Beroepsproduct
Masterclass Organisatiekunde
Scoren op kwaliteit
Naam: XXX
Studentnummer: XXX
Datum: 20 september 2024
NCOI
Masterclass Organisatiekunde Docent: XXX
,Voorwoord
Mijn naam is XXX en dit beroepsproduct is de afronding van de Masterclass Organisatiekunde bij
NCOI. Binnen [BEDRIJF] ben ik werkzaam als Bidmanager op de afdeling Bidmanagement. Ik ben
verantwoordelijk voor het volledige aanbestedingsproces en fungeer als projectmanager in een
bidteam. Dit beroepsproduct is geschreven voor het management van [DIVISIE].
De kwaliteit in de beantwoording op aanbestedingen is onvoldoende. In tegenstelling tot
gunningscriteria “prijs” scoren we regelmatig laag op “kwaliteit”. Hierdoor wordt een aanbesteding niet
gegund aan [BEDRIJF]. We hebben moeite om de klant in onze teksten te overtuigen van onze
oplossing. Klanten koppelen vaak terug dat de stukken te algemeen zijn geschreven en niet direct
antwoord geven op de gestelde vragen. Ze missen de rode draad in het verhaal.
Het gevolg is dat [BEDRIJF] aanbestedingen verliest en hierdoor geen aansluiting vindt in de publieke
sector. Groei blijft hierdoor uit. Hiermee wordt niet voldaan aan de [SALES ORGANISATIE] ambitie
namelijk: “kwaliteit” en “winrate” verhogen. Deze ontwikkeling is ongewenst.
Om ervoor te zorgen dat in de publieke sector aanbestedingen weer worden gegund aan [BEDRIJF]
en [SALES ORGANISATIE] zijn gestelde ambities realiseert, wordt een herontwerp binnen [SALES
ORGANISATIE] aanbevolen op de afdelingen Bidmanagement en Special Sales.
Dit beroepsproduct is een adviesrapport voor het management van [SALES ORGANISATIE]. Hierbij is
een concreet voorstel gedaan voor een herontwerp. Er worden aanbevelingen gedaan op het gebied
van organisatieontwerp, coördinatiemechanismen en besluitvormingsprocessen. Dit adviesrapport
wordt onderbouwd met de aangeboden leerstof in de Masterclass Organisatiekunde en er is een
realistische vertaalslag gemaakt naar de praktijk.
Mijn dank gaat uit naar mijn medestudenten en de heer XXX, docent van deze Masterclass. Ik vond
de lessen erg interessant en inspirerend. De groepsopdrachten hebben mij veel inzicht gegeven in
organisatorische structuren, processen en gedrag in organisaties.
Daarnaast wil ik mijn manager XXX (Bidmanagement), XXX (Bidmanager), XXX (Accountmanager),
XXX (Sales Specialist), XXX (tekstschrijver) bedanken voor de mogelijkheid om met hun te sparren
over dit onderwerp. Het heeft me veel inzicht gegeven in het organisatiedeel [SALES ORGANISATIE]
en de manier waarop we werken.
2
,Samenvatting
[BEDRIJF] is een telecom operator en ICT dienstverlener. De [DIVISIE] richt zich op grote bedrijven
en overheidsinstanties. Ondanks goede scores op prijs, verliest [BEDRIJF] regelmatig
aanbestedingen door lage kwaliteit van de aangeleverde documenten. Dit belemmert de groei en staat
haaks op de ambities van [SALES ORGANISATIE] namelijk: “kwaliteit” en “winrate” verhogen.
Analyse externe en interne context
Extern worden trends zoals vergrijzing, digitalisering en technologische ontwikkelingen zoals AI en
cybersecurity beschreven. Dit biedt kansen voor groei in de publieke sector maar er zijn ook
bedreigingen door strenge milieuwetgeving en veranderende Europese regelgeving. Intern wordt de
samenwerking met [LEVERANCIER] en de noodzaak om de rol van Bidmanager te herzien
benadrukt.
