H6.1: Functiescheiding
De eerste randvoorwaarde van de administratieve organisatie is de functiescheiding. Deze moet
zodanig zijn dat het mogelijk is een goede AO vorm te geven.
De opzet bij functiescheiding is dat er twee of meer medewerkers met tegengestelde belangen
betrokken zijn bij dezelfde gebeurtenis. Hierdoor komen er twee (of meer) gescheiden registraties
tot stand in de administratie.
De beide registraties kunnen met elkaar worden vergeleken (dit wordt aansluiten genoemd).
Functiescheiding is uiteraard alleen maar effectief als de registraties om de zoveel tijd met elkaar
worden vergeleken.
We hebben wel een probleem als bijvoorbeeld de inkoper en de magazijnmeester besluiten om
gezamenlijk te frauderen. De nepinkoop van de inkoper wordt dan gevolgd door een nepontvangst
door de magazijnmeester. Wanneer medewerkers elkaar op die manier telkens dekken (dit wordt
ook wel samenspannen genoemd), wordt het moeilijk om het bedrog te achterhalen.
Beschikken
Registeren
Bewaren
Controleren
Uitvoeren
(figuur 1: De vijf functies voor functiescheiding)
De belangrijkste functiescheiding is die tussen de beschikkende functie en de bewarende functie.
De beschikkende functie beslist over activa van de organisatie. De beschikkende functie mag wel bij
of aan de goederen of het geld in de kassa komen, maar mag er (zonder een beslissing van een
andere functionaris) niets mee doen. Als nu beide functies (beschikkend en bewarend) informatie
over bijvoorbeeld de inkoop aan de administratie doorgeven (de registrerende functie), dan kan deze
controleren of het klopt.
In figuur 1 zie je dat de registrerende en controlerende functie eigenlijk niet gescheden zijn, want
eigenlijk is het één functie. Als een transactie door de administratie wordt geregistreerd, wordt zij
tegelijkertijd ook gecontroleerd. We spreken dan ook van de registrerende/controlerende functie
van de administratie. Tot slot zien we in het schema de uitvoerende functie. Deze voert activiteiten
uit die niet tot een van de andere categorieën behoren. Overigens zitten in bijna elke
bedrijfsactiviteit wel componenten van meerdere functies.
De eerste randvoorwaarde van de administratieve organisatie is de functiescheiding. Deze moet
zodanig zijn dat het mogelijk is een goede AO vorm te geven.
De opzet bij functiescheiding is dat er twee of meer medewerkers met tegengestelde belangen
betrokken zijn bij dezelfde gebeurtenis. Hierdoor komen er twee (of meer) gescheiden registraties
tot stand in de administratie.
De beide registraties kunnen met elkaar worden vergeleken (dit wordt aansluiten genoemd).
Functiescheiding is uiteraard alleen maar effectief als de registraties om de zoveel tijd met elkaar
worden vergeleken.
We hebben wel een probleem als bijvoorbeeld de inkoper en de magazijnmeester besluiten om
gezamenlijk te frauderen. De nepinkoop van de inkoper wordt dan gevolgd door een nepontvangst
door de magazijnmeester. Wanneer medewerkers elkaar op die manier telkens dekken (dit wordt
ook wel samenspannen genoemd), wordt het moeilijk om het bedrog te achterhalen.
Beschikken
Registeren
Bewaren
Controleren
Uitvoeren
(figuur 1: De vijf functies voor functiescheiding)
De belangrijkste functiescheiding is die tussen de beschikkende functie en de bewarende functie.
De beschikkende functie beslist over activa van de organisatie. De beschikkende functie mag wel bij
of aan de goederen of het geld in de kassa komen, maar mag er (zonder een beslissing van een
andere functionaris) niets mee doen. Als nu beide functies (beschikkend en bewarend) informatie
over bijvoorbeeld de inkoop aan de administratie doorgeven (de registrerende functie), dan kan deze
controleren of het klopt.
In figuur 1 zie je dat de registrerende en controlerende functie eigenlijk niet gescheden zijn, want
eigenlijk is het één functie. Als een transactie door de administratie wordt geregistreerd, wordt zij
tegelijkertijd ook gecontroleerd. We spreken dan ook van de registrerende/controlerende functie
van de administratie. Tot slot zien we in het schema de uitvoerende functie. Deze voert activiteiten
uit die niet tot een van de andere categorieën behoren. Overigens zitten in bijna elke
bedrijfsactiviteit wel componenten van meerdere functies.
