Project OPEN
Bron: https://www.mijngezondheidsgids.nl
NCOI Opleidingsgroep
HBO Bachelor Management in de Zorg (met subsidie)
Module Projectmanagement en organisatie
,Beoordeling
8
Goed gedaan! hier en daar zou nog wat verbeterd kunnen worden maar de essentie
van waar de pijnpunten zitten is goed zie commentaar hieronder
Student xx
Docent xx
Algemeen Zeer verzorgd en goed gedaan
Theorie, literatuur, Iha zeer goed; hier en daar ontbreekt de goed
literatuurlijst, verwijzing naar de theorie
verwijzingen
Schrijfstijl netjes goed
Compleetheid Analyse zou ‘analyse en voldoende
consequentie’moeten zijn. Dat ontbreekt
her en der
Voorwoord prima
Samenvatting concreet goed
Inhoudsopgave Voorwoord en samenvatting ontbreken voldoende
hier
Inleiding goed
Aanleiding, doel, Doel en resultaat zijn omgedraaid iha.
resultaat Voor de praktijk is die correct.
(Wordt niet beoordeeld)
Reflectieopdracht 1 Duidelijk, concreet en gericht op pijn goed
punten. Verbeterpunten zouden nog meer
inhoudelijk kunnen worden uitgewerkt.
Reflectieopdracht 2 Bij beschrijving staat wat er is voldoende
beschreven maar niet wat er is gebeurd.
Issues worden niet beschreven en ook
niet hoe de PL heeft gehandeld in
kwesties. Bij analyse wordt de vinger op
de zere plek gelegd maar consequenties
worden niet benoemd. Conclusie en
aanbeveling is goed.
Reflectieopdracht 3 compleet goed
Reflectieopdracht 4 Consequenties ontbreken voldoende
Bijlages Zouden wat meer inhoudelijke voldoende
verbeteringen mogen bevatten
,Voorwoord
Graag stel ik mij kort aan u voor. Mijn naam is xxx. Mijn loopbaan ben ik gestart in een kleine
huisartsenpraktijk xxx als doktersassistente en gedurende de jaren doorgegroeid naar
praktijkondersteuner, met veel plezier heb ik achttien jaar in deze praktijk gewerkt.
Zes jaar geleden heb ik de overstap gemaakt naar een zorggroep als projectleider chronische zorg
omdat ik op zoek was naar een nieuwe uitdaging. Vier jaar geleden ben ik gestart met de opleiding
management in de zorg als verdieping in mijn functie bij zorggroep en persoonlijke ontwikkeling. Het
volgen van deze opleiding heeft ervoor gezorgd dat ik naast het werken bij de zorggroep ook als
praktijkmanager aan de slag kon in een huisartsenpraktijk, waar mijn zorghart ligt. Sinds twee jaar ben
ik volledig als praktijkmanager werkzaam in twee huisartsenpraktijken.
De aanleiding voor het schrijven van deze moduleopdracht is de module projectmanagement en
organisatie. Deze opdracht is geschreven voor de eigenaren van huisartsenpraktijk x. In de
moduleopdracht heb ik geleerd kritisch te kijken naar de manier waarop er projectmatig wordt gewerkt
in de organisatie.
Met dank aan mijn docente. Door de moduleopdracht heb ik de organisaties waar ik werk beter leren
kennen.
Ik wens u veel leesplezier toe.
, oktober 2023
,Samenvatting
Huisartsenpraktijk is een kleine huisartsenpraktijk van twee huisartsen met veertien medewerkers.
Deze moduleopdracht gaat over het project OPEN. Het doel van dit project vanuit de
projectorganisatie is het ondersteunen van huisartsenpraktijken bij het mogelijk maken van online
inzage in het medisch dossier voor patiënten. In de huisartsenpraktijk is de implementatie van het
online medisch dossier het doel geweest. Het project heeft bijna drie jaar geduurd.
