Inkoop, werken vanuit een ketenbenadering
Faber-de Lange, Pieters en Weijers, tweede druk
Hoofdstuk 1 – Inkoop in vogelvlucht
1.1 Begripsbepaling inkoop
Inkoop wil zeggen, de inkoop voor een organisatie. Deze moet gestructureerd en beleidsmatig
plaatsvinden. Het begrip inkoop heeft drie opvattingen: aanschaf zelf, functie en afdeling.
Een bedrijf stelt in het algemeen de volgende eisen aan inkoop:
-kwetsbaarheid van onderneming minimaliseren
-leveranciers hebben die meedenken over ontwikkelingen
-leveranciers moeten meerwaarde opleveren
Inkoop = alles waar een externe factuur tegenover staat. De organisatie is het uitgangspunt van
inkoop. Er kan zowel ingekocht worden voor het primaire proces als voor het secundaire proces.
In de gehele keten vindt inkoop plaats:
-Strategisch: vertalen van bedrijfsstrategie naar inkoopstrategie.
-Tactisch: beheersen bestand van leveranciers.
-Operationeel: het inkopen zelf.
De organisatiestrategie moet worden omgezet naar een inkoopstrategie. Er komen veel aspecten bij
kijken waar beslissingen over genomen moeten worden. Inkoopbeslissingen hebben altijd effecten,
deze moeten dus ook meegenomen worden in de beslissing.
1.2 Inkoop binnen de keten
Alle afdelingen in een bedrijf moeten samenwerken en iedere afdeling moet waarde toevoegen. Een
instrument hiervoor is de waardeketen van Porter.
Het einddoel van een onderneming kan van alles zijn. Vaak zijn dit het nastreven van winst of het
,behouden van het bedrijf op de lange termijn. In beide gevallen moet de markt goed in de gaten
gehouden worden.
Een logistieke keten (supply chain) is de verbinding van oerleverancier tot eindconsument. Het is hier
van belang dat de afdeling inkoop waarde toevoegt. Meerwaarde voor de eigen organisatie kan
direct of indirect. Indirect door goede faciliteiten in te kopen en direct door het product juist in te
kopen.
Een inkoopkanaal is de weg waarlangs een organisatie producten of diensten verwerkt. Dit kan zowel
direct als indirect zijn. Direct worden de producten rechtstreeks van de producent gekocht. Indirect
gaan de producten eerst van de producent naar een tussenhandelaar (retail, groothandel, dealers en
importeurs) en daarna worden ze pas gekocht.
Voordeel van indirect inkopen is dat de leverancier een groter bereik heeft. Nadelen zijn dat een
tussenhandelaar duurder is en de leverancier afhankelijk kan zijn van de tussenhandel.
Een distributiekanaal is de weg die een product aflegt van producent naar consument. Dit kan via
verschillende inkoopkanalen en vaak gaat dit met meerdere kanalen tegelijk. Voor welke kanalen
gekozen wordt is afhankelijk van verschillende factoren:
-de strategie
-de beschikbaarheid van een kanaal
-wettelijke beperkingen
-ketenmacht
-specifieke deelmarkt
1.3 De (noodzakelijke) meerwaarde van inkoop
De inkoop moet passen bij de bedrijfsstrategie, zodat er meerwaarde gemaakt kan worden. Om dit te
bereiken wordt er een inkoopplan gemaakt. Hierin staan alle doelen en activiteiten met betrekken
tot inkoop. Op elk niveau is er een eigen inkoopplan. Het strategisch inkoopplan bevat het
inkoopbeleid, die vormt de basis voor het handelen, de opzet en het functioneren. Het tactische
inkoopplan gaat over de activiteiten en plannen voor de middellange termijn, zoals het algemene
soucingbeleid en het leveranciersbeleid. In het operationeel inkoopplan staat welke
producten/diensten er in een bepaalde periode ingekocht moeten worden. Een hulpmiddel hiervoor
is een speciaal ICT systeem voor de inkoop.
Een goed model om inkoop te verankeren in de bedrijfsstrategie is de strategische driehoek van Van
Weele. Het helpt om keuze te maken ten aanzien van onderstaande drie groepen.
,Om de concurrentiepositie te bepalen en daarmee te kijken naar de werkelijke bijdrage van een
bedrijfsonderdeel kan het vijfkrachtenmodel van Porter gebruikt worden. Hierbij wordt er gekeken
naar vijf omgevingskrachten:
1. Toetreders
2. Afnemers
3. Leveranciers
4. Concurrenten
5. Substituten
Volgens Porter zijn er drie strategieën die een ondernemingen kan volgen:
1. Kostenleiderschap : de goedkoopste zijn
2. Differentiatiestrategie : je onderscheiden van de rest
3. Focusstrategie : focus op een deelmarkt
De inkoop moet worden aangepast aan deze strategie.
Het inkoopaandeel is de inkoop als percentage van de omzet. De inkoopkosten zijn alle kosten die
een inkoopfunctie met zich meebrengt.
-personeelskosten van de afdeling
-software
-bezoeken
-offertekosten
Sommige bedrijven hebben een manager voor zowel inkoop als verkoop. Dit is een category
manager.
Bij veel bedrijven wordt de inkoop gedaan via een material requirement planning. Dit houdt in dat de
inkoper van afdeling een ‘boodschappenlijst’ krijgt.
Winst wordt berekent door omzet minus kosten. Met het DuPont-model kan berekend worden wat
de opbrengst is van het geïnvesteerde vermogen. Dit wordt ook wel het Return On Investment (ROI)
genoemd. Er zijn hiervoor twee berekeningen:
, 1. ROI = winst / totaal vermogen
2. ROI = (winst/omzet) x (omzet/totaal vermogen) = (winstmarge) x (omloopsnelheid)
Besparingen zorgen voor een hogere ROI.
1.4 Het bereiken van inkoopresultaat
Het bereiken van inkoopresultaat kan door meten. Allereerst worden er kritische succesfactoren
geformuleerd. Daarna moeten er prestatie-indicatoren komen, deze vormen de norm. De norm en
indicatoren moeten:
-passen bij de wensen van externe klanten
-aanvaard worden door de medewerkers
-duidelijk zijn
-haalbaar zijn
-SMART geformuleerd zijn (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden)
Het verbeteren van de kwaliteit kan met de Deming-cirkel, ook wel de PDCA-cirkel:
Meten is alleen nodig als het proces er door verbeterd kan worden. Een goede samenhang tussen de
niveaus is hiervoor belangrijk. Op de afdeling inkoop kunnen veel indicatoren gebruikt worden.
1.5 Inkoop in ontwikkeling
In de inkoop zijn trends, zes belangrijke trends zijn:
1. Inkoper heeft steeds meer vaardigheden nodig.
2. E-business wordt steeds belangrijker.
3. Inkoopfunctie wordt strategischer.
4. Inkoopfunctie wordt meer hybride.
5. Teamwork wordt belangrijker.
6. Inkoop in de publieke sector wordt strategischer.
Voor inkoop zijn gedragcodes opgesteld, zodat de inkoop verantwoordelijk wordt uitgevoerd. De
NEVI heeft deze codes opgesteld. Er zijn hierin vier kernwaarden:
-zakelijk fatsoen
-deskundigheid en objectiviteit
-vrije mededinging
-duurzaamheid
Faber-de Lange, Pieters en Weijers, tweede druk
Hoofdstuk 1 – Inkoop in vogelvlucht
1.1 Begripsbepaling inkoop
Inkoop wil zeggen, de inkoop voor een organisatie. Deze moet gestructureerd en beleidsmatig
plaatsvinden. Het begrip inkoop heeft drie opvattingen: aanschaf zelf, functie en afdeling.
Een bedrijf stelt in het algemeen de volgende eisen aan inkoop:
-kwetsbaarheid van onderneming minimaliseren
-leveranciers hebben die meedenken over ontwikkelingen
-leveranciers moeten meerwaarde opleveren
Inkoop = alles waar een externe factuur tegenover staat. De organisatie is het uitgangspunt van
inkoop. Er kan zowel ingekocht worden voor het primaire proces als voor het secundaire proces.
In de gehele keten vindt inkoop plaats:
-Strategisch: vertalen van bedrijfsstrategie naar inkoopstrategie.
-Tactisch: beheersen bestand van leveranciers.
-Operationeel: het inkopen zelf.
De organisatiestrategie moet worden omgezet naar een inkoopstrategie. Er komen veel aspecten bij
kijken waar beslissingen over genomen moeten worden. Inkoopbeslissingen hebben altijd effecten,
deze moeten dus ook meegenomen worden in de beslissing.
1.2 Inkoop binnen de keten
Alle afdelingen in een bedrijf moeten samenwerken en iedere afdeling moet waarde toevoegen. Een
instrument hiervoor is de waardeketen van Porter.
Het einddoel van een onderneming kan van alles zijn. Vaak zijn dit het nastreven van winst of het
,behouden van het bedrijf op de lange termijn. In beide gevallen moet de markt goed in de gaten
gehouden worden.
Een logistieke keten (supply chain) is de verbinding van oerleverancier tot eindconsument. Het is hier
van belang dat de afdeling inkoop waarde toevoegt. Meerwaarde voor de eigen organisatie kan
direct of indirect. Indirect door goede faciliteiten in te kopen en direct door het product juist in te
kopen.
Een inkoopkanaal is de weg waarlangs een organisatie producten of diensten verwerkt. Dit kan zowel
direct als indirect zijn. Direct worden de producten rechtstreeks van de producent gekocht. Indirect
gaan de producten eerst van de producent naar een tussenhandelaar (retail, groothandel, dealers en
importeurs) en daarna worden ze pas gekocht.
