Business Process Management project Eindverslag
,Inhoudsopgave
Business Process Management project Eindverslag..............................................................................0
Samenvatting.........................................................................................................................................3
Hoofdstuk 1: Inleiding............................................................................................................................4
1.1 Marktontwikkelingen...................................................................................................................4
1.2 De organisatie..............................................................................................................................4
1.2.1 Visie en bedrijfsdoelstelling..................................................................................................4
1.2.2 Producten & Diensten...........................................................................................................4
1.3 Aanleiding & probleemstelling.....................................................................................................4
1.3.1 Probleemanalyse...................................................................................................................5
1.4 Hoofd- en deelvragen..................................................................................................................5
1.4.1 Methoden.............................................................................................................................6
1.5 Oplossingsrichting & Implementatie............................................................................................6
1.6 Leeswijzer....................................................................................................................................6
Hoofdstuk 2: Onderzoek huidige situatie..............................................................................................7
2.1 Huidige situatie............................................................................................................................7
2.2 Het proces....................................................................................................................................7
2.2.2. Het hoofdproces..................................................................................................................7
2.2.3 Verantwoordelijkheden en werkdruk...................................................................................8
2.2.4 Knelpunten...........................................................................................................................8
Hoofdstuk 3: Veranderingsalternatieven...............................................................................................9
3.1. Knelpunten.................................................................................................................................9
3.2 Oplossingen.................................................................................................................................9
3.3 Verbetervoorstellen.....................................................................................................................9
3.3.1 Verbetervoorstel standaardisatie.......................................................................................10
3.3.2 Verbetervoorstel oprichten evenementenorganisatie........................................................10
3.3.3 Verbetervoorstel online planning systeem.........................................................................10
3.3.4 Verbetervoorstel vrijwilligerswerk voorwaarde lidmaatschap............................................11
Hoofdstuk 4: Conclusies en adviezen...................................................................................................12
4.1 Doel van het onderzoek.............................................................................................................12
4.2 Advies........................................................................................................................................12
Hoofdstuk 5: Implementatie................................................................................................................14
5.1 Business case standaardiseren...................................................................................................14
5.1.1 Kosten.................................................................................................................................14
1
, 5.1.2 Baten van standaardiseren.................................................................................................14
5.1.3 Consequenties....................................................................................................................15
5.1.4 Risico’s................................................................................................................................15
5.2 Implementatiestrategie.............................................................................................................15
5.2.1 Invoeringswijze...................................................................................................................15
5.3 Planning.....................................................................................................................................16
5.4 Toekomst...................................................................................................................................16
Bronvermelding...................................................................................................................................17
Bijlagen: Bijlage A- Interview voorzitter...............................................................................................18
Bijlage B – Interview algemeen bestuurslid.....................................................................................21
Bijlage D – Interview met vrijwilligers..............................................................................................24
Bijlage E – Opdrachtafstemming......................................................................................................27
Bijlage H – Knelpunten analyse........................................................................................................39
Bijlage I – Verbeterdoelen in Lean begrippen..................................................................................43
Bijlage J – KPI’s en Klantwaardes.....................................................................................................46
Bijlage K – Oorzaak- en oplossingenanalyse....................................................................................47
Bijlage M – Observaties en toekomst..............................................................................................52
Bijlage N – Planningen.....................................................................................................................56
Bijlage O- Highlight Rapportage 17/09/2018...................................................................................58
Bijlage P- Highlight Rapportage 26 September................................................................................59
Bijlage Q - Highlight Rapportage 01/10/2018..................................................................................60
Bijlage R - Highlight Rapportage 8 oktober......................................................................................62
Bijlage S- Highlightrapport 14 oktober.............................................................................................63
Bijlage T- Highlightrapport 28 oktober............................................................................................64
Bijlage U – Tijdsbesteding................................................................................................................65
2
, Samenvatting
Amsterdam Windsurfing is een windsurfvereniging in de watersportmarkt. De meeste leden surfen
recreatief en komen voornamelijk voor de gezelligheid. Elk jaar werft de club meer leden door
middel van cursussen en open dagen. De organisatie van de surfclub wordt geregeld door
vrijwilligers van de surfclub. Deze vrijwilligers hebben aangegeven dat ze problemen ondervinden
met het proces evenementen organisatie.
Het doel van dit rapport is enerzijds vast te stellen hoe het evenementen organisatie proces op de
vereniging efficiënter gemaakt kan worden, anderzijds adviezen te formuleren voor het bestuur van
de vereniging met betrekking tot het Lean maken van dit proces. Hiervoor is de volgende
onderzoeksvraag opgesteld: hoe kunnen we het proces van evenementen organiseren efficiënter
maken voor de vrijwilligers van de vereniging Amsterdam Windsurfing?