Volgens de organisatiestructuren van Mintzberg is de organisatie te duiden als een professionele
organisatie, wat het lastig maakt om veranderingen door te voeren. Het is een platte organisatie waar
een familiecultuur heerst. De organisatie is intern georiënteerd wat past bij de cultuur. Bij een volgend
project is het belangrijk hier rekening mee te houden en actiever samenwerking te zoeken met andere
huisartsenpraktijken die met eenzelfde project bezig zijn. Bij aanvang van het project is geen
stakeholdersanalyse gemaakt, het is aan te bevelen dit bij een volgend project wel te doen. Omdat dit
niet gedaan is, is er in het project geen rekening gehouden met de patiënten, de uiteindelijke
gebruikers van het systeem. Als er van tevoren een stakeholdersanalyse was gemaakt had de
organisatie deze belanghebbenden op de juiste wijze kunnen betrekken. De projectorganisatie is
opgezet met rollen die beschreven zijn vanuit een functie. Er waren meerdere personen met dezelfde
functie en rol. Door deze rollen niet toe te kennen aan een persoon heeft het project vertraging
opgelopen. In een volgend project is het formaliseren van rollen van belang.
Het budget voor dit project is vastgesteld door het ministerie van Volksgezondheid. Huisartsenpraktijk
heeft een eenmalige tegemoetkoming ontvangen voor deelname aan het project. De organisatie heeft
geen begroting gemaakt, dit is bij een volgend project wel aan te bevelen. Een begrotingstechniek die
de organisatie had kunnen gebruiken voor dit project is de resource-beperkte budgettering. Op deze
wijze had de organisatie van tevoren de extra tijdsinvestering inzichtelijk kunnen maken en hier
eventueel op inspelen met extra capaciteit. Hoewel de scope duidelijk was had een Work Breakdown
Structure kunnen bijdragen aan het opstellen van werkbare opdrachten. In een volgend project is het
belangrijk dit wel te maken. De beoogde kwaliteit en risico’s zijn niet vastgelegd en gemonitord binnen
het project. Er was geen invloed uit te oefenen op de kwaliteit van de online inzage zelf. Wel was er
aandacht voor de interne kwaliteit van de dossiers. De risico’s zijn niet in kaart gebracht en er is geen
risicoanalyse gemaakt. De tijdsplanning bij projecten moet beter bewaakt worden, de tijdsurgentie
ontbreekt regelmatig. Het Agile timeboxprincipe kan helpen om meer focus aan te brengen binnen
projecten en beter te prioriteren. Er is een kick-off geweest bij aanvang van het project. De voortgang
werd bewaakt in regelmatige bijeenkomsten met functiegroepen onderling en alle medewerkers van
de huisartsenpraktijk gezamenlijk.
De organisatie heeft niet bewust gekozen voor een bepaalde projectaanpak. Met de analyse van het
project OPEN is naar voren gekomen dat de projectmanagementaanpak niet past bij de organisatie.
Het is geen hiërarchische organisatie en rollen liggen niet vast. Daarnaast is er sprake van een
volwassenheidsniveau één volgens het model van Greiner, waarbij de focus ligt op het product en er
nauwelijks sprake is van procesmatig werken. De Agile aanpak past wel binnen de organisatie. Alle
vier de basiswaarden van Agile komen overeen met de missie en visie van Huisartsenpraktijk. Zo stelt
de organisatie mensen boven processen en het inspelen op veranderingen boven het volgen van een
nauwgezet plan. Een belangrijk element van Agile is dat er wordt gewerkt met multidisciplinaire teams,
Huisartsenpraktijk werkt ieder vanuit zijn eigen expertise. Agile vraagt ook aanpassingen op het
gebied van cultuur en de mindset. Het is aan te bevelen voor de organisatie om te onderzoeken of zij
kunnen transformeren naar een Agile organisatie.
