EVENT ESSENTIALS
Myrthe Verwerft
EPM - 101B
,Myrthe Verwerft EPM101B
INHOUDSTAFEL
1. INLEIDING............................................................................................................................. 3
1.1. Wat maakt een evenement ‘legendarisch’?.......................................................................... 3
1.2. Welke categorieën van events ken je?...................................................................................4
2. Briefing.................................................................................................................................... 5
2.1. Wat zijn de verschillende stappen bij het maken van een dossier?..................................5
2.1.1. Stap 1: krijgen van de briefing:.....................................................................................5
2.1.2. Stap 2: Van briefing naar event → leverancier aanspreken (mag)............................ 5
2.1.3. Stap 3: budgetteren concept obv de offertes van leveranciers................................. 6
3. Agentschappen & associaties.................................................................................................7
3.1. Full service event agencies..................................................................................................... 7
3.2. Specialisten............................................................................................................................... 7
3.3. Associaties................................................................................................................................ 7
3.4. Event specifieke media........................................................................................................... 8
3.5. Sector Meetups.........................................................................................................................8
4. Locaties.................................................................................................................................... 9
4.1. De zoektocht naar een toplocatie.......................................................................................... 9
4.2. Soorten Locaties...................................................................................................................... 9
4.3. praktische factoren.................................................................................................................. 9
4.4. Look & Feel............................................................................................................................. 10
4.5. Wat voor locaties zijn er?..................................................................................................... 10
4.5.1. Traditionele eventlocatie (aangekleed tot op zekere hoogte).................................10
4.5.2. de ‘lege doos’ of black box locatie..............................................................................10
4.5.3. special venues............................................................................................................... 10
4.6. Tent structuren (tijdelijk)......................................................................................................11
4.7. Openlucht Locaties (vb: festivalterrein)..............................................................................12
4.8. Safety first............................................................................................................................... 12
5. Event productie / Uitwerken dossier en budget................................................................. 12
5.1. Materialen...............................................................................................................................13
6. Aankleding & decoratie Techniek.......................................................................................14
6.1. Inrichting / Interior design............................................................................................ 14
6.2. Inplanting............................................................................................................................... 14
7. Techniek................................................................................................................................ 15
7.1. Stage & rigging....................................................................................................................... 15
7.1.1. Truss structuur............................................................................................................. 16
1
,Myrthe Verwerft EPM101B
7.1.2. Layher structuur........................................................................................................... 16
7.2. Audio....................................................................................................................................... 16
7.3. Lighting...................................................................................................................................17
7.4. Video........................................................................................................................................18
7.5. overige techniek..................................................................................................................... 18
8. Catering................................................................................................................................. 20
8.1. Hoe brief je een cateraar?.....................................................................................................20
8.1.1. Inrichting & Decoratie................................................................................................ 21
8.2. belangrijk detail..................................................................................................................... 22
9. Animatie / entertainment.....................................................................................................23
9.1. Keuze entertainment hangt dus af van … PARAMETERS.............................................. 23
9.2. Soorten animatie....................................................................................................................24
10. Communicatie..................................................................................................................... 25
10.1. 3 Fases In De Communicatie............................................................................................. 25
10.2. Uitnodiging.......................................................................................................................... 25
10.3. Registratieproces tijdens het inschrijven.........................................................................26
10.4. Storytelling met je event..................................................................................................... 26
11. People...................................................................................................................................27
11.1. Personeelskosten................................................................................................................. 27
12. Budget.................................................................................................................................. 28
12.1. Wat is marge?....................................................................................................................... 28
12.2. Draaiboek..............................................................................................................................29
12.3. Prospecteren.........................................................................................................................30
12.3.1. Indirecte prospectie................................................................................................... 31
12.3.2. Directe prospectie...................................................................................................... 31
13. Gastles door Hans Van Grieken - Van briefing tot event dossier...................................32
13.1. Doel en format van het event dossier................................................................................32
13.2. Context van het event in de communicatiemix............................................................... 32
13.2.1. Strategie.......................................................................................................................32
13.2.2. Launch......................................................................................................................... 33
13.3. Building blocks van een event dossier.............................................................................. 34
2
,Myrthe Verwerft EPM101B
1. INLEIDING
EVENEMENT
● mensen
● locatie
● vaste datums
vb: Woodstock
● event was een drama
● 5x zoveel volk door slechte beveiliging
● 1 klein podium
Doelstellingen
● Inzicht en kennis over verscheidene aspecten
● Kennis over de spelers op de markt (leveranciers)
Concreet:
● Hoe ziet de eventsector eruit?
