Eindopdracht fase 2
Naam :
Studentnummer :
Datum : 5 mei 2022
Docent : Rene Kapr
NCOI Opleidingsgroep
HBO Management (Eindopdracht Fase 2)
,Voorwoord
Mijn naam is XXXX. Ik ben sinds XXXwerkzaam bij de XXXX. In 2010 heb ik de overstap
gemaakt om als coördinator XXX) bij de XXX aan de slag te gaan. In loop der jaren is de
functie gewijzigd, ik krijg steeds meer leidinggevende taken erbij.
Deze eindopdracht voor Fase 2 is geschreven in het kader van mijn opleiding HBO Bachelor
Management. De gevolgde modules zijn met een goed resultaat afgerond en
dragen bij aan het schrijven van de integrale eindopdracht voor fase 2.
In deze moduleopdracht wordt een vraagstuk uit de praktijk geanalyseerd. Hierbij
wordt als leidraad het 7W-model gebruikt. Verder worden de verschillen tussen de
huidige situatie (ist) en de gewenste situatie (soll) in kaart gebracht om het
managementprobleem goed te analyseren. Door te bekijken hoe deze situaties
zich tot elkaar verhouden en waar de verschillen zitten, wordt dit tijdens het
diagnoseproces duidelijk gemaakt. Vervolgens wordt systematisch de oorzaken
en gevolgen in kaart gebracht waarna oplossingsrichtingen worden gegeven.
Mijn dank gaat uit naar mijn werkgever die mij in de gelegenheid stelt deze opleiding te
volgen, en naar mijn collega’s die mij van informatie hebben voorzien. Tevens wil ik de
docent de heer René Kapr bedanken voor zijn inspirerende lessen. Tenslotte wil ik mijn
medestudenten bedanken voor hun input en de prettige samenwerking tijdens de lessen.
(NAAM)
Plaats, (datum)
pagina 2
, Samenvatting
De XXX is een ambtelijk hiërarchische organisatie (met meer dan 250 fte medewerkers), wat
te typeren is als een lijn-staf organisatie (Eppink, Melker en Tack, 2019).
In deze moduleopdracht wordt een vraagstuk uit de praktijk geanalyseerd. Hierbij
wordt als leidraad het 7W-model gebruikt. Door antwoord te geven op deze zeven vragen zal
het makkelijker worden om perspectieven te zien die op het eerste gezicht nog niet te zien
waren. Deze moduleopdracht richt zich op het team XXX binnen de XXX
De feitelijke situatie laat zien dat binnen het team XXX) er geen grip is op het tijdig verloop
van de werkzaamheden. Het vraagstuk wat uit de praktijk wordt geanalyseerd is: ”Hoe te
zorgen voor een tijdig verloop van het productieproces?”
In de huidige situatie heeft het XX een oplopende werkvoorraad. Hierdoor komen de
wettelijke behandeltermijnen in het geding. Deze ontwikkeling moet een halt worden
toegeroepen, zodat er altijd binnen de wettelijke termijnen kan worden geleverd. Door corona
wordt er nu thuisgewerkt, iets dat in het verleden niet gebeurde. De werkprocedures zijn hier
niet op berekend met als gevolg ophoping van werkvoorraden bij de verschillende stappen in
het behandelproces. Het thuiswerken en het ontbreken van adequate processtructuren en
ondersteuning hebben ook een weerslag op de medewerkers, met een hoger ziekteverzuim
tot gevolg. Dit is in de IST-beschrijving neergelegd.
In de gewenste situatie (SOLL) worden documenten tijdig, binnen de gestelde wettelijke
termijnen, aan de burger geleverd. Daarbij is een participerende leiderschapsstijl van het
management nodig. Hierbij dient het management voorzien te worden van informatie
aangaande het onderhanden werk, door middel van een geautomatiseerde
workflowmanagementsysteem. Daarnaast moeten medewerkers voorzien worden van
adequate ondersteuning voor thuiswerk in de vorm van een beveiligd documentensysteem.
Een herinrichting van de processtappen waarbij rekening wordt gehouden met de
veranderde werksituatie (thuiswerken is mogelijk) aangestuurd door het management
completeert de aanpak van de problemen.
In een GAP-analyse worden de verschillen tussen de bestaande situatie (IST) en de
gewenste situatie (SOLL) geanalyseerd. Hierbij zijn de borging, processen, leiderschapsstijl
en capaciteit beschreven. Om dit te onderbouwen is er een Ishikawa-diagram ingevuld.
Hieruit komt naar voren dat de oorzaak gelegen is in een vermijdende leiderschapsstijl en
een beperkte ondersteuning d.m.v. automatisering.
Om het management te ondersteunen bij het doorvoeren van de benodigde veranderingen is
het model van Kotter voorgesteld. De 8 stappen van dit model in combinatie met het Kubler-
Ross weerstandsmodel geven het management houvast en opties om een nieuwe,
participerende leiderschapsstijl vorm te geven.
Er worden drie oplossingsalternatieven voor het onderhavige vraagstuk aangereikt.
Invoering van een geautomatiseerd workflow management systeem.
Digitalisering van documenten.
Verantwoordelijkheden toewijzen en herverdelen.
Ter afsluiting is er een korte zelfreflectie opgenomen, met daarin de volgende leeractiviteiten:
- Meer theorie toepassen in plaats van te vertrouwen op ervaring en emotie.