Bij Huisartsenpraktijk worden projecten niet geëvalueerd. Het is aan te bevelen dit wel te doen bij
volgende projecten. Zo kunnen verbeterpunten en successen gebruikt worden voor de
projectorganisatie van een volgend project. Wel is er sprake van een borgingsplan als een project is
afgerond en wordt opgenomen in het kwaliteitshandboek van de organisatie. Vanaf dat moment is er
een verantwoordelijke die zorgt voor de controle, borging en periodieke evaluatie.
, Inhoudsopgave
1 Inleiding .......................................................................................................................................... 4
2 Beschrijving aanleiding, doel en resultaat ...................................................................................... 5
3 Organisatorische context, stakeholders en projectorganisatie ...................................................... 5
3.1 Organisatorische context, de stakeholders en de projectorganisatie ................................... 5
3.2 Analyse .................................................................................................................................. 6
3.3 Conclusies en aanbevelingen ................................................................................................ 7
4 Beheersing ...................................................................................................................................... 7
4.1 Beheersing ............................................................................................................................. 7
4.2 Analyse .................................................................................................................................. 8
4.3 Conclusies en aanbevelingen .............................................................................................. 10
5 Projectaanpak ............................................................................................................................... 10
5.1 Projectaanpak ..................................................................................................................... 10
5.2 Analyse ................................................................................................................................ 10
5.3 Conclusies en aanbevelingen .............................................................................................. 11
6 Projectevaluatie ............................................................................................................................ 11
6.1 Projectevaluatie .................................................................................................................. 11
6.2 Analyse ................................................................................................................................ 11
6.3 Conclusies en aanbevelingen .............................................................................................. 12
Literatuurlijst ........................................................................................................................................ 13
Bijlage I. Missie en visie Huisartsenpraktijk .......................................................................................... 14
Bijlage II. Organogram .......................................................................................................................... 14
Bijlage III. Belang-invloedmatrix ........................................................................................................... 15
Bijlage IV. Onderdeel protocol OPEN.................................................................................................... 16
Bron: https://www.mijngezondheidsgids.nl
NCOI Opleidingsgroep
HBO Bachelor Management in de Zorg (met subsidie)
Module Projectmanagement en organisatie
,Beoordeling
8
Goed gedaan! hier en daar zou nog wat verbeterd kunnen worden maar de essentie
van waar de pijnpunten zitten is goed zie commentaar hieronder
Student xx
Docent xx
Algemeen Zeer verzorgd en goed gedaan
Theorie, literatuur, Iha zeer goed; hier en daar ontbreekt de goed
literatuurlijst, verwijzing naar de theorie
verwijzingen
Schrijfstijl netjes goed
Compleetheid Analyse zou ‘analyse en voldoende
consequentie’moeten zijn. Dat ontbreekt
her en der
Voorwoord prima
Samenvatting concreet goed
Inhoudsopgave Voorwoord en samenvatting ontbreken voldoende
hier
Inleiding goed
Aanleiding, doel, Doel en resultaat zijn omgedraaid iha.
resultaat Voor de praktijk is die correct.
(Wordt niet beoordeeld)
Reflectieopdracht 1 Duidelijk, concreet en gericht op pijn goed
punten. Verbeterpunten zouden nog meer
inhoudelijk kunnen worden uitgewerkt.
Reflectieopdracht 2 Bij beschrijving staat wat er is voldoende
beschreven maar niet wat er is gebeurd.
Issues worden niet beschreven en ook
niet hoe de PL heeft gehandeld in
kwesties. Bij analyse wordt de vinger op
de zere plek gelegd maar consequenties
worden niet benoemd. Conclusie en
aanbeveling is goed.
Reflectieopdracht 3 compleet goed
Reflectieopdracht 4 Consequenties ontbreken voldoende
Bijlages Zouden wat meer inhoudelijke voldoende
verbeteringen mogen bevatten
,Voorwoord
Graag stel ik mij kort aan u voor. Mijn naam is xxx. Mijn loopbaan ben ik gestart in een kleine
huisartsenpraktijk xxx als doktersassistente en gedurende de jaren doorgegroeid naar
praktijkondersteuner, met veel plezier heb ik achttien jaar in deze praktijk gewerkt.
