Projectmanagement
1. inleiding
1.1 wat is een project
Wat is geen project
- Improvisatie (snel korte termijn overleg voor probleemaanpak)
- Routinematig werk of dagelijks werk (procedures, zoals verkoopcyclus)
Wat dan wel?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal
uit verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf
vastgesteld projectresultaat te bereiken met een vastgesteld budget.
Aansluitend enkele kenmerken, een project:
- Is tijdelijk: duidelijk begin-en eindpunt
- Beoogt een uniek resultaat
- Is afgebakend (er wordt vastgelegd wat in en out of scope is)
o In scope: wat we doen
o Out scope: wat we niet doen
- Kent doorgaans een (organisatiebreed) team
- Berust op budget (altijd te weinig, eindig)
Vergelijkende tabel:
Improvisatie Projectmatig Routinematig
werk werk
Wanneer? Ad hoc Te voorzien, Herhalend
(plotseling), snel, eenmalig
reageren,
eenmalig
Resultaat? Onzeker Redelijk zeker Zeker en efficiënt
Bekendheid? Nieuw, plotseling Nieuw, planmatig Bekend
Vrijheid? Veel vrijheid, Vooraf doordacht, Nauwelijks
flexibiliteit beperkte vrijheid vrijheid
noodzakelijk
Werkwijze? Chaotisch, niet Volgens plan, Duidelijk, vaste
volgens geleidelijk procedure
procedures duidelijker
Dit beoogd niet dat projectmatig werken niet efficiënt kan zijn, maar je kan
nooit op voorhand garanderen dat het beoogde resultaat zal verwezenlijkt
worden. Er kan van alles mislopen.
1.2 wat is projectmanagement
Kern van projectmanagement volgens verschillende onderzochte boeken: een
project is gedoemd te mislukken. Volgens sommige studies wel 80%, andere
beweren tussen de 70% en 80%.
,Dit zegt niet dat gangbare methodes niet werken. Ook deels mislukte projecten
worden hierbij opgeteld.
Factoren die een project (deels) kunnen doen mislukken:
- Opdrachtgever voegt iets nieuws toe, verandert de opdracht substantieel
(intern/extern)
- Ruzie in het team (intern)
- Pandemie (extern)
- Budget blijkt ontoereikend, geen extra sponsoring mogelijk (intern of
extern)
- Een van de leveranciers kan niet tijdig leveren (extern)
- …
Succesfactoren van gedegen projectmanagement
- Beschikbaarheid van een gestructureerd projectplan
- Duidelijke communicatie over het projectplan
- Eensgezindheid over het uitvoeren van een projectplan
(medewerkers moeten het eens zijn over wie, wat wanneer doet)
Als de projectleider, projectteam en de opdrachtgever zich aan deze zaken
houden, is de kans op slagen reëel. Bovendien kan (in dat projectplan)
geanticipeerd worden op potentiële risico’s. (dit wordt later besproken bij
risico-analyse)
Gedegen projectmanagement berust dus op in steen gebeitelde afspraken,
houdt een solide planning in, voorziet in de nodige resources, heeft oog
voor valkuilen en zet in op heldere communicatie gedurende de totale
doorlooptijd (= de verstreken tijd tussen begin en einde van het project)
van het project.
1.7 basisterminologie
1.7.1 projectrollen
In een projectomgeving worden 3 rollen onderscheiden: micro, meso en macro.
Op elk van deze niveaus zijn rollen terug te vinden die mensen in een project
kunnen vervullen. niet al deze rollen zijn nodig.
Microniveau:
- Projectleider (coördineert het project en het projectteam; eigenaar
projectresultaat werkt het projectplan uit, stelt het team samen en
rapporteert aan de opdrachtgever/sponsor) of projectmanager (leiden
van de projecten, is vaak de leider; het is een functie; vervult bij een
project de taak van de projectleider)
- Projectteamleden (vaak nieuwe, heterogene groep – werken samen het
project uit)
- Projectassistent (idealiter wordt bij elk project een assistent aangeduid,
omdat die het team kan ontlasten, bv op administratief gebied maar:
vaak geen budget voor) – die faciliteert het project & team
Mesoniveau:
, - Subject Matter Expert (SME) is een interne of externe expert in het
vakgebied, hierbij kan het projectteam ten rade gaan
- Vertegenwoordiger of accountmanager die als SPOC (= single point of
contact de persoon wordt aangeduid om als enige met een (interne)
klant te communiceren, soms over een specifiek onderwerp, vaak over
alles. De spoc kan bijvoorbeeld een accountmanager van een producent
zijn die voor een specifieke klant als aanspreekpunt fungeert voor verkoop,
marketingcampagnes, leveringen enz) fungeert voor een klant of
zakenpartner.
