Hoofdstuk 1:
Welke fasen bestaat het inkoopproces:
- Voortraject
- Tactische inkoop
- Operationele inkoop
Stappen beschrijven waaruit de fasen van het inkoopproces bestaan:
Voortraject – Specificeren – selecteren – contracteren – bestellen – bewaken – nazorg
Voorbereiding = voortraject en specificeren
Tactische inkoop = specificeren – selecteren en contracteren
Operationele inkoop = bestellen – bewaken – nazorg
Relatie tussen inkoop en aanbesteden:
Aanbesteden is een manier om het tactische inkoopproces vorm te geven: hoe wordt ingekocht?
Aanbesteden is het geheel van rechtsregels dat het gedrag van overheidsopdrachtgevers rond de
uitgifte van opdrachten in onderlinge concurrentie normeert voor werken, dienst en levering.
Waarom bestaat de voorbereidingsfase uit het voortraject en specificeren?
In het voortraject gaat het om inkoop technische keuzes, bij specificeren om aanbestedingsrechtelijke
keuzes; inventariseren, voorbereiden en keuzes maken.
4 niveaus van inkoopfunctie:
Strategische inkoopfunctie: bepalen inkoopvisie, inkoopbeleid, inkoopstrategie en de inkoopdiagnos
uitvoeren.
Tactische inkoop: bepalen van de aanbestedingsstrategie, specificeren van de strategische behoefte.
Operationele inkoop: plaatsen van orders, verifiëren van facturen, onderhoud met leveranciers.
Ondersteunende activiteiten: digitaliseren factuurafhandeling, trainen medewerkers.
3 manieren hoe de inkoopfunctie georganiseerd kan worden:
Centrale inkoopfunctie: 1 afdeling verantwoordelijk voor de inkoop.
Voordelen: doelmatigheid hoog door bundeling, overzicht en uniformiteit, makkelijker bijhouden van
beleid, en wet- en regelgeving, rechtmatigheid hoog door standaardisatie en borgen van kennis,
duidelijk aanspreekpunt.
Nadelen: gebrek aan drachtvlak, lage beleidsvrijheid, inkoopcontracten met onvoldoende oog voor de
uitvoering, kan vertragend werken en inflexibel lijken.
Decentrale inkoopfunctie: inkoop bij verschillende afdelingen ( strategische inkoopfunctie niet
decentraal)
Voordelen: groot draagvlak, groot beleidsvrijheid, budgethouder kan zelf inkopen, flexibeler en
sneller.
Nadelen: vaak onvoldoende centrale sturing en coördinatie, lage doelmatigheid door versnippering
en dubbel werk, standaardisatie niet goed mogelijk, weinig inkoopvoordeel, rechtmatigheid lager
door naleving wet- en regelgeving is lastiger, borging kennis moeilijker.
Gecoördineerde inkoopfunctie: voordelen van centraal en decentraal gecombineerd.
Nadelen: taak verschuiving en verzwaring, extra ft’s, bij scholing noodzakelijk.
,4 doelen van inkoopsamenwerking tussen aanbestedende diensten:
- Professionalisering van inkoopproces en inkoopfunctie
- Delen van informatie ( leren, inkoopkennis vergroten)
- Mogelijkheid tot specialiseren ( kwaliteitsverbetering)
- Gezamenlijke ontwikkeling en gebruik maken van inkooptools ( kwaliteitsverbetering en
kostenbesparing)
6 manieren waarop inkoop toegevoegde waarde kan hebben:
- Bijdragen aan de voortgang van het organisatieproces
- Bijdragen aan totale kostenbeheersing
- Minimaliseren van de strategische kwetsbaarheid
- Bijdragen aan proces- en productvernieuwing
- Bijdragen aan innovatie en flexibiliteit
- Vertegenwoordigen van de organisatie.
Primaire inkoopbehoefte = burgers en bedrijven
Ondersteunende inkoopbehoefte = aanbestedende dienst zelf
Verschil tussen inkoop bij de overheid en bedrijfsleven:
- Andere organisatiedoelstellingen
- Politiek en budgettair
- Wet en regelgeving; handelingskader
- De nadruk ligt meer op rechtmatigheid dan doelmatigheid bij de overheid.