Zes jaar geleden heb ik de overstap gemaakt naar een zorggroep als projectleider chronische zorg
omdat ik op zoek was naar een nieuwe uitdaging. Vier jaar geleden ben ik gestart met de opleiding
management in de zorg als verdieping in mijn functie bij zorggroep en persoonlijke ontwikkeling. Het
volgen van deze opleiding heeft ervoor gezorgd dat ik naast het werken bij de zorggroep ook als
praktijkmanager aan de slag kon in een huisartsenpraktijk, waar mijn zorghart ligt. Sinds twee jaar ben
ik volledig als praktijkmanager werkzaam in twee huisartsenpraktijken.
De aanleiding voor het schrijven van deze moduleopdracht is de module projectmanagement en
organisatie. Deze opdracht is geschreven voor de eigenaren van huisartsenpraktijk x. In de
moduleopdracht heb ik geleerd kritisch te kijken naar de manier waarop er projectmatig wordt gewerkt
in de organisatie.
Met dank aan mijn docente. Door de moduleopdracht heb ik de organisaties waar ik werk beter leren
kennen.
Ik wens u veel leesplezier toe.
, oktober 2023
,Samenvatting
Huisartsenpraktijk is een kleine huisartsenpraktijk van twee huisartsen met veertien medewerkers.
Deze moduleopdracht gaat over het project OPEN. Het doel van dit project vanuit de
projectorganisatie is het ondersteunen van huisartsenpraktijken bij het mogelijk maken van online
inzage in het medisch dossier voor patiënten. In de huisartsenpraktijk is de implementatie van het
online medisch dossier het doel geweest. Het project heeft bijna drie jaar geduurd.
Volgens de organisatiestructuren van Mintzberg is de organisatie te duiden als een professionele
organisatie, wat het lastig maakt om veranderingen door te voeren. Het is een platte organisatie waar
een familiecultuur heerst. De organisatie is intern georiënteerd wat past bij de cultuur. Bij een volgend
project is het belangrijk hier rekening mee te houden en actiever samenwerking te zoeken met andere
huisartsenpraktijken die met eenzelfde project bezig zijn. Bij aanvang van het project is geen
stakeholdersanalyse gemaakt, het is aan te bevelen dit bij een volgend project wel te doen. Omdat dit
niet gedaan is, is er in het project geen rekening gehouden met de patiënten, de uiteindelijke
gebruikers van het systeem. Als er van tevoren een stakeholdersanalyse was gemaakt had de
organisatie deze belanghebbenden op de juiste wijze kunnen betrekken. De projectorganisatie is
opgezet met rollen die beschreven zijn vanuit een functie. Er waren meerdere personen met dezelfde
functie en rol. Door deze rollen niet toe te kennen aan een persoon heeft het project vertraging
opgelopen. In een volgend project is het formaliseren van rollen van belang.
Het budget voor dit project is vastgesteld door het ministerie van Volksgezondheid. Huisartsenpraktijk
heeft een eenmalige tegemoetkoming ontvangen voor deelname aan het project. De organisatie heeft
geen begroting gemaakt, dit is bij een volgend project wel aan te bevelen. Een begrotingstechniek die
de organisatie had kunnen gebruiken voor dit project is de resource-beperkte budgettering. Op deze
wijze had de organisatie van tevoren de extra tijdsinvestering inzichtelijk kunnen maken en hier
eventueel op inspelen met extra capaciteit. Hoewel de scope duidelijk was had een Work Breakdown
Structure kunnen bijdragen aan het opstellen van werkbare opdrachten. In een volgend project is het
belangrijk dit wel te maken. De beoogde kwaliteit en risico’s zijn niet vastgelegd en gemonitord binnen
het project. Er was geen invloed uit te oefenen op de kwaliteit van de online inzage zelf. Wel was er
aandacht voor de interne kwaliteit van de dossiers. De risico’s zijn niet in kaart gebracht en er is geen
risicoanalyse gemaakt. De tijdsplanning bij projecten moet beter bewaakt worden, de tijdsurgentie
ontbreekt regelmatig. Het Agile timeboxprincipe kan helpen om meer focus aan te brengen binnen
projecten en beter te prioriteren. Er is een kick-off geweest bij aanvang van het project. De voortgang
werd bewaakt in regelmatige bijeenkomsten met functiegroepen onderling en alle medewerkers van
de huisartsenpraktijk gezamenlijk.
