MANAGEMENTVAARDIGHEDEN
“Choose a job you love, and you will never have to work a
day in your life”
Voorletters en naam: xxxxx
Studentennummer: Studentennummer
Datum: 13 juli 2018
Instituut: NCOI
Opleiding: HBO Officemanagement
Module: Managementvaardigheden
Docent: de heer Langemeijer
,Voorwoord
Uitrollen, aanvliegen, KPI’s, taskforce, er een klap op geven, aftikken, ergens een plasje over doen,
ergens op schieten, er gaan koppen rollen. Managementjargon noemen ze dat. Klinkt best
gewelddadig dacht ik aan het begin en nu? Ook ik gebruik deze belachelijke termen die eigenlijk niet
zoveel zeggen, maar we begrijpen elkaar!
Mijn naam is xxxxxx, (Leeftijd) jaar en werk sinds 2013 als managementassistent bij xxxx . De divisie
xxxx houdt zich bezig met arbeidsbemiddeling en re-integratie. In mijn functie als
managementassistent ben ik verantwoordelijk voor o.a. het coördineren van projecten, organiseren
van team-districtsvergaderingen, HRM zaken, autorisatiebeheer, Agendabeheer, facilitaire zaken,
prognosemodellen, neem deel aan portefeuillegroep “Vitaliteit”, onderhoud contacten met diverse
afdelingen en externen, onderhoud planningen, verzorg sollicitatiegesprekken, facturatie, up-to-date
houden van SharePoint, rapportages verwerken en dergelijke.
Voorbeelden van projecten die ik momenteel aanstuur zijn “Vitaliteit”, “Hardware refresh” en “Schonen
van de schijven i.v.m. de nieuwe AVG wet. Tevens fungeer ik als coach voor mensen met een
beperking en stuur deze op de werkvloer aan (interne jobcoach). Kortom een veelzijdige functie met
genoeg uitdagingen en veel verantwoordelijkheden.
In mijn reflectieverslag zal ik twee situaties beschrijven waarin ik door middel van de STARR
methodiek situaties uitlicht en reflecteer. In het kader van de privacy heb ik de naam van mijn coachee
geanonimiseerd. Uiteraard heb ik toestemming gevraagd om haar situatie in mijn reflectieverslag te
gebruiken.
Met deze opleiding van het NCOI ontwikkel ik een stevige kern. Dit is voor mij ook een logische
volgorde om mij in dit vak verder te specialiseren. Ik dank hierbij mijn werkgever die mij hierin wil
faciliteren. Natuurlijk wil ik ook onze docent de heer Langemeijer bedanken voor de uitstekende lessen
die hij verzorgd heeft.
Ik wens u veel leesplezier!
*Disclaimer: Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd,
opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op
enige wijze, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. 15
Reflectieverslag NCOI juli 2018
,Samenvatting
Ik zal aan de hand van de STARR-methode twee situaties analyseren en hieruit mijn leerdoelen
formuleren.
Bij coaching gaat het om maatwerk. Hoe kan ik in dit geval (Naam) motiveren en het beste uit haar
halen? Ik heb hierbij verschillende vaardigheden gebruikt om (Naam) naar een hoger niveau te tillen.
Het bevorderen van zelfsturing d.m.v. het maken van een actieplan is één van mijn ingezette
vaardigheden. Door haar mee te laten denken over haar eigen ontwikkeling geef ik haar
zelfvertrouwen en zeggenschap over haar eigen loopbaan. Wanneer ik naar het ontwikkelingspad van
situationeel leiderschap volgens Hersey & Blanchard (Tack, Eppink & Melker 2017) kijk zie ik dat
(Naam) groei heeft doorgemaakt. Momenteel zit (Naam) op ontwikkelniveau Q4 en pas daarop de stijl
“Delegeren” toe Weinig sturing en weinig ondersteuning. Ze is bekwaam en bereid en stuurt
zichzelf volledig aan. Wel is het zo dat ik meer aandacht had moeten schenken aan het creëren van
draagvlak bij de directere collega’s. Mijn focus lag meer bij het begeleiden van de coachee. Verder
had ik zaken eerder moeten delegeren, zodat ik mij meer kon richten op het coachingsgedeelte. Het
werkinhoudelijke deel kan een collega makkelijk op zich nemen.
