PROJECTMANAGEMENT
= een manier om je werk aan te pakken.
3 manieren om dingen aan te pakken:
1. Improvisatie (als het plots en snel moet gaan)
Waarvoor? Plots, snelle, ad hoc gebeurtenissen
Voordeel? Veel vrijheid voor uitvoerder en ruimte voor creativiteit
Nadeel? Onzekere uitkomst & chaotische werkwijze
Bv. verkeersongeval, last minute feestje
2. Routineus (als je het vaker en herhaaldelijk doet)
Waarvoor? Herhaaldelijk werk met goed voorspelbaar resultaat
Voordeel? Je kan op eerdere oplossingen terugvallen en werkt volgens een
duidelijke procedure
Nadeel? Nauwelijks vrijheid of creativiteit voor de uitvoerder
Bv. productie in fabriek, werk in restaurant
3. Projectmatig (als je voor de eerste keer iets doet)
Waarvoor? Nieuw werk met eenmalig en tijdelijk karakter
Voordeel?
- Je ontwerpt een plan van aanpak op maat van het resultaat dat je moet
halen: elk project ziet er anders uit
- Beter controle, geen onnodige risico’s
- Betere communicatie, iedereen spreekt verwachtingen uit
- Tevreden klanten, als je je aan de afspraak houdt
- Betere resultaten, op goede én lange termijn
Nadeel? Werkwijze is niet onmiddellijk duidelijk, veel frictie tussen bedrijf
en klant of teamleden onderling
Creatieve projecten
In elk project zit er een evolutie van improvisatie, projectmatig en routineus!
Bv: Corona lockdown -> Start: chaos, Vervolgens: project, Nu: routine
Wat is een project?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen - meestal uit
verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf
vastgesteld doel te bereiken of werk te voltooien
binnen een vooraf vastgesteld budget.
Iron triangle of ‘triple constraint’
Met deze drie elementen moet je rekening houden
in élk project
, Scope: wat moet er allemaal gedaan worden (hoeveelheid werk)?
Tijd: hoeveel tijd krijgen we om dit project uit te voeren?
Budget: hoeveel mensen en middelen krijgen we voor dit project?
Het probleem? Je kan maar twee elementen echt
kiezen!
De klant vraagt meer en meer uitbreidingen van je
project of extra werk tijdens de uitvoering. Daardoor
stijgt de kostprijs en/of de tijdsduur van je project.
Scope Creep is een groot probleem bij
productontwikkeling in alle sectoren, zeker de
creatieve.
Waterval
Zo ziet de klassieke aanpak van projecten eruit:
1. Initiatief: Wat is het idee? Kunne we dit maken?
2. Definitie: Wat moet er gebeuren? Hoeveel tijd, mensen en middelen
hebben we?
3. Ontwerp: Hoe moet het eruit gaan zien?
4. Voorbereiding: Hoe en door wie kan het gemaakt worden?
5. Realisatie: Het projectresultaat uitvoeren zoals gepland
6. Nazorg: Testen, gebruiken en waar mogelijk instant houden
Wat zijn de voordelen van deze methode?
Gestructureerd
o Eke fase sluit je eerst af voor je de volgende start
Voorspelbaar
o De klant krijgt precies wat is afgesproken
Gedocumenteerd
, o Alles staat op papier
Gepland
o Iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht
Meest geschikt voor perfect voorspelbare projecten. Waterval gebruiken als
werkmethode is zoals het weer voorspellen, in de realiteit ziet het resultaat er
vaak anders uit.
Waarom lopen processen fout?
Vage doelen bij de start: Vaak weet je klant niet goed wat hij wil
Vraag klanten wijzigt: Vaak dankzij nieuwe inzichten
Trage voortgang: Je moet telkens wachten tot de vorige fase gedaan is
om een nieuwe te kunnen starten.
Niet of te laat testen: Wat als het idee niet aanslaat bij het publiek?
Excel hell: Je hebt uitgebreide documentatie nodig om iedereen op de
hoogte te houden.
Paper planning: Niemand in het team houdt zich aan het tijdsschema en
plan.
Team troubles: Iemand anders werkt zijn deel niet af dus je kan niet
voort.
Gemiste deadlines: Projecten in de creatieve sector starten zelden op
tijd of geraken zelden op de afgesproken deadline af.
Masterpiece mentality: Je hebt vaak grootse ideeën als mediamaker
maar vindt het lastig om ze binnen tijd, scope of budget te houden.
Perfectionisten hebben er last van.
Tijdverspillen, en hoe ze te vermijden
Uitstelgedrag of het ‘studentensyndroom’: je geeft geen prioriteit aan je
hoofdtaken en doet alles tegen de deadline, waardoor de mentale stress en druk
toeneemt, je moeilijker hoofd- van bijzaken kan onderscheiden en je resultaten
eronder lijden.
