HOOFDSTUK 1
Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is het stellen van uitsluitingsgronden facultatief.
per aanbesteding wordt vastgesteld of het proportioneel is om uitsluitingsgronden te vragen. Ook
wanneer ondernemers op een groslijst staat is het niet proportioneel om uitsluitingsgronden te
hanteren.
Geschiktheidseisen en selectiecriteria worden alleen toegepast wanneer de geschiktheid van
de potentiele inschrijver nog onbekend is, dus bij een nieuwe speler op de markt.
Indien, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen of selectiecriteria worden toegepast is de dienst
verplicht het Uniform Europees Aanbestedingsdocument UEA, te hanteren.
Bij zowel enkelvoudig als meervoudige onderhandse aanbestedingen zijn de algemene
beginselen en uitgangspunten van aanbesteden van toepassing. De dienst moet dus
objectief kunnen motiveren waarom de desbetreffende ondernemer(s) is/zijn gekozen.
Bij het selecteren van de ondernemer(s) moet altijd rekening worden gehouden met het
inkoopbeleid. Daarin staan uitgangspunten met betrekking tot economische, ethische en
duurzaamheidsaspecten, die kunnen invloed hebben op de keuze van ondernemers.
Het gebeurt vaak dat een gemeente aangeeft het lokale MKB te willen stimuleren. Dat kan, mitst
goed gemotiveerd. In het inkoopbeleid of de selectiemethodiek moet een uitleg staan over de
manier waarop lokale
ondernemers deel uitmaken van de uitgenodigde ondernemers.
Het is van belang dat het voor de uitgenodigde ondernemers volstrekt duidelijk is hoe de procedure
zal verlopen en op basis van welke gunningscriteria hun aanbiedingen zullen worden beoordeeld.
Succhi di Fruta geldt dus ook voor onderhands. De dienst moet dus transparant handelen en
iedere ondernemer gelijk behandelen. Ook hoort het motiveren van de gunningsbeslissing hierbij.
Na de gunningsbeslissing, geldt ook een opschortende termijn, deze is vaak 10 dagen. Let op, dit
is alleen bij de meervoudig onderhandse aanbesteding.
Procedure CENTRALE overheid
HOOFDSTUK 2
Termijn voor verstrekken inlichtingen in NOTA, op basis van Aanbesteding Regelement
Werken (ARW 2016) voor indienen van de offerte is 6 dagen.
Termijnen voor het indienen van de offertes:
1
,De termijn voor de mededeling van uitsluiting en afwijzing wordt niet voorgeschreven. De
ondernemer moet z.s.m. gemotiveerd worden gemedegedeeld waarom hij wordt uitgesloten. Bij
EUA is dit 15 dagen, voor OH moet proportioneel zijn.
De opschortende termijn is 10 dagen
Voorbeeld planning:
Activiteit tijdspad
voorbereiding aanbesteding (ca. 1-2 weken)
verzending aankondiging T
deadline indienen van vragen T + 10
verzending Nota van Inlichtingen T + 13
deadline digitale indiening offerte T + 19
T + 19, + 5
opening digitale kluis minuten
digitaal verzenden proces-verbaal van aanbesteding T + 21 dagen
beoordeling offertes door beoordelingsteam T+ 26
beoordelingsvergadering T + 26
verzenden gunningsbeslissing T + 27
opschortende termijn T + 28 t/m T + 37
indienen bewijsstukken T + 35
verzending opdrachtbrief en definitieve afwijzingsbrieven vanaf T + 38
ondertekening overeenkomst vanaf T + 38
er is geen aankondiging van opdracht omdat het om een besloten aanbesteding gaat.
Hoofdstuk 3
Bij het selecteren van de ondernemers die aan de OH mogen deelnemen moet op objectieve
gronden worden gekozen. Het is belangrijk dat de dienst hier een beleid of systematiek in vindt. Bij
het herhaaldelijk uitnodigen van de zelfde ondernemers worden andere partijen achtergesteld en
verliest de dienst de voeling met de markt.
