Eventorganisatie
1. Situering cursus
1.1. Doelstellingen
Optimaal voorbereiden op het organiseren van een klein tot middelgroot sportief
event. Verwerven van kennis/ vaardigheden die onmiddellijk toepasbaar zijn in een eigen
project.
- Je doet specifieke kennis op in functie van veilig en verantwoord organiseren.
- Je leert projectmatig werken.
- Je wordt geprikkeld tot ondernemend handelen
- Je leert in groep werken met diverse verantwoordelijkheden waardoor
leiderschapsvaardigheden, assertiviteit en constructief groepsgedrag verder ontwikkeld
worden.
1.2. Sport business project semester 3 en 4
2. Inleiding op eventorganisatie
2.1. Event?
Er worden in België zeer veel events georganiseerd (kermis, teambuilding, festival, fuiven…).
Event zijn ‘big business’ en verdienen dan ook de nodige aandacht.
Maar wat is een event nu precies?
- Een event of een evenement is een georganiseerde geberutenis voor een publiek of
deelnemers met een bepaalde omvang. (Grit & Gerritsma)
- Een event is een door een individu, groep of organisatie georganiseerde geberutenis die
gericht is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren (K. van
der straeten)
Deze cursus is voor kleine en middelgrote events (dus geen WC of een event van een
voetbalploeg). Toch zijn er zaken die in elk event terugkomen.
Events worden beschoud als ‘iets buitengewoons’, hebben een begin- en einddatum, ze izjn
gebonden aan tijd en ruimte en ze hebben scherpe deadlines. Dit maakt de taak van
eventmanager zo bijzonder moeilijk
2.2. Eventmanagement/ eventmanager
“event mangement” is het proces waarbij een event wordt gepland, voorbereid en
geproduceert. Dit omvat de vaststelling, de omschrijving, verwerving, toewijzing, regie,
controle en analyse van de tijd, fianciën, mensen, producten, diensten en andere middelen
om doelstellingen, op soms korte termijn, te bereiken.
- Het is aan de eventmanager om elk aspect van een event te overzien en te regelen.
Een zeer complexee taak waarvoor specifieke vereisten bestaan zowel op gebied van
competenties als reglementering
2.3. Organisatorische competenties
Een competente eventorganisator is iemand die in staat is om een event te laten slagen en
onverwachte problemen weet op te lossen
ROUTINE is nauwelijks aanwezig in een job als eventmanager. Het gevaar loert vanaf de
opstartfase! Daarom is er een absolute nood aan een goede coördinator.
1
,Belangrijke competenties
- Planmatig werken
- Creativiteit
- Samenwerken
- Regie/ controle houden
- Inlevingsvermogen
- Omgaan met weerstanden
- Onderhandelen
- Financieel inzicht
- Verkopen
- Verantwoordelijkheid
- Improvisatievermogen/ flexibiliteit
- Goede communicatie
- Passie!!!!
K.I.S.S. (keep it simple & short
Hou het zo eenvoudig mogelijk. Niemand heeft baat bij zeer ingewikkelde organisaties.
Processen, planningen, lijsten , … moeten transparant zijn opgesteld zodat iedereen van je
team er mee kan omgaan.
2.4. 10 goede gewoontes
Succesvolle eventorganisatoren zijn uiterst productief.
- Ze bewegen: lichaamsbeweging heeft een postiefve invloed op je productiviteit.
- Ze slapen voldoende en zijn vroeg wakker: momenten van rust en ontspanning
blijft nodig maar genoeg nachtrust blijft zeer belangrijk
- Ze plannen en werken in blokken: maken een planning/ to-do lijst
- Ze zijn gek op deadlines en respecteren die: dankzij deadlines vermijden ze uitstel
en zo ook afstel
- Ze multitasken nooit: werken taak per taak af
- Ze werken bewust en gemotiveerd: ze weten waarom ze iets doen
- Ze zijn niet bang om NEEN te zeggen: bepalen de grenzen zelf
- Ze maken veel vrienden en hebben overal contacten: groot netwerk helpt je goed
vooruit
- Ze hanteren een positieve en constructiee woordenschat: hun uitspraken
getuigen van betrokkenheid en verantwoordelijkheid
- Ze zijn dankbaar en koesteren de kleine dingen: zijn dankbaar voor de dingen die
ze bereikt hebben en met succesvolle boekingen en tevreden klanten.
