Hoofdstuk 7 De IC-professional in een communicatieve
organisatie
§1 Bijdragen aan een communicatie organisatie
De kwaliteit van de interne communicatie heeft grote invloed op het functioneren van de
organisatie als geheel. Toch laat de (onderlinge) communicatie en samenwerking nogal
eens te wensen over. De organisatie laat daarmee kansen liggen. Leidinggevenden raken
onnodig gefrustreerd en medewerkers voelen zich onvoldoende geïnformeerd en/of
gewaardeerd. Effectief communiceren mag dus in geen enkel competentieprofiel van welke
functie van ook ontbreken. Zeker niet in een organisatie die een communicatieve organisatie
wil zijn.
De opkomst van de communicatieve organisatie biedt de afdeling Communicatie nieuwe
kansen om zich te positioneren.
§2 De communicatieadviseur als vakinhoudelijk expert
Veel afgestudeerde communicatieprofessionals worden junior-communicatieadviseur. Zij
hebben geleerd mondeling (adviesgesprek) of schriftelijk (communicatieplan) te adviseren.
Als we in communicatieland spreken over een communicatieadviseur, denken we meestal
aan iemand met veel vakinhoudelijke deskundigheid op het gebied van communicatie.
Iemand die het communicatieprobleem voor de opdrachtgever helder in kaart brengt en
vervolgens een strak communicatieplan opstelt. Kortom, een expert met verstand van
communicatiezaken. Toch is alleen vakinhoudelijk expert zijn meestal niet genoeg om een
communicatieprobleem te kunnen oplossen. Daarvoor moeten voorgestelde plannen immers
ook tot uitvoering komen en dat is vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan.
Veel communicatieadviseurs stellen zich daarom niet alleen op als vakinhoudelijk expert,
maar ook als handlanger: zij zien zichzelf als verlengstuk van de opdrachtgever en nemen
diens probleem over. In de hoop daarmee het bestaande communicatieprobleem op te
lossen. De meeste opdrachtgevers zijn maar wat blij met zo’n eigen communicatieadviseur
als handlanger: iemand die de communicatieklusjes voor hen opknapt en die als extra
handjes in de buurt is als zich communicatieproblemen voordoen.Met zulke ad-hoc
oplossingen wordt echter niet of nauwelijks gewerkt aan de oorzaken die aan het ontstaan
van de communicatieproblemen ten grondslag liggen: er is geen sprake van organisatieleren
en betrokkenen werken niet aan het verbeteren van eigen communicatief gedrag. Kortom,
teams of organisaties worden er niet communicatiever van. Daarvoor zul je als coachend
adviseur of als facilitator de communicatiekracht van spelers in de organisatie moeten
versterken.
De situatie, de opdracht én je eigen voorkeur bepalen of je je als communicatieadviseur
opstelt als vakinhoudelijk expert, handlanger of communicatiepartner.
§3 Van communicatieadviseur naar communicatief adviseren
De rol van de interne-communicatieprofessional lijkt te veranderen: van een adviseur als
inhoudelijk expert naar een interessante mix van adviseur, coach, facilitator en ontwerper
van (strategische) communicatieprocessen. Overdracht van jouw expertise en kennis van
interne communicatie aan alle spelers in de organisatie is belangrijker geworden dan het
alleen maar erover adviseren: je faciliteert en coacht leidinggevenden en teams bij het zélf
vinden van de juiste antwoorden. Als beginnend professional zul je anderen vooral in de
uitvoering ondersteunen; later kun je doorgroeien naar een rol als sparringpartner met wie
leidinggevenden en medewerkers graag samenwerken om een communicatieve organisatie
, te realiseren. Maar hoe dan ook, je wordt een communicatiepartner voor andere spelers in
de organisatie.
In een communicatieve organisatie combineert de interne-communicatieprofessional de
traditionele adviesrol met 3 min of meer nieuwe rollen, die we vaak in 1 en dezelfde
communicatiefunctie terugzien:
1. De rol van (strategisch) procesontwerper, gericht op het communicatiever maken
van beleids- en veranderprocessen op organisatieniveau.
2. De rol van facilitator, gericht op het faciliteren van werksessies en bijeenkomsten,
(vaak) op teamniveau.
3. De rol van coach/begeleider of coachend adviseur, gericht op het begeleiden van
en sparren met leidinggevenden en projectleiders op individueel niveau.
