Bestuurlijke informatievoorziening
Hoofdstuk 1 – Organisatie en besturing
1.1 Organisatie
1.1.1. Wat is een organisatie?
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die met behulp van
inzet van middelen (input) een bepaalde prestatie leveren (output) om daarmee een
doelstelling te bereiken.
Een belangrijke opdracht voor het topmanagement van een organisatie is ervoor te
zorgen dat de mensen in de organisatie die dingen doen die bijdragen aan het
bereiken van de organisatiedoelstellingen.
1.1.2. Doelstellingen van een organisatie
Een organisatie wil haar doelstellingen bereiken door output te leveren. Dit is vaak
een product of dienst. Output is niet hetzelfde als de doelsteling.
Een bedrijf is een organisatie waar het doel is om winst te behalen.
1.1.3. Input van een organisatie
Een organisatie heeft input nodig om output te produceren.
- Geld
- Goederen
- Mensen
- Informatie
Agencytheorie is wanneer een agent (bijvoorbeeld de leiding) beslissingen maakt
voor de organisatie in plaats van de principiaal (bijvoorbeeld de eigenaar). De
eigenaar kan benadeeld worden als de leiding andere belangen heeft en omdat de
leiding meer informatie heeft. Hierdoor heeft de eigenaar 2 problemen:
- Hidden action: niet zeker zijn of de agent zijn best doet en de goede dingen
doet
- Hidden information: het is niet zeker of de agent de waarheid verteld.
Dit noemen we ook wel informatieasymmetrie. De ene partij heeft een
informatievoorsprong en weet dus hoe het echt zit. Hieruit is de behoefte naar
controle ontstaan.
1.1 Besturing van de organisatie
1.2.1. Bereiken van organisatiedoelstellingen
Doelstellingen worden vooraf bepaald en er wordt gemeten of deze worden behaald.
Zo niet, dan is bijsturing nodig.
,1.2.2. Stappen voor het besturen van organisaties
Strategie
De missie en de visie geven aan wat de organisatie wilt bereiken en de strategische
uitgangspunten zijn hoe dit bereikt moet worden.
De missie is een verklaring waarin staat:
- De reden van de organisatie
- Het primaire doel
- De kernwaarden
- Hoe met concurrentie om te gaan
- Hoe klanten waarde te bieden
De visie maakt duidelijk welke richting de organisatie op wil gaan. Het geeft een
beeld van de doelstellingen van de organisatie op middellange of lange termijn.
Doelen en plannen
De strategie is op een hoog abstractieniveau als op een hoog niveau in de
organisatie. De doelen zijn veel concreter. Doelstellingen zijn over het algemeen bij
bedrijven financieel. Daarnaast worden concrete acties geformuleerd die voor een
bepaalde periode moeten leiden tot het realiseren van de strategie. Er zijn
meerjarenplannen en jaarplannen.
Strategie is vaak op het niveau van het totale bedrijf. Plannen zijn op niveau van
bedrijfsonderdeel.
Zowel doelen als plannen dienen SMART te zijn geformuleerd (specifiek, meetbaar,
acceptabel, realistisch en tijdsgebonden).
Budget
Een budget is het vertalen van plannen in geld. Er zijn vaak targets die gehaald
moeten worden. Het plannen van het budget zit op tactisch niveau. Dit is het niveau
in de organisatie die niet de strategie bepaalt, maar ook niet de
organisatieactiviteiten verricht.
Dit is de taak van middle management. Zij vertalen de strategie naar de uitvoering
en bewaken of doelstellingen behaald worden.
,Planning & control
Met planning & control bedoelen we het hele proces van het vooraf bepalen van de
doelstellingen en hoe die te bereiken (plannen) en vervolgens het bewaken van de
realisatie van de doelstellingen.
Uitvoering
Bij de uitvoering hebben we te maken met de werkelijke dagelijkse activiteiten.
Meten en registreren
Met meten en registreren bedoelen we dat er van alles moet worden vastgelegd
omtrent de uitvoering. Met deze informatie wordt er bijgestuurd als de uitvoering
misgaat, verantwoording afgelegd, samengevat of het budget en de strategie
gerealiseerd wordt.
Van alle activiteiten worden gegevens gemeten en vastgelegd om daaruit informatie
te kunnen herleiden die van belang is voor de organisatie. Dit noemen we ook wel
het gegevensverwerkend proces.
Bepaalde factoren zijn zo belangrijk voor het behalen van organisatiedoelstellingen.
