Analyse managementvraagstuk

Toets 1
Analyse managementvraagstuk
Onderzoek bij IKEA Food
























































Student: Annick Wierdsma
Studentennummer: 315413
Stagebegeleider: Eric van Soest
Bedrijfsmentor: Liesbeth van der Kaaden
Toets: Analyse managementvraagstuk Toets 1
Datum: 15 maart 2016



,







Inhoudsopgave

1. Inleiding .................................................................................... 3

2. Beschrijving van de organisatie ..................................................... 4
2.1 Algemene beschrijving IKEA ......................................................................................... 4
2.2 De bedrijfscultuur ........................................................................................................ 5
2.3 Het managementvraagstuk ........................................................................................... 6
2.4 De huidige situatie ....................................................................................................... 7

3. Aanpak van het vraagstuk ............................................................ 8
3.1 Knelpunt ...................................................................................................................... 8
3.2 Onderzoeksopzet ......................................................................................................... 8
3.3 Dataverzamelingsmethode ........................................................................................... 8
3.4 Cultuur en veranderprocessen .................................................................................... 10

4. Kader van het advies .................................................................. 11

5. Planning .................................................................................... 12

6. Literatuurlijst ............................................................................ 13

7. Bijlagen ..................................................................................... 14
7.1 Score huidige situatie procedures IKEA Food uit PowerPoint workshop Operational
Instructions (Intern document) ......................................................................................... 14
7.2 Cijfers IKEA FOOD Amsterdam van IKEA Intranet ........................................................ 15
7.3 Verantwoordelijkheden bij implementatie PowerPoint workshop Operational Instructions
(Intern document)............................................................................................................. 15
7.4 Planning Onderzoek ................................................................................................... 16









































2


,



1.
Inleiding


Er ligt een managementvraagstuk bij IKEA Food Amsterdam wat te maken heeft met haar
Operational Instructions. Dit is een beschrijving van de minimale operationele standaard van
het restaurant, de bistro en de keuken van IKEA Amsterdam. Dit wordt ook wel een SOP
(Standard Operating Procedure) genoemd. Dit is een nieuw programma waarbij IKEA nog bezig
is met de implementatie. De Operational Instructions zijn gekomen omdat de regels en
procedures niet goed genoeg worden nageleefd door het personeel. Zo is er op 3 maart 2016
een bezoek geweest van Sensz en heeft IKEA Food niet voldaan aan hygiëne en
voedselveiligheid eisen. Het managementvraagstuk wat bij de implementatie naar voren is
gekomen is het beste te formuleren in een vraag: Met welke instrumenten kan er gezorgd
worden dat de compliance verbetert in het navolgen van de Operational Instructions?


Dit vraagstuk is naar voren gekomen omdat er nu nog inzicht mist in hoe de Operational
Instructions in gebruik gaan worden genomen. De behoefte aan advies komt voort uit de
constatering dat de medewerkers zich nu onvoldoende houden aan de Operational
Instructions en niet op de zelfde manier werken. Hiervoor moeten maatregelen getroffen
worden om te zorgen dat de medewerkers dit wel gaan doen, en allemaal op de zelfde manier.
De Operational Instructions vormen een deel van het project, de volgende stap is om te kijken
welke instrumenten er gebruikt moeten worden. Om te zorgen voor de bewustzijn van
mogelijke gevolgen bij het niet uitvoeren van de Operational Instructies zoals bijvoorbeeld een
voedselvergiftiging en motivatie voor het goed willen uitvoeren van de Operational
Instructions bij alle medewerkers, kan het zo zijn dat er verschillende instrumenten bij
verschillende medewerkers ingezet moeten worden. Iedereen leert op een andere manier. Het
is uiteindelijk belangrijk dat er voldaan wordt aan alle voedselveiligheidseisen en hygiëne
eisen. Dit gebeurd in de huidige situatie nog niet op gewenst niveau en dat is ook de reden
waarom dit vraagstuk naar voren is gekomen.


Wanneer deze basisprocessen op de juiste manier zijn vastgelegd en worden gewaarborgd,
verwacht IKEA dat dit zal dit invloed zal hebben op het commerciële succes. IKEA Food heeft
wereldwijd besloten grote verbeteringen door te voeren bij de processen in alle Food
vestigingen omdat er gezien is dat dit nu niet op het gewenste niveau zit afgelopen jaren. In
bijlage 7.1 worden de resultaten van Amsterdam in een samenvattende tabel weergegeven. De
reviews laten zien dat er in veel winkels verbeteringen moeten komen in het bereiden en
serveren van voedsel en alles dat te maken heeft met het voorbereidingen voor het
klantencontact (kledingvoorschriften en persoonlijke hygiëne), tot wanneer er echt
klantencontact is (bereiden, presenteren en serveren van de producten) en wat er achter de
schermen gebeurd (plannen en follow up). Procedures en instructies zijn al aanwezig, maar
om te gaan zorgen dat deze goed worden nageleefd is het belangrijk dat er de juiste
instrumenten worden gebruikt om te zorgen voor compliance. Operational Instructions
hebben een hoge prioriteit bij IKEA en dus is dit een knelpunt waar met veel aandacht gekeken
zal moeten worden. De hoogste prioriteiten worden door IKEA als volgt weergegeven:
1. Food Safety & Security, Rules & Guidelines: Gaan boven alles.
2. Operations: Een sterke efficiëntere operatie is nodig om alles in goede banen te leiden.
3. Commercial: Een goede klantbeleving, met juiste en relevante producten en boodschappen.





3