Hoofdstuk 1 Verkooporders administreren
Door de productie ontstaat er een product dat meer waard is.
De handel brengt het product van producent naar consument en overbrugt daarmee:
- Plaatsverschil (transport)
- Tijdverschil (opslag of voorraadvorming)
Commerciële administratie bestaat uit:
- Inkopen
- Verkopen
1.1 Afnemersbestand
Wat staat er in een verkoopcontract:
- Leveringsvoorwaarden
- Levertijden
- Betalingsvoorwaarden
- Toegezegde kortingen
- Bonussen enz.
Debiteur is een schuldenaar
Afnemers worden bijgehouden in een computerbestand (afnemersbestand of klantenbestand)
- Naw-gegevens van de afnemers
- Klant- of debiteurennummer
- Bankrekeningnummer
- Nummer handelsregister (KvK) en btw-nummer
- Naam contactpersoon
- Afgesloten verkoopcontracten
Het onderhouden van het afnemersbestand bestaat uit:
- Verwerken van wijzigingen
- Zoals een adreswijziging of een andere contactpersoon
- Toevoegen van de gegevens van nieuwe afnemers
1.2 Het ordertraject
Het ordertraject:
Stap 1 Orderopname (afdeling verkoop)
Stap 2 Orderacceptatie (afdeling administratie) Indien de goederen (deels) niet in
Stap 3 Orderpicken (afdeling magazijn) voorraad zijn:
Stap 4 Controle (afdeling magazijn) Stap 2a Inkoop (afdeling inkoop)
Stap 5 Verpakking (afdeling magazijn) Stap 2b Goederenontvangt (afdeling
Stap 6 Expeditie/transport (afdeling expeditie) magazijn
Stap 7 Facturering (financiële administratie) Stap 2c Goederenopslag (afdeling
magazijn
,Orderopname
Het invoeren van de order.
Orderacceptatie
De order wordt beoordeeld op:
- Of de order tijdig uitgevoerd kan worden (zo nee, dan zorgt een niet tijdige levering
ontevreden klant)
- Of de benodigde vergunningen voor de levering (tijdig) te verkrijgen zijn; dit speelt soms een
rol bij de export van goederen;
- Of de klant voldoende kredietwaardig is.
Mocht het blijken dat de klant onvoldoende kredietwaardig is, dan kan het bedrijf:
- De order weigeren
Of
- De order alleen uitvoeren tegen contante betaling of betaling vooraf.
Orderpicken
Het verzamelen van de goederen.
Controle
Er wordt gecontroleerd op de juiste goederen zijn verzameld in de juiste hoeveelheden.
Verpakking
Nadat de order is gecontroleerd wordt deze verpakt. Dat kan o.a. zijn in papier, in dozen, kratten of
containers.
Expeditie/transport
Expeditie betekent naast transport ook laden en lossen van goederen.
Facturering
Nadat de goederen zijn verzonden, vindt de facturering plaatst. Dit gebeurt meestal door systemen te
koppelen aan de computerboekhouding, hierdoor vindt de boeking van de verkoopfacturen
automatisch plaats.
1.3 Administratieve werkzaamheden bij het ordertraject
Uit het ordertraject vloeien diverse administratieve werkzaamheden voort. In volgorde zijn dit:
1. Het vastleggen van orders
2. De orders verwerkingsklaar maken
3. Het regelen van de doorstroming van orders
4. De controle op de voortgang van orders
5. Het controleren van afnameverplichtingen
Administratieve handelingen, die tot de werkzaamheden van de financiële administratie horen:
- Facturen aanmaken en verzenden
- Betalingscontrole en aanmaningen / betalingsherinneringen verzenden
- Inboeken van de facturen en betalingen in de financiële administratie (boekhouding)
, 1.3.1 Het vastleggen van orders
Een binnenkomende order wordt vastgelegd op een orderbon. Hierop staan de volgende gegevens:
- Datum
- Ordernummer
- Klant- debiteurennummer
- Naw-gegevens
- Artikelnummer en omschrijving artikel
- Bestelde aantallen
Extra gegevens:
- Naam van de besteller
- Uiterste leverdatum
1.3.2 De orders verwerkingsklaar maken
Je maakt een order klaar om te verwerken, door er voor te zorgen dat alle betrokken afdelingen de
juiste gegevens hebben. Dat doe je via een aantal formulieren.