Wet van Parkinson:
Je hebt als mens de neiging alle voorziene tijd voor een taak ook effectief te
benutten. Maar het werk dat je spendeert aan je taken dijt ook uit naar de
, beschikbare tijd om deze taak te realiseren. Of: hoe meer tijd je hebt, hoe langer
de taak duurt (ook al kan je het efficiënter doen in een kortere looptijd).
Daardoor blijft je project vaak niet binnen tijd en budget.
In een werksituatie word je meestal ook niet beloond als je eerder klaar bent dan
de in de planning afgesproken einddatum, maar net belast met extra werk of
ervan verdacht dat je je activiteiten te ruim inschat. Hierdoor pas je automatisch
de snelheid van je werk aan en vertraag je net.
Multitasking:
Bij multitasking werk je tegelijkertijd aan meerdere activiteiten samen. Uit
onderzoek blijkt echter dat we dat slecht kunnen. Multitasking leidt niet tot
efficiënter werken, maar een verlaging van de productiviteit.
De reden? Hoe vaker je van taken of projecten switcht, hoe meer tijd je nodig
hebt om je in te werken. Wanneer je je zonder onderbreking op een enkele
activiteit kan concentreren, rond je activiteiten eerder af.
Twee tegenstrijdige trekken komen samen in al deze tijdsverspillers
We hebben de neiging onszelf te overschatten én de uit te voeren taken te
onderschatten.
Als je snel een inschatting van de tijd wil opmaken, doe je dat in grote
lijnen. Vaak vergeet je dat die grote lijnen uit heel wat deelactiviteiten
bestaan die stuk voor stuk een deeltje van je beschikbare tijd zullen
opeisen.
Veel projectmanagers beseffen dat dit risico is en rekenen soms een te
ruime marge in de doorlooptijd van een project (de zogenaamde
buffertijd). Daardoor duurt een project in de praktijk vaak NOG langer.
Grote projecten nemen vaak te veel buffertijd, freelancers vaak te weinig.
Hoe dit te vermijden?
Overschat jezelf niet
Onderschat ook het aantal taken niet
Werk met korte doorlooptijden: plan niet te ruim en voorzie niet te veel
‘buffertijd’
Doe slechts een taak per keer
Zet strikte en korte deadlines, en doe dit geregeld tijdens de ganse
doorlooptijd van je project
Focus altijd op dringende en belangrijke zaken eerst
Pareto principe:
Vilfredo Pareto ontdekte dat 80% van de economie in zijn land werd beheerst
door 20% bevolking.
= een manier om je werk aan te pakken.
3 manieren om dingen aan te pakken:
1. Improvisatie (als het plots en snel moet gaan)
Waarvoor? Plots, snelle, ad hoc gebeurtenissen
Voordeel? Veel vrijheid voor uitvoerder en ruimte voor creativiteit
Nadeel? Onzekere uitkomst & chaotische werkwijze
Bv. verkeersongeval, last minute feestje
2. Routineus (als je het vaker en herhaaldelijk doet)
Waarvoor? Herhaaldelijk werk met goed voorspelbaar resultaat
Voordeel? Je kan op eerdere oplossingen terugvallen en werkt volgens een
duidelijke procedure
Nadeel? Nauwelijks vrijheid of creativiteit voor de uitvoerder
Bv. productie in fabriek, werk in restaurant
3. Projectmatig (als je voor de eerste keer iets doet)
Waarvoor? Nieuw werk met eenmalig en tijdelijk karakter
Voordeel?
- Je ontwerpt een plan van aanpak op maat van het resultaat dat je moet
halen: elk project ziet er anders uit
- Beter controle, geen onnodige risico’s
- Betere communicatie, iedereen spreekt verwachtingen uit
- Tevreden klanten, als je je aan de afspraak houdt
- Betere resultaten, op goede én lange termijn
Nadeel? Werkwijze is niet onmiddellijk duidelijk, veel frictie tussen bedrijf
en klant of teamleden onderling
Creatieve projecten
In elk project zit er een evolutie van improvisatie, projectmatig en routineus!
Bv: Corona lockdown -> Start: chaos, Vervolgens: project, Nu: routine
Wat is een project?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen - meestal uit
verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf
vastgesteld doel te bereiken of werk te voltooien
binnen een vooraf vastgesteld budget.
Iron triangle of ‘triple constraint’
Met deze drie elementen moet je rekening houden
in élk project
, Scope: wat moet er allemaal gedaan worden (hoeveelheid werk)?
Tijd: hoeveel tijd krijgen we om dit project uit te voeren?
Budget: hoeveel mensen en middelen krijgen we voor dit project?
Het probleem? Je kan maar twee elementen echt
kiezen!
De klant vraagt meer en meer uitbreidingen van je
project of extra werk tijdens de uitvoering. Daardoor
stijgt de kostprijs en/of de tijdsduur van je project.
Scope Creep is een groot probleem bij
productontwikkeling in alle sectoren, zeker de
creatieve.
