Les 1: introductie
1. Event is…
een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin & einde
gericht op een specifieke doelgroep
om een vooraf bepaald doel te realiseren
door de perceptie of het gedrag vd deelnemers te veranderen
2. event categorieën
2.1 public events
1st inhoud, dan pas publiek (consumenten)
Veel promotie nodig!
Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum
Vb. sportwedstrijd, boekenbeurs, carnaval, festivals, muziekevents, stakingen, protestacties, markten, cultuur,
muziekoptredens, burning man, odegand, klimaatmarsen
2.2 corporate events (focus)
Doelgroep gekend (besloten)
Vb. Openbedrijvendag, VIP Event (Hospitality), Stima Marketing congress, conferentie, productlancering,
Horeca Expo, BEA Awards, Lustrumfeest Artevelde, Workshop rond blended learning voor Artevelde docenten
Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep & doelstelling(en) duidelijk zijn, kan je van start gaan
met de uitwerking (inhoud)
o SMART formuleren:
Is het specifiek & concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
Is het verhoopte resultaat ook te meten?
Is het aanvaardbaar voor diegenen die het moeten uitvoeren/toestaan?
Is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
Is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
2.3 private events
Doel: familie & vrienden deelgenoot maken ve uniek moment
Publiek: gekend & selectief
Vb. verjaardag, huwelijk (ook door event agencies georganiseerd maar dan enkel als het om grotere
budgetten gaat), jubileum, vrijgezellenfeest
doel op zich: 1st inhoud, dan publiek
middel: 1st doelgroep, dan inhoud
Gentse feesten: hospitality event op publieksevent => eigenlijk publiek event maar ook daar vind je corporate
events zoals VIP/Hospitality
3. Soorten doelen
verkoop Stimuleren (direct of indirect)
Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
Medewerkers (dealers) bedanken & belonen
Impopulaire beslissingen acceptabel maken
Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
Informatie delen, kennis overdragen
Imago van je merk/stad/land verbeteren
Ontspanning
Inspireren
Les 3: event flow of stappenplan
,1. Doelstelling
Personeelsfeest wnt op pensioen
SMART:
o Specifiek
o Meetbaar => meetbaar dat event goed zal zijn & zet je meetding erbij
o Acceptabel => ok dat het georganiseerd wordt
o Realistisch => kunnen benoemen dat het haalbaar is
o Tijdsgebonden => specifiek benoemen
Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden!
(<> vroeger)
Strategische doelstelling(en)
o Algemeen
o algemene doelstellingen voor middellange & LT die algemene richting aangeven die organisatie wil
uitgaan, beschrijft de uiteindelijke resultaten of effecten die de organisatie beoogt
o vertrekt uit de missie, visie & waarden
o Wat moet er veranderen? Wat moet u doen om dit te veranderen? Wat ziet u als het veranderd?
o Vb. Gentse feesten: gent bekend maken, leven & mensen samenkomen
operationele doelstelling(en)
o beschrijft de manier waarop de strategische doelstellingen worden behaald
o Vb. Gentse feesten: hoe uitvoeren, restaurants rond plein mogen het voor hun rekening nemen
o Vb. Teambuilding: duidelijk hoe het zal verlopen, wat uit teambuilding halen
ROI:
o Return on investment
o Wil €
o Zoveel moet ik er zeker uithalen vr mnuloperatie of winst te hebben
ROO:
o Return on object
o Wat wil ik dat zeker bereikt wordt
o Vb. Personeelsfeest: opdrachtgever zal geen winst uithalen, maar salesteam beter presteren
o Vb. Parkfeest wijk: buren beter overeen
o Wil Gedragsverandering, prestatieverandering
2. Briefing
beknopte opdrachtomschrijving op papier of mondeling waarmee de opdrachtgever de opdracht aan het team
overdraagt
doorvragen (teambuilding betere sfeer maar wrm), budget, locatie, hoeveel personen, wnr (kids dus overdag),
soort event
onderdelen briefing:
1. Info over bedrijf:
o Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
o Aantal wks
o Marketing & communicatiestrategie
o Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl, merkkern…
2. Info over event:
o Doel (smart)
o Doelgroep: aantal, profiel
o Datum, duur, tijdstip
o Regio, locatie
o Referentiekader: vorige edities
o Programma / catering vereisten (vegetarisch)
