Eventmanagement
Boek
Hoofstuk 1
Evenement= een georganiseerde gebeurtenis waar een vooraf bepaalde inhoud op een doordachte
wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek, dat daarmee deelnemer aan deze gebeurtenis
is geworden.
4 verschillende hoofddoelstellingen voor het organiseren van publieksevenementen:
1. Esthetisch= de organisator wil de schoonheid van een product of een type product publiek maken
(theater, film).
2. Ideëel (educatief/maatschappelijk)= evenementen met een politieke, religieuze of
maatschappelijke doelstelling (demonstratie, Nijmeegse vierdaagse)
3. Amusement= vaak opgezet vanuit commerciële overwegingen. Bedoeld om lol mee te maken
(kermisattractie, festival).
4. Handel= evenementen die op basis van puur economische overwegingen en zonder specifiek
amuserend doel worden georganiseerd (jaarmarkt, beurs)
Festivalisering= festivals worden ingezet om een groot publiek te trekken en hiermee toerisme te
bevorderen (citymarketing).
Publieksevenement:
- is openbaar;
- trekt privépersonen (consumenten);
- is gericht op inhoud of activiteiten;
- wordt bij publiek bekend via mediakanalen, posters, flyers etc.;
- maakt gebruik van marketingmiddelen om publiek te werven;
- is gratis of toegangskaarten zijn verkrijgbaar bij openbare verkooppunten;
- wordt georganiseerd omdat de organisator het inhoudelijke product zelf aantrekkelijk vindt of voor
het verkrijgen van promotionele aandacht en/of commerciële inkomsten.
N.B.: een publieksevenement begint bij de inhoud!
Zakelijke evenementen= beginnen bij het publiek; de doelgroep waarmee de financier van het
evenement (de opdrachtgever) een relatie heeft of wil opbouwen.
3 doelstellingen voor zakelijke evenementen:
1. Zakelijke evenementen= een evenement kan een interne marketing- of communicatiedoelstelling
hebben, zoals het motiveren van het personeel.
2. Vermakelijke evenementen= zakelijke evenementen met het accent op creativiteit en fun, bijv. een
intern evenement om saamhorigheid te vergroten.
3. Charity events= evenementen die geld, goodwill, betrokkenheid en free publicity genereren voor
een goed doel of maatschappelijk verantwoord project.
Kenmerken:
- een besloten bijeenkomst;
- publiek bestaat uit professionals;
- gericht op business to business, business to personnel of business to consumer;
- publiek wordt uitgenodigd;
- media-aandacht voornamelijk vakbladen of eigen bedrijfskrant;
- publiek komt voor inhoud of activiteit en weet door wie het event wordt aangeboden en waarom;
, - geen marketing nodig;
- is een marketinginstrument op zichzelf om de doelgroep naar een bepaald doel te bewegen.
Eventmanagement= het begrip voor de werkzaamheden die de eventmanager uitvoert bij het
opzetten en organiseren van een evenement.
3 rollen van de eventmanager:
1. Conceptontwikkelaar= bedenkt hoe de inhoud het beste aan het publiek kan worden getoond.
2. Accountmanager= overtuigt mensen en bedrijven om een investering te doen, maar sluit ook
barterdeals (= ruil van diensten) met de media.
- Accountmanagement= aan de orde bij het genereren van sponsors en subsidie.
3. Projectmanager= kennis van crowdmanagement, veiligheidsdiensten en begeleiders is belangrijk.
Bij zakelijke evenementen is er vaak een deelnemersregistratie.
Corporate story= hierin beschrijft de conceptontwikkelaar de ‘ziel’ van een organisatie. Dit verhaal
vertelt welke beleving mensen moeten hebben als ze deelnemen aan het event. De eventmanager is
de imagineer. Door het verhaal van het merk of de organisatie – de emotionele waarde – goed te
laten aansluiten op het verhaal van de doelgroep, wordt er een verbinding gecreëerd.
Hoofdstuk 2
5 soorten publieksevenementen:
1. Culturele vieringen: festivals, carnaval.
2. Kunsten en entertainment: concerten, prijsuitreikingen.
3. Sportevenementen: wedstrijden, Olympische Spelen.
4. Recreatieve evenementen: sport en spel.
5. Privé-evenementen: trouwerijen, verjaardagen.
Pusheffect= het evenement of festival werkt drempelverlagend voor een nieuwe doelgroep. Actieve
inspanning om mensen te trekken.
Pulleffect= het publiek verplaatst alleen van de theaters en poppodia naar evenementen. Natuurlijke
aantrekkingskracht.
Return On Investment (ROI)= een maatstaaf die wordt gebruikt om de economische efficiëntie van
een investering te meten of om de efficiëntie van verschillende investeringen te vergelijken.
Return On Objectives (ROO)= het succes van het evenement wordt geëvalueerd aan de hand van de
tevredenheid van de doelgroep. ROO stelt de eventmanager in staat het effect van een evenement te
meten als het niet mogelijk is dit direct te koppelen aan het financiële aspect ervan.
7 stappen om ROI en ROO te bereiken:
1. Bepaal van tevoren wat de impact van het evenement moet zijn;
2. Besluit wat je wilt dat de doelgroep anders doet na het evenement;
3. Weet wat je wilt dat de doelgroep leert;
4. Ontwerp een experimentele leeromgeving;
5. Meet voldoening en geplande acties;
6. Meet het leereffect;
7. Meet de impact en de ROI.
3 instrumenten voor wanneer er voor publiciteit en promotie weinig budget is:
1. Sponsors;
2. Media;
- Media beoordeelt evenementorganisaties voordat ze overgaan tot een barterdeal op:
Boek
Hoofstuk 1
Evenement= een georganiseerde gebeurtenis waar een vooraf bepaalde inhoud op een doordachte
wijze wordt aangeboden aan een uitgekozen publiek, dat daarmee deelnemer aan deze gebeurtenis
is geworden.