5 trends in overheidsinkoop:
- Meer aandacht voor mkb
- Meer clustering
- Contractbeheer groeit naar contractmanagement
- Meer focus op levenscyclus en duurzaamheid
- Vaker op basis van resultaatverplichting (ipv inspanningsverplichting)
, Hoofstuk 2:
7 vormen van laakbaar gedrag:
- Corruptie: iets nalaten voor persoonlijk voordeel of ruil voor een wederdienst van 3 de
- Fraude, diefstal en verduistering: profiteert ten kosten van de overheid zonder 3 de
- Non quid pro quo beloften en giften: geschenken, dit staat vast in het integriteitsbeleid of
gedragscode
- Belangenverstrengeling: nevenfunctie in mogelijke strijd met publieke functie, register
vastleggen.
- Overige onverenigbare functies en activiteiten: bijv. gokken – risico voor functioneren hoog
ambtenaar.
- Misbruik en manipulatie van info: liegen en bedriegen en lekken van info.
- Verspilling en wanprestatie: nalatig, verspillen materiaal, wanprestatie, niet effectief/efficiënt
werken
Welke fasen van het inkoopproces integriteitsrisico’s:
Alle fasen:
- Voortraject = toeschrijven van de specificaties
- Tactische inkoop = buiten nota van inlichtingen antwoord geven
- Operationele inkoop = niet tijdig leveren
4 ogenprincipe en duidelijke rol en taakverdeling
4 kernwaarden uit de nevi gedragscode:
- Zakelijk fatsoen
- Vrije mededingen
- Deskkundigheid en objectiviteit
- Duurzaamheid
Tips voor integer handelen voor publieke inkopers:
- Onthoud voor wie je inkoop
- Houd faire marktwerking voor ogen
- Voorkom schijn van belangverstregeling/ corruptie
- Ga zorgvuldig om met info
- Ken de integriteitsregels
- Maak twijfels bespreekbaar
- Meld schending, ook vermoedens
4 conflicterende waarden waar inkoop mee te maken heeft:
- Efficiënt en effectief omgaan met publieke middelen
- Zorgen voor transparantie en democratische verantwoording
- Voorbeeldrol integriteit uitstralen en continu handelen in de letter en als geest van het beleid
- Door politiek gedefinieerde algemeen belang boven het belang van individu en organisatie
Welke extra kennis en vaardigheden moeten een inkoper beschikken:
- Kennis over wetten, regels en procedures die specifiek van invloed zijn op inkoopbeslissingen
- Kennis van de manier waarop politieke besluitvorming plaatsvindt en welke effect kan
hebben op inkoopbeslissing (politiek gevoel, omgaan met uiteenlopende belangen)
- Kennis van organisatie en werkwijzen van overheidsinstanties.
, Hoofdstuk 3:
Publiekrecht:
- Alle rechtsregels met betrekking tot de inrichting van de staat (de overheid)
- De verhouding tussen overheden onderling
- De relatie tussen overheid en ‘burgers en bedrijven’
- Bijv. de staatsinrichting en de institusties die daarbij horen, het strafrecht,
wegenverkeerswetgeving, bestuursrecht en de regels aangaande de belastingen. Overheid
optreedt op basis van overheidstaak.
Privaatrecht:
- Het recht dat de juridische betrekking regelt tussen burgers en bedrijven
- Beschreven in het burgerlijk wetboek (BW)
- Bijv. overeenkomst afsluiten is een privaatrechtelijke rechtshandeling
Publiekrechtelijke rechtspersonen:
- de staat, provincies, gemeenten, waterschappen, alle lichamen waaraan
grondwet/overheidstaken opdragen: dienst uitvoering onderwijs, openbare ministerie,
staatsbosbeheer
privaatrechtelijke rechtspersonen:
- verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, naamloze vennootschappen,
besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, stichtingen.
Aanbestedingsrecht, publiek of privaatrecht?
