Event Productie: samenvatting
Les 1: Concept & moods 2
1. Vraag & nood 2
2. Briefing 4
3. Inspiratie en vorm 5
4. Moodboard 6
Les 2: Uitvoer en styling 7
1. Uitvoer 7
1.1. Wat na een ‘go’? 7
1.2. Wat heeft een event nodig 7
1.3. Partners en leveranciers 7
1.4. Offertes en contracten 11
1.5. Realisatiefase 12
1.6. Post event fase 14
2. Styling 15
2.1. Wat is styling 15
2.2. Hoe? 16
2.3. Decoratie 16
Les 3: Draaiboek en eventdocs 18
1. Draaiboek 18
1.1. Inzicht belang van een draaiboek 18
1.2. Opbouw van een draaiboek 19
1.3. Fasen van een evenement 20
2. Eventdocs 21
3. Stock 26
Les 4: Food & beverage 30
Les 5: Hospitality 34
1. Hospitality, het begrip 34
2. Guest journey 35
3. Employee journey 35
4. Hospitality management 36
Gastles 1: John & Jane (AV) 37
Gastles 2: John & Jane (AV - deepdive) 43
1. Productie en organisatie 43
2. Sound 101 45
2.1. Wat is geluid? 45
2.2. dB en normen 47
2.3. Taakverdeling 48
2.4. Draadloze systemen 48
2.5. Klank systemen 49
2.6. Stroom 50
Horeca Expo 1
Lijst bedrijven/organisaties 1
1
, Event Productie: samenvatting
Les 1: Concept & moods
1. Vraag & nood
Waarom is een goed concept belangrijk?
- Vertegenwoordigt je bedrijf, merk of product in de communicatie
- Zet de toon op je website, sociale kanalen en bij stakeholders
Voordeel van een goed concept
- Goede indruk bij potentiële klanten
- Spreekt juiste doelgroep aan
- Doel van concept meteen duidelijk
- Duidelijke richtlijn voor medewerkers
- Onderscheiden van je concurrent
Hoe vind ik een goed concept?
- Doelgroep: marktonderzoek, customer personas
- Inspiratie: online, straatbeeld, concurrentie, trends
- Inspelen op emoties, behoeften, pijnpunten …
- Haalbaarheid
Jongeren 18+ zitten net in een levensfase waar ze openheid en energie hebben om creatieve
ideeën te ontdekken en om te zetten. Hier zijn concrete tips, mét focus op hoe ze dit praktisch
kunnen vertalen naar event concepten.
1/ Breed leven en ontdekken
- Nieuwe ervaringen opdoen
- Nieuwe plekken ontdekken
- Rommelmarkten, expos, voetbalwedstrijden …
- Voor events: mix van contrasten kan uniek zijn
○ Silent disco in bibliotheek of streetfoodfestival in fabriekshal
○ Voorbeeld: Doel festival
2/ Films, series en popcultuur
- Entertainment
- Wat raakt mensen?
- Sfeer, kostuums, muziek, maatschappelijke thema’s
- Voor events: filmische elementen vertalen naar beleving
○ La La Land stijl (jazz, neon, dans) of dystopische vibe van The Hunger Games
3/ Artikels en actualiteit
- Kranten, blogs, nichemagazines
- Trends en nieuwe woorden
- Voor events: eventconcept dat inspeelt op actualiteit
2
, - Green future party (rond duurzaamheid) of AI Creativity Night (technologische
artikels)
4/ Reiservaringen
- Tripje naar onbekend dorp, natuurgebied, buurland of verder weg
- Voor events: typische elementen uit die plek (kleuren, eten, muziek, rituelen …)
○ Siciliaanse marktervaring of een Marokkaanse souk
5/ Omgeving en dagelijkse observatie
- Kijk met frisse blik naar je stad of campus
- Wat valt op in gebouwen, straatkunst, natuur, mensen …
- Voor events: gebruik eigen omgeving als decor
○ skatepark omvormen tot technoclub of brug als catwalk voor modeshow
6/ Muziek en subculturen
- Ontdek verschillende genres
- Praat met mensen uit andere scenes (hiphop, punk, jazz …)
- Voor events: mix stijlen
○ vinyl and techno mash-up
7/ Creatieve methodes
- Inspiratieboekje bijhouden/digitaal moodboard
- Voor events: dit als startpunt gebruiken, die inspiratie clusteren in thema’s en de rode
draad zoeken
8/ Mensen en gesprekken
- Luister naar verhalen van vrienden, familie …
- Voor events: bouw een concept rond verhalen
○ storytelling night met livemuziek, poëzie en persoonlijke verhalen
Omzetten naar een (klein of groot) eventconcept
1. Kies 1 trigger (film, reis, gesprek …)
2. Vertaal dit naar een sfeer (kleur, muziek, gevoel)
3. Zoek passende locatie
4. werk door in detail (uitnodigingen, visuals, dresscode …)
5. Test klein (huiskamer try-out) → daarna groter uitrollen
3
, 2. Briefing
Welke punten moeten zeker in een briefing staan? (in conceptfase)
- Beschrijving
- Doelen en doelstellingen
- Publiek
- Boodschap en toon
- Activum en deliverables
- Belanghebbenden
- Budget
- Timings
- Proces
- Ervaringen vorige projecten
Voorbeeld Young Talent in Action:
Briefing leveranciers
- 3D renderaar: detail, veel input, sfeer,
materialen
- Technische partner: hoeveelheid,
grootorde, locatie, sfeer, timing
- Cateraar: ingesteldheid klant, locatie,
timings, aantallen
- Entertainment: sfeer, timings, styling
4
Les 1: Concept & moods 2
1. Vraag & nood 2
2. Briefing 4
3. Inspiratie en vorm 5
4. Moodboard 6
Les 2: Uitvoer en styling 7
1. Uitvoer 7
1.1. Wat na een ‘go’? 7
1.2. Wat heeft een event nodig 7
1.3. Partners en leveranciers 7
1.4. Offertes en contracten 11
1.5. Realisatiefase 12
1.6. Post event fase 14
2. Styling 15
2.1. Wat is styling 15
2.2. Hoe? 16
2.3. Decoratie 16
Les 3: Draaiboek en eventdocs 18
1. Draaiboek 18
1.1. Inzicht belang van een draaiboek 18
1.2. Opbouw van een draaiboek 19
1.3. Fasen van een evenement 20
2. Eventdocs 21
3. Stock 26
Les 4: Food & beverage 30
Les 5: Hospitality 34
1. Hospitality, het begrip 34
2. Guest journey 35
3. Employee journey 35
4. Hospitality management 36
Gastles 1: John & Jane (AV) 37
Gastles 2: John & Jane (AV - deepdive) 43
1. Productie en organisatie 43
2. Sound 101 45
2.1. Wat is geluid? 45
2.2. dB en normen 47
2.3. Taakverdeling 48
2.4. Draadloze systemen 48
2.5. Klank systemen 49
2.6. Stroom 50
Horeca Expo 1
Lijst bedrijven/organisaties 1
1
, Event Productie: samenvatting
Les 1: Concept & moods
1. Vraag & nood
Waarom is een goed concept belangrijk?