De tweede situatie gaat over hoe je een project aanstuurt en hoe je collega’s meeneemt in het
veranderingsproces oftewel ”Verandermanagement”. Vanuit het land hebben mijn collega en ik de
opdracht gekregen om het project binnen onze vestiging aan te sturen. We gaan locatieonafhankeijk
werken. De dag van de “Uitrol” (realisatie) verliep over het algemeen soepel op één punt na. Een
groepje medewerkers hielden zich niet aan de gemaakte afspraken. De bedoeling was dat de
medewerkers op een signaal van één van de coördinatoren moesten wachten voordat zij zich naar het
“LAB” konden begeven. Op het moment dat medewerkers zich niet aan de planning houden lopen
zaken niet synchroon en dat kan voor vertraging zorgen. Ik was erg gefocust op het goed structureren
van de dag, de planning en onderhield de contacten met allerlei partijen. Als ik naar de “Roos van
Leary” kijk (Tack, Eppink & Melker 2017) ben ik door mijn gedrevenheid vanuit de boven-samen,
leidend gaan communiceren Luister naar mij! Dit gedrag riep Onder- samen op Meewerkend, ik
doe wat jij wil. Ik had beter kunnen reageren vanuit Onder-Samen en de medewerkers rustig kunnen
uitleggen waarom hun manier van handelen op dat moment niet verstandig was. Op deze manier krijg
je sneller eerder mensen mee.
Conclusie
In de bovenstaande situaties kun je afleiden dat ik flexibele grondhoudingen laat zien. Ik pas mijn
houding aan de situatie aan. In situatie één heb ik de grondhouding “Helpend”. In situatie twee is mijn
grondhouding “Leidend”. Hierin zie je dat ik vooral leiding geef, de zaak coördineer, aanwijzingen geef
en zeg wat er moet gebeuren. Beide grondhoudingen zijn nodig voor het geven van leiding.
Afhankelijk van de situatie neem ik een bepaalde grondhouding aan. Zoals blijkt uit de bovenstaande
situaties beschik ik over verschillende kwaliteiten die mij in de functie van (office)manager goed van
pas komen. Je ziet dit onder andere in mijn prestatiegerichtheid, gedrevenheid, het plannen en
organiseren, veranderingsgerichtheid en zelfkennis. Als ik verder naar mijn eigen functioneren kijk valt
er nog winst te behalen op het gebied van sensitiviteit, het creëren van draagvlak, het gebruiken van
LHSD, conflicthantering en delegeren van taken. Dit ga ik doen aan de hand van coaching, reflectie en
regelmatige feedback op de bovengenoemde punten zodat dit mijn ontwikkeling versnellen.
De onderstaande SMART-leerdoelen (relatie- en organisatiegericht) heb ik voor mezelf
vastgesteld.
Sensitiviteit – Creëren van draagvlak- Delegeren – LHSD – Conflicthantering.
Per 1 december 2018 ben ik in staat om de bovenstaande leerdoelen te beheersen. Dit doe ik
d.m.v. een maandelijks gesprek met mijn loopbaanadviseur. Verder zal ik in de praktijk
wekelijks feedback vragen en reflecteren en dit vastleggen om zo mijn progressie bij te
houden. Voor het stukje delegeren zal ik ook een schema gebruiken die mij hierin zal helpen 15
(Zie bijlage 2).