De overheidsinstantie handelt als privaatrechtelijke rechtspersoon binnen publiekrechtelijke kaders:
- inkopers hebben te maken met privaatrecht (overeenkomst) en met publiekrechtelijke
rechtskader (handelen als overheid)
- inkopers bedrijfsleven alleen privaatrecht
- aanbestedingsrecht valt onder het privaatrecht (sluiten overeenkomsten)
Welke fasen bestaat het inkoopproces:
- Voortraject
- Tactische inkoop
- Operationele inkoop
Stappen beschrijven waaruit de fasen van het inkoopproces bestaan:
Voortraject – Specificeren – selecteren – contracteren – bestellen – bewaken – nazorg
Voorbereiding = voortraject en specificeren
Tactische inkoop = specificeren – selecteren en contracteren
Operationele inkoop = bestellen – bewaken – nazorg
Relatie tussen inkoop en aanbesteden:
Aanbesteden is een manier om het tactische inkoopproces vorm te geven: hoe wordt ingekocht?
Aanbesteden is het geheel van rechtsregels dat het gedrag van overheidsopdrachtgevers rond de
uitgifte van opdrachten in onderlinge concurrentie normeert voor werken, dienst en levering.
Waarom bestaat de voorbereidingsfase uit het voortraject en specificeren?
In het voortraject gaat het om inkoop technische keuzes, bij specificeren om aanbestedingsrechtelijke
keuzes; inventariseren, voorbereiden en keuzes maken.
4 niveaus van inkoopfunctie:
Strategische inkoopfunctie: bepalen inkoopvisie, inkoopbeleid, inkoopstrategie en de inkoopdiagnos
uitvoeren.
Tactische inkoop: bepalen van de aanbestedingsstrategie, specificeren van de strategische behoefte.
Operationele inkoop: plaatsen van orders, verifiëren van facturen, onderhoud met leveranciers.
Ondersteunende activiteiten: digitaliseren factuurafhandeling, trainen medewerkers.
3 manieren hoe de inkoopfunctie georganiseerd kan worden:
Centrale inkoopfunctie: 1 afdeling verantwoordelijk voor de inkoop.
Voordelen: doelmatigheid hoog door bundeling, overzicht en uniformiteit, makkelijker bijhouden van
beleid, en wet- en regelgeving, rechtmatigheid hoog door standaardisatie en borgen van kennis,
duidelijk aanspreekpunt.
Nadelen: gebrek aan drachtvlak, lage beleidsvrijheid, inkoopcontracten met onvoldoende oog voor de
uitvoering, kan vertragend werken en inflexibel lijken.
Decentrale inkoopfunctie: inkoop bij verschillende afdelingen ( strategische inkoopfunctie niet
decentraal)
Voordelen: groot draagvlak, groot beleidsvrijheid, budgethouder kan zelf inkopen, flexibeler en
sneller.
Nadelen: vaak onvoldoende centrale sturing en coördinatie, lage doelmatigheid door versnippering
en dubbel werk, standaardisatie niet goed mogelijk, weinig inkoopvoordeel, rechtmatigheid lager
door naleving wet- en regelgeving is lastiger, borging kennis moeilijker.
Gecoördineerde inkoopfunctie: voordelen van centraal en decentraal gecombineerd.
Nadelen: taak verschuiving en verzwaring, extra ft’s, bij scholing noodzakelijk.
,4 doelen van inkoopsamenwerking tussen aanbestedende diensten:
- Professionalisering van inkoopproces en inkoopfunctie
- Delen van informatie ( leren, inkoopkennis vergroten)
- Mogelijkheid tot specialiseren ( kwaliteitsverbetering)
- Gezamenlijke ontwikkeling en gebruik maken van inkooptools ( kwaliteitsverbetering en
kostenbesparing)
6 manieren waarop inkoop toegevoegde waarde kan hebben:
- Bijdragen aan de voortgang van het organisatieproces
- Bijdragen aan totale kostenbeheersing
- Minimaliseren van de strategische kwetsbaarheid
- Bijdragen aan proces- en productvernieuwing
- Bijdragen aan innovatie en flexibiliteit
- Vertegenwoordigen van de organisatie.
Primaire inkoopbehoefte = burgers en bedrijven
Ondersteunende inkoopbehoefte = aanbestedende dienst zelf
Verschil tussen inkoop bij de overheid en bedrijfsleven:
- Andere organisatiedoelstellingen
- Politiek en budgettair
- Wet en regelgeving; handelingskader
- De nadruk ligt meer op rechtmatigheid dan doelmatigheid bij de overheid.
