HR ONBOARDING
HOOFDSTUK 1: VERLOOP EN AANPAK ONBOARDING
1. EEN INTRODUCTIE OP ONBOARDING
Het socialisatieproces is het proces waarbij nieuwe leden de waardesystemen, de normen en de
vereiste gedragspatronen aanleren van de organisatie of de groep waarin ze hun intrede doen.
=> onboarding is een two-waystreet (enthousiasme)
=> ruimer dan het zuiver socialiseren
Wanneer begint onboarding?
Voor kandidaat denkt aan solliciteren
Hoe een bedrijf voorkomt bij de samenleving (het psychologisch contract)
2 hoofdactiviteiten (kant werknemer)
Onthaal/introductie Integratie/socialisatie
praktische aspecten hoe werkt de organisatie
Verwelkoming en kennismaking Systematische gewenning aan organisatie en
functie
Elke actie die je onderneemt om de nieuwkomer Het totale-spontaan en complex- leerproces dat
in de organisatie, de afdeling en de job te een nieuwkomer doormaakt voordat hij de rol
introduceren adequaat kan vervullen al dan niet
ondersteunend door de organisatie
Voorbeeld: waar het koffiemachine staat Voorbeeld: mag je voor 10u een koffie nemen?
(wordt niet meteen verteld maar moet je leren)
Wat moet een nieuwkomer zich eigen maken?
Tastbare elementen Minder tastbare elementen
Structuur organisatie Geschiedenis (historiek) bepaalt het heden
Doelstellingen en missie Taal en politiek van organisatie (vb afkortingen
zoals olod, s1, …)
Taken en verantwoordelijkheden van job Onbewuste kernwaarden
Veelal gekend uit R&S-fase: Rituelen en ceremonies (vb verjaardagen)
- na opstart aangevuld met nuances en
praktische beperkingen
- concrete aanraking met praktische kant
Procedures (hoe document wordt opgemaakt) Impliciete dresscode
Waarden (organisaties die erg met hun waarden Waarden (organisaties die niet echt bezig zijn
bezig zijn en dit willen zien bij elke werknemer met de waarden) = lastiger voor medewerker
Kleine kantjes van persoonlijkheid collega’s,
leidinggevende
1
,Formeel vs informeel leerproces
Formele karakter Informele karakter
Beheersbaar door organisatie Dagelijkse interacties
Bewust geplande instrumenten Moeilijk beheersbaar door organisatie
INFORMEEL KARAKTER
= risico voor organisatie (je krijgt heel veel info die organisatie niet beheerst, je zou dingen kunnen
leren die organisatie liever heeft dat je niet leert (achter computer eten, ruzie aan koffiemachine)
-> organisatie heeft hier geen vat op
-> leidinggevende is verantwoordelijk om nieuwkomer de juiste informele dingen te leren
-> er kan een verhaal zitten achter de informele dingen (eten aan computer omdat de keuken wordt
verbouwd, anders gebeurt dit niet)
Rol van HR
Organisatie van het onthaalproces
Het verloop van de verschillende activiteiten
Wie / wat / waar / wanneer
In samenwerking met lijnmanager en preventie-adviseur
Controle op het onthaal
In functie van HR- en organisationele doelstellingen
In functie van wettelijke bepalingen
2. HET BELANG VAN ONBOARDING
Een bedrijf wilt dat het een duurzaam blijvend succes is
=> 1/6 stopt binnen 6 maanden ligt aan breuk in psychologisch contract
Antwoord op een kwetsbare fase
veel verwachtingen, stresserend, onzekerheid op inspelen (minderen van stress, onzekerheid)
doel: zo snel mogelijk beginnende stress en onzekerheid wegnemen
Strategisch HR-instrument
als hefboom in employer branding: aan goeie onboarding doen (als er veel in eerste periode
stoppen, gaat dit bekend worden – naambekendheid weg)
als schakel tussen rekrutering en duurzame inzetbaarheid
