Samenvatting Debiteuren- en crediteurenbeheer

SAMENVATTING DEBITEUREN &
CREDITEURENBEHEER
GRADUAAT ACCOUNTING ADMINISTRATION, 1ACC


L.Y.
ERASMUSHOGESCHOOL BRUSSEL
Campus Bloemenhof

,Inhoudsopgave
1 Belang van debiteuren- en crediteurenbeheer............................................................................................. 2

2 Debiteurenadministratie en beheer............................................................................................................. 4

2.1 Belangrijkste stappen in het verkoopproces...................................................................................................7

2.2 Opstellen van facturen.................................................................................................................................11

2.3 Facturatie en btw-aspecten..........................................................................................................................12

2.4 Debiteurenbeleid uitstippelen......................................................................................................................13

2.5 Debiteurenproces..........................................................................................................................................15

3 Crediteurenadministratie en beheer.......................................................................................................... 17

3.1 Financieringsmiddelen op korte termijn.......................................................................................................22

4 Handelsdocumenten................................................................................................................................. 25

,1 Belang van debiteuren- en crediteurenbeheer
Medewerker debiteurenbeheer
 Aanmaken van klanten
 Registreren van wijzigingen
 Betalingstermijnen opvolgen en controleren
 Klanten aanmanen om te betalen
 Problemen opvolgen i.v.m. niet bepaalde facturen
 Betaalachterstanden van de klant analyseren
 Schadedossiers opvolgen

Reden van (te) laat betalen
 Vergeten
 Te laag saldo
 Incidenteel geldgebrek
 Chronisch geldgebrek
 Geschil

Gevolg van (te) laat betalen
 Faillissement
 Geen inkomsten
 Geen geld om nieuwe projecten uit te werken
 Geen geld om leveranciers te betalen
 Lage productiviteit

Oorzaken van faillissementen
 Veranderingen in de markt
 Slecht beleid en slecht management:
o Facturen worden te laat geïncasseerd
o Geen duidelijk inzicht in hoe de onderneming ervoor staat
 Onvoldoende werkkapitaal: vlottende activa - de vlottende passiva
 Bv. horeca, transport, kleinhandel, …

Wat zijn debiteuren?
 Debiteuren = klanten met schuld, ze moeten nog betalen
 Bv. personen, bedrijven, instellingen, …
 ‘Schuldenaar’

Wat zijn crediteuren?
 Crediteuren = iemand aan wie jij nog moeten betalen, zij
moeten nog geld krijgen

,Nut
 Winst
 Continuïteit
 Groei

Hoe?
 Op tijd correcte facturen versturen
 Signaleren van achterstallige betalingen
 Snelle klachtenprocedure
 Bijhouden van betalingsregelingen
 Opvolgen van ratio’s

Cash flow
 Cash flow of kasstroom = verschil tussen inkomsten en
uitgaven over een bepaalde periode
 Positief?:
o Je kan aan je verplichtingen voldoen
 Negatief?:
o Je kan niet aan je verplichtingen voldoen
o Er verlaat meer geld dan dat er binnenkomt
o Leningen nodig  kost geld
 Bescherming:
o Klanten op tijd laten betalen
o Voldoende werkkapitaal
o Goed debiteuren- en crediteurenbeheer

Zinvol voor elke ondernemer?
 Ja:
o Veel ondernemers zijn bang om hun relatie met de klanten te verstoren
o Hebben de neiging om het probleem te onderschatten
 Niet alleen belangrijk voor eigenaar/directeur of boekhouder, ook voor marketing, verkoper,
productiemedewerker en bediende

, 2 Debiteurenadministratie en beheer
Belang van een strategisch ondernemingsplan
 Basis = strategisch ondernemingsplan:
o Waarom je onderneemt
o Wat je wil aanbieden en waarom
o Aan wie je wil verkopen (soort debiteur)
o Hoe je je gaat onderscheiden in de markt
o Wat het kost
 Resultaat v/e onderbouwd strategisch plan bevat:
o Krijtlijnen van het debiteuren- en crediteurenbeheer
o Overzicht risico’s van de markt
o Overzicht toepasbare wetgeving
o Gangbare betalingstermijnen
o Gangbare procedures (vb. consumentenmarkt andere aanpak dan institutionele
markt)

Soorten klanten
 Consumentenmarkt (personen of gezinnen)
 Industriële markt (organisaties die goederen kopen om er zelf verder mee te produceren)
 Intermediaire markt (doorverkopers)
 Institutionele markt (grootverbruikers als ziekenhuizen en scholen)

Check kredietwaardigheid van je klant
 Kredietwaardigheid  Kan klant zijn rekeningen betalen?
 Weet met wie je zaken doet:
o Gebruik alle beschikbare en relevante data
o Intern en extern over individuele klant en de markt:
 Betaalgedrag en aankoopgedrag
 Sociale media, klantervaringen, KBO, …
 Risico analyse altijd mogelijk en noodzakelijk?:
o Theorie: altijd ja!
o Praktijk: niet altijd mogelijk!
o Reden: inzicht bij bestaande klanten in het betaalgedrag en het koopgedrag
 Hoe?:
o Check jaarrekening: balans
o Check KBO
o Informatiebureau
o Ken de problemen van de sector
o Leer uit voorgaande ervaringen
 Soorten: solvabiliteit, liquiditeit, current ratio en quick ratio