Samenvatting Projectmatig werken in de praktijk

Projectmatig werken in de praktijk Ed Schouten

Deel 1: Inleiding projectmatig werken (hoofdstuk 1 & 2)
Deel 2: Projectbeslissing en projectvoorbereiding (hoofdstuk 3 t/m 8)
Deel 3: Projectuitvoering (hoofdstuk 9 t/m 11)
Deel 4: Projectafronding en projectborging (hoofdstuk 12 & 13)

1.1 Inleiding

Projectmatig werken wordt steeds populairder en is niet meer weg te denken in
de wijze waarop organisaties werken. In de tweede helft van de vorige eeuw was
het een manier van werken binnen met name de bouw en automatisering. Nu is
het een olievlek die zich steeds meer uitbreidt.
Gemeenten, zorginstellingen en ziekenhuizen zien projectmatig werken als een
manier om doelen te halen en resultaatgericht te werken.

Projectmatig werken:
- Biedt een werkwijze die aansluit bij het snel inspringen op veranderingen
en het realiseren van initiatieven;
- Kan op elk niveau in een organisatie worden toegepast;
- Is op zowel kleine als grote projecten van toepassing;
- Is brancheafhankelijk;
- Biedt een werkwijze om binnen beperkingen van mensen en geld haalbare
resultaten op te leveren;
- Voorkomt dat werkzaamheden te veel geld en tijd kosten;
- Bevordert de samenwerking tussen verschillende afdelingen in een
organisatie;
- Is leuk om te doen;
- Is door iedereen aan te leren;
- Is gericht op het behalen van resultaten en daarmee de doelstellingen;
- Is efficiënt en effectief.

1.2 Vanuit de praktijk

Top 10 van de genoemde verbeterpunten:
1. Meer en betere communicatie
2. Betere voorbereiding
3. Duidelijk aanspreekpunt
4. Een planning waar duidelijk in staat wie wat wanneer doet
5. Op tijd beginnen
6. Duidelijke rolverdeling
7. Een duidelijk doel van de themadag
8. Tijd in de agenda om de taken uit te kunnen voeren
9. Collega’s die hun afspraken nakomen
10.Behoefte aan een draaiboek


1.3 Improviseren, projectmatig werken of routinematig werken

Improviseren  Wat je spontaan bedenkt en uitvoert.
Voorbeeld: Chaotische dag, wiel moest opnieuw worden uitgevonden. Het
resultaat en het doel zijn niet duidelijk geformuleerd en activiteiten werden ad
hoc uitgevoerd. Er werd niet eerst nagedacht, maar er werd direct gehandeld,
wat uiteindelijk leidde tot vreugde, maar ook stress en frustratie.

1

, Routinematig werken  Iets wat je steeds hetzelfde doet
Voorbeeld: Het proces ernaartoe zichzelf keer op keer kan herhalen, het resultaat
van tevoren duidelijk is, de mensen bekend zijn met de werkwijze, de stappen en
de werkzaamheden, en er duidelijke procedures, plannen en draaiboeken zijn.

Projectmatig werken  Er moet worden nagedacht voordat men aan de slag
gaat.
Voorbeeld: De organisatie maakt er een project van door het doel en het resultaat
van de themadag duidelijk te maken, mensen duidelijke taken en
verantwoordelijkheden te geven, vooraf alle onderdelen goed door te denken en
dit alles te verzamelen in één plan. Tussentijds moet worden geëvalueerd of het
project nog op koers ligt.

1.4 Kenmerken van een project

6 kenmerken van een project:
1. Specifiek doel
Een positieve verandering die ontstaat vanuit een behoefte naar meer,
beter of efficiënter.
2. Uniek of nieuw resultaat
Levert waarmee het gestelde doel bereikt kan worden.
3. Begin en eind
Een project start bijvoorbeeld met voorbereidingen en eindigt zodra het
gewenste resultaat is opgeleverd.
4. Opdrachtgever
Hij wil met het project een doelstellig bereiken en heeft daarvoor een
resultaat nodig.
5. Tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertise
Ieder heeft zijn eigen stukje project en voert daar werkzaamheden voor uit,
maar alle stukjes zijn afhankelijk van elkaar.
6. Mate van onzekerheid
Een bepaalde onzekerheid dat het resultaat wordt bereikt en daarmee het
doel.

1.5 Definities

Project = Een tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende
expertisen die binnen een vastgestelde tijd en met beperkte middelen een nieuw
of uniek resultaat leveren waarmee een doel van de opdrachtgever wordt
behaald met een bepaalde mate van onzekerheid.

Zo omschrijft het projectmanagementcertificeringsmodel IPMA een
project :
Een geheel van activiteiten om in een tijdelijke organisatie binnen gestelde
condities een vooraf gedefinieerd resultaat te bereiken.

Projectmanagement = een werkwijze als geheel, terwijl projectmanagement
zich specifiek richt op het managen van een project, gezien vanuit de rol van de
projectleider.
IPMA defineert projectmanagement als:
“alle leidinggevende taken die nodig zijn om het beoogde resultaat van het
project te bereiken: het plannen, organiseren en het besturen van alle



2