Magazijnbon/verzamellijst/deelorder
Aan de hand van een magazijnbon moeten de orderpickers de juiste goederen verzamelen. Hierin
staat welke goederen in welke hoeveelheid besteld zijn. Bij grotere magazijnen staan er codes op
waar de goederen te vinden zijn.
Bestelopdracht
Een bestelopdracht wordt gemaakt als de bestelde goederen niet in voorraad zijn. De bestelopdracht
is een opdracht voor de afdeling inkoop.
Backorder
Als een gedeelte van de bestelde artikelen wel aanwezig is, wordt dat gedeelte vaak alvast aan de
klant geleverd. De rest wordt ingekocht en nageleverd.
Vrachtbrief
In de vrachtbrief staat welke goederen en hoeveel artikelen in de verpakking zitten en waar de
vervoerder deze moet afleveren.
Formulier voor de boekhouding
als er een factuur gestuurd moet worden moet de facturatie weten waar de factuur over gaat en naar
wie deze verzonden moeten worden dat staat of een formulier.
1.3.3 Het regelen van de doorstroming van de orders
Prioriteitscode
De code kan bestaan uit een nummer dat de urgentie aangeeft. De code kan ook bestaan uit een
datum waarop de bestelling moet plaatsvinden.
Voorrand belangrijke klanten
Er kan voorrang gegeven worden aan bedrijven die voor veel geld besteden dit zorgt voor goede
omzet.
First in, first out
Orders die het eerste binnenkomen gaan ook weer als eerste eruit.
Door de productie ontstaat er een product dat meer waard is.
De handel brengt het product van producent naar consument en overbrugt daarmee:
- Plaatsverschil (transport)
- Tijdverschil (opslag of voorraadvorming)
Commerciële administratie bestaat uit:
- Inkopen
- Verkopen
1.1 Afnemersbestand
Wat staat er in een verkoopcontract:
- Leveringsvoorwaarden
- Levertijden
- Betalingsvoorwaarden
- Toegezegde kortingen
- Bonussen enz.
Debiteur is een schuldenaar
Afnemers worden bijgehouden in een computerbestand (afnemersbestand of klantenbestand)
- Naw-gegevens van de afnemers
- Klant- of debiteurennummer
- Bankrekeningnummer
- Nummer handelsregister (KvK) en btw-nummer
- Naam contactpersoon
- Afgesloten verkoopcontracten
Het onderhouden van het afnemersbestand bestaat uit:
- Verwerken van wijzigingen
- Zoals een adreswijziging of een andere contactpersoon
- Toevoegen van de gegevens van nieuwe afnemers
1.2 Het ordertraject
Het ordertraject:
Stap 1 Orderopname (afdeling verkoop)
Stap 2 Orderacceptatie (afdeling administratie) Indien de goederen (deels) niet in
Stap 3 Orderpicken (afdeling magazijn) voorraad zijn:
Stap 4 Controle (afdeling magazijn) Stap 2a Inkoop (afdeling inkoop)
Stap 5 Verpakking (afdeling magazijn) Stap 2b Goederenontvangt (afdeling
Stap 6 Expeditie/transport (afdeling expeditie) magazijn
Stap 7 Facturering (financiële administratie) Stap 2c Goederenopslag (afdeling
magazijn
,Orderopname
Het invoeren van de order.
Orderacceptatie
De order wordt beoordeeld op:
- Of de order tijdig uitgevoerd kan worden (zo nee, dan zorgt een niet tijdige levering
ontevreden klant)
- Of de benodigde vergunningen voor de levering (tijdig) te verkrijgen zijn; dit speelt soms een
rol bij de export van goederen;
- Of de klant voldoende kredietwaardig is.
Mocht het blijken dat de klant onvoldoende kredietwaardig is, dan kan het bedrijf:
- De order weigeren
Of
- De order alleen uitvoeren tegen contante betaling of betaling vooraf.
Orderpicken
Het verzamelen van de goederen.
Controle
Er wordt gecontroleerd op de juiste goederen zijn verzameld in de juiste hoeveelheden.
Verpakking
Nadat de order is gecontroleerd wordt deze verpakt. Dat kan o.a. zijn in papier, in dozen, kratten of
containers.
Expeditie/transport
Expeditie betekent naast transport ook laden en lossen van goederen.
Facturering
Nadat de goederen zijn verzonden, vindt de facturering plaatst. Dit gebeurt meestal door systemen te
koppelen aan de computerboekhouding, hierdoor vindt de boeking van de verkoopfacturen
automatisch plaats.
1.3 Administratieve werkzaamheden bij het ordertraject
Uit het ordertraject vloeien diverse administratieve werkzaamheden voort. In volgorde zijn dit:
1. Het vastleggen van orders
2. De orders verwerkingsklaar maken
3. Het regelen van de doorstroming van orders
4. De controle op de voortgang van orders
5. Het controleren van afnameverplichtingen
Administratieve handelingen, die tot de werkzaamheden van de financiële administratie horen:
- Facturen aanmaken en verzenden
- Betalingscontrole en aanmaningen / betalingsherinneringen verzenden
- Inboeken van de facturen en betalingen in de financiële administratie (boekhouding)
, 1.3.1 Het vastleggen van orders
Een binnenkomende order wordt vastgelegd op een orderbon. Hierop staan de volgende gegevens:
- Datum
- Ordernummer
- Klant- debiteurennummer
- Naw-gegevens
- Artikelnummer en omschrijving artikel
- Bestelde aantallen
Extra gegevens:
- Naam van de besteller
- Uiterste leverdatum
1.3.2 De orders verwerkingsklaar maken
Je maakt een order klaar om te verwerken, door er voor te zorgen dat alle betrokken afdelingen de
juiste gegevens hebben. Dat doe je via een aantal formulieren.
Magazijnbon/verzamellijst/deelorder
Aan de hand van een magazijnbon moeten de orderpickers de juiste goederen verzamelen. Hierin
staat welke goederen in welke hoeveelheid besteld zijn. Bij grotere magazijnen staan er codes op
waar de goederen te vinden zijn.
Bestelopdracht
Een bestelopdracht wordt gemaakt als de bestelde goederen niet in voorraad zijn. De bestelopdracht
is een opdracht voor de afdeling inkoop.
Backorder
Als een gedeelte van de bestelde artikelen wel aanwezig is, wordt dat gedeelte vaak alvast aan de
klant geleverd. De rest wordt ingekocht en nageleverd.
Vrachtbrief
In de vrachtbrief staat welke goederen en hoeveel artikelen in de verpakking zitten en waar de
vervoerder deze moet afleveren.
Formulier voor de boekhouding
als er een factuur gestuurd moet worden moet de facturatie weten waar de factuur over gaat en naar
wie deze verzonden moeten worden dat staat of een formulier.
1.3.3 Het regelen van de doorstroming van de orders
Prioriteitscode
De code kan bestaan uit een nummer dat de urgentie aangeeft. De code kan ook bestaan uit een
datum waarop de bestelling moet plaatsvinden.
Voorrand belangrijke klanten
Er kan voorrang gegeven worden aan bedrijven die voor veel geld besteden dit zorgt voor goede
omzet.
First in, first out
Orders die het eerste binnenkomen gaan ook weer als eerste eruit.