Afstemming en structurering van verwachtingen
verwachtingen wg en wn
zo snel mogelijk concretiseren wat de taken en verantwoordelijkheden zijn aan de nieuwe
medewerker
voorkomen breuk in psychologisch contract
Overdragen organisatiecultuur: “hoe doen wij de dingen hier”
minder tastbare elementen waardoor je de cultuur zo snel mogelijk expliciet en tastbaar maakt
2
,3. TOP 4 VOORDELEN VAN EEN STERKE
ONBOARDING
1. MINDER STRESS
inspelen op eerste en kwetsbare fase,
onzekerheid wegnemen, psychologische
veiligheid (alles goed uitleggen -> vertrouwder
voor nieuwe medewerker, durft vragen stellen)
Vb. medewerker die veel uitlegt
2. BETERE PRESTATIES
rol wordt helder, verwachtingen zijn duidelijk,
psychologische veiligheid (meer zelfvertrouwen
bij opnemen van de functie)
3. TEVREDENHEID
4. BETER BEHOUDEN VAN WERKNEMERS
4. DE BELANGRIJKSTE EFFECTEN
HOGERE PRODUCTIVITEIT
Wanneer weinig inwerktijd
Medewerker presteert niet optimaal tot 9 maanden
focus = brandjes blussen (achter dingen aanhollen, dag vullen met wat op je afkomt)
Meer inwerktijd
= brandjes voorkomen
planning dag goed organiseren
Nieuwkomers niet meteen 100% inschakelen
tijd geven om geleidelijk aan de nieuwe job op te nemen
niet hel volledige pakket geven op het begin
duidelijk communiceren naar iedereen
MEER AFFECTIEVE BETROKKENHEID
Meer identificatie met organisatie
Organisatie leren kennen = duidelijkere P-O fit
Gevoel van “hier hoor ik thuis” zorgt ervoor dat medewerker bedrijf minder snel verlaat
Sneller reageren op contraproductief werkgedrag (sneller rapporteren aan leidinggevende)
Zien dat anderen reageren, versterkt de waarden
Sneller rol opnemen van niet-nieuwkomer, maar andere durven aanspreken als zij iets doen
dat tegen ongeschreven regels ingaat
COLLEGIALE EN COÖPERATIEVE COLLEGA’S
Thuisvoelen = collegialiteit en samenwerken
Omringd door gelijkgestemden, grotere verbondenheid (door vertrouwd contact met collega’s)
Proactief conflictmanagement (conflicten doelgericht voorkomen)
Grotere bereidheid om kennis te delen
Meer zelfvertrouwen en geloof in eigen competenties
Meer jobtevredenheid en lagere verloopintenties
3
, Als verbondenheid met collega’s goed zit => extra hefboom, wn blijft langer in organisatie
EEN ZORGZAME ORGANISATIE
Meer gevoel dat bedrijf om je geeft
Hogere affectieve betrokkenheid
Hogere normatieve betrokkenheid
Organisatie en werknemer moeten om elkaar geven
5. BOUWSTENEN VAN ONBOARDING: DE 6 C’S
Compliance
Wettelijke regels, policy’s, procedures en beleidslijnen
Nodige documenten, handtekeningen, login, toegangen, personeelsadministratie,
vergunningen
Volgens het boekje
“laagste niveau van onthaal/introductie omdat dat is wat de wet zegt dat je in orde moet
brengen
Tips
Checklists
Zo veel mogelijk administratie afwerken voorafgaand aan 1 ste werkdag
Clarity
Verantwoordelijkheden, taken, doelstellingen, procedures en werkwijzen
Structuur creëren, training en opleiding gerelateerd aan functie en organisatie
Link met psychologisch contract: wat zijn verwachtingen van de nieuwe medewerker over de
functie
Duidelijk uitleggen functie van medewerker
Procedures specifiek gelinkt aan de functie
Psychologisch contract: in deel onboarding aandachtig voor zijn
Tips
4
HOOFDSTUK 1: VERLOOP EN AANPAK ONBOARDING
1. EEN INTRODUCTIE OP ONBOARDING
Het socialisatieproces is het proces waarbij nieuwe leden de waardesystemen, de normen en de
vereiste gedragspatronen aanleren van de organisatie of de groep waarin ze hun intrede doen.