Reflectieverslag NCOI juli 2018
, Inhoudsopgave
1. Inleiding………………………………………………………………………………………… 5
1.1 Beschrijving organisatie en functie…………………………………………....………….. 5
1.2 Leervragen/-doelen (bij aanvang)…………………………………………..…………….. 5
1.3 Leeswijzer…………………………………………………………………………………….5
2. Coaching van medewerkers met een beperking……………………..…….…................ 6
2.1 Situatie……………………………………………………………………………………….. 7
2.2 Taak………………………………………………………………………….……................ 7
2.3 Aktie………………………………………………………………………………………….. 7
2.4 Resultaat……………………………………………………………………….……………. 7
2.5 Reflectie……………………………………………………………………………………… 8
2.5.1 Welke ingezette vaardigheden waren succesvol…………………...…………. 8
2.5.2 Welke ingezette vaardigheden waren niet succesvol…………………………. 8
2.5.3 Welke niet-ingezette vaardigheden hadden wel ingezet moeten
worden……………………………………………………………………………….8
3. Project SLIM werken Onderdeel locatieonafhankelijk werken.…………………….. 9
3.1 Situatie……………………………………………………………………………………….. 9
3.2 Taak…………………………………………………………………………………………...9
3.3 Actie…………………………………………………………………………………………...9
3.4 Resultaat……………………………………………………………………………………...10
3.5 Reflectie……………………………………………………………………………………… 10
3.5.1 Welke ingezette vaardigheden waren succesvol………………………………. 10
3.5.2 Welke ingezette vaardigheden waren niet succesvol…………………………. 10
3.5.3 Welke niet-ingezette vaardigheden hadden wel ingezet moeten
worden……………………………………………………………………………… 11
4. Conclusies…………………………………………………………………………………….. 11
5. Leerdoelen……………………………………………………………………………………... 11
5.1 Leerdoelen (A, B en C) m.b.t. relatiegerichte vaardigheden…………………………… 11
5.2 Leerdoelen (D, E en F) m.b.t. organisatiegerichte vaardigheden……………………… 11
Literatuurlijst………………………………………………………………………………….……… 12
Bijlagen ……….……………………………………………………………………………………….13
15
Reflectieverslag NCOI juli 2018
“Choose a job you love, and you will never have to work a
day in your life”
Voorletters en naam: xxxxx
Studentennummer: Studentennummer
Datum: 13 juli 2018
Instituut: NCOI
Opleiding: HBO Officemanagement
Module: Managementvaardigheden
Docent: de heer Langemeijer
,Voorwoord
Uitrollen, aanvliegen, KPI’s, taskforce, er een klap op geven, aftikken, ergens een plasje over doen,
ergens op schieten, er gaan koppen rollen. Managementjargon noemen ze dat. Klinkt best
gewelddadig dacht ik aan het begin en nu? Ook ik gebruik deze belachelijke termen die eigenlijk niet
zoveel zeggen, maar we begrijpen elkaar!
Mijn naam is xxxxxx, (Leeftijd) jaar en werk sinds 2013 als managementassistent bij xxxx . De divisie
xxxx houdt zich bezig met arbeidsbemiddeling en re-integratie. In mijn functie als
managementassistent ben ik verantwoordelijk voor o.a. het coördineren van projecten, organiseren
van team-districtsvergaderingen, HRM zaken, autorisatiebeheer, Agendabeheer, facilitaire zaken,
prognosemodellen, neem deel aan portefeuillegroep “Vitaliteit”, onderhoud contacten met diverse
afdelingen en externen, onderhoud planningen, verzorg sollicitatiegesprekken, facturatie, up-to-date
houden van SharePoint, rapportages verwerken en dergelijke.
Voorbeelden van projecten die ik momenteel aanstuur zijn “Vitaliteit”, “Hardware refresh” en “Schonen
van de schijven i.v.m. de nieuwe AVG wet. Tevens fungeer ik als coach voor mensen met een
beperking en stuur deze op de werkvloer aan (interne jobcoach). Kortom een veelzijdige functie met
genoeg uitdagingen en veel verantwoordelijkheden.