Afhankelijk van de aanbesteding zijn er verschillende manieren om de leveranciers te kiezen:
De raamovereenkomst is geschikt als er vooraf al voldoende kan worden gespecificeerd. de
winnaars van de aanbesteding kunnen dan evt per opdracht een offerte uitbrengen waardoor er
een shortlist ontstaat.
Bij de projectmethode wordt per opdracht een selectie gemaakt. Hierbij zijn een aantal stappen
1. Stel dmv marktverkenning een longlist op met alle ondernemers die voldoen aan de
criteria.
2. Maak je shortlist (3 tot 5) op basis van criteria
3. Reflecteer op de shortlist, eerder gekozen, past performance etc.
4. Goedkeuring shortlist
5. Capaciteit ondernemers natrekken.
Bij de projectmethode wordt veel rekening gehouden met projectdoelen en inkoopbeleid.
Kenmerken zijn:
2
, - Geschikt voor complexe projecten.
- Veel ruimte voor inbreng van projectleiders en/of budgethouders.
- Groot intern draagvlak.
- Kwaliteit van de selectie afhankelijk van de aanwezige marktkennis.
- Vereist discipline om oude ondernemers te verlaten en ook toetreders uit te nodigen.
- Meer ruimte voor integriteitsrisico’s en favoritisme bij een beperkt professionele
inkooporganisatie.
-
De Groslijstmethodiek
Voor alle inkoop categorieën wordt een lijst opgesteld met ondernemers in die branche. Er worden
per aanbesteding 3 tot 5 deelnemers gekozen. Belangrijk is hier dat de verschillende opdrachten in
dezelfde branche niet dusdanig op elkaar lijken dat ze gezamenlijk EUA hadden moeten zijn.
Om een Grosmanlijst op te stellen kunnen de volgende stappen worden genomen:
1. Voorbereiding, doe een spend-analyse en praat met de interne klant over toekomstige
projecten. Gebruik marktverkenning om potentiele ondernemers te inventariseren.
2. Indelen Groslijst, op basis van categorie en/of grootte van de opdracht. Stel per lijst
criteria vast. Normaliter worden binnen 3 jaar alle ondernemers op een Groslijst een keer
uitgenodigd. Het aantal bedrijven zou dus 2 a 3x het aantal verwachten opdrachten moeten
zijn (indien mogelijk). Gebruik een parallel lijst, een tweede lijst met bijvoorbeeld alleen
binnenkomers. Maak eventuele reserve lijsten met bedrijven die de criteria net niet halen
om op de hoofdlijst te staan.
3. Samenstellen van een Groslijst, maak de lijst bekend aan de geselecteerde en
openbaar zodat geïnteresseerde ondernemers zich kunnen aanmelden en registreren. Toets
vervolgens of alle ondernemers voldoen aan de criteria en rank ze. Informeer vervolgens of
een bedrijf wel of niet op de lijst staat.
4. Opschonen van de lijst a.d.h.v.; past performance, nooit winnen opdracht of niet
inschrijven.
Nadat de lijst is opgesteld is het goed om een beleid op te stellen voor de keuze in ondernemers,
dit i.v.m. transparantie. Dat kan door bijvoorbeeld loting, roulatie, gewogen roulatiesysteem, twee
bakjesmethode of met opdracht specifieke eisen.
Hoofdstuk 4
Een stakeholder is een persoon of partij die zelf invloed ondervindt van of kan uitoefenen op
inkoop, in positieve of negatieve zin.
Een stakeholder kan intern of extern zijn. Ook is er een verdeling tussen primair (direct belang bij
de inkoop en grote invloed) of secundair, wel invloed maar geen belang. Het is belangrijk dat de
inkoper weet wie welke macht heeft.
Voor inkoop binnen de publieke sector zijn de belangrijkste stakeholders;
- Bestuur of de directie.
- Het ambtelijk apparaat.
- De maatschappij (burgers en pers).
Bij een stakeholderanalyse voor inkoop moet je de volgende vragen beantwoorden:
- Welke stakeholders zijn er?
- Welke stakeholders zijn écht belangrijk voor inkoop?
- Welke basishouding heeft iedere stakeholder ten opzichte van inkoop?
- Welke kansen bieden de stakeholders? En welke bedreigingen vormen ze?
- Op welke manier betrekt of benadert inkoop de stakeholder?
