LES 1: INTRODUCTIE
een event = een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde, dat gericht
is op een specifieke doelgroep, om een vooraf bepaald doel te realiseren, door de perceptie of het
gedrag van de deelnemers te veranderen. (niet kennen)
event categorieën
1. private event - doelgroep: familie, vrienden, genodigden
(gekend en selectief)
- doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment,
viering
- persoonlijk, beperkte groep mensen, intieme sfeer
- vb: verjaardag, huwelijk, vrijgezellenfeest
2. public event - doelgroep: algemeen publiek
- doel: promotie, vermaak, geld verzamelen, mensen verbinden
(eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten))
- veel promotie nodig
- van alle tijden, breed publiek, vaak gratis om veel deelnemers aan te
trekken, vaak door een organisatie of gemeente
- vb: sportwedstrijd, boekenbeurs, carnaval, festival, staking
3. corporate event - doelgroep: werknemers, klanten, partners
(focus) (gekend)
(eerst doelgroep, dan inhoud)
- doel: voor zakelijke doeleinden
(moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden)
- blijven doorvragen tot het duidelijk is! Pas wnr de doelgroep en de
doelstellingen duidelijk zijn, kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud).
- zakelijke relaties
- vb: open bedrijvendag, VIP event, productlancering, conferentie, bedrijfsuitje
• soorten doelen:
- verkoop stimuleren
- een team motiveren
- medewerkers bedanken of belonen
- ontspanning
- inspireren
- imago verbeteren
- kennis overdragen of informatie delen
- relaties opbouwen of versterken
- impopulaire beslissingen acceptabel maken
1
,• doelstellingen formuleren: SMART
specifiek Concreet beschrijven wat er moet gebeuren. Specifiek aangeven wat er bereikt moet
worden.
vb: In plaats van "Ik wil gezonder leven", zou een specifiek doel kunnen zijn "Ik wil drie
keer per week sporten".
meetbaar Het doel moet meetbaar zijn, zodat je de voortgang kunt volgen en kunt bepalen
wanneer het doel is bereikt.
Gebruik steeds cijfers en definieer die goed.
vb: "Ik wil 5 kilogram afvallen" is meetbaar, terwijl "Ik wil afvallen" dat niet is.
acceptabel Het doel moet haalbaar en acceptabel zijn voor de persoon of het team dat het
nastreeft. Het moet realistisch zijn en binnen de mogelijkheden liggen.
vb: "Ik wil elke maand 500 euro sparen" is acceptabel, mits het budget dat toelaat.
realistisch Het doel moet realistisch zijn en rekening houden met de beschikbare middelen en
tijd. Het moet uitdagend zijn, maar niet onrealistisch.
vb: "Ik wil binnen zes maanden een marathon lopen" kan realistisch zijn, afhankelijk
van de huidige conditie en voorbereiding.
tijdsgebonden Het doel moet een duidelijke deadline of tijdspanne hebben waarbinnen het bereikt
moet worden. Dit helpt om focus en snelheid te creëren.
vb: "Ik wil binnen drie maanden mijn diploma halen" geeft een duidelijke deadline.
‘Ik wil dat iedereen op de hoogte is van de lancering van ons nieuwe product’
‘Binnen drie maanden na het evenement een 5% hogere omzet’
2
, LES 2: EVENT FLOW OF STAPPENPLAN
Projectflow van een event – stappenplan:
1. doelstelling
2. briefing
3. brainstorming
4. concept
5. (totaal)voorstel
6. budget
7. presentatie
8. opvolging na presentatie
9. bevestiging
10. voorbereiding
11. communicatie
12. retroplanning, scenario, draaiboek
13. opbouw
14. coördinatie event
15. afbouw
16. evaluatie
17. facturatie
18. follow-up na event
STAP 1: DOELSTELLING
- iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden
- strategische en operationele doelstelling(en)
- Als de doelstellingen juist gedefinieerd zijn en er is nagedacht over hoe er gemeten gaat
worden, dan kan de ROI of ROO gemeten worden:
ROI (return on investment)
= een financiële maatstaf die gebruikt wordt om de winstgevendheid of efficiëntie van
een investering te evalueren.
o je ziet direct of investeringen voldoende inkomsten opleveren.
o wordt uitgedrukt in %
ROO (return on objectives)
= een maatstaf die wordt gebruikt om marketingsucces te evalueren door het meten van
het behalen van vooraf bepaalde doelstellingen. Het richt zich op de effectiviteit van
marketingstrategieën , in plaats van alleen financiële winst.
3
, STAP 2: BRIEFING
= Een korte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee de
opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt. Hierin staat alle informatie die je leveranciers
nodig hebben om hun taken correct uit te voeren. (geef genoeg details)
Een goede briefing bevat informatie over 4 onderdelen:
1. Info over je bedrijf
- de missie en visie
- de aard van de bedrijfsactiviteiten (het type werk dat een bedrijf uitvoert)
- aantal werknemers
- de marketing- en communicatiestrategie
- corporate identity: de stijl, huisstijl vh bedrijf
(corporate identity = de unieke kenmerken en het imago van een bedrijf)
(hoe meer achtergrondinformatie, hoe beter)
2. info over het event
- het doel (SMART)
- de doelgroep (aantal, profiel)
- de datum, duur, tijdstip
- de locatie
- het thema
- de communicatie (kanalen)
- referentiekader: vorige edities
- het programma / catering vereisten
- eventueel: rol OG (opdrachtgever) in voorbereidingen
- eventueel: retroplanning overlopen (= een planningsmethode waarbij je van finish naar start
gaat)
3. info over het budget
4. je verwachtingen van de leveranciers (alleen bij een supplier briefing)
de gewenste sfeer, kwaliteit en stijl.