=> onboarding is een two-waystreet (enthousiasme)
=> ruimer dan het zuiver socialiseren
Wanneer begint onboarding?
Voor kandidaat denkt aan solliciteren
Hoe een bedrijf voorkomt bij de samenleving (het psychologisch contract)
2 hoofdactiviteiten (kant werknemer)
Onthaal/introductie Integratie/socialisatie
praktische aspecten hoe werkt de organisatie
Verwelkoming en kennismaking Systematische gewenning aan organisatie en
functie
Elke actie die je onderneemt om de nieuwkomer Het totale-spontaan en complex- leerproces dat
in de organisatie, de afdeling en de job te een nieuwkomer doormaakt voordat hij de rol
introduceren adequaat kan vervullen al dan niet
ondersteunend door de organisatie
Voorbeeld: waar het koffiemachine staat Voorbeeld: mag je voor 10u een koffie nemen?
(wordt niet meteen verteld maar moet je leren)
Wat moet een nieuwkomer zich eigen maken?
Tastbare elementen Minder tastbare elementen
Structuur organisatie Geschiedenis (historiek) bepaalt het heden
Doelstellingen en missie Taal en politiek van organisatie (vb afkortingen
zoals olod, s1, …)
Taken en verantwoordelijkheden van job Onbewuste kernwaarden
Veelal gekend uit R&S-fase: Rituelen en ceremonies (vb verjaardagen)
- na opstart aangevuld met nuances en
praktische beperkingen
- concrete aanraking met praktische kant
Procedures (hoe document wordt opgemaakt) Impliciete dresscode
Waarden (organisaties die erg met hun waarden Waarden (organisaties die niet echt bezig zijn
bezig zijn en dit willen zien bij elke werknemer met de waarden) = lastiger voor medewerker
Kleine kantjes van persoonlijkheid collega’s,
leidinggevende
1
,Formeel vs informeel leerproces
Formele karakter Informele karakter
Beheersbaar door organisatie Dagelijkse interacties
Bewust geplande instrumenten Moeilijk beheersbaar door organisatie
INFORMEEL KARAKTER
= risico voor organisatie (je krijgt heel veel info die organisatie niet beheerst, je zou dingen kunnen
leren die organisatie liever heeft dat je niet leert (achter computer eten, ruzie aan koffiemachine)
-> organisatie heeft hier geen vat op
-> leidinggevende is verantwoordelijk om nieuwkomer de juiste informele dingen te leren
-> er kan een verhaal zitten achter de informele dingen (eten aan computer omdat de keuken wordt
verbouwd, anders gebeurt dit niet)
Rol van HR
Organisatie van het onthaalproces
Het verloop van de verschillende activiteiten
Wie / wat / waar / wanneer
In samenwerking met lijnmanager en preventie-adviseur
Controle op het onthaal
In functie van HR- en organisationele doelstellingen
In functie van wettelijke bepalingen
2. HET BELANG VAN ONBOARDING
Een bedrijf wilt dat het een duurzaam blijvend succes is
=> 1/6 stopt binnen 6 maanden ligt aan breuk in psychologisch contract
Antwoord op een kwetsbare fase
veel verwachtingen, stresserend, onzekerheid op inspelen (minderen van stress, onzekerheid)
doel: zo snel mogelijk beginnende stress en onzekerheid wegnemen
Strategisch HR-instrument
als hefboom in employer branding: aan goeie onboarding doen (als er veel in eerste periode
stoppen, gaat dit bekend worden – naambekendheid weg)
als schakel tussen rekrutering en duurzame inzetbaarheid
Afstemming en structurering van verwachtingen