- Vertegenwoordigt je bedrijf, merk of product in de communicatie
- Zet de toon op je website, sociale kanalen en bij stakeholders
Voordeel van een goed concept
- Goede indruk bij potentiële klanten
- Spreekt juiste doelgroep aan
- Doel van concept meteen duidelijk
- Duidelijke richtlijn voor medewerkers
- Onderscheiden van je concurrent
Hoe vind ik een goed concept?
- Doelgroep: marktonderzoek, customer personas
- Inspiratie: online, straatbeeld, concurrentie, trends
- Inspelen op emoties, behoeften, pijnpunten …
- Haalbaarheid
Jongeren 18+ zitten net in een levensfase waar ze openheid en energie hebben om creatieve
ideeën te ontdekken en om te zetten. Hier zijn concrete tips, mét focus op hoe ze dit praktisch
kunnen vertalen naar event concepten.
1/ Breed leven en ontdekken
- Nieuwe ervaringen opdoen
- Nieuwe plekken ontdekken
- Rommelmarkten, expos, voetbalwedstrijden …
- Voor events: mix van contrasten kan uniek zijn
○ Silent disco in bibliotheek of streetfoodfestival in fabriekshal
○ Voorbeeld: Doel festival
2/ Films, series en popcultuur
- Entertainment
- Wat raakt mensen?
- Sfeer, kostuums, muziek, maatschappelijke thema’s
- Voor events: filmische elementen vertalen naar beleving
○ La La Land stijl (jazz, neon, dans) of dystopische vibe van The Hunger Games
3/ Artikels en actualiteit
- Kranten, blogs, nichemagazines
- Trends en nieuwe woorden
- Voor events: eventconcept dat inspeelt op actualiteit
2
, - Green future party (rond duurzaamheid) of AI Creativity Night (technologische
artikels)
4/ Reiservaringen
- Tripje naar onbekend dorp, natuurgebied, buurland of verder weg
- Voor events: typische elementen uit die plek (kleuren, eten, muziek, rituelen …)
○ Siciliaanse marktervaring of een Marokkaanse souk
5/ Omgeving en dagelijkse observatie
- Kijk met frisse blik naar je stad of campus
- Wat valt op in gebouwen, straatkunst, natuur, mensen …
- Voor events: gebruik eigen omgeving als decor
○ skatepark omvormen tot technoclub of brug als catwalk voor modeshow
6/ Muziek en subculturen
- Ontdek verschillende genres
- Praat met mensen uit andere scenes (hiphop, punk, jazz …)
- Voor events: mix stijlen
○ vinyl and techno mash-up
7/ Creatieve methodes
- Inspiratieboekje bijhouden/digitaal moodboard
- Voor events: dit als startpunt gebruiken, die inspiratie clusteren in thema’s en de rode
draad zoeken
8/ Mensen en gesprekken
- Luister naar verhalen van vrienden, familie …
- Voor events: bouw een concept rond verhalen
○ storytelling night met livemuziek, poëzie en persoonlijke verhalen
Omzetten naar een (klein of groot) eventconcept
1. Kies 1 trigger (film, reis, gesprek …)
2. Vertaal dit naar een sfeer (kleur, muziek, gevoel)
3. Zoek passende locatie
4. werk door in detail (uitnodigingen, visuals, dresscode …)
5. Test klein (huiskamer try-out) → daarna groter uitrollen
3
, 2. Briefing
Welke punten moeten zeker in een briefing staan? (in conceptfase)
- Beschrijving
- Doelen en doelstellingen
- Publiek
- Boodschap en toon
- Activum en deliverables
- Belanghebbenden
- Budget
- Timings
- Proces
- Ervaringen vorige projecten
Voorbeeld Young Talent in Action:
Briefing leveranciers
- 3D renderaar: detail, veel input, sfeer,
materialen
- Technische partner: hoeveelheid,
grootorde, locatie, sfeer, timing
- Cateraar: ingesteldheid klant, locatie,
timings, aantallen
- Entertainment: sfeer, timings, styling
4
