IU Internationale Hochschule - Fernstudium
Studiengang: Bachelor of Arts Eventmanagement
Modul: BPMG - Projektmanagement
Tutor: Dominik Neuer
Advanced Workbook
Kurs: BPMG01 – Projektmanagement
Verfasserin:
******
Matrikel-Nummer: *******
Abgabedatum: 03. 09. 2022
,Aufgabenstellung 1:
In der Praxis wird häufig eine vier-phasige Gliederung des Projektlebenszyklus genutzt.
Nenne diese vier Phasen.
Die 1. Phase des Projektlebenszyklus ist die Vorbereitungsphase: Hier werden Projektziele
definiert sowie eine Grobschätzung von Terminen und Kosten vorgenommen. Das Team wird
gebildet, Verantwortungen und Kompetenzen werden verteilt und Kommunikationsregeln
geklärt. Man führt Stakeholder- und Risikoanalyse durch. Das Kick-off-Meeting bildet den
offiziellen Auftakt zum Projekt.
Die 2. Phase beinhaltet die Projektplanung: Anhand bewährter Planungsinstrumente wird das
Fundament für die spätere Durchführung gelegt. Im Projektstrukturplan wird das
Gesamtprojekt in Teilprojekte und Arbeitspakete gegliedert. Es folgt die detaillierte Planung
aller Aspekte. Der Planungsaufwand eines Projektes wird stets von dessen Größe,
Komplexität und Neuigkeitsgrad beeinflusst.
Die 3. Phase widmet sich der Projektdurchführung: Die geplanten Arbeitspakete werden
umgesetzt. Der Projektverlauf wird dabei laufend überwacht, kontrolliert und gesteuert. Im
Vordergrund des Projektcontrollings stehen gemäß dem „magischen Dreieck“ stets die
zentralen Größen: Leistung, Kosten und Termine. Sobald Abweichungen zu den Planwerten
festgestellt werden, können Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.
Die 4. Phase ist der Projektabschluss: Nach der Erfüllung des Auftrags oder Projektziels ist
es wichtig, den Projekterfolg zu ermitteln und den gesamten Projektablauf zu evaluieren, um
aus gemachten Erfahrungen und Fehlern die Lehren für zukünftige Projekte zu ziehen. Dazu
gehört auch das Verfassen eines Abschlussberichts und die Erstellung einer Endabrechnung.
1
, Es folgen zwei kurze Situationsbeschreibungen mit Problemen in Projekten. Analysiere diese
kurz, indem Du begründest, in welcher Projektphase hier Deiner Meinung nach Fehler
gemacht wurden.
1. In einem IT-Projekt wird nach der Fertigstellung bemerkt, dass die neue Lösung zwar
richtige Ergebnisse liefert, die Antworten der Software nach einer Eingabe aber erst nach zwei
Minuten ein Ergebnis liefern. In den Projektdokumenten (Pflichtenheft, Projektauftrag) findet
sich jedoch kein Hinweis auf garantierte Antwortzeiten. Antwortzeiten von zwei Minuten sind
für den Auftraggeber in der Praxis jedoch völlig unpraktikabel.
Der Fehler liegt hier hauptsächlich in der Vorbereitungsphase: Zum Projektstart wurden die
Projektziele zu ungenau definiert, weshalb der Aspekt der Antwortzeit während dem ganzen
Projektverlauf vernachlässigt wurde.
Dies ist ein Versäumnis, welches der Auftraggeber ebenso wie der Auftragnehmer zu
verantworten hat: Der Auftraggeber hat im Lastenheft, in welchem er seine Leistungs- und
Lieferanforderungen und die gewünschten Bedingungen festhält, wahrscheinlich keine
zeitliche Begrenzung bezüglich der Bereitstellung der Antworten genannt, weil er es entweder
vergessen oder für selbstverständlich gehalten hat. Als das Pflichtenheft als detaillierter
Leistungskatalog (inkl. Produkteigenschaften) aus dem Lastenheft heraus entwickelt wurde,
ist dies jedoch auch dem Auftragnehmer nicht aufgefallen, was auf Kommunikations-
problemen und unzureichende Analyse hinweist. Wären z.B. im Rahmen einer Stakeholder-
Analyse die Endnutzer/Anwender der Software befragt oder ihre Bedürfnisse genauer
untersucht worden, hätte sich wahrscheinlich früh herausgestellt, dass eine Software mit
langen Antwortzeiten ihren Zweck de facto verfehlt.