- Beperken tot de kern bij het onderzoek en houden bij de feiten.
pagina 3
Naam :
Studentnummer :
Datum : 5 mei 2022
Docent : Rene Kapr
NCOI Opleidingsgroep
HBO Management (Eindopdracht Fase 2)
,Voorwoord
Mijn naam is XXXX. Ik ben sinds XXXwerkzaam bij de XXXX. In 2010 heb ik de overstap
gemaakt om als coördinator XXX) bij de XXX aan de slag te gaan. In loop der jaren is de
functie gewijzigd, ik krijg steeds meer leidinggevende taken erbij.
Deze eindopdracht voor Fase 2 is geschreven in het kader van mijn opleiding HBO Bachelor
Management. De gevolgde modules zijn met een goed resultaat afgerond en
dragen bij aan het schrijven van de integrale eindopdracht voor fase 2.
In deze moduleopdracht wordt een vraagstuk uit de praktijk geanalyseerd. Hierbij
wordt als leidraad het 7W-model gebruikt. Verder worden de verschillen tussen de
huidige situatie (ist) en de gewenste situatie (soll) in kaart gebracht om het
managementprobleem goed te analyseren. Door te bekijken hoe deze situaties
zich tot elkaar verhouden en waar de verschillen zitten, wordt dit tijdens het
diagnoseproces duidelijk gemaakt. Vervolgens wordt systematisch de oorzaken
en gevolgen in kaart gebracht waarna oplossingsrichtingen worden gegeven.
Mijn dank gaat uit naar mijn werkgever die mij in de gelegenheid stelt deze opleiding te
volgen, en naar mijn collega’s die mij van informatie hebben voorzien. Tevens wil ik de
docent de heer René Kapr bedanken voor zijn inspirerende lessen. Tenslotte wil ik mijn
medestudenten bedanken voor hun input en de prettige samenwerking tijdens de lessen.
(NAAM)
Plaats, (datum)
pagina 2
, Samenvatting
De XXX is een ambtelijk hiërarchische organisatie (met meer dan 250 fte medewerkers), wat
te typeren is als een lijn-staf organisatie (Eppink, Melker en Tack, 2019).
In deze moduleopdracht wordt een vraagstuk uit de praktijk geanalyseerd. Hierbij
wordt als leidraad het 7W-model gebruikt. Door antwoord te geven op deze zeven vragen zal
het makkelijker worden om perspectieven te zien die op het eerste gezicht nog niet te zien
waren. Deze moduleopdracht richt zich op het team XXX binnen de XXX
De feitelijke situatie laat zien dat binnen het team XXX) er geen grip is op het tijdig verloop
van de werkzaamheden. Het vraagstuk wat uit de praktijk wordt geanalyseerd is: ”Hoe te
zorgen voor een tijdig verloop van het productieproces?”
In de huidige situatie heeft het XX een oplopende werkvoorraad. Hierdoor komen de
wettelijke behandeltermijnen in het geding. Deze ontwikkeling moet een halt worden
toegeroepen, zodat er altijd binnen de wettelijke termijnen kan worden geleverd. Door corona
wordt er nu thuisgewerkt, iets dat in het verleden niet gebeurde. De werkprocedures zijn hier
niet op berekend met als gevolg ophoping van werkvoorraden bij de verschillende stappen in
het behandelproces. Het thuiswerken en het ontbreken van adequate processtructuren en
ondersteuning hebben ook een weerslag op de medewerkers, met een hoger ziekteverzuim
tot gevolg. Dit is in de IST-beschrijving neergelegd.
In de gewenste situatie (SOLL) worden documenten tijdig, binnen de gestelde wettelijke
termijnen, aan de burger geleverd. Daarbij is een participerende leiderschapsstijl van het
management nodig. Hierbij dient het management voorzien te worden van informatie
aangaande het onderhanden werk, door middel van een geautomatiseerde
workflowmanagementsysteem. Daarnaast moeten medewerkers voorzien worden van
adequate ondersteuning voor thuiswerk in de vorm van een beveiligd documentensysteem.
Een herinrichting van de processtappen waarbij rekening wordt gehouden met de
veranderde werksituatie (thuiswerken is mogelijk) aangestuurd door het management
completeert de aanpak van de problemen.
In een GAP-analyse worden de verschillen tussen de bestaande situatie (IST) en de
gewenste situatie (SOLL) geanalyseerd. Hierbij zijn de borging, processen, leiderschapsstijl
en capaciteit beschreven. Om dit te onderbouwen is er een Ishikawa-diagram ingevuld.
Hieruit komt naar voren dat de oorzaak gelegen is in een vermijdende leiderschapsstijl en
een beperkte ondersteuning d.m.v. automatisering.
Om het management te ondersteunen bij het doorvoeren van de benodigde veranderingen is
het model van Kotter voorgesteld. De 8 stappen van dit model in combinatie met het Kubler-
Ross weerstandsmodel geven het management houvast en opties om een nieuwe,
participerende leiderschapsstijl vorm te geven.
Er worden drie oplossingsalternatieven voor het onderhavige vraagstuk aangereikt.
Invoering van een geautomatiseerd workflow management systeem.
Digitalisering van documenten.
Verantwoordelijkheden toewijzen en herverdelen.
Ter afsluiting is er een korte zelfreflectie opgenomen, met daarin de volgende leeractiviteiten:
- Meer theorie toepassen in plaats van te vertrouwen op ervaring en emotie.
- Beperken tot de kern bij het onderzoek en houden bij de feiten.
pagina 3