In mijn reflectieverslag zal ik twee situaties beschrijven waarin ik door middel van de STARR
methodiek situaties uitlicht en reflecteer. In het kader van de privacy heb ik de naam van mijn coachee
geanonimiseerd. Uiteraard heb ik toestemming gevraagd om haar situatie in mijn reflectieverslag te
gebruiken.
Met deze opleiding van het NCOI ontwikkel ik een stevige kern. Dit is voor mij ook een logische
volgorde om mij in dit vak verder te specialiseren. Ik dank hierbij mijn werkgever die mij hierin wil
faciliteren. Natuurlijk wil ik ook onze docent de heer Langemeijer bedanken voor de uitstekende lessen
die hij verzorgd heeft.
Ik wens u veel leesplezier!
*Disclaimer: Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd,
opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op
enige wijze, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. 15
Reflectieverslag NCOI juli 2018
,Samenvatting
Ik zal aan de hand van de STARR-methode twee situaties analyseren en hieruit mijn leerdoelen
formuleren.
Bij coaching gaat het om maatwerk. Hoe kan ik in dit geval (Naam) motiveren en het beste uit haar
halen? Ik heb hierbij verschillende vaardigheden gebruikt om (Naam) naar een hoger niveau te tillen.
Het bevorderen van zelfsturing d.m.v. het maken van een actieplan is één van mijn ingezette
vaardigheden. Door haar mee te laten denken over haar eigen ontwikkeling geef ik haar
zelfvertrouwen en zeggenschap over haar eigen loopbaan. Wanneer ik naar het ontwikkelingspad van
situationeel leiderschap volgens Hersey & Blanchard (Tack, Eppink & Melker 2017) kijk zie ik dat
(Naam) groei heeft doorgemaakt. Momenteel zit (Naam) op ontwikkelniveau Q4 en pas daarop de stijl
“Delegeren” toe Weinig sturing en weinig ondersteuning. Ze is bekwaam en bereid en stuurt
zichzelf volledig aan. Wel is het zo dat ik meer aandacht had moeten schenken aan het creëren van
draagvlak bij de directere collega’s. Mijn focus lag meer bij het begeleiden van de coachee. Verder
had ik zaken eerder moeten delegeren, zodat ik mij meer kon richten op het coachingsgedeelte. Het
werkinhoudelijke deel kan een collega makkelijk op zich nemen.
De tweede situatie gaat over hoe je een project aanstuurt en hoe je collega’s meeneemt in het
veranderingsproces oftewel ”Verandermanagement”. Vanuit het land hebben mijn collega en ik de
opdracht gekregen om het project binnen onze vestiging aan te sturen. We gaan locatieonafhankeijk
werken. De dag van de “Uitrol” (realisatie) verliep over het algemeen soepel op één punt na. Een
groepje medewerkers hielden zich niet aan de gemaakte afspraken. De bedoeling was dat de
medewerkers op een signaal van één van de coördinatoren moesten wachten voordat zij zich naar het
“LAB” konden begeven. Op het moment dat medewerkers zich niet aan de planning houden lopen
zaken niet synchroon en dat kan voor vertraging zorgen. Ik was erg gefocust op het goed structureren
van de dag, de planning en onderhield de contacten met allerlei partijen. Als ik naar de “Roos van
Leary” kijk (Tack, Eppink & Melker 2017) ben ik door mijn gedrevenheid vanuit de boven-samen,
leidend gaan communiceren Luister naar mij! Dit gedrag riep Onder- samen op Meewerkend, ik
doe wat jij wil. Ik had beter kunnen reageren vanuit Onder-Samen en de medewerkers rustig kunnen
uitleggen waarom hun manier van handelen op dat moment niet verstandig was. Op deze manier krijg
je sneller eerder mensen mee.