2.5. Belang huidige sportevents
De reputatie van een organisatie staat soms op het spel, een event verdient de nodige
organisatorische aandacht. Events zijn niet enkel van deze tijd (olympische spelen sinds 774
vChr.) toch merken we de opmars. Bedrijven en organisaties geloven hard in events als
marketinginstrument
2.5.1. Events als onderdeel van communicatiemix
Een event is geen doel op zich. Het is een middel om je merk/ product/ dienst strategisch te
posititioneren, eeen bepaalde niche te informeren… marketeers en communicatie-
professionals zetten events steeds vaker in als strategisch instument. Het zijn
communicatie- instumenten met een unieke, persoonlijke benadering van jouw doelgroep
waarbij de ‘beleving’ van jou product of merk centraal staat. Dit geeft events een
belangrijke socio-economische meerwaarde
2
, 2.5.2. Toegenomen populariteit
3 mogelijke verklaringen voor de toegenomen popilariteit van events.
- Doelgroepen worden steeds ongrijpbaarder voor marketeers
- Events zijn effectieve instrumenten om een bepaalde booschap over te brengen naar je
publiek
Originaliteit
Beleving
Authenticiteit
Teasen
- Events zijn uitstekende middelen om een bijdrage te leveren aan het leefklimaat binnen
een bedrijf of een leefomgeving
2.5.3. Risico’s
Men moet zich bewust zijn van de mogelijke meerwaarde van een event. Anderszijds mag je
de risico’s nooit onderschatten. Een slecht event kan dramatische gevolgen hebben.
Het niet inlossen van verwachtingen is het laatste wat je wil als eventmanager.
2.5.4. Inspiratie/ trends/ hulp
Je kan steeds meer informatie verzamelen via andere events en eventorganisatoren.
Vooralleer je zelf start met organiseren is het handig als je er vele gaat bijwonen. Kijk dan
ook met een kritische blik.
Daarnaast laat je jezelf best ook inspireren en informeren, o.a. door het lezen van
nieuwsbrieven, het lezen van blogs en bijwonen van congressen.
3. Fasering
Een eventorganisator doorloopt altijd een aantal fasen gedurende de organisatie van het
event.
De PDCA- cyclus is een manier om een wederkering event te fragmenteren.
- Plan: één of meerdere doelen binnen een bepaalde tijd te realiseren
- Do: de daadwerkelijke organisatie van het event
- Check: checken van doelstellingen tijdens en na het event
- Act: terugkoppeling van de resultaten van de effectmeting naar de strategie
Een cyclus die gebruikt wordt om continue verbetering in de organisatie in te bedden.
In deze cursus ligt de focus op eenmalige events waarin we volgend schema hanteren.
3
, Heel wat jonge en dynamische ondernemres willen meteen van start gaan met de
voorbereiding van hun event. Ze hebben een concept in hun hoofd en ze zijn ervan overtuigd
dat dit een ‘bom’ van een event wordt. Essentieel is om eerst je huiswerk te maken dankzij
het doorlopen van de opstartfase.
- Opstarfase: ideeën worden gegenereerd, gesest en onderzocht op haalbaarheid
- Voorbereidingsfase: eenmaal de krijtlijnen van het event uitgetekend zijn, kunnen
alle concrete voorbereidingen getrokffen worden.
- Uitvoeringsfase: dit omvat de opbouw, het event zelf en de afbouw
- Nazorg-evaluatiefase: alle belanghebbende worden bedankt, men rondt alles correct
af en evalueert, al dan niet ifv een volgende editie.
De enige fase die quasi perfect moet verlopen is de uitvoeringsfase.
- Vergelijk het met een ijsberg: het topje is wat de mensen zien. Het grootste deel is
verborgen en dat is het werk wat erachter ligt.
Alle fasen worden uitgevoert in een chronologische volgorde
4. opstartfase
De opstartfase bestaat uit verschillende delen:
- gesprek met de opdrachtgever
- organisatieteam samenstellen
- ideefase
- haalbaarheidsstudie (vormt de overgang met de volgende fase)
de opstartfase is geen opwarmertje. Dit is onmiddellijk de ‘serious business’. Een goede
opstart moet resulteren in een verzorgde, diepgaande en realistische startnota.
Startnota: een gestructureerde vorm van een haalbaarheidsstudie van een bepaald
concept/ idee
De opsstartfase speelt in op onder andere volgende situaties:
- je hebt geen ideeën voor een event.
- Je hebt een idee maar het blijft ergens in je achterhoofd hangen
- Je hebt een idee maar je weet niet of het commercieel relevant is
- Je hebt een idee meer je weet niet of iemand nood heeft aan dit idee
- …
De opstartfase kan op veel verschillende manieren verlopen. Hiervoor moet je de
beginsituatie analyseren.
4.1. Gesprek opdrachtgever
Een eerste idee, een eerste aaanzet komt van de opdrachtgever. De opdrachtgever is degene
die in principe financieel risico loopt. Daarom meot je maximaal inspelen op de wensen/
ideeën van de opdrachtgever.