5 trends in overheidsinkoop:
- Meer aandacht voor mkb
- Meer clustering
- Contractbeheer groeit naar contractmanagement
- Meer focus op levenscyclus en duurzaamheid
- Vaker op basis van resultaatverplichting (ipv inspanningsverplichting)
, Hoofstuk 2:
7 vormen van laakbaar gedrag:
- Corruptie: iets nalaten voor persoonlijk voordeel of ruil voor een wederdienst van 3 de
- Fraude, diefstal en verduistering: profiteert ten kosten van de overheid zonder 3 de
- Non quid pro quo beloften en giften: geschenken, dit staat vast in het integriteitsbeleid of
gedragscode
- Belangenverstrengeling: nevenfunctie in mogelijke strijd met publieke functie, register
vastleggen.
- Overige onverenigbare functies en activiteiten: bijv. gokken – risico voor functioneren hoog
ambtenaar.
- Misbruik en manipulatie van info: liegen en bedriegen en lekken van info.
- Verspilling en wanprestatie: nalatig, verspillen materiaal, wanprestatie, niet effectief/efficiënt
werken
Welke fasen van het inkoopproces integriteitsrisico’s:
Alle fasen:
- Voortraject = toeschrijven van de specificaties
- Tactische inkoop = buiten nota van inlichtingen antwoord geven
- Operationele inkoop = niet tijdig leveren
4 ogenprincipe en duidelijke rol en taakverdeling
4 kernwaarden uit de nevi gedragscode:
- Zakelijk fatsoen
- Vrije mededingen
- Deskkundigheid en objectiviteit
- Duurzaamheid
Tips voor integer handelen voor publieke inkopers:
- Onthoud voor wie je inkoop
- Houd faire marktwerking voor ogen
- Voorkom schijn van belangverstregeling/ corruptie
- Ga zorgvuldig om met info
- Ken de integriteitsregels
- Maak twijfels bespreekbaar
- Meld schending, ook vermoedens
4 conflicterende waarden waar inkoop mee te maken heeft:
- Efficiënt en effectief omgaan met publieke middelen
- Zorgen voor transparantie en democratische verantwoording
- Voorbeeldrol integriteit uitstralen en continu handelen in de letter en als geest van het beleid
- Door politiek gedefinieerde algemeen belang boven het belang van individu en organisatie
Welke extra kennis en vaardigheden moeten een inkoper beschikken:
- Kennis over wetten, regels en procedures die specifiek van invloed zijn op inkoopbeslissingen
- Kennis van de manier waarop politieke besluitvorming plaatsvindt en welke effect kan
hebben op inkoopbeslissing (politiek gevoel, omgaan met uiteenlopende belangen)
- Kennis van organisatie en werkwijzen van overheidsinstanties.
, Hoofdstuk 3:
Publiekrecht:
- Alle rechtsregels met betrekking tot de inrichting van de staat (de overheid)
- De verhouding tussen overheden onderling
- De relatie tussen overheid en ‘burgers en bedrijven’
- Bijv. de staatsinrichting en de institusties die daarbij horen, het strafrecht,
wegenverkeerswetgeving, bestuursrecht en de regels aangaande de belastingen. Overheid
optreedt op basis van overheidstaak.
Privaatrecht:
- Het recht dat de juridische betrekking regelt tussen burgers en bedrijven
- Beschreven in het burgerlijk wetboek (BW)
- Bijv. overeenkomst afsluiten is een privaatrechtelijke rechtshandeling
Publiekrechtelijke rechtspersonen:
- de staat, provincies, gemeenten, waterschappen, alle lichamen waaraan
grondwet/overheidstaken opdragen: dienst uitvoering onderwijs, openbare ministerie,
staatsbosbeheer
privaatrechtelijke rechtspersonen:
- verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, naamloze vennootschappen,
besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, stichtingen.
Aanbestedingsrecht, publiek of privaatrecht?
De overheidsinstantie handelt als privaatrechtelijke rechtspersoon binnen publiekrechtelijke kaders:
- inkopers hebben te maken met privaatrecht (overeenkomst) en met publiekrechtelijke
rechtskader (handelen als overheid)
- inkopers bedrijfsleven alleen privaatrecht
- aanbestedingsrecht valt onder het privaatrecht (sluiten overeenkomsten)