- Communicatieverantwoordelijke (vooral bij grotere en/of externe
projecten of belangrijke bedrijfsbrede interne projecten)
- Hoger management (vaak ook de stuurgroep (= bestaat uit de
vertegenwoordiging van opdrachtgevers en projectleiders van
verschillende projecten, zij controleren de voortgang van het project of
meerdere projecten en adviseren tov de opdrachtgever en de projectteams
= ongeveer hetzelfde als board of directors) bij een project)
- Kwaliteitsverantwoordelijke (alleen bij grote, complexte projecten die
deel uitmaken van een heel programma)
Macroniveau
- Opdrachtgever (= neemt projectinitiatief en is eigenaar van het
projectdoel; heeft belang bij het slagen van het project; voorziet budget) /
sponsor (= soms opdrachtgever, soms belanghebbende)
- Overige sponsors
- Gebruiker, ook wel gebruikersgroep (= zal het eindresultaat gebruiken,
dus ook een belanghebbende; is een interne of externe ‘indirecte’ klant;
formele en directe klant is de opdrachtgever) of klankbordgroep (=
hebben ervaring en zullen adviseren; gebruikers kunnen hier ook deel van
uitmaken; gebruikers kunnen ingezet worden als klankbord) genoemd
De stakeholders zijn enkel terug te vinden bij macro-en mesoniveau. Zij hebben
er belang bij op de hoogte gehouden te worden gedurende of op het einde van
het project. Dit kan om verschillende redenen:
- Sponsoring/investering
- Hun werk zal erdoor veranderen
- Tussenschakel in communicatie over het project of het resultaat
- …
1.7.2 andere basistermen
- Projectdoel (een door interne of externe klant of medewerker
vastgestelde behoefte, probleem of opportuniteit)
- Projectvoorstel (een gedocumenteerd voorstel om project in het leven te
roepen, waarbij doel, het belang en verband met de organisatiestrategie
worden uitgelegd: heeft een overtuigend karakter)
- Projectresultaat (een product, dienst of andere uitkomst waarmee het
projectdoel bereikt wordt, mits goedkeuring van de opdrachtgever)
- Tussenresultaat/mijlpaal (de tussenresultaten bouwen aan het
uiteindelijke projectresultaat heeft vaak/altijd goedkeuring nodig om
verder te gaan naar volgende mijlpaal)
1. inleiding
1.1 wat is een project
Wat is geen project
- Improvisatie (snel korte termijn overleg voor probleemaanpak)
- Routinematig werk of dagelijks werk (procedures, zoals verkoopcyclus)
Wat dan wel?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal
uit verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf
vastgesteld projectresultaat te bereiken met een vastgesteld budget.
Aansluitend enkele kenmerken, een project:
- Is tijdelijk: duidelijk begin-en eindpunt
- Beoogt een uniek resultaat
- Is afgebakend (er wordt vastgelegd wat in en out of scope is)
o In scope: wat we doen
o Out scope: wat we niet doen
- Kent doorgaans een (organisatiebreed) team
- Berust op budget (altijd te weinig, eindig)
Vergelijkende tabel:
Improvisatie Projectmatig Routinematig
werk werk
Wanneer? Ad hoc Te voorzien, Herhalend
(plotseling), snel, eenmalig
reageren,
eenmalig
Resultaat? Onzeker Redelijk zeker Zeker en efficiënt
Bekendheid? Nieuw, plotseling Nieuw, planmatig Bekend
Vrijheid? Veel vrijheid, Vooraf doordacht, Nauwelijks
flexibiliteit beperkte vrijheid vrijheid
noodzakelijk
Werkwijze? Chaotisch, niet Volgens plan, Duidelijk, vaste
volgens geleidelijk procedure
procedures duidelijker
Dit beoogd niet dat projectmatig werken niet efficiënt kan zijn, maar je kan
nooit op voorhand garanderen dat het beoogde resultaat zal verwezenlijkt
worden. Er kan van alles mislopen.
1.2 wat is projectmanagement
Kern van projectmanagement volgens verschillende onderzochte boeken: een
project is gedoemd te mislukken. Volgens sommige studies wel 80%, andere
beweren tussen de 70% en 80%.
,Dit zegt niet dat gangbare methodes niet werken. Ook deels mislukte projecten
worden hierbij opgeteld.