verwachtingen wg en wn
zo snel mogelijk concretiseren wat de taken en verantwoordelijkheden zijn aan de nieuwe
medewerker
voorkomen breuk in psychologisch contract
Overdragen organisatiecultuur: “hoe doen wij de dingen hier”
minder tastbare elementen waardoor je de cultuur zo snel mogelijk expliciet en tastbaar maakt
2
,3. TOP 4 VOORDELEN VAN EEN STERKE
ONBOARDING
1. MINDER STRESS
inspelen op eerste en kwetsbare fase,
onzekerheid wegnemen, psychologische
veiligheid (alles goed uitleggen -> vertrouwder
voor nieuwe medewerker, durft vragen stellen)
Vb. medewerker die veel uitlegt
2. BETERE PRESTATIES
rol wordt helder, verwachtingen zijn duidelijk,
psychologische veiligheid (meer zelfvertrouwen
bij opnemen van de functie)
3. TEVREDENHEID
4. BETER BEHOUDEN VAN WERKNEMERS
4. DE BELANGRIJKSTE EFFECTEN
HOGERE PRODUCTIVITEIT
Wanneer weinig inwerktijd
Medewerker presteert niet optimaal tot 9 maanden
focus = brandjes blussen (achter dingen aanhollen, dag vullen met wat op je afkomt)
Meer inwerktijd
= brandjes voorkomen
planning dag goed organiseren
Nieuwkomers niet meteen 100% inschakelen
tijd geven om geleidelijk aan de nieuwe job op te nemen
niet hel volledige pakket geven op het begin
duidelijk communiceren naar iedereen
MEER AFFECTIEVE BETROKKENHEID
Meer identificatie met organisatie
Organisatie leren kennen = duidelijkere P-O fit
Gevoel van “hier hoor ik thuis” zorgt ervoor dat medewerker bedrijf minder snel verlaat
Sneller reageren op contraproductief werkgedrag (sneller rapporteren aan leidinggevende)
Zien dat anderen reageren, versterkt de waarden
Sneller rol opnemen van niet-nieuwkomer, maar andere durven aanspreken als zij iets doen
dat tegen ongeschreven regels ingaat
COLLEGIALE EN COÖPERATIEVE COLLEGA’S
Thuisvoelen = collegialiteit en samenwerken
Omringd door gelijkgestemden, grotere verbondenheid (door vertrouwd contact met collega’s)
Proactief conflictmanagement (conflicten doelgericht voorkomen)
Grotere bereidheid om kennis te delen
Meer zelfvertrouwen en geloof in eigen competenties
Meer jobtevredenheid en lagere verloopintenties
3
, Als verbondenheid met collega’s goed zit => extra hefboom, wn blijft langer in organisatie
EEN ZORGZAME ORGANISATIE
Meer gevoel dat bedrijf om je geeft
Hogere affectieve betrokkenheid
Hogere normatieve betrokkenheid
Organisatie en werknemer moeten om elkaar geven
5. BOUWSTENEN VAN ONBOARDING: DE 6 C’S
Compliance
Wettelijke regels, policy’s, procedures en beleidslijnen
Nodige documenten, handtekeningen, login, toegangen, personeelsadministratie,
vergunningen
Volgens het boekje
“laagste niveau van onthaal/introductie omdat dat is wat de wet zegt dat je in orde moet
brengen
Tips
Checklists
Zo veel mogelijk administratie afwerken voorafgaand aan 1 ste werkdag
Clarity
Verantwoordelijkheden, taken, doelstellingen, procedures en werkwijzen
Structuur creëren, training en opleiding gerelateerd aan functie en organisatie
Link met psychologisch contract: wat zijn verwachtingen van de nieuwe medewerker over de
functie
Duidelijk uitleggen functie van medewerker
Procedures specifiek gelinkt aan de functie
Psychologisch contract: in deel onboarding aandachtig voor zijn
Tips
4