● Hoe begin ik aan een opdracht na de briefing?
● Hoe start ik met een concept?
● Hoe maak ik een basisbudget?
● Wie of wat moet ik zoeken qua toeleveranciers?
→ Tailormade thinking: elk event is uniek! Wees creatief en stem alles af in functie van je
klant
1.1. Wat maakt een evenement ‘legendarisch’?
sociale media
● maakt een event heel moeilijk, want 1 klein ding kan een heel event verpesten
● maakt events legendarisch
influencers
● mensen kopen obv hun een festival
vb: fyre festival
● legendarisch festival met allemaal gekke dingen, zoals water en boten
● influencers maken reclame voor dit festival
● Mensen krijgen gras, tenten, slecht eten → mensen zijn teleurgesteld
3
,Myrthe Verwerft EPM101B
1.2. Welke categorieën van events ken je?
Privé evenementen (georganiseerd door een privé persoon)
● trouwfeesten, grote verjaardagsfeesten, jubileums, communiefeesten, …
Bedrijfsevents(georganiseerd door een bedrijf)
● personeelsfeest, klantenfeest, award feest, festival, team building, beurzen, family
day, Congressen en seminaries, productvoorstellingen, …
● 2 soorten:
1
○ Publieksevents (B2C ): Festivals; openbaar, gericht op het ‘grote publiek’ &
privépersonen, inzet van media & promotiemiddelen, deel van een
marketingmix
2
○ Zakelijke events (B2B ): Klantenevent op uitnodiging; vastomlijnde doelgroep
waarmee de opdrachtgever een relatie heeft of wil opbouwen; vaak gratis
Deelaspecten / parameters
● infrastructuur / locatie
● Logistiek
○ vb: tent → denken aan de grond (vloer), het weer (verwarmingsinstallatie),
opbouw / afbraak, elektriciteit (generator: verbruik, installatie), wc-wagen
● Aankleding en decoratie
● Catering
● Techniek (sounds, light & video)
○ de firma gaat u een budget geven met techniekers in dus moet je niet
aanrekenen bij het personeel
● Animatie / Entertainment → sol15 (doen alle animaties voor tomorrowland) &
artiesten
● Personeel / People → mensen die klanten begeleiden, …
○ parkeer mensen, onthaal, fotograaf, stagehands, toiletdame, security, …
● Communicatie
○ website, mail, bellen, opsturen van uitnodiging, taal, …
● Veiligheid
○ moet niet op elk event security zijn, zoals een bedrijfsevenement waar maar 5
mensen zijn / ehbo post, politie,...
1
B2C = Business To Consumer
2
B2B = Business To Business
4
, Myrthe Verwerft EPM101B
Hoe begin je aan een event?
2. Briefing
2 Briefing momenten die KEY zijn: de klant die een feest wilt en info geeft → moet ook
vragen stellen
● Opdrachtgever → event agency
● Event agency → leveranciers
2.1. Wat zijn de verschillende stappen bij het maken van een dossier?
2.1.1. Stap 1: krijgen van de briefing:
→ Welke parameters moet je altijd uit een briefing halen?
● WIE → Doelpubliek
○ klanten, personeel, pers, aandeelhouders,...
○ Hoeveel mensen worden er verwacht? / aantal personen (met partner?)