2
Studiengang: Bachelor of Arts Eventmanagement
Modul: BPMG - Projektmanagement
Tutor: Dominik Neuer
Advanced Workbook
Kurs: BPMG01 – Projektmanagement
Verfasserin:
******
Matrikel-Nummer: *******
Abgabedatum: 03. 09. 2022
,Aufgabenstellung 1:
In der Praxis wird häufig eine vier-phasige Gliederung des Projektlebenszyklus genutzt.
Nenne diese vier Phasen.
Die 1. Phase des Projektlebenszyklus ist die Vorbereitungsphase: Hier werden Projektziele
definiert sowie eine Grobschätzung von Terminen und Kosten vorgenommen. Das Team wird
gebildet, Verantwortungen und Kompetenzen werden verteilt und Kommunikationsregeln
geklärt. Man führt Stakeholder- und Risikoanalyse durch. Das Kick-off-Meeting bildet den
offiziellen Auftakt zum Projekt.
Die 2. Phase beinhaltet die Projektplanung: Anhand bewährter Planungsinstrumente wird das
Fundament für die spätere Durchführung gelegt. Im Projektstrukturplan wird das
Gesamtprojekt in Teilprojekte und Arbeitspakete gegliedert. Es folgt die detaillierte Planung
aller Aspekte. Der Planungsaufwand eines Projektes wird stets von dessen Größe,
Komplexität und Neuigkeitsgrad beeinflusst.
Die 3. Phase widmet sich der Projektdurchführung: Die geplanten Arbeitspakete werden
umgesetzt. Der Projektverlauf wird dabei laufend überwacht, kontrolliert und gesteuert. Im
Vordergrund des Projektcontrollings stehen gemäß dem „magischen Dreieck“ stets die
zentralen Größen: Leistung, Kosten und Termine. Sobald Abweichungen zu den Planwerten
festgestellt werden, können Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.
Die 4. Phase ist der Projektabschluss: Nach der Erfüllung des Auftrags oder Projektziels ist
es wichtig, den Projekterfolg zu ermitteln und den gesamten Projektablauf zu evaluieren, um
aus gemachten Erfahrungen und Fehlern die Lehren für zukünftige Projekte zu ziehen. Dazu
gehört auch das Verfassen eines Abschlussberichts und die Erstellung einer Endabrechnung.
1
, Es folgen zwei kurze Situationsbeschreibungen mit Problemen in Projekten. Analysiere diese
kurz, indem Du begründest, in welcher Projektphase hier Deiner Meinung nach Fehler
gemacht wurden.
1. In einem IT-Projekt wird nach der Fertigstellung bemerkt, dass die neue Lösung zwar
richtige Ergebnisse liefert, die Antworten der Software nach einer Eingabe aber erst nach zwei
Minuten ein Ergebnis liefern. In den Projektdokumenten (Pflichtenheft, Projektauftrag) findet
sich jedoch kein Hinweis auf garantierte Antwortzeiten. Antwortzeiten von zwei Minuten sind
für den Auftraggeber in der Praxis jedoch völlig unpraktikabel.
Der Fehler liegt hier hauptsächlich in der Vorbereitungsphase: Zum Projektstart wurden die
Projektziele zu ungenau definiert, weshalb der Aspekt der Antwortzeit während dem ganzen
Projektverlauf vernachlässigt wurde.
Dies ist ein Versäumnis, welches der Auftraggeber ebenso wie der Auftragnehmer zu
verantworten hat: Der Auftraggeber hat im Lastenheft, in welchem er seine Leistungs- und
Lieferanforderungen und die gewünschten Bedingungen festhält, wahrscheinlich keine
zeitliche Begrenzung bezüglich der Bereitstellung der Antworten genannt, weil er es entweder
vergessen oder für selbstverständlich gehalten hat. Als das Pflichtenheft als detaillierter
Leistungskatalog (inkl. Produkteigenschaften) aus dem Lastenheft heraus entwickelt wurde,
ist dies jedoch auch dem Auftragnehmer nicht aufgefallen, was auf Kommunikations-
problemen und unzureichende Analyse hinweist. Wären z.B. im Rahmen einer Stakeholder-
Analyse die Endnutzer/Anwender der Software befragt oder ihre Bedürfnisse genauer
untersucht worden, hätte sich wahrscheinlich früh herausgestellt, dass eine Software mit
langen Antwortzeiten ihren Zweck de facto verfehlt.
2