Het werk als communicatieprofessional speelt zich af op organisatie-, team- en individueel
niveau en kent volop variatie en afwisseling. Met als gemeenschappelijk doel: het
communicatiever maken van (individuele) leidinggevenden, medewerkers, teams én de
organisatie als geheel.
7.3.1 Procesontwerp maken
Interne communicatie is niet alleen een taak van de afdeling communicatie, maar een
verantwoordelijkheid van alle spelers in de organisatie: van directie, leidinggevenden én
medewerkers op de werkvloer. Iedere speler in de organisatie communiceert en maakt
onderdeel uit van de communicatieve organisatie. Als interne-communicatieprofessional ligt
er de schone taak om binnen de eigen organisatie een visie en aanpak te ontwikkelen die de
organisatie als geheel communicatiever maakt: hoe communicatiever immer het gedrag van
leidinggevenden en medewerkers, hoe beter wordt samengewerkt. En hoe effectiever de
organisatie als geheel kan inspelen op veranderingen binnen en buiten de organisatie. Het
ontwikkelen van een eigen visie en aanpak die zorgt voor communicatief veranderen, hoort
bij de rol van de strategisch procesontwerper.
De procesontwerper:
- Maakt meestal deel uit van een projectgroep, die in ieder geval bestaat uit een
vertegenwoordiger van P&O of HRM, eventueel aangevuld met een directielid,
enkele betrokken leidinggevenden en medewerkers.
- Ontwikkelt (samen met de projectgroep) een ontwerp voor een (interactief)
communicatieproces en adviseert de directie hierover.
- Zorgt voor een gedegen situatie- en krachtenveldanalyse zodat de juiste
ambitie en het juiste veranderthema worden gekozen.
- Kiest op basis van een gedegen analyse een strategie die aangeeft waartoe het
procesontwerp dient en welke procesaanpak de organisatie voor ogen heeft.
- Maakt een concept plan van aanpak dat de diverse fasen in het beleids- of
veranderproces aangeeft.
- Zorgt voor tussentijdse evaluatiemomenten waarbij proactief wordt gekeken
naar de voortgang en waar nodig het procesontwerp wordt bijgesteld aan de
hand van de opgedane ervaringen.
Tips
Een aantal praktische tips voor het ontwerpen van communicatieprocessen:
organisatie
§1 Bijdragen aan een communicatie organisatie
De kwaliteit van de interne communicatie heeft grote invloed op het functioneren van de
organisatie als geheel. Toch laat de (onderlinge) communicatie en samenwerking nogal
eens te wensen over. De organisatie laat daarmee kansen liggen. Leidinggevenden raken
onnodig gefrustreerd en medewerkers voelen zich onvoldoende geïnformeerd en/of
gewaardeerd. Effectief communiceren mag dus in geen enkel competentieprofiel van welke
functie van ook ontbreken. Zeker niet in een organisatie die een communicatieve organisatie
wil zijn.
De opkomst van de communicatieve organisatie biedt de afdeling Communicatie nieuwe
kansen om zich te positioneren.
§2 De communicatieadviseur als vakinhoudelijk expert
Veel afgestudeerde communicatieprofessionals worden junior-communicatieadviseur. Zij
hebben geleerd mondeling (adviesgesprek) of schriftelijk (communicatieplan) te adviseren.
Als we in communicatieland spreken over een communicatieadviseur, denken we meestal
aan iemand met veel vakinhoudelijke deskundigheid op het gebied van communicatie.
Iemand die het communicatieprobleem voor de opdrachtgever helder in kaart brengt en
vervolgens een strak communicatieplan opstelt. Kortom, een expert met verstand van
communicatiezaken. Toch is alleen vakinhoudelijk expert zijn meestal niet genoeg om een
communicatieprobleem te kunnen oplossen. Daarvoor moeten voorgestelde plannen immers
ook tot uitvoering komen en dat is vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan.
Veel communicatieadviseurs stellen zich daarom niet alleen op als vakinhoudelijk expert,
maar ook als handlanger: zij zien zichzelf als verlengstuk van de opdrachtgever en nemen
diens probleem over. In de hoop daarmee het bestaande communicatieprobleem op te
lossen. De meeste opdrachtgevers zijn maar wat blij met zo’n eigen communicatieadviseur
als handlanger: iemand die de communicatieklusjes voor hen opknapt en die als extra
handjes in de buurt is als zich communicatieproblemen voordoen.Met zulke ad-hoc
oplossingen wordt echter niet of nauwelijks gewerkt aan de oorzaken die aan het ontstaan
van de communicatieproblemen ten grondslag liggen: er is geen sprake van organisatieleren
en betrokkenen werken niet aan het verbeteren van eigen communicatief gedrag. Kortom,
teams of organisaties worden er niet communicatiever van. Daarvoor zul je als coachend
adviseur of als facilitator de communicatiekracht van spelers in de organisatie moeten
versterken.