De SWOT analyse toont sterke punten zoals technologische innovatie en duurzaamheid maar ook
zwakke punten zoals trage besluitvormingsprocessen. Door in te spelen op kansen en zich aan te
passen aan regelgeving kan [BEDRIJF] zijn positie versterken en groeien in een concurrerende markt.
Huidige organisatiestructuur
[SALES ORGANISATIE] is georganiseerd als een professionele organisatie met een sterke
operationele kern en horizontale specialisatie. Bidteams werken volgens een matrixstructuur waarbij
teamleden rapporteren aan zowel hun directe leidinggevende als de Bidmanager. De
coördinatiemechanismen binnen [SALES ORGANISATIE] omvatten directe supervisie (wekelijkse
SAM-calls), standaardisatie van werkprocessen (SalesForce), standaardisatie van resultaten (KPI's),
standaardisatie van vaardigheden (certificeringsprogramma's) en standaardisatie van normen en
waarden (Spot On trainingen).
Oorzaken
De kwaliteit van de aanbestedingsdocumenten is onvoldoende door:
1. Inefficiënt besluitvormingsproces
Sales specialisten voelen zich alleen verantwoordelijk voor hun eigen deel van de offerte wat leidt
tot eilandjesgedrag en een gebrek aan samenwerking.
2. Te ver doorgevoerde horizontale specialisatie op portfolio telefonie
Telefonie kennis is te veel opgesplitst in functies waardoor regie op de totale oplossing ontbreekt.
3. Onbegrijpelijke taal in de documenten
Sales specialisten zijn vaak niet in staat om technische oplossingen in begrijpelijke taal te
verwoorden. Dit beïnvloedt de kwaliteit negatief.
Aanbevelingen
1. Bidmanager Accountable maken voor het schrijven van de offerte
Dit zorgt voor een samenhangend geheel van de offerte en een efficiënter besluitvormingsproces.
2. Samenvoegen specialismen telefonie
Alle specialismen binnen portfolio telefonie samenvoegen tot één functie wat leidt tot een
geïntegreerd aanbod en duidelijkere verantwoordelijkheid in bidteams.
3. Tekstschrijvers vast in dienst nemen
Een tekstschrijver verhoogt de kwaliteit van de offerte door het schrijven van overtuigende
duidelijke teksten die voldoen aan de gestelde gunningscriteria.
Implementatie
De implementatie van de aanbevelingen omvat:
• Aanpassing van de RACI-methode in het commerciële proces
• Opleidingsprogramma's voor Bidmanagers en Sales specialisten
• Functieprofielen herschrijven en tekstschrijvers werven
• Implementatietijd: half jaar
Verwacht resultaat
Het herontwerp moet ervoor zorgen dat binnen één jaar de kwaliteit van de
aanbestedingsdocumenten verbetert zodat het aantal gewonnen aanbestedingen in de publieke
sector met 20% groeit.
3
, Inhoudsopgave
Voorwoord 2
Samenvatting 3
Inhoudsopgave 4
Begrippenlijst 5
Inleiding 6
1 Analyse externe en interne context 8
1.1 Externe context 8
1.2 Interne context 10
1.3 SWOT-analyse 12
2 Analyse huidige organisatiestructuur 13
2.1 Arbeidsdeling 13
2.2 Coördinatiemechanismen 15
2.3 Besluitvormingsprocessen 18
3 Aanbevelingen voor herontwerp 19
3.1 Probleemstelling 19
3.2 Aanbevelingen 19
3.3 Verwacht resultaat 24
Literatuur- en bronnenlijst 25
Bijlagen 27
Bijlage I: huidige organisatiestructuur [BEDRIJF] 27
Bijlage II: huidige organisatiestructuur [SALES ORGANISATIE] 28
Bijlage III: groeimodel Greiner 29
Beoordeling 30
Beoordeling NCOI 30
4
Masterclass Organisatiekunde
Scoren op kwaliteit
Naam: XXX
Studentnummer: XXX
Datum: 20 september 2024
NCOI
Masterclass Organisatiekunde Docent: XXX
,Voorwoord
Mijn naam is XXX en dit beroepsproduct is de afronding van de Masterclass Organisatiekunde bij
NCOI. Binnen [BEDRIJF] ben ik werkzaam als Bidmanager op de afdeling Bidmanagement. Ik ben
verantwoordelijk voor het volledige aanbestedingsproces en fungeer als projectmanager in een
bidteam. Dit beroepsproduct is geschreven voor het management van [DIVISIE].
