ZEVENDE DRUK
Projectmanage
ment
Roel Grit
,Hoofdstuk 1 Het project
1.1 Soorten werkzaamheden
Improvisatie
× Ad hoc: niet volgens plan, maar van geval tot geval beslissen.
× Onzekere uitkomst
× Weinig of geen richtlijnen voor de te volgen werkwijze
× Flexibel
× Geeft vrijheid aan de uitvoerder
× Chaotisch
× Vraagt veel energie van een organisatie
Routinematige werkzaamheden
× Voorspelbaar
× Werkprocedures of voorschriften kunnen worden opgesteld
× Werkzaamheden worden doelmatig (efficiënt) uitgevoerd
Projectmatige werkzaamheden
× Eenmalig en tijdelijk karakter
× Redelijk voorspelbaar
× Planmatig te werk
× Project wordt opgedeeld in fasen
× Plan van aanpak (PvA) routine
× Kans van slagen van project is groot
× Projectorganisatie
IMPROVISATIE PROJECTMATIG ROUTINEMATIG
WANNEER? Ad hoc Te voorzien Herhalend
(plotseling)
RESULTAAT? Onzeker Redelijk zeker Zeker
BEKENDHEID? Nieuw, plotseling Nieuw, planmatig Bekend
VRIJHEID? Veel vrijheid Vooraf doordacht Nauwelijks
vrijheid
WERKWIJZE? Chaotisch Geleidelijk Duidelijk, vaste
duidelijker procedure
1.2 Voorbeelden van projecten
× Bouwwereld; bouw van een winkelcentrum/brug/woonwijk etc.
× Bedrijven; ontwikkeling van een nieuw product of fusie van twee bedrijven
× Gezondheidszorg; verkorten van wachtlijsten of verlagen van de
medicijnkosten
× Onderwijs; opzetten van een nieuwe opleiding of het uitvoeren van een
onderzoek
× Sport en cultuur; het maken van een film of het organiseren van een
sportevenement
1
,1.3 Wat is een project?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal uit
verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf
vastgesteld projectresultaat te bereiken met een vastgesteld budget.
Projectkenmerken:
× Project start-up (kick-off): beginpunt.
× Afgesproken einddatum.
× Een project levert een eenmalig duidelijk gedefinieerd projectresultaat. Het
projectdoel vertelt waarom de opdrachtgever het project wil laten
uitvoeren. Het projectresultaat is de uitkomst van het project en levert een
bijdrage aan het projectdoel.
× Een project heeft een opdrachtgever (sponsor) die geld beschikbaar stelt.
× Budget, wordt vooraf vastgesteld.
× In een project werken meestal mensen uit verschillende disciplines
(vakgebieden) samen in een tijdelijk werkverband, de projectgroep.
× Een project heeft een eigen projectorganisatie. De projectleider is de baas
en de opdrachtgever is de baas van de projectleider.
× Een project moet georganiseerd worden. De opdrachtgever stelt een
projectleider aan met voldoende bevoegdheden en bekwaamheden om het
project vorm te geven. De projectleider maakt een plan van aanpak.
1.4 Van improvisatie via project naar routine
Improvisatie via project routine
1.5 Soorten projecten
× Technische projecten
Projecten die een verandering in de techniek als doelstelling hebben of een
nieuw product moeten opleveren. Deze zijn vaak goed te plannen en het
eindresultaat is meestal goed duidelijk.
- Bouwen van een gebouw / brug / spoorlijn
× Sociale projecten
Deze hebben een minder duidelijk einddoel. Ze zijn vaak gericht op
cultuur- en organisatieveranderingen binnen een bedrijf. Deze projecten
hebben betrekking op de manier waarop mensen (samen)werken.
- Reorganiseren van een bedrijf / aanpassen van werkprocedures
× Commerciële projecten
Deze projecten hebben als uiteindelijk doel geld te verdienen.
- Uitvoeren van een marktonderzoek / ontwikkelen van een nieuw
product
× Gemengde projecten
Een tussenvorm van bijvoorbeeld technische en sociale projecten.
- Ontwerpen, programmeren en invoeren van een groot
computerprogramma
× Evenementen
Het projectresultaat komt beschikbaar op een vast moment.
2
,1.6 Aandachtspunten bij projectmatig werken
× Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever
× Overleg met betrokkenen
× Werk top-down
Bepaal eerst de grote lijn van het project. Om een project hanteerbaar te
maken, kan het opgedeeld worden in fasen:
- Voorbereiding (denken)
- Realisatie (doen)
- Nazorg (onderhouden)
× Denk eerst na: vooruit en achteruit
1.7 Faseren
Aan het begin van een project maak je een plan van aanpak. Hierin wordt het
project duidelijk beschreven: projectdoel, de op te leveren producten, budget en
de planning.