3
Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen is het stellen van uitsluitingsgronden facultatief.
per aanbesteding wordt vastgesteld of het proportioneel is om uitsluitingsgronden te vragen. Ook
wanneer ondernemers op een groslijst staat is het niet proportioneel om uitsluitingsgronden te
hanteren.
Geschiktheidseisen en selectiecriteria worden alleen toegepast wanneer de geschiktheid van
de potentiele inschrijver nog onbekend is, dus bij een nieuwe speler op de markt.
Indien, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen of selectiecriteria worden toegepast is de dienst
verplicht het Uniform Europees Aanbestedingsdocument UEA, te hanteren.
Bij zowel enkelvoudig als meervoudige onderhandse aanbestedingen zijn de algemene
beginselen en uitgangspunten van aanbesteden van toepassing. De dienst moet dus
objectief kunnen motiveren waarom de desbetreffende ondernemer(s) is/zijn gekozen.
Bij het selecteren van de ondernemer(s) moet altijd rekening worden gehouden met het
inkoopbeleid. Daarin staan uitgangspunten met betrekking tot economische, ethische en
duurzaamheidsaspecten, die kunnen invloed hebben op de keuze van ondernemers.
Het gebeurt vaak dat een gemeente aangeeft het lokale MKB te willen stimuleren. Dat kan, mitst
goed gemotiveerd. In het inkoopbeleid of de selectiemethodiek moet een uitleg staan over de
manier waarop lokale
ondernemers deel uitmaken van de uitgenodigde ondernemers.
Het is van belang dat het voor de uitgenodigde ondernemers volstrekt duidelijk is hoe de procedure
zal verlopen en op basis van welke gunningscriteria hun aanbiedingen zullen worden beoordeeld.
Succhi di Fruta geldt dus ook voor onderhands. De dienst moet dus transparant handelen en
iedere ondernemer gelijk behandelen. Ook hoort het motiveren van de gunningsbeslissing hierbij.
Na de gunningsbeslissing, geldt ook een opschortende termijn, deze is vaak 10 dagen. Let op, dit
is alleen bij de meervoudig onderhandse aanbesteding.
Procedure CENTRALE overheid
HOOFDSTUK 2
Termijn voor verstrekken inlichtingen in NOTA, op basis van Aanbesteding Regelement
Werken (ARW 2016) voor indienen van de offerte is 6 dagen.
Termijnen voor het indienen van de offertes:
1
,De termijn voor de mededeling van uitsluiting en afwijzing wordt niet voorgeschreven. De
ondernemer moet z.s.m. gemotiveerd worden gemedegedeeld waarom hij wordt uitgesloten. Bij
EUA is dit 15 dagen, voor OH moet proportioneel zijn.
De opschortende termijn is 10 dagen
Voorbeeld planning:
Activiteit tijdspad
voorbereiding aanbesteding (ca. 1-2 weken)
verzending aankondiging T
deadline indienen van vragen T + 10
verzending Nota van Inlichtingen T + 13
deadline digitale indiening offerte T + 19
T + 19, + 5
opening digitale kluis minuten
digitaal verzenden proces-verbaal van aanbesteding T + 21 dagen
beoordeling offertes door beoordelingsteam T+ 26
beoordelingsvergadering T + 26
verzenden gunningsbeslissing T + 27
opschortende termijn T + 28 t/m T + 37
indienen bewijsstukken T + 35
verzending opdrachtbrief en definitieve afwijzingsbrieven vanaf T + 38
ondertekening overeenkomst vanaf T + 38
er is geen aankondiging van opdracht omdat het om een besloten aanbesteding gaat.
Hoofdstuk 3
Bij het selecteren van de ondernemers die aan de OH mogen deelnemen moet op objectieve
gronden worden gekozen. Het is belangrijk dat de dienst hier een beleid of systematiek in vindt. Bij
het herhaaldelijk uitnodigen van de zelfde ondernemers worden andere partijen achtergesteld en
verliest de dienst de voeling met de markt.
Afhankelijk van de aanbesteding zijn er verschillende manieren om de leveranciers te kiezen:
De raamovereenkomst is geschikt als er vooraf al voldoende kan worden gespecificeerd. de
winnaars van de aanbesteding kunnen dan evt per opdracht een offerte uitbrengen waardoor er
een shortlist ontstaat.
