Samenvatting Projectmanagement, ISBN: 9789001891589, 8e druk

Hoofdstuk 1

1.1 Soorten werkzaamheden
Projectmatig werken (effectief, resultaatgericht) is een mix van routinematig (efficiënt) en
improviserend (flexibel) werken

 Improvisatie: werkzaamheden worden aangepakt door middel van improvisatie als er zich
een plotselinge gebeurtenis voordoet waarop snelle reactie nodig is. Ad hoc: direct en niet
volgens plan, maar van geval tot geval beslissen. Hierdoor is het resultaat moeilijkste
voorspellen en zijn er weinig of geen richtlijnen te volgen.
 Projectmatig: werkzaamheden worden herhaaldelijk uitgevoerd en zijn voorspelbaar. Er
wordt planmatig gewerkt zodat de weg geleidelijk duidelijker wordt. Vooraf wordt een PvA
opgesteld, dit zorgt voor routine en structuur tijdens het project. Tijdens een project wordt
een aparte projectorganisatie ingericht. Mensen die normaal niet met elkaar samenwerken,
werken nu wel samen met een onderlinge taakverdeling.
 Routinematig: is efficiënt omdat men dan gebaande paden zoals communicatiekanalen en
besluitvormingsprocessen volgt.




1.3 Wat is een project?
Een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen - meestal uit verschillende vakgebieden - om
binnen een vastgestelde tijd een vooraf opgesteld doel te bereiken met een vastgesteld budget.

Kenmerken van een project:

 Project start-up (kick-off);
 Gedefinieerd begin en eind;
 Eenmalig, uniek projectresultaat;
 Onzeker, het bevat risico’s;
 Er is één opdrachtgever;
 Meerdere concrete eindresultaten
dienen behaald te worden;
 Plan van Aanpak;
 Tijd en middelen zijn beperkt
beschikbaar (capaciteit en
doorlooptijd);
 Er is vooraf een budget vastgesteld;
 Geen standaard voorhanden om
(eind) resultaten te bereiken;

,  Het bereiken van een goed resultaat is in het belang van klant/opdrachtgever, net als de
eigen organisatie;
 Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden zijn meerdere mensen betrokken die deel uit
maken van verschillende organisaties;
 Gedurende het werk zijn wisselende mensen betrokken die deel uit maken van verschillende
organisaties

Wat is de noodzaak van een projectmatige aanpak?:

 Hoe het eenmalige resultaat er uit moet zien;
 Op welke wijze dat resultaat bereikt kan worden;
 Op welke wijze vastgesteld kan worden of het verwachte resultaat behaald is.

1.4 Van improvisatie via project naar routine
In het begin van een nieuwe taak binnen de organisatie zal men vaak improviseren. Als de nieuwe
taak vaker moet worden uitgevoerd, zal de organisatie meer georganiseerd moeten worden. In dit
geval kan een project gestart worden. Wanneer het project gereed is, zijn er
standaardwerkprocedures ontwikkeld, zodat niet meer geïmproviseerd hoeft te worden.

1.5 Soorten projecten
Projecten kunnen op verschillende manieren worden onderverdeeld, namelijk:

 Technische projecten; doelstelling is de techniek veranderen of een nieuw project opleveren.
Deze projecten zijn goed te plannen en hebben een duidelijk eindresultaat.
 Sociale projecten; zijn gericht op cultuur- en organisatieveranderingen. Deze projecten
hebben betrekking op de manier waarop mensen (samen)werken. Hebben een minder
duidelijk doel.
 Commerciële projecten; einddoel is geld verdienen. Dit wordt gedaan door middel van het
uitvoeren van marktonderzoeken.
 Gemengde projecten; dit is een tussenvorm van meerdere soorten projecten. Projectleden
komen uit verschillende soorten vakgebieden.
 Evenementen: het projectresultaat is beschikbaar op een vast moment (afgesproken).

