Action Learning
IT & Information Analysis
Licentieproces [bedrijfsnaam]
Domein Techniek, Ontwerpen en Informatica
Bachelor of ICT, Business IT & Management (Diemen)
1
,Documentbeheer
Versie Datum Auteur Opmerkingen Status
2
, Managementsamenvatting
Het huidige licentieproces van [bedrijfsnaam] is een middel om het proces voor het registreren,
factureren en verzenden van licentie(s) aan klanten te structureren. Deze licenties zijn een
inkomstenbron voor [bedrijfsnaam] en worden met het huidige licentiemodel berekend per werkplek/per
jaar. Zonder deze licenties kunnen klanten [bedrijfsnaam] software en printers niet gebruiken.
Het toenemende aantal partners zorgt ervoor dat er steeds vaker ongestructureerde werkprocessen
worden uitgevoerd zodat de partners facturen krijgen en hun klanten de licenties. Door deze wijziging
zijn de eisen aan het huidige licentie proces aangepast. Hiervoor is de volgende onderzoeksvraag
opgesteld: Welke aanpassingen kan [bedrijfsnaam] in zijn huidige licentiesysteem doorvoeren, zodat dit
zo optimaal als mogelijk zijn partners en directe klanten faciliteert?
Om antwoord te geven op de onderzoeksvraag is eerst het huidige licentieproces onderzocht met behulp
van interviews en observaties. Deze uitkomsten zijn geanalyseerd en verwerkt als een data- en
procesmodel. Uit de analyse blijkt dat er op drie onderdelen verbetering en nodig is zodat het
licentiesysteem zo optimaal mogelijk de partners faciliteert:
- Communicatie: Het huidige systeem bevat geen partner contactgegevens. Hierdoor is de
communicatie met partners niet eenduidig en omslachtig.
- Facturatie: Het huidige systeem heeft geen mogelijkheid tot andere licentiemodellen. Hierdoor
kunnen facturen niet via een eenduidig proces gemaakt worden. De huidige facturen zijn gebaseerd
op het aantal werkplekken bij de klant.
- Support: Het huidige systeem heeft geen mogelijkheden voor de partners om licentieaanvragen te
starten. Deze licentieaanvragen worden nu door medewerkers van [bedrijfsnaam] Operations
uitgevoerd. Dit zorgt voor een onduidelijke situatie van de klant aangezien deze alle ondersteuning
van zijn partner verwacht.
Vervolgens zijn er interviews en een workshop gehouden (met de stakeholders) om de eisen en wensen
te bepalen voor verbeteringen. Dit is verwerkt in een Gap-Analyse en het ‘SCOPAFIJTH-impactanalyse’
model. De uitkomst van de Gap-Analyse en het impact model zijn, op haalbaarheid, besproken met de
managers van [bedrijfsnaam].
Dit leidt tot het volgende advies: Wanneer [bedrijfsnaam] de onderstaande aanpassingen in het huidige
licentiesysteem doorvoert zal dit leiden tot optimale facilitatie van hun partners en directe klanten, en een
efficiëntieslag in hun eigen proces:
- Communicatie: Door gebruik te maken van contactpersonen per partner is de communicatie met
partner eenduidiger en efficiënter. [bedrijfsnaam] hoeft geen contact meer te hebben met klant.
- Facturatie: Het facturatie en orderproces worden voorzien van afgesproken licentiemodel(len) en
hun prijzen. Dit zorgt voor een eenduidig facturatieproces.
- Support: Het genereren van de klant licenties aan de hand van overeengekomen licentiemodel.
Niet meer via per werkplek/per jaar. Dit zorgt voor minder (ver)storingen en betere relatie met
partner.
3
IT & Information Analysis
Licentieproces [bedrijfsnaam]
Domein Techniek, Ontwerpen en Informatica
Bachelor of ICT, Business IT & Management (Diemen)
1
,Documentbeheer
Versie Datum Auteur Opmerkingen Status
2
, Managementsamenvatting
Het huidige licentieproces van [bedrijfsnaam] is een middel om het proces voor het registreren,
factureren en verzenden van licentie(s) aan klanten te structureren. Deze licenties zijn een
inkomstenbron voor [bedrijfsnaam] en worden met het huidige licentiemodel berekend per werkplek/per
jaar. Zonder deze licenties kunnen klanten [bedrijfsnaam] software en printers niet gebruiken.
Het toenemende aantal partners zorgt ervoor dat er steeds vaker ongestructureerde werkprocessen
worden uitgevoerd zodat de partners facturen krijgen en hun klanten de licenties. Door deze wijziging
zijn de eisen aan het huidige licentie proces aangepast. Hiervoor is de volgende onderzoeksvraag
opgesteld: Welke aanpassingen kan [bedrijfsnaam] in zijn huidige licentiesysteem doorvoeren, zodat dit
zo optimaal als mogelijk zijn partners en directe klanten faciliteert?
Om antwoord te geven op de onderzoeksvraag is eerst het huidige licentieproces onderzocht met behulp
van interviews en observaties. Deze uitkomsten zijn geanalyseerd en verwerkt als een data- en
procesmodel. Uit de analyse blijkt dat er op drie onderdelen verbetering en nodig is zodat het
licentiesysteem zo optimaal mogelijk de partners faciliteert:
- Communicatie: Het huidige systeem bevat geen partner contactgegevens. Hierdoor is de
communicatie met partners niet eenduidig en omslachtig.
- Facturatie: Het huidige systeem heeft geen mogelijkheid tot andere licentiemodellen. Hierdoor
kunnen facturen niet via een eenduidig proces gemaakt worden. De huidige facturen zijn gebaseerd
op het aantal werkplekken bij de klant.
- Support: Het huidige systeem heeft geen mogelijkheden voor de partners om licentieaanvragen te
starten. Deze licentieaanvragen worden nu door medewerkers van [bedrijfsnaam] Operations
uitgevoerd. Dit zorgt voor een onduidelijke situatie van de klant aangezien deze alle ondersteuning
van zijn partner verwacht.
Vervolgens zijn er interviews en een workshop gehouden (met de stakeholders) om de eisen en wensen
te bepalen voor verbeteringen. Dit is verwerkt in een Gap-Analyse en het ‘SCOPAFIJTH-impactanalyse’
model. De uitkomst van de Gap-Analyse en het impact model zijn, op haalbaarheid, besproken met de
managers van [bedrijfsnaam].
Dit leidt tot het volgende advies: Wanneer [bedrijfsnaam] de onderstaande aanpassingen in het huidige
licentiesysteem doorvoert zal dit leiden tot optimale facilitatie van hun partners en directe klanten, en een
efficiëntieslag in hun eigen proces:
- Communicatie: Door gebruik te maken van contactpersonen per partner is de communicatie met
partner eenduidiger en efficiënter. [bedrijfsnaam] hoeft geen contact meer te hebben met klant.
- Facturatie: Het facturatie en orderproces worden voorzien van afgesproken licentiemodel(len) en
hun prijzen. Dit zorgt voor een eenduidig facturatieproces.
- Support: Het genereren van de klant licenties aan de hand van overeengekomen licentiemodel.
Niet meer via per werkplek/per jaar. Dit zorgt voor minder (ver)storingen en betere relatie met
partner.
3