Bij het opstellen van de planning wordt het project vaak opgedeeld in fasen. Men
past fasering toe om risico’s te verkleinen.
× Initiatief: het idee projectvoorstel
× Definitie: er wordt bepaald wat het eindresultaat is en wat daarvoor
allemaal moet gebeuren plan van aanpak
× Ontwerp: er wordt bepaald hoe het projectresultaat eruit komt te zien
ontwerp
× Voorbereiding: hoe moet het projectresultaat gemaakt worden?
gedetailleerd ontwerp
× Realisatie: doen projectresultaat
× Nazorg: gebruik en instandhouding gebruik projectresultaat,
aanpassingen projectresultaat
Het nadeel is dat deze fasering niet erg flexibel is.
Initiatieffase
Van een project is nog geen sprake, wel bestaat er een probleem of idee. Als het
management een project start, kunnen o.a. de volgende activiteiten worden
uitgevoerd:
× Onderzoek naar de huidige stand van zaken
× Bepalen van de globale probleemstelling
× Vaststellen van het doel of het eindresultaat van het project
× Bepalen wat de haalbaarheid van het project is haalbaarheidsonderzoek
Het resultaat van deze fase is eventueel een goedgekeurd projectvoorstel.
Definitiefase
Geeft duidelijkheid over wat er van het project verwacht kan worden. Er is een
opdracht om een project te starten. Het vereiste projectresultaat wordt
vastgelegd. De eisen moeten verplicht worden gerealiseerd en de wensen wil
men graag realiseren maar zijn niet noodzakelijk. Het resultaat van deze fase is
een plan van aanpak.
Ontwerpfase
Er wordt aangegeven hoe de oplossing eruit zal komen te zien. Deze fase vraagt
creativiteit, dit kan gestimuleerd worden d.m.v. brainstormen.
Om te beoordelen of een bedachte oplossing aan de gestelde eisen voldoet, kan
men een prototype maken van de oplossing. Dit is een vereenvoudigde
nabootsing van de werkelijkheid om de eisen die aan een ontwerp worden
gesteld, te kunnen beoordelen.
3
, Aan het eind van deze fase is een ontwerp gereed dat:
× Aan de opdrachtgever precies duidelijk maakt wat hij krijgt
× De ‘voorbereiders’ van de volgende fase duidelijk maakt wat er gemaakt
moet worden
Voorbereidingsfase
Het ontwerp uit de vorige fase word geschikt gemaakt voor realisatie. Men gaat
zich nu druk maken over hoe het ontwerp te maken is. Men zorgt ervoor dat de
realisatie (de bouw) probleemloos kan verlopen.
Realisatiefase
Het projectdoel wordt gerealiseerd, het ‘product’ wordt gemaakt. In deze fase zal
men tevens de implementatie uitvoeren; zorgen voor de invoering van het
resultaat van het project. Bij overgang van een oude naar een nieuwe situatie
hebben we te maken met een conversie. Na afloop van deze fase is het
projectresultaat opgeleverd.
Nazorgfase
Doordat omstandigheden zich in de loop van de tijd wijzigen, zullen ook de aan
het projectresultaat te stellen eisen veranderen. Hierdoor zullen aanpassingen
noodzakelijk zijn. Het resultaat moet men in stand houden.
1.8 Doel van fasering
Aan het eind van elke fase heeft de opdrachtgever de gelegenheid het project bij
te sturen. De opdrachtgever kan de volgende beslissingen nemen:
× Doorgaan op de ingeslagen weg
× Doorgaan, met aanpassing van het projectdoel
× Stoppen met het project
1.9 Voorbeeld van fasering
Initiatieffase
Een makelaar aannemen om de mogelijkheden te onderzoeken voor het bouwen
van een huis.
Definitiefase
Onderzoek doen naar:
× Financiële mogelijkheden
× Beschikbaarheid van een geschikt stuk grond en de eisen die de gemeente
stelt
× Eisen die men zelf aan het huis stelt
Er wordt een architect gezocht die het ontwerp van het huis gaat maken.
Ontwerpfase
De eisen worden besproken en op basis hiervan wordt een tekening gemaakt (het
ontwerp).
Voorbereidingsfase
Aan de hand van het ontwerp worden aanvullende technische tekeningen
gemaakt. De tekeningen die nu gemaakt worden, geven voor de bouwers in de
volgende fase precies aan hoe ze moeten werken. Er wordt een aannemer
gezocht die het huis zal gaan bouwen.
Realisatiefase
De aannemer maakt een planning van de bouw van het huis. De technische
tekeningen dienen als uitgangspunt voor het bouwen van het huis. Aan het eind
4
Projectmanage
ment
Roel Grit
,Hoofdstuk 1 Het project
1.1 Soorten werkzaamheden
Improvisatie
× Ad hoc: niet volgens plan, maar van geval tot geval beslissen.
× Onzekere uitkomst
× Weinig of geen richtlijnen voor de te volgen werkwijze
× Flexibel
× Geeft vrijheid aan de uitvoerder
× Chaotisch
× Vraagt veel energie van een organisatie
Routinematige werkzaamheden
× Voorspelbaar
× Werkprocedures of voorschriften kunnen worden opgesteld
× Werkzaamheden worden doelmatig (efficiënt) uitgevoerd
Projectmatige werkzaamheden
× Eenmalig en tijdelijk karakter
× Redelijk voorspelbaar
× Planmatig te werk
× Project wordt opgedeeld in fasen
× Plan van aanpak (PvA) routine
× Kans van slagen van project is groot
× Projectorganisatie
IMPROVISATIE PROJECTMATIG ROUTINEMATIG
WANNEER? Ad hoc Te voorzien Herhalend
(plotseling)
RESULTAAT? Onzeker Redelijk zeker Zeker
BEKENDHEID? Nieuw, plotseling Nieuw, planmatig Bekend
VRIJHEID? Veel vrijheid Vooraf doordacht Nauwelijks
vrijheid
WERKWIJZE? Chaotisch Geleidelijk Duidelijk, vaste
duidelijker procedure
1.2 Voorbeelden van projecten
× Bouwwereld; bouw van een winkelcentrum/brug/woonwijk etc.
× Bedrijven; ontwikkeling van een nieuw product of fusie van twee bedrijven
× Gezondheidszorg; verkorten van wachtlijsten of verlagen van de
medicijnkosten
× Onderwijs; opzetten van een nieuwe opleiding of het uitvoeren van een
onderzoek
× Sport en cultuur; het maken van een film of het organiseren van een
sportevenement
1
,1.3 Wat is een project?
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal uit
verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf
vastgesteld projectresultaat te bereiken met een vastgesteld budget.
Projectkenmerken:
× Project start-up (kick-off): beginpunt.
× Afgesproken einddatum.
× Een project levert een eenmalig duidelijk gedefinieerd projectresultaat. Het
projectdoel vertelt waarom de opdrachtgever het project wil laten
uitvoeren. Het projectresultaat is de uitkomst van het project en levert een
bijdrage aan het projectdoel.
× Een project heeft een opdrachtgever (sponsor) die geld beschikbaar stelt.
× Budget, wordt vooraf vastgesteld.
× In een project werken meestal mensen uit verschillende disciplines
(vakgebieden) samen in een tijdelijk werkverband, de projectgroep.
× Een project heeft een eigen projectorganisatie. De projectleider is de baas
en de opdrachtgever is de baas van de projectleider.
× Een project moet georganiseerd worden. De opdrachtgever stelt een
projectleider aan met voldoende bevoegdheden en bekwaamheden om het
project vorm te geven. De projectleider maakt een plan van aanpak.
1.4 Van improvisatie via project naar routine
Improvisatie via project routine
1.5 Soorten projecten
× Technische projecten
Projecten die een verandering in de techniek als doelstelling hebben of een
nieuw product moeten opleveren. Deze zijn vaak goed te plannen en het
eindresultaat is meestal goed duidelijk.
- Bouwen van een gebouw / brug / spoorlijn
× Sociale projecten
Deze hebben een minder duidelijk einddoel. Ze zijn vaak gericht op
cultuur- en organisatieveranderingen binnen een bedrijf. Deze projecten
hebben betrekking op de manier waarop mensen (samen)werken.
- Reorganiseren van een bedrijf / aanpassen van werkprocedures
× Commerciële projecten
Deze projecten hebben als uiteindelijk doel geld te verdienen.
- Uitvoeren van een marktonderzoek / ontwikkelen van een nieuw
product
× Gemengde projecten
Een tussenvorm van bijvoorbeeld technische en sociale projecten.
- Ontwerpen, programmeren en invoeren van een groot
computerprogramma
× Evenementen
Het projectresultaat komt beschikbaar op een vast moment.
2
,1.6 Aandachtspunten bij projectmatig werken
× Eis voorbereidingstijd bij de opdrachtgever
× Overleg met betrokkenen
× Werk top-down
Bepaal eerst de grote lijn van het project. Om een project hanteerbaar te
maken, kan het opgedeeld worden in fasen:
- Voorbereiding (denken)
- Realisatie (doen)
- Nazorg (onderhouden)
× Denk eerst na: vooruit en achteruit
1.7 Faseren
Aan het begin van een project maak je een plan van aanpak. Hierin wordt het
project duidelijk beschreven: projectdoel, de op te leveren producten, budget en
de planning.