4
een event = een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde, dat gericht
is op een specifieke doelgroep, om een vooraf bepaald doel te realiseren, door de perceptie of het
gedrag van de deelnemers te veranderen. (niet kennen)
event categorieën
1. private event - doelgroep: familie, vrienden, genodigden
(gekend en selectief)
- doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment,
viering
- persoonlijk, beperkte groep mensen, intieme sfeer
- vb: verjaardag, huwelijk, vrijgezellenfeest
2. public event - doelgroep: algemeen publiek
- doel: promotie, vermaak, geld verzamelen, mensen verbinden
(eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten))
- veel promotie nodig
- van alle tijden, breed publiek, vaak gratis om veel deelnemers aan te
trekken, vaak door een organisatie of gemeente
- vb: sportwedstrijd, boekenbeurs, carnaval, festival, staking
3. corporate event - doelgroep: werknemers, klanten, partners
(focus) (gekend)
(eerst doelgroep, dan inhoud)
- doel: voor zakelijke doeleinden
(moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden)
- blijven doorvragen tot het duidelijk is! Pas wnr de doelgroep en de
doelstellingen duidelijk zijn, kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud).
- zakelijke relaties
- vb: open bedrijvendag, VIP event, productlancering, conferentie, bedrijfsuitje
• soorten doelen:
- verkoop stimuleren
- een team motiveren
- medewerkers bedanken of belonen
- ontspanning
- inspireren
- imago verbeteren
- kennis overdragen of informatie delen
- relaties opbouwen of versterken
- impopulaire beslissingen acceptabel maken
1
,• doelstellingen formuleren: SMART
specifiek Concreet beschrijven wat er moet gebeuren. Specifiek aangeven wat er bereikt moet
worden.
vb: In plaats van "Ik wil gezonder leven", zou een specifiek doel kunnen zijn "Ik wil drie
keer per week sporten".
meetbaar Het doel moet meetbaar zijn, zodat je de voortgang kunt volgen en kunt bepalen
wanneer het doel is bereikt.
Gebruik steeds cijfers en definieer die goed.
vb: "Ik wil 5 kilogram afvallen" is meetbaar, terwijl "Ik wil afvallen" dat niet is.
acceptabel Het doel moet haalbaar en acceptabel zijn voor de persoon of het team dat het
nastreeft. Het moet realistisch zijn en binnen de mogelijkheden liggen.
vb: "Ik wil elke maand 500 euro sparen" is acceptabel, mits het budget dat toelaat.
realistisch Het doel moet realistisch zijn en rekening houden met de beschikbare middelen en
tijd. Het moet uitdagend zijn, maar niet onrealistisch.
vb: "Ik wil binnen zes maanden een marathon lopen" kan realistisch zijn, afhankelijk
van de huidige conditie en voorbereiding.
tijdsgebonden Het doel moet een duidelijke deadline of tijdspanne hebben waarbinnen het bereikt
moet worden. Dit helpt om focus en snelheid te creëren.
vb: "Ik wil binnen drie maanden mijn diploma halen" geeft een duidelijke deadline.
‘Ik wil dat iedereen op de hoogte is van de lancering van ons nieuwe product’
‘Binnen drie maanden na het evenement een 5% hogere omzet’
2
, LES 2: EVENT FLOW OF STAPPENPLAN
Projectflow van een event – stappenplan:
1. doelstelling
2. briefing
3. brainstorming
4. concept
5. (totaal)voorstel
6. budget
7. presentatie
8. opvolging na presentatie
9. bevestiging
10. voorbereiding
11. communicatie
12. retroplanning, scenario, draaiboek
13. opbouw
14. coördinatie event
15. afbouw
16. evaluatie
17. facturatie
18. follow-up na event
STAP 1: DOELSTELLING
- iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden
- strategische en operationele doelstelling(en)
- Als de doelstellingen juist gedefinieerd zijn en er is nagedacht over hoe er gemeten gaat
worden, dan kan de ROI of ROO gemeten worden:
ROI (return on investment)
= een financiële maatstaf die gebruikt wordt om de winstgevendheid of efficiëntie van
een investering te evalueren.
o je ziet direct of investeringen voldoende inkomsten opleveren.
o wordt uitgedrukt in %
ROO (return on objectives)
= een maatstaf die wordt gebruikt om marketingsucces te evalueren door het meten van
het behalen van vooraf bepaalde doelstellingen. Het richt zich op de effectiviteit van
marketingstrategieën , in plaats van alleen financiële winst.
3
, STAP 2: BRIEFING
= Een korte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee de
opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt. Hierin staat alle informatie die je leveranciers
nodig hebben om hun taken correct uit te voeren. (geef genoeg details)
Een goede briefing bevat informatie over 4 onderdelen:
1. Info over je bedrijf
- de missie en visie
- de aard van de bedrijfsactiviteiten (het type werk dat een bedrijf uitvoert)
- aantal werknemers
- de marketing- en communicatiestrategie
- corporate identity: de stijl, huisstijl vh bedrijf
(corporate identity = de unieke kenmerken en het imago van een bedrijf)
(hoe meer achtergrondinformatie, hoe beter)
2. info over het event
- het doel (SMART)
- de doelgroep (aantal, profiel)
- de datum, duur, tijdstip
- de locatie
- het thema
- de communicatie (kanalen)
- referentiekader: vorige edities
- het programma / catering vereisten
- eventueel: rol OG (opdrachtgever) in voorbereidingen
- eventueel: retroplanning overlopen (= een planningsmethode waarbij je van finish naar start
gaat)
3. info over het budget
4. je verwachtingen van de leveranciers (alleen bij een supplier briefing)
de gewenste sfeer, kwaliteit en stijl.
4