o Evt: rol OG in voorbereidingen
o Evt: retroplanning overlopen
3. Budget
, 2 soorten briefings:
1. Agency briefing (OG > event agency)
1 briefing voor compleet event
Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
2. Supplier briefing (event agency > supplier)
1 briefing per event element
Concept is bekend
In dialoog gaan
Tijd nemen voor creativiteit
Heeft 4de onderdeel: Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit & stijl
(fotograaf/leveranciers in concept meenemen = filter)
3. Brainstorming
Fase 1: divergeren => alles kan & mag hier
Fase 2: convergeren => selecteren, wat is haalbaar
Opbouw:
1. Probleemdefinitie = afbakening v waarover men zal brainstormen
2. Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. Ideeën selecteren
4. Presentatie van ideeën
4. Concept
Dit gaan we doen
Concept geeft antwoord op:
o doelstellingen & doelgroep event
o verwachtingen vd OG
o verhaal vd OG
vb. Teambuilding iedereen die tour aflegt = beloning
5. (Totaal)voorstel
concept nazinderen in alle verschillende event onderdelen:
o Communicatie pre/during/post event
o Inrichting & decoratie
o Catering
o Animatie
o Klank & licht
o People
o Give-away
o Parking & onthaal
Render ! = voorstelling via pc maken
6. Budget
Concurrentieel & met marge (hoger aanpassen kan erna niet meer)
o Marge bij vb. leverancier (vb. verver aannemer meer)
o niet 7.7 maar 8 want marge
Prijzen kennen: ervaring & prijzen opvragen (nieuwe leveranciers)
Niet vergeten:
o Agency fee = uurtarief, obv uren die je denkt erin te steken, bij marges ook agency fee doen
o (10% onvoorziene kosten)
o BTW
Kost kan je niet zelf bepalen: personeel, decor, av
7. Presentatie
(Beelden, simpel maar belangrijk)
1. Stel jezelf voor
2. Herhaal de briefing
1. Event is…
een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin & einde
gericht op een specifieke doelgroep
om een vooraf bepaald doel te realiseren
door de perceptie of het gedrag vd deelnemers te veranderen
2. event categorieën
2.1 public events
1st inhoud, dan pas publiek (consumenten)
Veel promotie nodig!
Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum
Vb. sportwedstrijd, boekenbeurs, carnaval, festivals, muziekevents, stakingen, protestacties, markten, cultuur,
muziekoptredens, burning man, odegand, klimaatmarsen
2.2 corporate events (focus)
Doelgroep gekend (besloten)
Vb. Openbedrijvendag, VIP Event (Hospitality), Stima Marketing congress, conferentie, productlancering,
Horeca Expo, BEA Awards, Lustrumfeest Artevelde, Workshop rond blended learning voor Artevelde docenten
Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep & doelstelling(en) duidelijk zijn, kan je van start gaan
met de uitwerking (inhoud)
o SMART formuleren:
Is het specifiek & concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
Is het verhoopte resultaat ook te meten?
Is het aanvaardbaar voor diegenen die het moeten uitvoeren/toestaan?
Is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
Is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
2.3 private events
Doel: familie & vrienden deelgenoot maken ve uniek moment
Publiek: gekend & selectief
Vb. verjaardag, huwelijk (ook door event agencies georganiseerd maar dan enkel als het om grotere
budgetten gaat), jubileum, vrijgezellenfeest
doel op zich: 1st inhoud, dan publiek
middel: 1st doelgroep, dan inhoud
Gentse feesten: hospitality event op publieksevent => eigenlijk publiek event maar ook daar vind je corporate
events zoals VIP/Hospitality
3. Soorten doelen
verkoop Stimuleren (direct of indirect)
Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
Medewerkers (dealers) bedanken & belonen
Impopulaire beslissingen acceptabel maken
Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
Informatie delen, kennis overdragen
Imago van je merk/stad/land verbeteren
Ontspanning
Inspireren
Les 3: event flow of stappenplan
,1. Doelstelling
Personeelsfeest wnt op pensioen
SMART:
o Specifiek
o Meetbaar => meetbaar dat event goed zal zijn & zet je meetding erbij
o Acceptabel => ok dat het georganiseerd wordt
o Realistisch => kunnen benoemen dat het haalbaar is
o Tijdsgebonden => specifiek benoemen
Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden!