De situatie, de opdracht én je eigen voorkeur bepalen of je je als communicatieadviseur
opstelt als vakinhoudelijk expert, handlanger of communicatiepartner.
§3 Van communicatieadviseur naar communicatief adviseren
De rol van de interne-communicatieprofessional lijkt te veranderen: van een adviseur als
inhoudelijk expert naar een interessante mix van adviseur, coach, facilitator en ontwerper
van (strategische) communicatieprocessen. Overdracht van jouw expertise en kennis van
interne communicatie aan alle spelers in de organisatie is belangrijker geworden dan het
alleen maar erover adviseren: je faciliteert en coacht leidinggevenden en teams bij het zélf
vinden van de juiste antwoorden. Als beginnend professional zul je anderen vooral in de
uitvoering ondersteunen; later kun je doorgroeien naar een rol als sparringpartner met wie
leidinggevenden en medewerkers graag samenwerken om een communicatieve organisatie
, te realiseren. Maar hoe dan ook, je wordt een communicatiepartner voor andere spelers in
de organisatie.
In een communicatieve organisatie combineert de interne-communicatieprofessional de
traditionele adviesrol met 3 min of meer nieuwe rollen, die we vaak in 1 en dezelfde
communicatiefunctie terugzien:
1. De rol van (strategisch) procesontwerper, gericht op het communicatiever maken
van beleids- en veranderprocessen op organisatieniveau.
2. De rol van facilitator, gericht op het faciliteren van werksessies en bijeenkomsten,
(vaak) op teamniveau.
3. De rol van coach/begeleider of coachend adviseur, gericht op het begeleiden van
en sparren met leidinggevenden en projectleiders op individueel niveau.
Het werk als communicatieprofessional speelt zich af op organisatie-, team- en individueel
niveau en kent volop variatie en afwisseling. Met als gemeenschappelijk doel: het
communicatiever maken van (individuele) leidinggevenden, medewerkers, teams én de
organisatie als geheel.
7.3.1 Procesontwerp maken
Interne communicatie is niet alleen een taak van de afdeling communicatie, maar een
verantwoordelijkheid van alle spelers in de organisatie: van directie, leidinggevenden én
medewerkers op de werkvloer. Iedere speler in de organisatie communiceert en maakt
onderdeel uit van de communicatieve organisatie. Als interne-communicatieprofessional ligt
er de schone taak om binnen de eigen organisatie een visie en aanpak te ontwikkelen die de
organisatie als geheel communicatiever maakt: hoe communicatiever immer het gedrag van
leidinggevenden en medewerkers, hoe beter wordt samengewerkt. En hoe effectiever de
organisatie als geheel kan inspelen op veranderingen binnen en buiten de organisatie. Het
ontwikkelen van een eigen visie en aanpak die zorgt voor communicatief veranderen, hoort
bij de rol van de strategisch procesontwerper.
De procesontwerper:
- Maakt meestal deel uit van een projectgroep, die in ieder geval bestaat uit een
vertegenwoordiger van P&O of HRM, eventueel aangevuld met een directielid,
enkele betrokken leidinggevenden en medewerkers.
- Ontwikkelt (samen met de projectgroep) een ontwerp voor een (interactief)
communicatieproces en adviseert de directie hierover.
- Zorgt voor een gedegen situatie- en krachtenveldanalyse zodat de juiste
ambitie en het juiste veranderthema worden gekozen.
- Kiest op basis van een gedegen analyse een strategie die aangeeft waartoe het
procesontwerp dient en welke procesaanpak de organisatie voor ogen heeft.
- Maakt een concept plan van aanpak dat de diverse fasen in het beleids- of
veranderproces aangeeft.
- Zorgt voor tussentijdse evaluatiemomenten waarbij proactief wordt gekeken
naar de voortgang en waar nodig het procesontwerp wordt bijgesteld aan de
hand van de opgedane ervaringen.
Tips
Een aantal praktische tips voor het ontwerpen van communicatieprocessen:
