Facilitair Eventmanagement samenvatting
- Rol facilitair eventmanager
Facilitair eventmanager gaat vooral over regelen invulling event. Niet over
conceptontwikkeling. Soms zelfs remmende werking in het creatieve proces.
- Zakelijke- en publieksevenement
o Zakelijk: Bedrijfsbelang, invloed op wie er komt (uitnodigingen), business
domein, begint vaak met een probleem of behoefte, (in)direct commercieel doel,
budget is beschikbaar
o Publiek: Algemeen belang, weinig invloed op wie komen, Leisure toerist domein,
begint vaak met een idee, idealistisch doel, inkomsten vaak een probleem.
- Evenement typen:
o Zakelijk:
§ B2B =Business to Business
§ B2P= Business to Personnel
§ B2C = Business to Consumer
o Publiek:
§ Concerten/ Dance – events, festivals
§ Lokale/community evenementen
§ Sport eventevenement
Hoe komt een evenementen bureau in gesprek met een opdrachtgever:
o Opdrachtgever -> Evenementenbureau
o Opdrachtgever -> Pitch
o Evenementenbureau -> Opdrachtgever
o Evenementenbureau = Opdrachtgever
Hoe organiseer je een evenement
Kan op allerlei manieren, maar voor nu houden we onderstaande aan:
- Initiatiefase
o Verkenning van de opdracht, bepaling randvoorwaarden en uitgangspunten,
formuleren doelstelling, ontwikkeling basisconcept, maken plan van aanpak,
maken globale planning, making kostenraming.
- Voorbereidingsfase
o Concept wordt verder uitgewerkt
o Bepaling van het programma
o Maken gedetailleerde projectplanning
- Uitwerkingsfase
- Uitvoeringsfase
- Afwikkelingsfase
- Doelstelling: Waarom wordt het evenement georganiseerd
o Aanleiding: Vaak is een gebeurtenis of situatie reden voor organisatie van
evenement.
Doelen evenement:
- Verkoop, promotie, communicatie, ontmoetingen/netwerken, entertainment/vermaak,
educatie, motivatie, informatie, consumptie, fundraising
, Uitbesteden
Voordelen:
- Investeringen kunnen op basisactiviteiten worden gericht.
- Optimaal gebruik van kennis, uitrusting en ervaring van derden.
- Verbetering van de flexibiliteit.
- Uitbesteden leidt tot een overzichtelijk primair proces in de onderneming.
Nadelen
- Grotere afhankelijkheid van leveranciers.
- Een leverancier kan zich niet aan de gemaakte afspraken houden, bijvoorbeeld
door een faillissement.
- Voortdurende bewaking van de kosten voor uitbesteding.
- Uitbesteding betekent meestal niet dat de uitbestedende organisatie geen werk
meer heeft: denk bijvoorbeeld aan kostenbewaking, kwaliteitsbewaking,
leveranciersmanagement.
- Kans op communicatie- en organisatieproblemen bij het overdragen van werk.
- Gevaar van uitlekken van vertrouwelijke informatie.
- Kans op sociale en juridische problemen.
ROI (Return on investment)
De verhouding tussen de opbrengsten en
de gedane investeringen.
• Niveau 0: Doelgroep bepaling
• Niveau 1: Bepaal de doelstellingen
• Niveau 2: Als er wordt geleerd
• Niveau 3: Als je merkt dat mensen hun
gedrag veranderen
• Niveau 4: Als je merkt dat het positieve
invloed heeft
• Niveau 5: Als het aan het eind van het
verhaal geld oplevert
- Wie?
o Extern: Klanten, prospects, leveranciers, potentiele medewerkers,
buurtbewoners, gemeente, overheid, aandeelhouders, media, consumenten,
sponsors.
o Intern: Vaste medewerkers, freelancers, vakantiemedewerkers, uitzendkrachten,
oproepkrachten, oud-medewerkers, raad van bestuur, aandeelhouders.
- Wat?
o Soort, thema, titel, schaal, uitstraling.
- Wanneer?
o Datum, tijdsstip, hoe lang, opbouw, event, afbouw.
- Waar?
o Binnen/buiten, soort, schaal, uitstraling/sfeer, infrastructuur
Ontwikkeling basisconcept:
Als je bovenstaande vragen hebt beantwoord kun je makkelijker tot een concept van
evenementen komen. De informatie helpt als ondersteuning van het creatieve proces.
We moeten nu dus gaan bedenken hoe het evenement eruit gaat zien en wat er te doen is.