4
1. Situering cursus
1.1. Doelstellingen
Optimaal voorbereiden op het organiseren van een klein tot middelgroot sportief
event. Verwerven van kennis/ vaardigheden die onmiddellijk toepasbaar zijn in een eigen
project.
- Je doet specifieke kennis op in functie van veilig en verantwoord organiseren.
- Je leert projectmatig werken.
- Je wordt geprikkeld tot ondernemend handelen
- Je leert in groep werken met diverse verantwoordelijkheden waardoor
leiderschapsvaardigheden, assertiviteit en constructief groepsgedrag verder ontwikkeld
worden.
1.2. Sport business project semester 3 en 4
2. Inleiding op eventorganisatie
2.1. Event?
Er worden in België zeer veel events georganiseerd (kermis, teambuilding, festival, fuiven…).
Event zijn ‘big business’ en verdienen dan ook de nodige aandacht.
Maar wat is een event nu precies?
- Een event of een evenement is een georganiseerde geberutenis voor een publiek of
deelnemers met een bepaalde omvang. (Grit & Gerritsma)
- Een event is een door een individu, groep of organisatie georganiseerde geberutenis die
gericht is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren (K. van
der straeten)
Deze cursus is voor kleine en middelgrote events (dus geen WC of een event van een
voetbalploeg). Toch zijn er zaken die in elk event terugkomen.
Events worden beschoud als ‘iets buitengewoons’, hebben een begin- en einddatum, ze izjn
gebonden aan tijd en ruimte en ze hebben scherpe deadlines. Dit maakt de taak van
eventmanager zo bijzonder moeilijk
2.2. Eventmanagement/ eventmanager
“event mangement” is het proces waarbij een event wordt gepland, voorbereid en
geproduceert. Dit omvat de vaststelling, de omschrijving, verwerving, toewijzing, regie,
controle en analyse van de tijd, fianciën, mensen, producten, diensten en andere middelen
om doelstellingen, op soms korte termijn, te bereiken.
- Het is aan de eventmanager om elk aspect van een event te overzien en te regelen.
Een zeer complexee taak waarvoor specifieke vereisten bestaan zowel op gebied van
competenties als reglementering
2.3. Organisatorische competenties
Een competente eventorganisator is iemand die in staat is om een event te laten slagen en
onverwachte problemen weet op te lossen
ROUTINE is nauwelijks aanwezig in een job als eventmanager. Het gevaar loert vanaf de
opstartfase! Daarom is er een absolute nood aan een goede coördinator.
1
,Belangrijke competenties
- Planmatig werken
- Creativiteit
- Samenwerken
- Regie/ controle houden
- Inlevingsvermogen
- Omgaan met weerstanden
- Onderhandelen
- Financieel inzicht
- Verkopen
- Verantwoordelijkheid
- Improvisatievermogen/ flexibiliteit
- Goede communicatie
- Passie!!!!
K.I.S.S. (keep it simple & short
Hou het zo eenvoudig mogelijk. Niemand heeft baat bij zeer ingewikkelde organisaties.
Processen, planningen, lijsten , … moeten transparant zijn opgesteld zodat iedereen van je
team er mee kan omgaan.
2.4. 10 goede gewoontes
Succesvolle eventorganisatoren zijn uiterst productief.
- Ze bewegen: lichaamsbeweging heeft een postiefve invloed op je productiviteit.
- Ze slapen voldoende en zijn vroeg wakker: momenten van rust en ontspanning
blijft nodig maar genoeg nachtrust blijft zeer belangrijk
- Ze plannen en werken in blokken: maken een planning/ to-do lijst
- Ze zijn gek op deadlines en respecteren die: dankzij deadlines vermijden ze uitstel
en zo ook afstel
- Ze multitasken nooit: werken taak per taak af
- Ze werken bewust en gemotiveerd: ze weten waarom ze iets doen
- Ze zijn niet bang om NEEN te zeggen: bepalen de grenzen zelf
- Ze maken veel vrienden en hebben overal contacten: groot netwerk helpt je goed
vooruit
- Ze hanteren een positieve en constructiee woordenschat: hun uitspraken
getuigen van betrokkenheid en verantwoordelijkheid
- Ze zijn dankbaar en koesteren de kleine dingen: zijn dankbaar voor de dingen die
ze bereikt hebben en met succesvolle boekingen en tevreden klanten.
2.5. Belang huidige sportevents
De reputatie van een organisatie staat soms op het spel, een event verdient de nodige
organisatorische aandacht. Events zijn niet enkel van deze tijd (olympische spelen sinds 774
vChr.) toch merken we de opmars. Bedrijven en organisaties geloven hard in events als
marketinginstrument
2.5.1. Events als onderdeel van communicatiemix
Een event is geen doel op zich. Het is een middel om je merk/ product/ dienst strategisch te
posititioneren, eeen bepaalde niche te informeren… marketeers en communicatie-
professionals zetten events steeds vaker in als strategisch instument. Het zijn
communicatie- instumenten met een unieke, persoonlijke benadering van jouw doelgroep
waarbij de ‘beleving’ van jou product of merk centraal staat. Dit geeft events een
belangrijke socio-economische meerwaarde
2
, 2.5.2. Toegenomen populariteit
3 mogelijke verklaringen voor de toegenomen popilariteit van events.
- Doelgroepen worden steeds ongrijpbaarder voor marketeers
- Events zijn effectieve instrumenten om een bepaalde booschap over te brengen naar je
publiek
Originaliteit
Beleving
Authenticiteit
Teasen
- Events zijn uitstekende middelen om een bijdrage te leveren aan het leefklimaat binnen
een bedrijf of een leefomgeving
2.5.3. Risico’s
Men moet zich bewust zijn van de mogelijke meerwaarde van een event. Anderszijds mag je
de risico’s nooit onderschatten. Een slecht event kan dramatische gevolgen hebben.
Het niet inlossen van verwachtingen is het laatste wat je wil als eventmanager.
2.5.4. Inspiratie/ trends/ hulp
Je kan steeds meer informatie verzamelen via andere events en eventorganisatoren.
Vooralleer je zelf start met organiseren is het handig als je er vele gaat bijwonen. Kijk dan
ook met een kritische blik.
Daarnaast laat je jezelf best ook inspireren en informeren, o.a. door het lezen van
nieuwsbrieven, het lezen van blogs en bijwonen van congressen.
3. Fasering
Een eventorganisator doorloopt altijd een aantal fasen gedurende de organisatie van het
event.
De PDCA- cyclus is een manier om een wederkering event te fragmenteren.
- Plan: één of meerdere doelen binnen een bepaalde tijd te realiseren
- Do: de daadwerkelijke organisatie van het event
- Check: checken van doelstellingen tijdens en na het event
- Act: terugkoppeling van de resultaten van de effectmeting naar de strategie
Een cyclus die gebruikt wordt om continue verbetering in de organisatie in te bedden.
In deze cursus ligt de focus op eenmalige events waarin we volgend schema hanteren.
3
, Heel wat jonge en dynamische ondernemres willen meteen van start gaan met de
voorbereiding van hun event. Ze hebben een concept in hun hoofd en ze zijn ervan overtuigd
dat dit een ‘bom’ van een event wordt. Essentieel is om eerst je huiswerk te maken dankzij
het doorlopen van de opstartfase.
- Opstarfase: ideeën worden gegenereerd, gesest en onderzocht op haalbaarheid
- Voorbereidingsfase: eenmaal de krijtlijnen van het event uitgetekend zijn, kunnen
alle concrete voorbereidingen getrokffen worden.
- Uitvoeringsfase: dit omvat de opbouw, het event zelf en de afbouw
- Nazorg-evaluatiefase: alle belanghebbende worden bedankt, men rondt alles correct
af en evalueert, al dan niet ifv een volgende editie.
De enige fase die quasi perfect moet verlopen is de uitvoeringsfase.
- Vergelijk het met een ijsberg: het topje is wat de mensen zien. Het grootste deel is
verborgen en dat is het werk wat erachter ligt.
Alle fasen worden uitgevoert in een chronologische volgorde
4. opstartfase
De opstartfase bestaat uit verschillende delen:
- gesprek met de opdrachtgever
- organisatieteam samenstellen
- ideefase
- haalbaarheidsstudie (vormt de overgang met de volgende fase)
de opstartfase is geen opwarmertje. Dit is onmiddellijk de ‘serious business’. Een goede
opstart moet resulteren in een verzorgde, diepgaande en realistische startnota.
Startnota: een gestructureerde vorm van een haalbaarheidsstudie van een bepaald
concept/ idee
De opsstartfase speelt in op onder andere volgende situaties:
- je hebt geen ideeën voor een event.
- Je hebt een idee maar het blijft ergens in je achterhoofd hangen
- Je hebt een idee maar je weet niet of het commercieel relevant is
- Je hebt een idee meer je weet niet of iemand nood heeft aan dit idee
- …
De opstartfase kan op veel verschillende manieren verlopen. Hiervoor moet je de
beginsituatie analyseren.
4.1. Gesprek opdrachtgever
Een eerste idee, een eerste aaanzet komt van de opdrachtgever. De opdrachtgever is degene
die in principe financieel risico loopt. Daarom meot je maximaal inspelen op de wensen/
ideeën van de opdrachtgever.
4