Bij de projectmethode wordt per opdracht een selectie gemaakt. Hierbij zijn een aantal stappen
1. Stel dmv marktverkenning een longlist op met alle ondernemers die voldoen aan de
criteria.
2. Maak je shortlist (3 tot 5) op basis van criteria
3. Reflecteer op de shortlist, eerder gekozen, past performance etc.
4. Goedkeuring shortlist
5. Capaciteit ondernemers natrekken.
Bij de projectmethode wordt veel rekening gehouden met projectdoelen en inkoopbeleid.
Kenmerken zijn:
2
, - Geschikt voor complexe projecten.
- Veel ruimte voor inbreng van projectleiders en/of budgethouders.
- Groot intern draagvlak.
- Kwaliteit van de selectie afhankelijk van de aanwezige marktkennis.
- Vereist discipline om oude ondernemers te verlaten en ook toetreders uit te nodigen.
- Meer ruimte voor integriteitsrisico’s en favoritisme bij een beperkt professionele
inkooporganisatie.
-
De Groslijstmethodiek
Voor alle inkoop categorieën wordt een lijst opgesteld met ondernemers in die branche. Er worden
per aanbesteding 3 tot 5 deelnemers gekozen. Belangrijk is hier dat de verschillende opdrachten in
dezelfde branche niet dusdanig op elkaar lijken dat ze gezamenlijk EUA hadden moeten zijn.
Om een Grosmanlijst op te stellen kunnen de volgende stappen worden genomen:
1. Voorbereiding, doe een spend-analyse en praat met de interne klant over toekomstige
projecten. Gebruik marktverkenning om potentiele ondernemers te inventariseren.
2. Indelen Groslijst, op basis van categorie en/of grootte van de opdracht. Stel per lijst
criteria vast. Normaliter worden binnen 3 jaar alle ondernemers op een Groslijst een keer
uitgenodigd. Het aantal bedrijven zou dus 2 a 3x het aantal verwachten opdrachten moeten
zijn (indien mogelijk). Gebruik een parallel lijst, een tweede lijst met bijvoorbeeld alleen
binnenkomers. Maak eventuele reserve lijsten met bedrijven die de criteria net niet halen
om op de hoofdlijst te staan.
3. Samenstellen van een Groslijst, maak de lijst bekend aan de geselecteerde en
openbaar zodat geïnteresseerde ondernemers zich kunnen aanmelden en registreren. Toets
vervolgens of alle ondernemers voldoen aan de criteria en rank ze. Informeer vervolgens of
een bedrijf wel of niet op de lijst staat.
4. Opschonen van de lijst a.d.h.v.; past performance, nooit winnen opdracht of niet
inschrijven.
Nadat de lijst is opgesteld is het goed om een beleid op te stellen voor de keuze in ondernemers,
dit i.v.m. transparantie. Dat kan door bijvoorbeeld loting, roulatie, gewogen roulatiesysteem, twee
bakjesmethode of met opdracht specifieke eisen.
Hoofdstuk 4
Een stakeholder is een persoon of partij die zelf invloed ondervindt van of kan uitoefenen op
inkoop, in positieve of negatieve zin.
Een stakeholder kan intern of extern zijn. Ook is er een verdeling tussen primair (direct belang bij
de inkoop en grote invloed) of secundair, wel invloed maar geen belang. Het is belangrijk dat de
inkoper weet wie welke macht heeft.
Voor inkoop binnen de publieke sector zijn de belangrijkste stakeholders;
- Bestuur of de directie.
- Het ambtelijk apparaat.
- De maatschappij (burgers en pers).
Bij een stakeholderanalyse voor inkoop moet je de volgende vragen beantwoorden:
- Welke stakeholders zijn er?
- Welke stakeholders zijn écht belangrijk voor inkoop?
- Welke basishouding heeft iedere stakeholder ten opzichte van inkoop?
- Welke kansen bieden de stakeholders? En welke bedreigingen vormen ze?
- Op welke manier betrekt of benadert inkoop de stakeholder?
3