● WAT
○ Gelegenheid / Reden voor het event
○ Eventueel thema / concept reeds in gedachten
■ het concept is niet bepaald het thema → men wil het concept door
trekken
● WAAR → Locatie (eigen locatie van het bedrijf of externe locatie) en bereikbaarheid
● WANNEER → Datum van event (en dus hoeveel tijd hebben we om een dossier te
maken = deadline)
● WAAROM (hangt samen met de WAT)
● BUDGET
● TAAL publiek
→ Deze parameters kunnen gedefinieerd worden door de klant of mogen vrij worden
ingevuld door het agentschap of de organisatie
2.1.2. Stap 2: Van briefing naar event → leverancier aanspreken (mag)
● Brainstormfase / concept bedenken (al dan niet met team of externe creatievelingen)
○ Innovatief en creatief zijn
■ je kan voorgaande ideeën gebruiken
○ Probeer altijd een stapje voor te zijn op de concurrentie
○ Nieuwe concepten bedenken
○ Frisse ideeën die ook uitvoerbaar zijn
5
Myrthe Verwerft
EPM - 101B
,Myrthe Verwerft EPM101B
INHOUDSTAFEL
1. INLEIDING............................................................................................................................. 3
1.1. Wat maakt een evenement ‘legendarisch’?.......................................................................... 3
1.2. Welke categorieën van events ken je?...................................................................................4
2. Briefing.................................................................................................................................... 5
2.1. Wat zijn de verschillende stappen bij het maken van een dossier?..................................5
2.1.1. Stap 1: krijgen van de briefing:.....................................................................................5
2.1.2. Stap 2: Van briefing naar event → leverancier aanspreken (mag)............................ 5
2.1.3. Stap 3: budgetteren concept obv de offertes van leveranciers................................. 6
3. Agentschappen & associaties.................................................................................................7
3.1. Full service event agencies..................................................................................................... 7
3.2. Specialisten............................................................................................................................... 7
3.3. Associaties................................................................................................................................ 7
3.4. Event specifieke media........................................................................................................... 8
3.5. Sector Meetups.........................................................................................................................8
4. Locaties.................................................................................................................................... 9
4.1. De zoektocht naar een toplocatie.......................................................................................... 9
4.2. Soorten Locaties...................................................................................................................... 9
4.3. praktische factoren.................................................................................................................. 9
4.4. Look & Feel............................................................................................................................. 10
4.5. Wat voor locaties zijn er?..................................................................................................... 10
4.5.1. Traditionele eventlocatie (aangekleed tot op zekere hoogte).................................10
4.5.2. de ‘lege doos’ of black box locatie..............................................................................10
4.5.3. special venues............................................................................................................... 10
4.6. Tent structuren (tijdelijk)......................................................................................................11
4.7. Openlucht Locaties (vb: festivalterrein)..............................................................................12
4.8. Safety first............................................................................................................................... 12
5. Event productie / Uitwerken dossier en budget................................................................. 12
5.1. Materialen...............................................................................................................................13
6. Aankleding & decoratie Techniek.......................................................................................14
6.1. Inrichting / Interior design............................................................................................ 14
6.2. Inplanting............................................................................................................................... 14
7. Techniek................................................................................................................................ 15
7.1. Stage & rigging....................................................................................................................... 15
7.1.1. Truss structuur............................................................................................................. 16
1
,Myrthe Verwerft EPM101B
7.1.2. Layher structuur........................................................................................................... 16
7.2. Audio....................................................................................................................................... 16
7.3. Lighting...................................................................................................................................17
7.4. Video........................................................................................................................................18
7.5. overige techniek..................................................................................................................... 18
8. Catering................................................................................................................................. 20
8.1. Hoe brief je een cateraar?.....................................................................................................20
8.1.1. Inrichting & Decoratie................................................................................................ 21
8.2. belangrijk detail..................................................................................................................... 22
9. Animatie / entertainment.....................................................................................................23
9.1. Keuze entertainment hangt dus af van … PARAMETERS.............................................. 23
9.2. Soorten animatie....................................................................................................................24
10. Communicatie..................................................................................................................... 25
10.1. 3 Fases In De Communicatie............................................................................................. 25
10.2. Uitnodiging.......................................................................................................................... 25
10.3. Registratieproces tijdens het inschrijven.........................................................................26
10.4. Storytelling met je event..................................................................................................... 26
11. People...................................................................................................................................27
11.1. Personeelskosten................................................................................................................. 27
12. Budget.................................................................................................................................. 28
12.1. Wat is marge?....................................................................................................................... 28
12.2. Draaiboek..............................................................................................................................29
12.3. Prospecteren.........................................................................................................................30
12.3.1. Indirecte prospectie................................................................................................... 31
12.3.2. Directe prospectie...................................................................................................... 31
13. Gastles door Hans Van Grieken - Van briefing tot event dossier...................................32
13.1. Doel en format van het event dossier................................................................................32
13.2. Context van het event in de communicatiemix............................................................... 32
13.2.1. Strategie.......................................................................................................................32
13.2.2. Launch......................................................................................................................... 33
13.3. Building blocks van een event dossier.............................................................................. 34
2
,Myrthe Verwerft EPM101B
1. INLEIDING
EVENEMENT
● mensen
● locatie
● vaste datums
vb: Woodstock
● event was een drama
● 5x zoveel volk door slechte beveiliging
● 1 klein podium
Doelstellingen
● Inzicht en kennis over verscheidene aspecten
● Kennis over de spelers op de markt (leveranciers)
Concreet:
● Hoe ziet de eventsector eruit?