1.6 aandachtspunten bij projectmatig werken
 Zorg ervoor dat de opdrachtgever voldoende tijd beschikbaar stelt voor de voorbereiding van
het project;
 Het is noodzakelijk om met mensen uit verschillende vakgebieden het project te bespreken
en goede afspraken te maken;
 De fasen van een klein project:
o Voorbereidingsfase (denken)
o Realisatie (doen)
o Nazorg (onderhouden)
 Werk top-down, eerst in grote lijnen het project bepalen, daarna in detail uitwerken;
 Denk eerst vooruit en daarna achteruit.

1.7 Faseren
Grote projecten zijn vaak moeilijk beheersbaar. Een taak van de opdrachtgever is zich zorgen te
maken om de beheersbaarheid van het project. Om een groot project beheersbaar te maken, kan
een aantal maatregelen worden getroffen. Een Plan van Aanpak maken. Bij het opstellen van de
planning van een groot project wordt het project vaak opgedeeld in verschillende fasen.

,Vanuit elke fase komen beslisdocumenten. Vanuit deze documenten kan het project goed in de
gaten gehouden worden en om te kijken hoe de stand van zaken is.

1. Projectopdracht n.a.v. De initiatieffase
2. Projectprogramma n.a.v. De definitiefase
3. Projectontwerp n.a.v. De ontwerpfase
4. Draaiboek n.a.v. De voorbereidingsfase
5. Nazorgprogramma n.a.v. De realisatiefase

1.8 Doel van fasering
Heeft als voordelen dat in het project beslismomenten worden ingebouwd. Aan het eind van elke
fase heeft de opdrachtgever de gelegenheid het project bij te sturen. De opdrachtgever kan de
volgende beslissingen nemen: doorgaan op de ingeslagen weg; doorgaan, met aanpassingen van het
projectdoel; stoppen met het project.

1.10 Wanneer een project?
Voordelen projectmatig werken:

 Het project staatbuiten de dagelijkse orde: er wordt speciaal tijd vrijgemaakt om het uit te
voeren;
 Een project heeft een opdrachtgever die bij onduidelijkheden een beslissing kan nemen;
 Als een goed Plan van Aanpak is geschreven, is voor de betrokkenen duidelijk wat er moet
gebeuren;
 De verantwoordelijkheden van de projectleider, opdrachtgever en de projectleden liggen in
het Plan van Aanpak vast;
 Het project loopt in fasen en is daardoor overzichtelijk.

Nadelen projectmatig werken:

 Het opzetten en inrichten van een project kost tijd;
 Goede medewerkers worden van afdelingen gehaald om aan het project te werken. Ze laten
een ‘gat’ achter op de afdeling, dat moet worden opgevuld;
 Projectmatig werken kan ingewikkeld zijn onervaren projectleden moeten soms eerst op
cursus;
 Projectleden leren weliswaar van het project, maar omdat de ingewikkelde taak binnen een
beperkt projectgroep wordt uitgevoerd, is er minder leereffect buiten de groep.

, 1.11 Levenscyclus van een project
Aan het eind van de realisatiefase wordt het projectresultaat opgeleverd en vervolgens gebruikt. Dit
wordt exploitatie genoemd.




1.12 Projecten moeten SMART zijn
De afkorting smart staat voor:

 Specifiek;
 Meetbaar;
 Aanwijsbaar/Acceptabel;
 Realistisch;
 Tijdgebonden.

Specifiek: het project moet grondig omschreven zijn met voldoende details.

Meetbaar: achteraf moet kunnen vastgelegd worden of het is behaald wat betreft tijd, geld en
kwaliteit en kwantiteit.

Aanwijsbaar: wie gaan het project uitvoeren en is het projectresultaat acceptabel voor degene die
het moeten behalen?

Realistisch: het projectresultaat moet haalbaar en uitvoerbaar zijn.

Tijdgebonden: wanneer moet het projectresultaat behaald zijn?