Verschillende technieken om tot creatieve ideeën te komen:
Kuiper, eventmanagement van concept naar realisatie, blz. 83)
- Rol facilitair eventmanager
Facilitair eventmanager gaat vooral over regelen invulling event. Niet over
conceptontwikkeling. Soms zelfs remmende werking in het creatieve proces.
- Zakelijke- en publieksevenement
o Zakelijk: Bedrijfsbelang, invloed op wie er komt (uitnodigingen), business
domein, begint vaak met een probleem of behoefte, (in)direct commercieel doel,
budget is beschikbaar
o Publiek: Algemeen belang, weinig invloed op wie komen, Leisure toerist domein,
begint vaak met een idee, idealistisch doel, inkomsten vaak een probleem.
- Evenement typen:
o Zakelijk:
§ B2B =Business to Business
§ B2P= Business to Personnel
§ B2C = Business to Consumer
o Publiek:
§ Concerten/ Dance – events, festivals
§ Lokale/community evenementen
§ Sport eventevenement
Hoe komt een evenementen bureau in gesprek met een opdrachtgever:
o Opdrachtgever -> Evenementenbureau
o Opdrachtgever -> Pitch
o Evenementenbureau -> Opdrachtgever
o Evenementenbureau = Opdrachtgever
Hoe organiseer je een evenement
Kan op allerlei manieren, maar voor nu houden we onderstaande aan:
- Initiatiefase
o Verkenning van de opdracht, bepaling randvoorwaarden en uitgangspunten,
formuleren doelstelling, ontwikkeling basisconcept, maken plan van aanpak,
maken globale planning, making kostenraming.
- Voorbereidingsfase
o Concept wordt verder uitgewerkt
o Bepaling van het programma
o Maken gedetailleerde projectplanning
- Uitwerkingsfase
- Uitvoeringsfase
- Afwikkelingsfase
- Doelstelling: Waarom wordt het evenement georganiseerd
o Aanleiding: Vaak is een gebeurtenis of situatie reden voor organisatie van
evenement.
Doelen evenement:
- Verkoop, promotie, communicatie, ontmoetingen/netwerken, entertainment/vermaak,
educatie, motivatie, informatie, consumptie, fundraising
, Uitbesteden
Voordelen:
- Investeringen kunnen op basisactiviteiten worden gericht.
- Optimaal gebruik van kennis, uitrusting en ervaring van derden.
- Verbetering van de flexibiliteit.
- Uitbesteden leidt tot een overzichtelijk primair proces in de onderneming.
Nadelen
- Grotere afhankelijkheid van leveranciers.
- Een leverancier kan zich niet aan de gemaakte afspraken houden, bijvoorbeeld
door een faillissement.
- Voortdurende bewaking van de kosten voor uitbesteding.
- Uitbesteding betekent meestal niet dat de uitbestedende organisatie geen werk
meer heeft: denk bijvoorbeeld aan kostenbewaking, kwaliteitsbewaking,
leveranciersmanagement.
- Kans op communicatie- en organisatieproblemen bij het overdragen van werk.
- Gevaar van uitlekken van vertrouwelijke informatie.
- Kans op sociale en juridische problemen.
ROI (Return on investment)
De verhouding tussen de opbrengsten en
de gedane investeringen.
• Niveau 0: Doelgroep bepaling
• Niveau 1: Bepaal de doelstellingen
• Niveau 2: Als er wordt geleerd
• Niveau 3: Als je merkt dat mensen hun
gedrag veranderen
• Niveau 4: Als je merkt dat het positieve
invloed heeft
• Niveau 5: Als het aan het eind van het
verhaal geld oplevert
- Wie?
o Extern: Klanten, prospects, leveranciers, potentiele medewerkers,
buurtbewoners, gemeente, overheid, aandeelhouders, media, consumenten,
sponsors.
o Intern: Vaste medewerkers, freelancers, vakantiemedewerkers, uitzendkrachten,
oproepkrachten, oud-medewerkers, raad van bestuur, aandeelhouders.
- Wat?
o Soort, thema, titel, schaal, uitstraling.
- Wanneer?
o Datum, tijdsstip, hoe lang, opbouw, event, afbouw.
- Waar?
o Binnen/buiten, soort, schaal, uitstraling/sfeer, infrastructuur
Ontwikkeling basisconcept:
Als je bovenstaande vragen hebt beantwoord kun je makkelijker tot een concept van
evenementen komen. De informatie helpt als ondersteuning van het creatieve proces.
We moeten nu dus gaan bedenken hoe het evenement eruit gaat zien en wat er te doen is.
Verschillende technieken om tot creatieve ideeën te komen:
Kuiper, eventmanagement van concept naar realisatie, blz. 83)