Bij het opstellen van de planning wordt het project vaak opgedeeld in fasen. Men
past fasering toe om risico’s te verkleinen.
× Initiatief: het idee projectvoorstel
× Definitie: er wordt bepaald wat het eindresultaat is en wat daarvoor
allemaal moet gebeuren plan van aanpak
× Ontwerp: er wordt bepaald hoe het projectresultaat eruit komt te zien
ontwerp
× Voorbereiding: hoe moet het projectresultaat gemaakt worden?
gedetailleerd ontwerp
× Realisatie: doen projectresultaat
× Nazorg: gebruik en instandhouding gebruik projectresultaat,
aanpassingen projectresultaat
Het nadeel is dat deze fasering niet erg flexibel is.
Initiatieffase
Van een project is nog geen sprake, wel bestaat er een probleem of idee. Als het
management een project start, kunnen o.a. de volgende activiteiten worden
uitgevoerd:
× Onderzoek naar de huidige stand van zaken
× Bepalen van de globale probleemstelling
× Vaststellen van het doel of het eindresultaat van het project
× Bepalen wat de haalbaarheid van het project is haalbaarheidsonderzoek
Het resultaat van deze fase is eventueel een goedgekeurd projectvoorstel.
Definitiefase
Geeft duidelijkheid over wat er van het project verwacht kan worden. Er is een
opdracht om een project te starten. Het vereiste projectresultaat wordt
vastgelegd. De eisen moeten verplicht worden gerealiseerd en de wensen wil
men graag realiseren maar zijn niet noodzakelijk. Het resultaat van deze fase is
een plan van aanpak.
Ontwerpfase
Er wordt aangegeven hoe de oplossing eruit zal komen te zien. Deze fase vraagt
creativiteit, dit kan gestimuleerd worden d.m.v. brainstormen.
Om te beoordelen of een bedachte oplossing aan de gestelde eisen voldoet, kan
men een prototype maken van de oplossing. Dit is een vereenvoudigde
nabootsing van de werkelijkheid om de eisen die aan een ontwerp worden
gesteld, te kunnen beoordelen.
3
, Aan het eind van deze fase is een ontwerp gereed dat:
× Aan de opdrachtgever precies duidelijk maakt wat hij krijgt
× De ‘voorbereiders’ van de volgende fase duidelijk maakt wat er gemaakt
moet worden
Voorbereidingsfase
Het ontwerp uit de vorige fase word geschikt gemaakt voor realisatie. Men gaat
zich nu druk maken over hoe het ontwerp te maken is. Men zorgt ervoor dat de
realisatie (de bouw) probleemloos kan verlopen.
Realisatiefase
Het projectdoel wordt gerealiseerd, het ‘product’ wordt gemaakt. In deze fase zal
men tevens de implementatie uitvoeren; zorgen voor de invoering van het
resultaat van het project. Bij overgang van een oude naar een nieuwe situatie
hebben we te maken met een conversie. Na afloop van deze fase is het
projectresultaat opgeleverd.
Nazorgfase
Doordat omstandigheden zich in de loop van de tijd wijzigen, zullen ook de aan
het projectresultaat te stellen eisen veranderen. Hierdoor zullen aanpassingen
noodzakelijk zijn. Het resultaat moet men in stand houden.
1.8 Doel van fasering
Aan het eind van elke fase heeft de opdrachtgever de gelegenheid het project bij
te sturen. De opdrachtgever kan de volgende beslissingen nemen:
× Doorgaan op de ingeslagen weg
× Doorgaan, met aanpassing van het projectdoel
× Stoppen met het project
1.9 Voorbeeld van fasering
Initiatieffase
Een makelaar aannemen om de mogelijkheden te onderzoeken voor het bouwen
van een huis.
Definitiefase
Onderzoek doen naar:
× Financiële mogelijkheden
× Beschikbaarheid van een geschikt stuk grond en de eisen die de gemeente
stelt
× Eisen die men zelf aan het huis stelt
Er wordt een architect gezocht die het ontwerp van het huis gaat maken.
Ontwerpfase
De eisen worden besproken en op basis hiervan wordt een tekening gemaakt (het
ontwerp).
Voorbereidingsfase
Aan de hand van het ontwerp worden aanvullende technische tekeningen
gemaakt. De tekeningen die nu gemaakt worden, geven voor de bouwers in de
volgende fase precies aan hoe ze moeten werken. Er wordt een aannemer
gezocht die het huis zal gaan bouwen.
Realisatiefase
De aannemer maakt een planning van de bouw van het huis. De technische
tekeningen dienen als uitgangspunt voor het bouwen van het huis. Aan het eind
4