Waterval
Zo ziet de klassieke aanpak van projecten eruit:
1. Initiatief: Wat is het idee? Kunne we dit maken?
2. Definitie: Wat moet er gebeuren? Hoeveel tijd, mensen en middelen
hebben we?
3. Ontwerp: Hoe moet het eruit gaan zien?
4. Voorbereiding: Hoe en door wie kan het gemaakt worden?
5. Realisatie: Het projectresultaat uitvoeren zoals gepland
6. Nazorg: Testen, gebruiken en waar mogelijk instant houden
Wat zijn de voordelen van deze methode?
Gestructureerd
o Eke fase sluit je eerst af voor je de volgende start
Voorspelbaar
o De klant krijgt precies wat is afgesproken
Gedocumenteerd
, o Alles staat op papier
Gepland
o Iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht
Meest geschikt voor perfect voorspelbare projecten. Waterval gebruiken als
werkmethode is zoals het weer voorspellen, in de realiteit ziet het resultaat er
vaak anders uit.
Waarom lopen processen fout?
Vage doelen bij de start: Vaak weet je klant niet goed wat hij wil
Vraag klanten wijzigt: Vaak dankzij nieuwe inzichten
Trage voortgang: Je moet telkens wachten tot de vorige fase gedaan is
om een nieuwe te kunnen starten.
Niet of te laat testen: Wat als het idee niet aanslaat bij het publiek?
Excel hell: Je hebt uitgebreide documentatie nodig om iedereen op de
hoogte te houden.
Paper planning: Niemand in het team houdt zich aan het tijdsschema en
plan.
Team troubles: Iemand anders werkt zijn deel niet af dus je kan niet
voort.
Gemiste deadlines: Projecten in de creatieve sector starten zelden op
tijd of geraken zelden op de afgesproken deadline af.
Masterpiece mentality: Je hebt vaak grootse ideeën als mediamaker
maar vindt het lastig om ze binnen tijd, scope of budget te houden.
Perfectionisten hebben er last van.
Tijdverspillen, en hoe ze te vermijden
Uitstelgedrag of het ‘studentensyndroom’: je geeft geen prioriteit aan je
hoofdtaken en doet alles tegen de deadline, waardoor de mentale stress en druk
toeneemt, je moeilijker hoofd- van bijzaken kan onderscheiden en je resultaten
eronder lijden.
Wet van Parkinson:
Je hebt als mens de neiging alle voorziene tijd voor een taak ook effectief te
benutten. Maar het werk dat je spendeert aan je taken dijt ook uit naar de
, beschikbare tijd om deze taak te realiseren. Of: hoe meer tijd je hebt, hoe langer
de taak duurt (ook al kan je het efficiënter doen in een kortere looptijd).
Daardoor blijft je project vaak niet binnen tijd en budget.
In een werksituatie word je meestal ook niet beloond als je eerder klaar bent dan
de in de planning afgesproken einddatum, maar net belast met extra werk of
ervan verdacht dat je je activiteiten te ruim inschat. Hierdoor pas je automatisch
de snelheid van je werk aan en vertraag je net.
Multitasking:
Bij multitasking werk je tegelijkertijd aan meerdere activiteiten samen. Uit
onderzoek blijkt echter dat we dat slecht kunnen. Multitasking leidt niet tot
efficiënter werken, maar een verlaging van de productiviteit.
De reden? Hoe vaker je van taken of projecten switcht, hoe meer tijd je nodig
hebt om je in te werken. Wanneer je je zonder onderbreking op een enkele
activiteit kan concentreren, rond je activiteiten eerder af.
Twee tegenstrijdige trekken komen samen in al deze tijdsverspillers
We hebben de neiging onszelf te overschatten én de uit te voeren taken te
onderschatten.
Als je snel een inschatting van de tijd wil opmaken, doe je dat in grote
lijnen. Vaak vergeet je dat die grote lijnen uit heel wat deelactiviteiten
bestaan die stuk voor stuk een deeltje van je beschikbare tijd zullen
opeisen.
Veel projectmanagers beseffen dat dit risico is en rekenen soms een te
ruime marge in de doorlooptijd van een project (de zogenaamde
buffertijd). Daardoor duurt een project in de praktijk vaak NOG langer.
Grote projecten nemen vaak te veel buffertijd, freelancers vaak te weinig.
Hoe dit te vermijden?
Overschat jezelf niet
Onderschat ook het aantal taken niet
Werk met korte doorlooptijden: plan niet te ruim en voorzie niet te veel
‘buffertijd’
Doe slechts een taak per keer
Zet strikte en korte deadlines, en doe dit geregeld tijdens de ganse
doorlooptijd van je project
Focus altijd op dringende en belangrijke zaken eerst
Pareto principe:
Vilfredo Pareto ontdekte dat 80% van de economie in zijn land werd beheerst
door 20% bevolking.