De kwaliteit in de beantwoording op aanbestedingen is onvoldoende. In tegenstelling tot
gunningscriteria “prijs” scoren we regelmatig laag op “kwaliteit”. Hierdoor wordt een aanbesteding niet
gegund aan [BEDRIJF]. We hebben moeite om de klant in onze teksten te overtuigen van onze
oplossing. Klanten koppelen vaak terug dat de stukken te algemeen zijn geschreven en niet direct
antwoord geven op de gestelde vragen. Ze missen de rode draad in het verhaal.
Het gevolg is dat [BEDRIJF] aanbestedingen verliest en hierdoor geen aansluiting vindt in de publieke
sector. Groei blijft hierdoor uit. Hiermee wordt niet voldaan aan de [SALES ORGANISATIE] ambitie
namelijk: “kwaliteit” en “winrate” verhogen. Deze ontwikkeling is ongewenst.
Om ervoor te zorgen dat in de publieke sector aanbestedingen weer worden gegund aan [BEDRIJF]
en [SALES ORGANISATIE] zijn gestelde ambities realiseert, wordt een herontwerp binnen [SALES
ORGANISATIE] aanbevolen op de afdelingen Bidmanagement en Special Sales.
Dit beroepsproduct is een adviesrapport voor het management van [SALES ORGANISATIE]. Hierbij is
een concreet voorstel gedaan voor een herontwerp. Er worden aanbevelingen gedaan op het gebied
van organisatieontwerp, coördinatiemechanismen en besluitvormingsprocessen. Dit adviesrapport
wordt onderbouwd met de aangeboden leerstof in de Masterclass Organisatiekunde en er is een
realistische vertaalslag gemaakt naar de praktijk.
Mijn dank gaat uit naar mijn medestudenten en de heer XXX, docent van deze Masterclass. Ik vond
de lessen erg interessant en inspirerend. De groepsopdrachten hebben mij veel inzicht gegeven in
organisatorische structuren, processen en gedrag in organisaties.
Daarnaast wil ik mijn manager XXX (Bidmanagement), XXX (Bidmanager), XXX (Accountmanager),
XXX (Sales Specialist), XXX (tekstschrijver) bedanken voor de mogelijkheid om met hun te sparren
over dit onderwerp. Het heeft me veel inzicht gegeven in het organisatiedeel [SALES ORGANISATIE]
en de manier waarop we werken.
2
,Samenvatting
[BEDRIJF] is een telecom operator en ICT dienstverlener. De [DIVISIE] richt zich op grote bedrijven
en overheidsinstanties. Ondanks goede scores op prijs, verliest [BEDRIJF] regelmatig
aanbestedingen door lage kwaliteit van de aangeleverde documenten. Dit belemmert de groei en staat
haaks op de ambities van [SALES ORGANISATIE] namelijk: “kwaliteit” en “winrate” verhogen.
Analyse externe en interne context
Extern worden trends zoals vergrijzing, digitalisering en technologische ontwikkelingen zoals AI en
cybersecurity beschreven. Dit biedt kansen voor groei in de publieke sector maar er zijn ook
bedreigingen door strenge milieuwetgeving en veranderende Europese regelgeving. Intern wordt de
samenwerking met [LEVERANCIER] en de noodzaak om de rol van Bidmanager te herzien
benadrukt.