Voordeel van indirect inkopen is dat de leverancier een groter bereik heeft. Nadelen zijn dat een
tussenhandelaar duurder is en de leverancier afhankelijk kan zijn van de tussenhandel.
Een distributiekanaal is de weg die een product aflegt van producent naar consument. Dit kan via
verschillende inkoopkanalen en vaak gaat dit met meerdere kanalen tegelijk. Voor welke kanalen
gekozen wordt is afhankelijk van verschillende factoren:
-de strategie
-de beschikbaarheid van een kanaal
-wettelijke beperkingen
-ketenmacht
-specifieke deelmarkt
1.3 De (noodzakelijke) meerwaarde van inkoop
De inkoop moet passen bij de bedrijfsstrategie, zodat er meerwaarde gemaakt kan worden. Om dit te
bereiken wordt er een inkoopplan gemaakt. Hierin staan alle doelen en activiteiten met betrekken
tot inkoop. Op elk niveau is er een eigen inkoopplan. Het strategisch inkoopplan bevat het
inkoopbeleid, die vormt de basis voor het handelen, de opzet en het functioneren. Het tactische
inkoopplan gaat over de activiteiten en plannen voor de middellange termijn, zoals het algemene
soucingbeleid en het leveranciersbeleid. In het operationeel inkoopplan staat welke
producten/diensten er in een bepaalde periode ingekocht moeten worden. Een hulpmiddel hiervoor
is een speciaal ICT systeem voor de inkoop.
Een goed model om inkoop te verankeren in de bedrijfsstrategie is de strategische driehoek van Van
Weele. Het helpt om keuze te maken ten aanzien van onderstaande drie groepen.
,Om de concurrentiepositie te bepalen en daarmee te kijken naar de werkelijke bijdrage van een
bedrijfsonderdeel kan het vijfkrachtenmodel van Porter gebruikt worden. Hierbij wordt er gekeken
naar vijf omgevingskrachten:
1. Toetreders
2. Afnemers
3. Leveranciers
4. Concurrenten
5. Substituten
Volgens Porter zijn er drie strategieën die een ondernemingen kan volgen:
1. Kostenleiderschap : de goedkoopste zijn
2. Differentiatiestrategie : je onderscheiden van de rest
3. Focusstrategie : focus op een deelmarkt
De inkoop moet worden aangepast aan deze strategie.
Het inkoopaandeel is de inkoop als percentage van de omzet. De inkoopkosten zijn alle kosten die
een inkoopfunctie met zich meebrengt.
-personeelskosten van de afdeling
-software
-bezoeken
-offertekosten
Sommige bedrijven hebben een manager voor zowel inkoop als verkoop. Dit is een category
manager.
Bij veel bedrijven wordt de inkoop gedaan via een material requirement planning. Dit houdt in dat de
inkoper van afdeling een ‘boodschappenlijst’ krijgt.
Winst wordt berekent door omzet minus kosten. Met het DuPont-model kan berekend worden wat
de opbrengst is van het geïnvesteerde vermogen. Dit wordt ook wel het Return On Investment (ROI)
genoemd. Er zijn hiervoor twee berekeningen:
, 1. ROI = winst / totaal vermogen
2. ROI = (winst/omzet) x (omzet/totaal vermogen) = (winstmarge) x (omloopsnelheid)
Besparingen zorgen voor een hogere ROI.
1.4 Het bereiken van inkoopresultaat
Het bereiken van inkoopresultaat kan door meten. Allereerst worden er kritische succesfactoren
geformuleerd. Daarna moeten er prestatie-indicatoren komen, deze vormen de norm. De norm en
indicatoren moeten:
-passen bij de wensen van externe klanten
-aanvaard worden door de medewerkers
-duidelijk zijn
-haalbaar zijn
-SMART geformuleerd zijn (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden)
Het verbeteren van de kwaliteit kan met de Deming-cirkel, ook wel de PDCA-cirkel:
Meten is alleen nodig als het proces er door verbeterd kan worden. Een goede samenhang tussen de
niveaus is hiervoor belangrijk. Op de afdeling inkoop kunnen veel indicatoren gebruikt worden.
1.5 Inkoop in ontwikkeling
In de inkoop zijn trends, zes belangrijke trends zijn:
1. Inkoper heeft steeds meer vaardigheden nodig.
2. E-business wordt steeds belangrijker.
3. Inkoopfunctie wordt strategischer.
4. Inkoopfunctie wordt meer hybride.
5. Teamwork wordt belangrijker.
6. Inkoop in de publieke sector wordt strategischer.
Voor inkoop zijn gedragcodes opgesteld, zodat de inkoop verantwoordelijk wordt uitgevoerd. De
NEVI heeft deze codes opgesteld. Er zijn hierin vier kernwaarden:
-zakelijk fatsoen
-deskundigheid en objectiviteit
-vrije mededinging
-duurzaamheid
