Administratie: De praktijkorganisatie
Starten en afsluiten van de praktijk
Voorbeelden van het starten van de praktijk is:
- uitzetten van het alarm
- de lichten aandoen
- de verwarming aanzetten
- koffie en thee zetten
- alle computers starten
- printers en scanners aanzetten
- vuilnisbakken aan de straat zetten
- antwoordapparaat uitschakelen zodat de praktijk telefonisch bereikbaar
is
- de elektronische post ophalen zodat je kunt zien of er patiënten bij de
huisartsenpost (HAP) zijn geweest
een voorbeeld voor het afsluiten van de praktijk is:
- opruimen van alle ruimtes en afwassen
- steriliseren
- een daglijst uidraaien en controleren of alle boekingen gedaan zijn
- eventueel werkzaamheden overdragen aan een collega via e-mail
- de telefoon overschakelen naar het antwoordapparaat
- de post naar de brievenbus brengen
- vuilnisbakken binnenhalen
- de computers afsluiten
- de verwarming uitzetten
- de lichten uitdoen
- de deuren afsluiten
- het alarm inschakelen
De dagindeling
De dagindeling wordt ingevoerd in de computer, in de agenda van het HIS
(Huisartsen Informatie Systeem)
Voorbeeld van een dagindeling voor de arts is:
- 8:00-8:20 tijd voor overleg en inzien van de berichten van de HAP
, - 8:20-12:00 spreekuurconsulten
- 12:00-12:30 lunch en tijd voor overleg
- 12:30-14:00 visites en terugbelspreekuur, post lezen en
herhalingsrecepten autoriseren (goed-of afkeuren)
- 14:00-16:30 spreekuurconsulten
- 16:30-17:00 tijd voor overleg
Voorbeeld voor een dagindeling van de praktijkassistente is:
- 7:45-8:00 starten van de praktijk
- 8:00-11:00 telefoon, lezen en verwerken van de post of elektronische
berichten, andere administratieve werkzaamheden
- 11:00-12:00 assistentenspreekuur
- 12:00-12:30 lunch en tijd voor overleg
- 12:30-15:00 telefoon, klaarzetten van herhalingsrecepten en andere
administratieve werkzaamheden
- 15:00-16:00 assistentenspreekuur
- 16:00-17:00 afrondende werkzaamheden afsluiten van de praktijk
Edifact= Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and
Transport.
Het gaat om veilig uitwisseling van gegeven via de computer. Brieven van
specialisten en laboratoriumuitslagen komen op deze manier binnen en moet
bij de desbetreffende patiënt worden ingevoerd in het HIS. Ook post van een
waarnemend arts van de HAP komt via edifact binnen. Zorg dat je de post
vroeg in de morgen bekijkt, dan weet je of er mensen ij de HAP zijn geweest.
Wanneer deze patiënten bellen met vragen dan ben je op de hoogte van wat er
gebeurd is.
De post die via de brievenbus binnenkomt, sorteer je op patiëntenpost, post
voor bepaalde medewerkers, reclame, tijdschriften en overige post. Post over
patiënten moet door de arts gelezen worden. De arts geeft aan wat word
ingevoerd in de computer. Er hoeft niet veel papier meer bewaard worden.
Bij grotere huisartsenpraktijken of gezondheidscentra worden de taken bij de
doktersassistenten verdeeld in Backoffice en Frontoffice. Je werkt bijvoorbeeld
in de morgen Backoffice en in de middag Frontoffice. Frontoffice betekent voor
in de ruimte werken achter de balie, je helpt de patiënten die aan de balie
komen met allerlei vragen. Bijvoorbeeld urine controleren of een nieuwe
afspraak maken. Backoffice betekent niet aan de balie, maar meer achter in de
ruimte of in een aparte ruimte waar de patiënten niet komen. Hier zitten de
doktersassistenten achter de telefoon en doen ze allerlei administratief werk.
Starten en afsluiten van de praktijk
Voorbeelden van het starten van de praktijk is:
- uitzetten van het alarm
- de lichten aandoen
- de verwarming aanzetten
- koffie en thee zetten
- alle computers starten
- printers en scanners aanzetten
- vuilnisbakken aan de straat zetten
- antwoordapparaat uitschakelen zodat de praktijk telefonisch bereikbaar
is
- de elektronische post ophalen zodat je kunt zien of er patiënten bij de
huisartsenpost (HAP) zijn geweest
een voorbeeld voor het afsluiten van de praktijk is:
- opruimen van alle ruimtes en afwassen
- steriliseren
- een daglijst uidraaien en controleren of alle boekingen gedaan zijn
- eventueel werkzaamheden overdragen aan een collega via e-mail
- de telefoon overschakelen naar het antwoordapparaat
- de post naar de brievenbus brengen
- vuilnisbakken binnenhalen
- de computers afsluiten
- de verwarming uitzetten
- de lichten uitdoen
- de deuren afsluiten
- het alarm inschakelen
De dagindeling
De dagindeling wordt ingevoerd in de computer, in de agenda van het HIS
(Huisartsen Informatie Systeem)
Voorbeeld van een dagindeling voor de arts is:
- 8:00-8:20 tijd voor overleg en inzien van de berichten van de HAP
, - 8:20-12:00 spreekuurconsulten
- 12:00-12:30 lunch en tijd voor overleg
- 12:30-14:00 visites en terugbelspreekuur, post lezen en
herhalingsrecepten autoriseren (goed-of afkeuren)
- 14:00-16:30 spreekuurconsulten
- 16:30-17:00 tijd voor overleg
Voorbeeld voor een dagindeling van de praktijkassistente is:
- 7:45-8:00 starten van de praktijk
- 8:00-11:00 telefoon, lezen en verwerken van de post of elektronische
berichten, andere administratieve werkzaamheden
- 11:00-12:00 assistentenspreekuur
- 12:00-12:30 lunch en tijd voor overleg
- 12:30-15:00 telefoon, klaarzetten van herhalingsrecepten en andere
administratieve werkzaamheden
- 15:00-16:00 assistentenspreekuur
- 16:00-17:00 afrondende werkzaamheden afsluiten van de praktijk
Edifact= Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and
Transport.
Het gaat om veilig uitwisseling van gegeven via de computer. Brieven van
specialisten en laboratoriumuitslagen komen op deze manier binnen en moet
bij de desbetreffende patiënt worden ingevoerd in het HIS. Ook post van een
waarnemend arts van de HAP komt via edifact binnen. Zorg dat je de post
vroeg in de morgen bekijkt, dan weet je of er mensen ij de HAP zijn geweest.
Wanneer deze patiënten bellen met vragen dan ben je op de hoogte van wat er
gebeurd is.
De post die via de brievenbus binnenkomt, sorteer je op patiëntenpost, post
voor bepaalde medewerkers, reclame, tijdschriften en overige post. Post over
patiënten moet door de arts gelezen worden. De arts geeft aan wat word
ingevoerd in de computer. Er hoeft niet veel papier meer bewaard worden.
Bij grotere huisartsenpraktijken of gezondheidscentra worden de taken bij de
doktersassistenten verdeeld in Backoffice en Frontoffice. Je werkt bijvoorbeeld
in de morgen Backoffice en in de middag Frontoffice. Frontoffice betekent voor
in de ruimte werken achter de balie, je helpt de patiënten die aan de balie
komen met allerlei vragen. Bijvoorbeeld urine controleren of een nieuwe
afspraak maken. Backoffice betekent niet aan de balie, maar meer achter in de
ruimte of in een aparte ruimte waar de patiënten niet komen. Hier zitten de
doktersassistenten achter de telefoon en doen ze allerlei administratief werk.