(<> vroeger)
Strategische doelstelling(en)
o Algemeen
o algemene doelstellingen voor middellange & LT die algemene richting aangeven die organisatie wil
uitgaan, beschrijft de uiteindelijke resultaten of effecten die de organisatie beoogt
o vertrekt uit de missie, visie & waarden
o Wat moet er veranderen? Wat moet u doen om dit te veranderen? Wat ziet u als het veranderd?
o Vb. Gentse feesten: gent bekend maken, leven & mensen samenkomen
operationele doelstelling(en)
o beschrijft de manier waarop de strategische doelstellingen worden behaald
o Vb. Gentse feesten: hoe uitvoeren, restaurants rond plein mogen het voor hun rekening nemen
o Vb. Teambuilding: duidelijk hoe het zal verlopen, wat uit teambuilding halen
ROI:
o Return on investment
o Wil €
o Zoveel moet ik er zeker uithalen vr mnuloperatie of winst te hebben
ROO:
o Return on object
o Wat wil ik dat zeker bereikt wordt
o Vb. Personeelsfeest: opdrachtgever zal geen winst uithalen, maar salesteam beter presteren
o Vb. Parkfeest wijk: buren beter overeen
o Wil Gedragsverandering, prestatieverandering
2. Briefing
beknopte opdrachtomschrijving op papier of mondeling waarmee de opdrachtgever de opdracht aan het team
overdraagt
doorvragen (teambuilding betere sfeer maar wrm), budget, locatie, hoeveel personen, wnr (kids dus overdag),
soort event
onderdelen briefing:
1. Info over bedrijf:
o Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
o Aantal wks
o Marketing & communicatiestrategie
o Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl, merkkern…
2. Info over event:
o Doel (smart)
o Doelgroep: aantal, profiel
o Datum, duur, tijdstip
o Regio, locatie
o Referentiekader: vorige edities
o Programma / catering vereisten (vegetarisch)
o Evt: rol OG in voorbereidingen
o Evt: retroplanning overlopen
3. Budget
, 2 soorten briefings:
1. Agency briefing (OG > event agency)
1 briefing voor compleet event
Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
2. Supplier briefing (event agency > supplier)
1 briefing per event element
Concept is bekend
In dialoog gaan
Tijd nemen voor creativiteit
Heeft 4de onderdeel: Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit & stijl
(fotograaf/leveranciers in concept meenemen = filter)
3. Brainstorming
Fase 1: divergeren => alles kan & mag hier
Fase 2: convergeren => selecteren, wat is haalbaar
Opbouw:
1. Probleemdefinitie = afbakening v waarover men zal brainstormen
2. Ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. Ideeën selecteren
4. Presentatie van ideeën
4. Concept
Dit gaan we doen
Concept geeft antwoord op:
o doelstellingen & doelgroep event
o verwachtingen vd OG
o verhaal vd OG
vb. Teambuilding iedereen die tour aflegt = beloning
5. (Totaal)voorstel
concept nazinderen in alle verschillende event onderdelen:
o Communicatie pre/during/post event
o Inrichting & decoratie
o Catering
o Animatie
o Klank & licht
o People
o Give-away
o Parking & onthaal
Render ! = voorstelling via pc maken
6. Budget
Concurrentieel & met marge (hoger aanpassen kan erna niet meer)
o Marge bij vb. leverancier (vb. verver aannemer meer)
o niet 7.7 maar 8 want marge
Prijzen kennen: ervaring & prijzen opvragen (nieuwe leveranciers)
Niet vergeten:
o Agency fee = uurtarief, obv uren die je denkt erin te steken, bij marges ook agency fee doen
o (10% onvoorziene kosten)
o BTW
Kost kan je niet zelf bepalen: personeel, decor, av
7. Presentatie
(Beelden, simpel maar belangrijk)
1. Stel jezelf voor
2. Herhaal de briefing