Om een antwoord te kunnen geven op de onderzoeksvraag is er onderzoek uitgevoerd aan de hand
van verschillende Lean methodes. In dit onderzoek wordt er ingegaan op de huidige situatie waarin
de vereniging zich bevindt. Eerst wordt de huidige situatie beschreven(IST) voordat er gekeken kan
worden naar hoe de situatie eruit zou moeten zien in de toekomst(SOLL). Hiervoor wordt er eerst
een bedrijfsprofiel geschetst waarna er een initiële analyse wordt uitgevoerd over de staat van de
vereniging. Uit deze analyse komen de eerste knelpunten in het proces naar voren en wordt het
duidelijk dat de vereniging nog helemaal niet Lean is. Zo komen het gebrek aan vrijwilligers en
onduidelijke verantwoordelijkheden naar voren als de grootste knelpunten. Later in het onderzoek
wordt er ingegaan op de verschillende processtappen en verantwoordelijken in het huidige proces.
Hier komen wederom knelpunten naar voren die geprioriteerd zijn op urgentie. Het knelpunt met de
hoogste urgentie is meer initiatief verkrijgen van nieuwe leden. Uit deze knelpunten worden
verandervoorstellen geformuleerd die bijdragen aan de oplossing van het probleem. Deze
verandervoorstellen worden uitgewerkt in verbetervoorstellen voor de organisatie, hier wordt een
advies voor gegeven. Als laatste wordt er een implementatiestrategie gegeven voor het
implementeren van het geadviseerde verbetervoorstel. Hierin worden de kosten, baten, risico’s en
consequenties in acht genomen voor de vereniging.
Op basis van het eerder genoemde onderzoek wordt er door het team geadviseerd voor het
verbetervoorstel standaardisatie te gaan. Dit is een relatief kleine oplossing met een grote positieve
impact op de organisatie. Het proces wordt hierin eerst gestandaardiseerd met behulp van
planningen waarna er een evenementenorganisatie opgericht kan worden. De gekozen
implementatiestrategie die met deze oplossing gepaard gaat is de uitvoeringsstrategie. Er wordt
namelijk veel betrokkenheid verwacht onder de leden van de vereniging. Hierin wordt er door
middel van visueel management ervoor gezorgd dat er veel duidelijkheid ontstaat voor de
betrokkenen in het proces.
3
,Inhoudsopgave
Business Process Management project Eindverslag..............................................................................0
Samenvatting.........................................................................................................................................3
Hoofdstuk 1: Inleiding............................................................................................................................4
1.1 Marktontwikkelingen...................................................................................................................4
1.2 De organisatie..............................................................................................................................4
1.2.1 Visie en bedrijfsdoelstelling..................................................................................................4
1.2.2 Producten & Diensten...........................................................................................................4
1.3 Aanleiding & probleemstelling.....................................................................................................4
1.3.1 Probleemanalyse...................................................................................................................5
1.4 Hoofd- en deelvragen..................................................................................................................5
1.4.1 Methoden.............................................................................................................................6
1.5 Oplossingsrichting & Implementatie............................................................................................6
1.6 Leeswijzer....................................................................................................................................6
Hoofdstuk 2: Onderzoek huidige situatie..............................................................................................7
2.1 Huidige situatie............................................................................................................................7
2.2 Het proces....................................................................................................................................7
2.2.2. Het hoofdproces..................................................................................................................7
2.2.3 Verantwoordelijkheden en werkdruk...................................................................................8
2.2.4 Knelpunten...........................................................................................................................8
Hoofdstuk 3: Veranderingsalternatieven...............................................................................................9
3.1. Knelpunten.................................................................................................................................9
3.2 Oplossingen.................................................................................................................................9
3.3 Verbetervoorstellen.....................................................................................................................9
3.3.1 Verbetervoorstel standaardisatie.......................................................................................10
3.3.2 Verbetervoorstel oprichten evenementenorganisatie........................................................10
3.3.3 Verbetervoorstel online planning systeem.........................................................................10
3.3.4 Verbetervoorstel vrijwilligerswerk voorwaarde lidmaatschap............................................11
Hoofdstuk 4: Conclusies en adviezen...................................................................................................12
4.1 Doel van het onderzoek.............................................................................................................12
4.2 Advies........................................................................................................................................12
Hoofdstuk 5: Implementatie................................................................................................................14
5.1 Business case standaardiseren...................................................................................................14
