maar zonder dat dit een routine is en zonder
dat het allemaal al nauwkeurig is gepland
- Geïmproviseerd: niks op voorhand gepland, alles op het moment zelf beslissen
, - Project based: alles op voorhand plannen zoals een project met doelen, tijdlijn, taken en een
budget
- Routine: elk jaar dezelfde plaats, zelfde manier, zelfde verblijf,…
3. Project types/ soorten
Technical projects
= change in technology or new product
Social projects
= change corporate culture or organizational structure of a company
(= soft projects + the most difficult projects)
Commercial projects
= goal is to earn money
Mixed projects
= aspects of technical and social projects
Events
= end result only at a certain point in time (specifieke datum)
4. Project management concepts
Waterfall
- Lineaire uitwerking
- Alles is uitgewerkt en gedocumenteerd
- Vorige fase moet gedaan zijn voor beginnen aan volgende
- Voorspelbaar en niet flexibel
Voordelen: Nadelen:
- Makkelijk managen - Document zwaar
- Focus op fasen - Testen niet mogelijk (niks uitproberen)
- Gedetailleerde planning - Fout gemaakt = terug naar nul/begin
- Geen gokken
- Duidelijke vooruitgang
- Kan tijd en geld besparen
Agile
- Iteratieve/herhalende uitvoering
- Geen doel nodig om te starten
- Goed voor creatieve processen
- Vastgelegde tussenstops met specifieke doelen
- Constante re-evaluatie
Voordelen: Nadelen:
- Geen doel nodig om te starten - Uitbreidend bereik/ reikwijdte/
- Doorlopende interactie met klant toepassingsgebieden
- Meer mogelijkheid om dingen te - Stijgend budget
, veranderen/ aanpassen - Opofferingen van kwaliteit
- Goed voor teamspirit - Short term
- Goed voor creatieve processen - Moeilijk voor fysieke projecten
- Re-evaluatie - Geen overeengestemd plan om te beginnen
- Geen duidelijkheid over wat wanneer en €
Lessen zijn gefocust op waterfall concept
2 boeken:
- PMI: project management institute
- Prince 2: projects in controlled environments
5. Phasing (6) and products
Wrm phasing?
- Minimaliseert risk
- Kans om veranderingen aan te brengen in het project (verdergaan, verandering, beëindigen)
The concept/idea
1. Project zit als idee of probleem in het hoofd
2. Paar taken kunnen al uitgevoerd moeten worden (vb onderzoek, schattingen, doel bepalen)
3. Project proposal: project brief om startsein aan te vragen bij management (de sponsor)
Definition
1. Startsein gekregen
2. Doelen en wensen opstellen (need-to-have en nice-to-have)
3. Vraag die je moet stellen: wat willen we bereikt hebben aan het einde van het project?
4. Project plan: project initiation document bevat alle info om het project te starten
Design
1. Brainstormen met alle deelnemers
2. Design bestaat uit: laten zien wat de sponsor voor zijn geld zal krijgen en laten zien aan die
dat actief betrokken zijn wat de volgende stap is en wat er gedaan moet worden
= Preliminary design
3. Prototype/ maquette gemaakt
Preparation
1. Design van vorige stap klaar maken voor productie (product zelf is nog niet gemaakt tijdens
deze fase)
Inhoud
Project management essentials..............................................................................................................1
Module 1: the project.........................................................................................................................3
1. What is a project?...............................................................................................................................3
2. Project features (What makes a project a project?)............................................................................3
3. Project types/ soorten........................................................................................................................4
4. Project management concepts...........................................................................................................4
5. Phasing (6) and products....................................................................................................................5
6. Voor en nadelen of project-based approach.......................................................................................6
7. Projects should be SMART..................................................................................................................6
Module 2: people working on projects (nog bekijken met ppt)..........................................................7
1. Project organisation............................................................................................................................7
2. People involved in a project................................................................................................................7
3. Stakeholder management...................................................................................................................8
4. Working on a project..........................................................................................................................8
Module 3: project from start to finish..............................................................................................10
1. Concept............................................................................................................................................10
2. Definition..........................................................................................................................................10
3. Design & preparation........................................................................................................................12
4. Realization........................................................................................................................................12
5. Completion.......................................................................................................................................12
6. Monitoring........................................................................................................................................12
7. Project governance...........................................................................................................................13
Module 4: project planning and scheduling......................................................................................14
1. Why plan?.........................................................................................................................................14
2. Concepts and terms..........................................................................................................................14
3. Work breakdown structure (WBS)....................................................................................................15
4. Network diagrams – PERT chart........................................................................................................15
5. Gantt charts – bar chart....................................................................................................................16
6. Adjustments to schedules.................................................................................................................16
7. Planning software.............................................................................................................................16
8. Planning a large project in phases....................................................................................................16
Module 5: RISK management and budget........................................................................................18
,RISK management................................................................................................................................18
1. Risk identification.............................................................................................................................18
2. Risk evaluation..................................................................................................................................18
3. Risk mitigation (beperking/vermijding)............................................................................................18
4. Build contingency.............................................................................................................................18
5. Internal risks.....................................................................................................................................19
6. External risks.....................................................................................................................................19
Budget management............................................................................................................................19
1. All activities cost money...................................................................................................................19
2. Estimate costs (schat/voorspel kosten).............................................................................................19
3. Project budget document.................................................................................................................19
Module 6: Change management......................................................................................................21
1. What is change management (CM)...................................................................................................21
2. Change management phases............................................................................................................22
3. The change manager role.................................................................................................................24
Module 8: guest lecture – student app.............................................................................................25
Module 9: summary and exam info..................................................................................................26