4 verschillende hoofddoelstellingen voor het organiseren van publieksevenementen:
1. Esthetisch= de organisator wil de schoonheid van een product of een type product publiek maken
(theater, film).
2. Ideëel (educatief/maatschappelijk)= evenementen met een politieke, religieuze of
maatschappelijke doelstelling (demonstratie, Nijmeegse vierdaagse)
3. Amusement= vaak opgezet vanuit commerciële overwegingen. Bedoeld om lol mee te maken
(kermisattractie, festival).
4. Handel= evenementen die op basis van puur economische overwegingen en zonder specifiek
amuserend doel worden georganiseerd (jaarmarkt, beurs)
Festivalisering= festivals worden ingezet om een groot publiek te trekken en hiermee toerisme te
bevorderen (citymarketing).
Publieksevenement:
- is openbaar;
- trekt privépersonen (consumenten);
- is gericht op inhoud of activiteiten;
- wordt bij publiek bekend via mediakanalen, posters, flyers etc.;
- maakt gebruik van marketingmiddelen om publiek te werven;
- is gratis of toegangskaarten zijn verkrijgbaar bij openbare verkooppunten;
- wordt georganiseerd omdat de organisator het inhoudelijke product zelf aantrekkelijk vindt of voor
het verkrijgen van promotionele aandacht en/of commerciële inkomsten.
N.B.: een publieksevenement begint bij de inhoud!
Zakelijke evenementen= beginnen bij het publiek; de doelgroep waarmee de financier van het
evenement (de opdrachtgever) een relatie heeft of wil opbouwen.
3 doelstellingen voor zakelijke evenementen:
1. Zakelijke evenementen= een evenement kan een interne marketing- of communicatiedoelstelling
hebben, zoals het motiveren van het personeel.
2. Vermakelijke evenementen= zakelijke evenementen met het accent op creativiteit en fun, bijv. een
intern evenement om saamhorigheid te vergroten.
3. Charity events= evenementen die geld, goodwill, betrokkenheid en free publicity genereren voor
een goed doel of maatschappelijk verantwoord project.
Kenmerken:
- een besloten bijeenkomst;
- publiek bestaat uit professionals;
- gericht op business to business, business to personnel of business to consumer;
- publiek wordt uitgenodigd;
- media-aandacht voornamelijk vakbladen of eigen bedrijfskrant;
- publiek komt voor inhoud of activiteit en weet door wie het event wordt aangeboden en waarom;
, - geen marketing nodig;
- is een marketinginstrument op zichzelf om de doelgroep naar een bepaald doel te bewegen.
Eventmanagement= het begrip voor de werkzaamheden die de eventmanager uitvoert bij het
opzetten en organiseren van een evenement.
3 rollen van de eventmanager:
1. Conceptontwikkelaar= bedenkt hoe de inhoud het beste aan het publiek kan worden getoond.
2. Accountmanager= overtuigt mensen en bedrijven om een investering te doen, maar sluit ook
barterdeals (= ruil van diensten) met de media.
- Accountmanagement= aan de orde bij het genereren van sponsors en subsidie.
3. Projectmanager= kennis van crowdmanagement, veiligheidsdiensten en begeleiders is belangrijk.
Bij zakelijke evenementen is er vaak een deelnemersregistratie.
Corporate story= hierin beschrijft de conceptontwikkelaar de ‘ziel’ van een organisatie. Dit verhaal
vertelt welke beleving mensen moeten hebben als ze deelnemen aan het event. De eventmanager is
de imagineer. Door het verhaal van het merk of de organisatie – de emotionele waarde – goed te
laten aansluiten op het verhaal van de doelgroep, wordt er een verbinding gecreëerd.
Hoofdstuk 2
5 soorten publieksevenementen:
1. Culturele vieringen: festivals, carnaval.
2. Kunsten en entertainment: concerten, prijsuitreikingen.
3. Sportevenementen: wedstrijden, Olympische Spelen.
4. Recreatieve evenementen: sport en spel.
5. Privé-evenementen: trouwerijen, verjaardagen.
Pusheffect= het evenement of festival werkt drempelverlagend voor een nieuwe doelgroep. Actieve
inspanning om mensen te trekken.
Pulleffect= het publiek verplaatst alleen van de theaters en poppodia naar evenementen. Natuurlijke
aantrekkingskracht.
Return On Investment (ROI)= een maatstaaf die wordt gebruikt om de economische efficiëntie van
een investering te meten of om de efficiëntie van verschillende investeringen te vergelijken.
Return On Objectives (ROO)= het succes van het evenement wordt geëvalueerd aan de hand van de
tevredenheid van de doelgroep. ROO stelt de eventmanager in staat het effect van een evenement te
meten als het niet mogelijk is dit direct te koppelen aan het financiële aspect ervan.
7 stappen om ROI en ROO te bereiken:
1. Bepaal van tevoren wat de impact van het evenement moet zijn;
2. Besluit wat je wilt dat de doelgroep anders doet na het evenement;
3. Weet wat je wilt dat de doelgroep leert;
4. Ontwerp een experimentele leeromgeving;
5. Meet voldoening en geplande acties;
6. Meet het leereffect;
7. Meet de impact en de ROI.
3 instrumenten voor wanneer er voor publiciteit en promotie weinig budget is:
1. Sponsors;
2. Media;
- Media beoordeelt evenementorganisaties voordat ze overgaan tot een barterdeal op:
