Hoe bereid je een vergadering zorgvuldig voor?
1 Organisatie
2 Deelnemers
3 Documenten
4 Onmiddellijk voor aanvang
Is het nodig om een budget op te stellen voor de vergadering?
Is er catering nodig? Zijn er bepaalde vereisten bij de catering (denk aan vegetarische
maaltijden, welbepaalde drank, enz.)
Bevestig datum, tijdstip en locatie de dag voor de vergadering en stuur indien
mogelijk een elektronische versie van het voorbereide dossier door. Zo kunnen de
deelnemers de documenten op voorhand doornemen en zich vertrouwd maken met
de te bespreken onderwerpen.
Stuur tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de vergadering (plaats,
tijdstip, agenda, routebeschrijving, …). Kies ook het middel aan de hand van het doel
van de vergadering (brief voor formele meetings, of via het mailprogramma).
Bepaal de datum, het tijdstip, en de vergaderlocatie. Kies voor een interne of een
externe locatie naargelang de gevoeligheid van het onderwerp en het aantal
aanwezigen.
Kies ook de gepaste opstelling voor de vergadering. De manier waarop de tafels
geschikt zijn, is afhankelijk van het doel van de vergadering (brainstorming,
contractonderhandeling, mededeling, …).
Bepaal welke documenten tijdens de vergadering besproken zullen worden en bereid
een volledig dossiers voor elke deelnemer.
Wie dient er aanwezig te zijn op de vergadering? Moet je dat zelf beslissen of heb je
een lijst met uitgenodigden meegekregen?
Plan steeds voldoende tijd in, en plan bij frequente vergaderingen een aantal sessies
voortijdig in. Op die manier creëer je regelmaat en gaan mensen rekening houden met
deze vergadering.
Stel de vraag of de vergadering noodzakelijk is en wat de doelstelling is. Gaat het om
een vergadering die frequent gehouden gaat worden? Bespreek dan zeker wat de
frequentie ervan zal zijn.
Bij grote groepen is het altijd een goed idee een lijst met de namen van de aanwezigen
voor te bereiden. Zo kun je bij het begin van de vergadering snel even nagaan of
iedereen aanwezig is. (ook praktisch voor het opstellen van je notulen!)
Bepaal de agenda, de te besteden tijd per onderwerp, en de persoon die elk
onderwerp zal leiden.
Zorg dat je een presentielijst bij de hand hebt om bij het begin van de vergadering
iedereen te overlopen.
Stel de agenda van de vergadering op en verstuur hem tijdig. Vraag de genodigden om
eventuele aanvullingen van tevoren door te geven.
Check vlak voor de vergadering of alles in orde is (catering, technologie, schrijfgerief,
enz.) zodat er geen tijd verloren gaat door kleine dingen.
Moeten er technologische snufjes voorzien worden (beamer, internetverbinding, …)?
1 Organisatie
2 Deelnemers
3 Documenten
4 Onmiddellijk voor aanvang
Is het nodig om een budget op te stellen voor de vergadering?
Is er catering nodig? Zijn er bepaalde vereisten bij de catering (denk aan vegetarische
maaltijden, welbepaalde drank, enz.)
Bevestig datum, tijdstip en locatie de dag voor de vergadering en stuur indien
mogelijk een elektronische versie van het voorbereide dossier door. Zo kunnen de
deelnemers de documenten op voorhand doornemen en zich vertrouwd maken met
de te bespreken onderwerpen.
Stuur tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de vergadering (plaats,
tijdstip, agenda, routebeschrijving, …). Kies ook het middel aan de hand van het doel
van de vergadering (brief voor formele meetings, of via het mailprogramma).
Bepaal de datum, het tijdstip, en de vergaderlocatie. Kies voor een interne of een
externe locatie naargelang de gevoeligheid van het onderwerp en het aantal
aanwezigen.
Kies ook de gepaste opstelling voor de vergadering. De manier waarop de tafels
geschikt zijn, is afhankelijk van het doel van de vergadering (brainstorming,
contractonderhandeling, mededeling, …).
Bepaal welke documenten tijdens de vergadering besproken zullen worden en bereid
een volledig dossiers voor elke deelnemer.
Wie dient er aanwezig te zijn op de vergadering? Moet je dat zelf beslissen of heb je
een lijst met uitgenodigden meegekregen?
Plan steeds voldoende tijd in, en plan bij frequente vergaderingen een aantal sessies
voortijdig in. Op die manier creëer je regelmaat en gaan mensen rekening houden met
deze vergadering.
Stel de vraag of de vergadering noodzakelijk is en wat de doelstelling is. Gaat het om
een vergadering die frequent gehouden gaat worden? Bespreek dan zeker wat de
frequentie ervan zal zijn.
Bij grote groepen is het altijd een goed idee een lijst met de namen van de aanwezigen
voor te bereiden. Zo kun je bij het begin van de vergadering snel even nagaan of
iedereen aanwezig is. (ook praktisch voor het opstellen van je notulen!)
Bepaal de agenda, de te besteden tijd per onderwerp, en de persoon die elk
onderwerp zal leiden.
Zorg dat je een presentielijst bij de hand hebt om bij het begin van de vergadering
iedereen te overlopen.
Stel de agenda van de vergadering op en verstuur hem tijdig. Vraag de genodigden om
eventuele aanvullingen van tevoren door te geven.
Check vlak voor de vergadering of alles in orde is (catering, technologie, schrijfgerief,
enz.) zodat er geen tijd verloren gaat door kleine dingen.
Moeten er technologische snufjes voorzien worden (beamer, internetverbinding, …)?