Deze noemen we kritische succesfactoren (KSF’s).
Informatie kan zowel intern als extern zijn.
Control
Bij control vindt de confrontatie van de werkelijkheid met de plannen plaats. Dit kan
leiden tot bijsturing. Dit kan zijn op verschillende niveaus:
- Operationeel: de uitvoering loopt niet goed
- Tactisch: budget wordt niet gehaald of overschreden
- Strategisch: de strategische doelstellingen worden niet behaald
Verantwoording
Er dient verantwoording afgelegd te worden door de werkelijkheid met de plannen te
vergelijken.
, Hoofdstuk 3 – Informatie en informatieverzorging
3.1 Informatie als product
3.1.1. Maken van informatie
2 kenmerken van informatie zijn dat het een eindproduct is en dat het betekenis moet
hebben. Als niemand er iets mee kan of aan heeft dan is het een gegeven.
Informatie vormt het eindproduct van het informatieverzorgingsproces.
Bij de verwerking van gegevens gaat het erom dat de gevraagde informatie wordt
samengesteld op basis van de vastgelegde gegevens.
3.1.2. Kwaliteitseisen
Kwaliteitseisen van informatie
De kwaliteitseisen van informatie zijn:
- Begrijpelijkheid
- Relevantie
o Effectiviteit: wordt degene die de informatie ontvangt er ook echt door
ondersteund
o Tijdigheid: is de informatie er op het juiste moment
- Betrouwbaarheid
o Juistheid
o Volledigheid
Kwaliteitseisen bij het productieproces van informatie
Een randvoorwaarde bij de informatieverzorging is dat de baten altijd groter moeten
zijn dan de kosten. Soms wordt er ook onderscheid gemaakt in mate van urgentie.
Er zijn nog meer kwaliteitseisen:
- Flexibiliteit: hoe eenvoudig kan het informatiesysteem worden aangepast als
de informatiebehoeften zijn veranderd?
- Continuïteit: zijn er afdoende maatregelen getroffen om uitval van het systeem
te voorkomen?
- Betrouwbaarheid en controleerbaarheid
- Privacy: zijn er maatregelen genomen om onbevoegd gebruik te maken van
de informatie te voorkomen?
3.2 Soorten informatie
De niveaus hangen samen met het niveau van besturing van de organisatie.
Hoofdstuk 1 – Organisatie en besturing
1.1 Organisatie
1.1.1. Wat is een organisatie?
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die met behulp van
inzet van middelen (input) een bepaalde prestatie leveren (output) om daarmee een
doelstelling te bereiken.
Een belangrijke opdracht voor het topmanagement van een organisatie is ervoor te
zorgen dat de mensen in de organisatie die dingen doen die bijdragen aan het
bereiken van de organisatiedoelstellingen.
1.1.2. Doelstellingen van een organisatie
Een organisatie wil haar doelstellingen bereiken door output te leveren. Dit is vaak
een product of dienst. Output is niet hetzelfde als de doelsteling.
Een bedrijf is een organisatie waar het doel is om winst te behalen.
1.1.3. Input van een organisatie
Een organisatie heeft input nodig om output te produceren.
- Geld
- Goederen
- Mensen
- Informatie
Agencytheorie is wanneer een agent (bijvoorbeeld de leiding) beslissingen maakt
voor de organisatie in plaats van de principiaal (bijvoorbeeld de eigenaar). De
eigenaar kan benadeeld worden als de leiding andere belangen heeft en omdat de
leiding meer informatie heeft. Hierdoor heeft de eigenaar 2 problemen:
- Hidden action: niet zeker zijn of de agent zijn best doet en de goede dingen
doet
- Hidden information: het is niet zeker of de agent de waarheid verteld.
Dit noemen we ook wel informatieasymmetrie. De ene partij heeft een
informatievoorsprong en weet dus hoe het echt zit. Hieruit is de behoefte naar
controle ontstaan.
1.1 Besturing van de organisatie
1.2.1. Bereiken van organisatiedoelstellingen
Doelstellingen worden vooraf bepaald en er wordt gemeten of deze worden behaald.
Zo niet, dan is bijsturing nodig.
,1.2.2. Stappen voor het besturen van organisaties
Strategie
De missie en de visie geven aan wat de organisatie wilt bereiken en de strategische
uitgangspunten zijn hoe dit bereikt moet worden.
De missie is een verklaring waarin staat:
- De reden van de organisatie
- Het primaire doel
- De kernwaarden
- Hoe met concurrentie om te gaan
- Hoe klanten waarde te bieden
De visie maakt duidelijk welke richting de organisatie op wil gaan. Het geeft een
beeld van de doelstellingen van de organisatie op middellange of lange termijn.
Doelen en plannen
De strategie is op een hoog abstractieniveau als op een hoog niveau in de
organisatie. De doelen zijn veel concreter. Doelstellingen zijn over het algemeen bij
bedrijven financieel. Daarnaast worden concrete acties geformuleerd die voor een
bepaalde periode moeten leiden tot het realiseren van de strategie. Er zijn
meerjarenplannen en jaarplannen.
Strategie is vaak op het niveau van het totale bedrijf. Plannen zijn op niveau van
bedrijfsonderdeel.
Zowel doelen als plannen dienen SMART te zijn geformuleerd (specifiek, meetbaar,
acceptabel, realistisch en tijdsgebonden).
Budget
Een budget is het vertalen van plannen in geld. Er zijn vaak targets die gehaald
moeten worden. Het plannen van het budget zit op tactisch niveau. Dit is het niveau
in de organisatie die niet de strategie bepaalt, maar ook niet de
organisatieactiviteiten verricht.
Dit is de taak van middle management. Zij vertalen de strategie naar de uitvoering
en bewaken of doelstellingen behaald worden.
,Planning & control
Met planning & control bedoelen we het hele proces van het vooraf bepalen van de
doelstellingen en hoe die te bereiken (plannen) en vervolgens het bewaken van de
realisatie van de doelstellingen.
Uitvoering
Bij de uitvoering hebben we te maken met de werkelijke dagelijkse activiteiten.
Meten en registreren
Met meten en registreren bedoelen we dat er van alles moet worden vastgelegd
omtrent de uitvoering. Met deze informatie wordt er bijgestuurd als de uitvoering
misgaat, verantwoording afgelegd, samengevat of het budget en de strategie
gerealiseerd wordt.
Van alle activiteiten worden gegevens gemeten en vastgelegd om daaruit informatie
te kunnen herleiden die van belang is voor de organisatie. Dit noemen we ook wel
het gegevensverwerkend proces.
Bepaalde factoren zijn zo belangrijk voor het behalen van organisatiedoelstellingen.
Deze noemen we kritische succesfactoren (KSF’s).
Informatie kan zowel intern als extern zijn.
Control
Bij control vindt de confrontatie van de werkelijkheid met de plannen plaats. Dit kan
leiden tot bijsturing. Dit kan zijn op verschillende niveaus:
- Operationeel: de uitvoering loopt niet goed
- Tactisch: budget wordt niet gehaald of overschreden
- Strategisch: de strategische doelstellingen worden niet behaald
Verantwoording
Er dient verantwoording afgelegd te worden door de werkelijkheid met de plannen te
vergelijken.
, Hoofdstuk 3 – Informatie en informatieverzorging
3.1 Informatie als product
3.1.1. Maken van informatie
2 kenmerken van informatie zijn dat het een eindproduct is en dat het betekenis moet
hebben. Als niemand er iets mee kan of aan heeft dan is het een gegeven.
Informatie vormt het eindproduct van het informatieverzorgingsproces.
Bij de verwerking van gegevens gaat het erom dat de gevraagde informatie wordt
samengesteld op basis van de vastgelegde gegevens.
3.1.2. Kwaliteitseisen
Kwaliteitseisen van informatie
De kwaliteitseisen van informatie zijn:
- Begrijpelijkheid
- Relevantie
o Effectiviteit: wordt degene die de informatie ontvangt er ook echt door
ondersteund
o Tijdigheid: is de informatie er op het juiste moment
- Betrouwbaarheid
o Juistheid
o Volledigheid
Kwaliteitseisen bij het productieproces van informatie
Een randvoorwaarde bij de informatieverzorging is dat de baten altijd groter moeten
zijn dan de kosten. Soms wordt er ook onderscheid gemaakt in mate van urgentie.
Er zijn nog meer kwaliteitseisen:
- Flexibiliteit: hoe eenvoudig kan het informatiesysteem worden aangepast als
de informatiebehoeften zijn veranderd?
- Continuïteit: zijn er afdoende maatregelen getroffen om uitval van het systeem
te voorkomen?
- Betrouwbaarheid en controleerbaarheid
- Privacy: zijn er maatregelen genomen om onbevoegd gebruik te maken van
de informatie te voorkomen?
3.2 Soorten informatie
De niveaus hangen samen met het niveau van besturing van de organisatie.