5.1.1 Kosten.................................................................................................................................14
1
, 5.1.2 Baten van standaardiseren.................................................................................................14
5.1.3 Consequenties....................................................................................................................15
5.1.4 Risico’s................................................................................................................................15
5.2 Implementatiestrategie.............................................................................................................15
5.2.1 Invoeringswijze...................................................................................................................15
5.3 Planning.....................................................................................................................................16
5.4 Toekomst...................................................................................................................................16
Bronvermelding...................................................................................................................................17
Bijlagen: Bijlage A- Interview voorzitter...............................................................................................18
Bijlage B – Interview algemeen bestuurslid.....................................................................................21
Bijlage D – Interview met vrijwilligers..............................................................................................24
Bijlage E – Opdrachtafstemming......................................................................................................27
Bijlage H – Knelpunten analyse........................................................................................................39
Bijlage I – Verbeterdoelen in Lean begrippen..................................................................................43
Bijlage J – KPI’s en Klantwaardes.....................................................................................................46
Bijlage K – Oorzaak- en oplossingenanalyse....................................................................................47
Bijlage M – Observaties en toekomst..............................................................................................52
Bijlage N – Planningen.....................................................................................................................56
Bijlage O- Highlight Rapportage 17/09/2018...................................................................................58
Bijlage P- Highlight Rapportage 26 September................................................................................59
Bijlage Q - Highlight Rapportage 01/10/2018..................................................................................60
Bijlage R - Highlight Rapportage 8 oktober......................................................................................62
Bijlage S- Highlightrapport 14 oktober.............................................................................................63
Bijlage T- Highlightrapport 28 oktober............................................................................................64
Bijlage U – Tijdsbesteding................................................................................................................65
2
, Samenvatting
Amsterdam Windsurfing is een windsurfvereniging in de watersportmarkt. De meeste leden surfen
recreatief en komen voornamelijk voor de gezelligheid. Elk jaar werft de club meer leden door
middel van cursussen en open dagen. De organisatie van de surfclub wordt geregeld door
vrijwilligers van de surfclub. Deze vrijwilligers hebben aangegeven dat ze problemen ondervinden
met het proces evenementen organisatie.
Het doel van dit rapport is enerzijds vast te stellen hoe het evenementen organisatie proces op de
vereniging efficiënter gemaakt kan worden, anderzijds adviezen te formuleren voor het bestuur van
de vereniging met betrekking tot het Lean maken van dit proces. Hiervoor is de volgende
onderzoeksvraag opgesteld: hoe kunnen we het proces van evenementen organiseren efficiënter
maken voor de vrijwilligers van de vereniging Amsterdam Windsurfing?
Om een antwoord te kunnen geven op de onderzoeksvraag is er onderzoek uitgevoerd aan de hand
van verschillende Lean methodes. In dit onderzoek wordt er ingegaan op de huidige situatie waarin
de vereniging zich bevindt. Eerst wordt de huidige situatie beschreven(IST) voordat er gekeken kan
worden naar hoe de situatie eruit zou moeten zien in de toekomst(SOLL). Hiervoor wordt er eerst
een bedrijfsprofiel geschetst waarna er een initiële analyse wordt uitgevoerd over de staat van de
vereniging. Uit deze analyse komen de eerste knelpunten in het proces naar voren en wordt het
duidelijk dat de vereniging nog helemaal niet Lean is. Zo komen het gebrek aan vrijwilligers en
onduidelijke verantwoordelijkheden naar voren als de grootste knelpunten. Later in het onderzoek
wordt er ingegaan op de verschillende processtappen en verantwoordelijken in het huidige proces.
Hier komen wederom knelpunten naar voren die geprioriteerd zijn op urgentie. Het knelpunt met de
hoogste urgentie is meer initiatief verkrijgen van nieuwe leden. Uit deze knelpunten worden
verandervoorstellen geformuleerd die bijdragen aan de oplossing van het probleem. Deze
verandervoorstellen worden uitgewerkt in verbetervoorstellen voor de organisatie, hier wordt een
advies voor gegeven. Als laatste wordt er een implementatiestrategie gegeven voor het
implementeren van het geadviseerde verbetervoorstel. Hierin worden de kosten, baten, risico’s en
consequenties in acht genomen voor de vereniging.
Op basis van het eerder genoemde onderzoek wordt er door het team geadviseerd voor het
verbetervoorstel standaardisatie te gaan. Dit is een relatief kleine oplossing met een grote positieve
impact op de organisatie. Het proces wordt hierin eerst gestandaardiseerd met behulp van
planningen waarna er een evenementenorganisatie opgericht kan worden. De gekozen
implementatiestrategie die met deze oplossing gepaard gaat is de uitvoeringsstrategie. Er wordt
namelijk veel betrokkenheid verwacht onder de leden van de vereniging. Hierin wordt er door
middel van visueel management ervoor gezorgd dat er veel duidelijkheid ontstaat voor de
betrokkenen in het proces.
3