● Hoe begin ik aan een opdracht na de briefing?
● Hoe start ik met een concept?
● Hoe maak ik een basisbudget?
● Wie of wat moet ik zoeken qua toeleveranciers?
→ Tailormade thinking: elk event is uniek! Wees creatief en stem alles af in functie van je
klant
1.1. Wat maakt een evenement ‘legendarisch’?
sociale media
● maakt een event heel moeilijk, want 1 klein ding kan een heel event verpesten
● maakt events legendarisch
influencers
● mensen kopen obv hun een festival
vb: fyre festival
● legendarisch festival met allemaal gekke dingen, zoals water en boten
● influencers maken reclame voor dit festival
● Mensen krijgen gras, tenten, slecht eten → mensen zijn teleurgesteld
3
,Myrthe Verwerft EPM101B
1.2. Welke categorieën van events ken je?
Privé evenementen (georganiseerd door een privé persoon)
● trouwfeesten, grote verjaardagsfeesten, jubileums, communiefeesten, …
Bedrijfsevents(georganiseerd door een bedrijf)
● personeelsfeest, klantenfeest, award feest, festival, team building, beurzen, family
day, Congressen en seminaries, productvoorstellingen, …
● 2 soorten:
1
○ Publieksevents (B2C ): Festivals; openbaar, gericht op het ‘grote publiek’ &
privépersonen, inzet van media & promotiemiddelen, deel van een
marketingmix
2
○ Zakelijke events (B2B ): Klantenevent op uitnodiging; vastomlijnde doelgroep
waarmee de opdrachtgever een relatie heeft of wil opbouwen; vaak gratis
Deelaspecten / parameters
● infrastructuur / locatie
● Logistiek
○ vb: tent → denken aan de grond (vloer), het weer (verwarmingsinstallatie),
opbouw / afbraak, elektriciteit (generator: verbruik, installatie), wc-wagen
● Aankleding en decoratie
● Catering
● Techniek (sounds, light & video)
○ de firma gaat u een budget geven met techniekers in dus moet je niet
aanrekenen bij het personeel
● Animatie / Entertainment → sol15 (doen alle animaties voor tomorrowland) &
artiesten
● Personeel / People → mensen die klanten begeleiden, …
○ parkeer mensen, onthaal, fotograaf, stagehands, toiletdame, security, …
● Communicatie
○ website, mail, bellen, opsturen van uitnodiging, taal, …
● Veiligheid
○ moet niet op elk event security zijn, zoals een bedrijfsevenement waar maar 5
mensen zijn / ehbo post, politie,...
1
B2C = Business To Consumer
2
B2B = Business To Business
4
, Myrthe Verwerft EPM101B
Hoe begin je aan een event?
2. Briefing
2 Briefing momenten die KEY zijn: de klant die een feest wilt en info geeft → moet ook
vragen stellen
● Opdrachtgever → event agency
● Event agency → leveranciers
2.1. Wat zijn de verschillende stappen bij het maken van een dossier?
2.1.1. Stap 1: krijgen van de briefing:
→ Welke parameters moet je altijd uit een briefing halen?
● WIE → Doelpubliek
○ klanten, personeel, pers, aandeelhouders,...
○ Hoeveel mensen worden er verwacht? / aantal personen (met partner?)
● WAT
○ Gelegenheid / Reden voor het event
○ Eventueel thema / concept reeds in gedachten
■ het concept is niet bepaald het thema → men wil het concept door
trekken
● WAAR → Locatie (eigen locatie van het bedrijf of externe locatie) en bereikbaarheid
● WANNEER → Datum van event (en dus hoeveel tijd hebben we om een dossier te
maken = deadline)
● WAAROM (hangt samen met de WAT)
● BUDGET
● TAAL publiek
→ Deze parameters kunnen gedefinieerd worden door de klant of mogen vrij worden
ingevuld door het agentschap of de organisatie
2.1.2. Stap 2: Van briefing naar event → leverancier aanspreken (mag)
● Brainstormfase / concept bedenken (al dan niet met team of externe creatievelingen)
○ Innovatief en creatief zijn
■ je kan voorgaande ideeën gebruiken
○ Probeer altijd een stapje voor te zijn op de concurrentie
○ Nieuwe concepten bedenken
○ Frisse ideeën die ook uitvoerbaar zijn
5