Factoren die een project (deels) kunnen doen mislukken:
- Opdrachtgever voegt iets nieuws toe, verandert de opdracht substantieel
(intern/extern)
- Ruzie in het team (intern)
- Pandemie (extern)
- Budget blijkt ontoereikend, geen extra sponsoring mogelijk (intern of
extern)
- Een van de leveranciers kan niet tijdig leveren (extern)
- …
Succesfactoren van gedegen projectmanagement
- Beschikbaarheid van een gestructureerd projectplan
- Duidelijke communicatie over het projectplan
- Eensgezindheid over het uitvoeren van een projectplan
(medewerkers moeten het eens zijn over wie, wat wanneer doet)
Als de projectleider, projectteam en de opdrachtgever zich aan deze zaken
houden, is de kans op slagen reëel. Bovendien kan (in dat projectplan)
geanticipeerd worden op potentiële risico’s. (dit wordt later besproken bij
risico-analyse)
Gedegen projectmanagement berust dus op in steen gebeitelde afspraken,
houdt een solide planning in, voorziet in de nodige resources, heeft oog
voor valkuilen en zet in op heldere communicatie gedurende de totale
doorlooptijd (= de verstreken tijd tussen begin en einde van het project)
van het project.
1.7 basisterminologie
1.7.1 projectrollen
In een projectomgeving worden 3 rollen onderscheiden: micro, meso en macro.
Op elk van deze niveaus zijn rollen terug te vinden die mensen in een project
kunnen vervullen. niet al deze rollen zijn nodig.
Microniveau:
- Projectleider (coördineert het project en het projectteam; eigenaar
projectresultaat werkt het projectplan uit, stelt het team samen en
rapporteert aan de opdrachtgever/sponsor) of projectmanager (leiden
van de projecten, is vaak de leider; het is een functie; vervult bij een
project de taak van de projectleider)
- Projectteamleden (vaak nieuwe, heterogene groep – werken samen het
project uit)
- Projectassistent (idealiter wordt bij elk project een assistent aangeduid,
omdat die het team kan ontlasten, bv op administratief gebied maar:
vaak geen budget voor) – die faciliteert het project & team
Mesoniveau:
, - Subject Matter Expert (SME) is een interne of externe expert in het
vakgebied, hierbij kan het projectteam ten rade gaan
- Vertegenwoordiger of accountmanager die als SPOC (= single point of
contact de persoon wordt aangeduid om als enige met een (interne)
klant te communiceren, soms over een specifiek onderwerp, vaak over
alles. De spoc kan bijvoorbeeld een accountmanager van een producent
zijn die voor een specifieke klant als aanspreekpunt fungeert voor verkoop,
marketingcampagnes, leveringen enz) fungeert voor een klant of
zakenpartner.
- Communicatieverantwoordelijke (vooral bij grotere en/of externe
projecten of belangrijke bedrijfsbrede interne projecten)
- Hoger management (vaak ook de stuurgroep (= bestaat uit de
vertegenwoordiging van opdrachtgevers en projectleiders van
verschillende projecten, zij controleren de voortgang van het project of
meerdere projecten en adviseren tov de opdrachtgever en de projectteams
= ongeveer hetzelfde als board of directors) bij een project)
- Kwaliteitsverantwoordelijke (alleen bij grote, complexte projecten die
deel uitmaken van een heel programma)
Macroniveau
- Opdrachtgever (= neemt projectinitiatief en is eigenaar van het
projectdoel; heeft belang bij het slagen van het project; voorziet budget) /
sponsor (= soms opdrachtgever, soms belanghebbende)
- Overige sponsors
- Gebruiker, ook wel gebruikersgroep (= zal het eindresultaat gebruiken,
dus ook een belanghebbende; is een interne of externe ‘indirecte’ klant;
formele en directe klant is de opdrachtgever) of klankbordgroep (=
hebben ervaring en zullen adviseren; gebruikers kunnen hier ook deel van
uitmaken; gebruikers kunnen ingezet worden als klankbord) genoemd
De stakeholders zijn enkel terug te vinden bij macro-en mesoniveau. Zij hebben
er belang bij op de hoogte gehouden te worden gedurende of op het einde van
het project. Dit kan om verschillende redenen:
- Sponsoring/investering
- Hun werk zal erdoor veranderen
- Tussenschakel in communicatie over het project of het resultaat
- …
1.7.2 andere basistermen
- Projectdoel (een door interne of externe klant of medewerker
vastgestelde behoefte, probleem of opportuniteit)
- Projectvoorstel (een gedocumenteerd voorstel om project in het leven te
roepen, waarbij doel, het belang en verband met de organisatiestrategie
worden uitgelegd: heeft een overtuigend karakter)
- Projectresultaat (een product, dienst of andere uitkomst waarmee het
projectdoel bereikt wordt, mits goedkeuring van de opdrachtgever)
- Tussenresultaat/mijlpaal (de tussenresultaten bouwen aan het
uiteindelijke projectresultaat heeft vaak/altijd goedkeuring nodig om
verder te gaan naar volgende mijlpaal)
