- Public relations: Communicatiehandboek – Wil Michels 5e druk –
Hoofdstuk 17 – Organiseren
Als je lang genoeg wacht, ben je altijd te laat.
17.1 – Samenwerken met externe bureaus
Voor een communicatiebureau is samenwerking zinvol. Goed overleg en het uitspreken van wederzijdse
verwachtingen voorkom miscommunicatie. Met name tussen communicatiebureaus en opdrachtgevers.
Communicatie zelf doen of uitbesteden
De mate waarin de communicatie zelf wordt gedaan of wordt uitbesteed ligt aan de aanwezigheid van
diskundigheid binnen een organisatie. Organisaties kunnen bijvoorbeeld ervoor kiezen om events, design,
social mediastrategie etc. uit te besteden als hier niet genoeg deskundigheid voor aanwezig is. Het risico bij
uitbesteden is de kans op verliezen van je continuïteit en consistentie. Het wordt dan ook niet uitbesteed aan
één bedrijf, omdat bedrijven niet up-to-date zijn over de ins en outs.
Bureauselectie
De diensten, prijs en kwaliteit bij bureau verschillen. Daarom is er stappenplan bij bureauselectie
Stap 1: Bepaal het doel van de selectie
Wie en wat wil je met communicatie bereiken. Als een bureau meer bezig is met events en de
organisatie wilt uitbesteden aan social mediastrategieën, dan zit je verkeerd.
Stap 2: Stel de criteria op
De organisatie bepaalt aan welke eisen een bureau moet voldoen. Kwaliteit een expertisen valt hier
ook onder. Het kan voorvallen dat een bureau al voor een ander werkt uit dezelfde sector. Dit noem je
conflicten accounts.
Stap 3: Maak een shortlist
Eerst een lijst van potentiële bureaus opstellen. Zij moeten voldoen aan opgestelde criteria. Hieruit
volgt een shortlist.
Stap 4: Selecteer een bureau
De geselecteerde bureau presenteren zich aan de opdrachtgever. Soms is er een pitch nodig. Dat
houdt in dat meerdere bureaus een briefing krijgen en a.d.h.v. dat een voorstel presenteren. Een
nadeel voor de bureaus is dat bureaucompetitie veel tijd en geld kost. Daarom krijgen bureaus vaak
een vergoeding voor de pitch.
Honorering
Er wordt meestal gekozen voor de volgende methoden: een uurvergoeding op basis van nacalculatie of een
vaste projectprijs.
1. Uurloon o.b.v. nacalculatie
De tarieven zijn afhankelijk van het werk. Er zijn criteria zoals junior/senior en de mate van
tijdsbesteding en moeilijkheid bezigheid. Alle uren worden opgeteld en tot een factuur gebracht.
2. Vast projectprijs
Voor de opdrachtgever wordt er een begroting gemaakt. Een inschatting hoe duur het project wordt.
Indien er meer werk wordt gedaan dan de eindprijs van de begroting aangevend, wordt dit
gedeclareerd en overlegd met de opdrachtgever.
1
Hoofdstuk 17 – Organiseren
Als je lang genoeg wacht, ben je altijd te laat.
17.1 – Samenwerken met externe bureaus
Voor een communicatiebureau is samenwerking zinvol. Goed overleg en het uitspreken van wederzijdse
verwachtingen voorkom miscommunicatie. Met name tussen communicatiebureaus en opdrachtgevers.
Communicatie zelf doen of uitbesteden
De mate waarin de communicatie zelf wordt gedaan of wordt uitbesteed ligt aan de aanwezigheid van
diskundigheid binnen een organisatie. Organisaties kunnen bijvoorbeeld ervoor kiezen om events, design,
social mediastrategie etc. uit te besteden als hier niet genoeg deskundigheid voor aanwezig is. Het risico bij
uitbesteden is de kans op verliezen van je continuïteit en consistentie. Het wordt dan ook niet uitbesteed aan
één bedrijf, omdat bedrijven niet up-to-date zijn over de ins en outs.
Bureauselectie
De diensten, prijs en kwaliteit bij bureau verschillen. Daarom is er stappenplan bij bureauselectie
Stap 1: Bepaal het doel van de selectie
Wie en wat wil je met communicatie bereiken. Als een bureau meer bezig is met events en de
organisatie wilt uitbesteden aan social mediastrategieën, dan zit je verkeerd.
Stap 2: Stel de criteria op
De organisatie bepaalt aan welke eisen een bureau moet voldoen. Kwaliteit een expertisen valt hier
ook onder. Het kan voorvallen dat een bureau al voor een ander werkt uit dezelfde sector. Dit noem je
conflicten accounts.
Stap 3: Maak een shortlist
Eerst een lijst van potentiële bureaus opstellen. Zij moeten voldoen aan opgestelde criteria. Hieruit
volgt een shortlist.
Stap 4: Selecteer een bureau
De geselecteerde bureau presenteren zich aan de opdrachtgever. Soms is er een pitch nodig. Dat
houdt in dat meerdere bureaus een briefing krijgen en a.d.h.v. dat een voorstel presenteren. Een
nadeel voor de bureaus is dat bureaucompetitie veel tijd en geld kost. Daarom krijgen bureaus vaak
een vergoeding voor de pitch.
Honorering
Er wordt meestal gekozen voor de volgende methoden: een uurvergoeding op basis van nacalculatie of een
vaste projectprijs.
1. Uurloon o.b.v. nacalculatie
De tarieven zijn afhankelijk van het werk. Er zijn criteria zoals junior/senior en de mate van
tijdsbesteding en moeilijkheid bezigheid. Alle uren worden opgeteld en tot een factuur gebracht.
2. Vast projectprijs
Voor de opdrachtgever wordt er een begroting gemaakt. Een inschatting hoe duur het project wordt.
Indien er meer werk wordt gedaan dan de eindprijs van de begroting aangevend, wordt dit
gedeclareerd en overlegd met de opdrachtgever.
1