De SWOT analyse toont sterke punten zoals technologische innovatie en duurzaamheid maar ook
zwakke punten zoals trage besluitvormingsprocessen. Door in te spelen op kansen en zich aan te
passen aan regelgeving kan [BEDRIJF] zijn positie versterken en groeien in een concurrerende markt.
Huidige organisatiestructuur
[SALES ORGANISATIE] is georganiseerd als een professionele organisatie met een sterke
operationele kern en horizontale specialisatie. Bidteams werken volgens een matrixstructuur waarbij
teamleden rapporteren aan zowel hun directe leidinggevende als de Bidmanager. De
coördinatiemechanismen binnen [SALES ORGANISATIE] omvatten directe supervisie (wekelijkse
SAM-calls), standaardisatie van werkprocessen (SalesForce), standaardisatie van resultaten (KPI's),
standaardisatie van vaardigheden (certificeringsprogramma's) en standaardisatie van normen en
waarden (Spot On trainingen).
Oorzaken
De kwaliteit van de aanbestedingsdocumenten is onvoldoende door:
1. Inefficiënt besluitvormingsproces
Sales specialisten voelen zich alleen verantwoordelijk voor hun eigen deel van de offerte wat leidt
tot eilandjesgedrag en een gebrek aan samenwerking.
2. Te ver doorgevoerde horizontale specialisatie op portfolio telefonie
Telefonie kennis is te veel opgesplitst in functies waardoor regie op de totale oplossing ontbreekt.
3. Onbegrijpelijke taal in de documenten
Sales specialisten zijn vaak niet in staat om technische oplossingen in begrijpelijke taal te
verwoorden. Dit beïnvloedt de kwaliteit negatief.
Aanbevelingen
1. Bidmanager Accountable maken voor het schrijven van de offerte
Dit zorgt voor een samenhangend geheel van de offerte en een efficiënter besluitvormingsproces.
2. Samenvoegen specialismen telefonie
Alle specialismen binnen portfolio telefonie samenvoegen tot één functie wat leidt tot een
geïntegreerd aanbod en duidelijkere verantwoordelijkheid in bidteams.
3. Tekstschrijvers vast in dienst nemen
Een tekstschrijver verhoogt de kwaliteit van de offerte door het schrijven van overtuigende
duidelijke teksten die voldoen aan de gestelde gunningscriteria.
Implementatie
De implementatie van de aanbevelingen omvat:
• Aanpassing van de RACI-methode in het commerciële proces
• Opleidingsprogramma's voor Bidmanagers en Sales specialisten
• Functieprofielen herschrijven en tekstschrijvers werven
• Implementatietijd: half jaar
Verwacht resultaat
Het herontwerp moet ervoor zorgen dat binnen één jaar de kwaliteit van de
aanbestedingsdocumenten verbetert zodat het aantal gewonnen aanbestedingen in de publieke
sector met 20% groeit.
3
, Inhoudsopgave
Voorwoord 2
Samenvatting 3
Inhoudsopgave 4
Begrippenlijst 5
Inleiding 6
1 Analyse externe en interne context 8
1.1 Externe context 8
1.2 Interne context 10
1.3 SWOT-analyse 12
2 Analyse huidige organisatiestructuur 13
2.1 Arbeidsdeling 13
2.2 Coördinatiemechanismen 15
2.3 Besluitvormingsprocessen 18
3 Aanbevelingen voor herontwerp 19
3.1 Probleemstelling 19
3.2 Aanbevelingen 19
3.3 Verwacht resultaat 24
Literatuur- en bronnenlijst 25
Bijlagen 27
Bijlage I: huidige organisatiestructuur [BEDRIJF] 27
Bijlage II: huidige organisatiestructuur [SALES ORGANISATIE] 28
Bijlage III: groeimodel Greiner 29
Beoordeling 30
Beoordeling NCOI 30
4