,20+ Project Management Templates for Excel | Project Schedules
Templates
Module 1: the project
Project management = people making project results within a budget and time
VUCA maatschappij -> waar we nu in leven, wordt meer en meer VUCA
- Volatility = snelle veranderingen waar een snelle reactie op verwacht wordt
- Uncertainty = er moeten beslissingen genomen worden zonder enige zekerheid
- Complexity = complex en dynamische ketens met veel tussenstappen
- Ambiguity = ongekende omgeving voor mensen zonder expertise
1. What is a project?
Voorbeelden
- Groot event organiseren
- Groot gebouw bouwen
- Groot bedrijf verhuizen naar andere locatie
- Nieuwe software binnen brengen bij een bedrijf
- Een nieuw product op de markt brengen
- Een website opstellen
- Twee bedrijven mergen
- Interne communicatie verbeteren
- Een theater voorstelling of film produceren
- …
2. Project features (What makes a project a project?)
- Uniek, met specifiek doel
- Tijdelijk, heeft een start en eind datum
Verschil tussen project en proces?
Project…
Heeft een finishlijn: Betekent iets nieuw: Geeft een voordeel:
- een deadline -brengt verandering dit voordeel hoeft niet
- een doel -kan een challenge zijn onmiddellijk te komen
- een prototype -(als de taken vetrouwd worden
- (binnen bepaald budget) veranderd het project in een
proces)
Wanneer hebben we een project nodig? (ongeveer)
- Meer dan 10 taken
- Meer dan 2 mensen
- Meer dan 3 weken
Van improvisatie via project naar routine
Manieren om een project aan te pakken/ iets te plannen
- Standaard: stappen volgen die iedereen volgt maar zonder dat dit een routine is en zonder
dat het allemaal al nauwkeurig is gepland
- Geïmproviseerd: niks op voorhand gepland, alles op het moment zelf beslissen
, - Project based: alles op voorhand plannen zoals een project met doelen, tijdlijn, taken en een
budget
- Routine: elk jaar dezelfde plaats, zelfde manier, zelfde verblijf,…
3. Project types/ soorten
Technical projects
= change in technology or new product
Social projects
= change corporate culture or organizational structure of a company
(= soft projects + the most difficult projects)
Commercial projects
= goal is to earn money
Mixed projects
= aspects of technical and social projects
Events
= end result only at a certain point in time (specifieke datum)
4. Project management concepts
Waterfall
- Lineaire uitwerking
- Alles is uitgewerkt en gedocumenteerd
- Vorige fase moet gedaan zijn voor beginnen aan volgende
- Voorspelbaar en niet flexibel
Voordelen: Nadelen:
- Makkelijk managen - Document zwaar
- Focus op fasen - Testen niet mogelijk (niks uitproberen)
- Gedetailleerde planning - Fout gemaakt = terug naar nul/begin
- Geen gokken
- Duidelijke vooruitgang
- Kan tijd en geld besparen
Agile
- Iteratieve/herhalende uitvoering
- Geen doel nodig om te starten
- Goed voor creatieve processen
- Vastgelegde tussenstops met specifieke doelen
- Constante re-evaluatie
Voordelen: Nadelen:
- Geen doel nodig om te starten - Uitbreidend bereik/ reikwijdte/
- Doorlopende interactie met klant toepassingsgebieden
- Meer mogelijkheid om dingen te - Stijgend budget
, veranderen/ aanpassen - Opofferingen van kwaliteit
- Goed voor teamspirit - Short term
- Goed voor creatieve processen - Moeilijk voor fysieke projecten
- Re-evaluatie - Geen overeengestemd plan om te beginnen
- Geen duidelijkheid over wat wanneer en €
Lessen zijn gefocust op waterfall concept
2 boeken:
- PMI: project management institute
- Prince 2: projects in controlled environments
5. Phasing (6) and products
Wrm phasing?
- Minimaliseert risk
- Kans om veranderingen aan te brengen in het project (verdergaan, verandering, beëindigen)
The concept/idea
1. Project zit als idee of probleem in het hoofd
2. Paar taken kunnen al uitgevoerd moeten worden (vb onderzoek, schattingen, doel bepalen)
3. Project proposal: project brief om startsein aan te vragen bij management (de sponsor)
Definition
1. Startsein gekregen
2. Doelen en wensen opstellen (need-to-have en nice-to-have)
3. Vraag die je moet stellen: wat willen we bereikt hebben aan het einde van het project?
4. Project plan: project initiation document bevat alle info om het project te starten
Design
1. Brainstormen met alle deelnemers
2. Design bestaat uit: laten zien wat de sponsor voor zijn geld zal krijgen en laten zien aan die
dat actief betrokken zijn wat de volgende stap is en wat er gedaan moet worden
= Preliminary design
3. Prototype/ maquette gemaakt
Preparation
1. Design van vorige stap klaar maken voor productie (product zelf is nog niet gemaakt tijdens
deze fase)