De organisatie heeft niet bewust gekozen voor een bepaalde projectaanpak. Met de analyse van het
project OPEN is naar voren gekomen dat de projectmanagementaanpak niet past bij de organisatie.
Het is geen hiërarchische organisatie en rollen liggen niet vast. Daarnaast is er sprake van een
volwassenheidsniveau één volgens het model van Greiner, waarbij de focus ligt op het product en er
nauwelijks sprake is van procesmatig werken. De Agile aanpak past wel binnen de organisatie. Alle
vier de basiswaarden van Agile komen overeen met de missie en visie van Huisartsenpraktijk. Zo stelt
de organisatie mensen boven processen en het inspelen op veranderingen boven het volgen van een
nauwgezet plan. Een belangrijk element van Agile is dat er wordt gewerkt met multidisciplinaire teams,
Huisartsenpraktijk werkt ieder vanuit zijn eigen expertise. Agile vraagt ook aanpassingen op het
gebied van cultuur en de mindset. Het is aan te bevelen voor de organisatie om te onderzoeken of zij
kunnen transformeren naar een Agile organisatie.
Bij Huisartsenpraktijk worden projecten niet geëvalueerd. Het is aan te bevelen dit wel te doen bij
volgende projecten. Zo kunnen verbeterpunten en successen gebruikt worden voor de
projectorganisatie van een volgend project. Wel is er sprake van een borgingsplan als een project is
afgerond en wordt opgenomen in het kwaliteitshandboek van de organisatie. Vanaf dat moment is er
een verantwoordelijke die zorgt voor de controle, borging en periodieke evaluatie.
, Inhoudsopgave
1 Inleiding .......................................................................................................................................... 4
2 Beschrijving aanleiding, doel en resultaat ...................................................................................... 5
3 Organisatorische context, stakeholders en projectorganisatie ...................................................... 5
3.1 Organisatorische context, de stakeholders en de projectorganisatie ................................... 5
3.2 Analyse .................................................................................................................................. 6
3.3 Conclusies en aanbevelingen ................................................................................................ 7
4 Beheersing ...................................................................................................................................... 7
4.1 Beheersing ............................................................................................................................. 7
4.2 Analyse .................................................................................................................................. 8
4.3 Conclusies en aanbevelingen .............................................................................................. 10
5 Projectaanpak ............................................................................................................................... 10
5.1 Projectaanpak ..................................................................................................................... 10
5.2 Analyse ................................................................................................................................ 10
5.3 Conclusies en aanbevelingen .............................................................................................. 11
6 Projectevaluatie ............................................................................................................................ 11
6.1 Projectevaluatie .................................................................................................................. 11
6.2 Analyse ................................................................................................................................ 11
6.3 Conclusies en aanbevelingen .............................................................................................. 12
Literatuurlijst ........................................................................................................................................ 13
Bijlage I. Missie en visie Huisartsenpraktijk .......................................................................................... 14
Bijlage II. Organogram .......................................................................................................................... 14
Bijlage III. Belang-invloedmatrix ........................................................................................................... 15
Bijlage IV. Onderdeel protocol OPEN.................................................................................................... 16