Conclusie
In de bovenstaande situaties kun je afleiden dat ik flexibele grondhoudingen laat zien. Ik pas mijn
houding aan de situatie aan. In situatie één heb ik de grondhouding “Helpend”. In situatie twee is mijn
grondhouding “Leidend”. Hierin zie je dat ik vooral leiding geef, de zaak coördineer, aanwijzingen geef
en zeg wat er moet gebeuren. Beide grondhoudingen zijn nodig voor het geven van leiding.
Afhankelijk van de situatie neem ik een bepaalde grondhouding aan. Zoals blijkt uit de bovenstaande
situaties beschik ik over verschillende kwaliteiten die mij in de functie van (office)manager goed van
pas komen. Je ziet dit onder andere in mijn prestatiegerichtheid, gedrevenheid, het plannen en
organiseren, veranderingsgerichtheid en zelfkennis. Als ik verder naar mijn eigen functioneren kijk valt
er nog winst te behalen op het gebied van sensitiviteit, het creëren van draagvlak, het gebruiken van
LHSD, conflicthantering en delegeren van taken. Dit ga ik doen aan de hand van coaching, reflectie en
regelmatige feedback op de bovengenoemde punten zodat dit mijn ontwikkeling versnellen.
De onderstaande SMART-leerdoelen (relatie- en organisatiegericht) heb ik voor mezelf
vastgesteld.
Sensitiviteit – Creëren van draagvlak- Delegeren – LHSD – Conflicthantering.
Per 1 december 2018 ben ik in staat om de bovenstaande leerdoelen te beheersen. Dit doe ik
d.m.v. een maandelijks gesprek met mijn loopbaanadviseur. Verder zal ik in de praktijk
wekelijks feedback vragen en reflecteren en dit vastleggen om zo mijn progressie bij te
houden. Voor het stukje delegeren zal ik ook een schema gebruiken die mij hierin zal helpen 15
(Zie bijlage 2).
Reflectieverslag NCOI juli 2018
, Inhoudsopgave
1. Inleiding………………………………………………………………………………………… 5
1.1 Beschrijving organisatie en functie…………………………………………....………….. 5
1.2 Leervragen/-doelen (bij aanvang)…………………………………………..…………….. 5
1.3 Leeswijzer…………………………………………………………………………………….5
2. Coaching van medewerkers met een beperking……………………..…….…................ 6
2.1 Situatie……………………………………………………………………………………….. 7
2.2 Taak………………………………………………………………………….……................ 7
2.3 Aktie………………………………………………………………………………………….. 7
2.4 Resultaat……………………………………………………………………….……………. 7
2.5 Reflectie……………………………………………………………………………………… 8
2.5.1 Welke ingezette vaardigheden waren succesvol…………………...…………. 8
2.5.2 Welke ingezette vaardigheden waren niet succesvol…………………………. 8
2.5.3 Welke niet-ingezette vaardigheden hadden wel ingezet moeten
worden……………………………………………………………………………….8
3. Project SLIM werken Onderdeel locatieonafhankelijk werken.…………………….. 9
3.1 Situatie……………………………………………………………………………………….. 9
3.2 Taak…………………………………………………………………………………………...9
3.3 Actie…………………………………………………………………………………………...9
3.4 Resultaat……………………………………………………………………………………...10
3.5 Reflectie……………………………………………………………………………………… 10
3.5.1 Welke ingezette vaardigheden waren succesvol………………………………. 10
3.5.2 Welke ingezette vaardigheden waren niet succesvol…………………………. 10
3.5.3 Welke niet-ingezette vaardigheden hadden wel ingezet moeten
worden……………………………………………………………………………… 11
4. Conclusies…………………………………………………………………………………….. 11
5. Leerdoelen……………………………………………………………………………………... 11
5.1 Leerdoelen (A, B en C) m.b.t. relatiegerichte vaardigheden…………………………… 11
5.2 Leerdoelen (D, E en F) m.b.t. organisatiegerichte vaardigheden……………………… 11
Literatuurlijst………………………………………………………………………………….……… 12
Bijlagen ……….……………………………………………………………………………………….13
15
Reflectieverslag NCOI juli 2018
