Samenvatting Basis Evenement Management (EVB)

Lesweek 1

 Wat is een event of evenement:

Kenmerken/eigenschappen:

- Gebeurtenis of activiteit
- Georganiseerd
- Voor een bepaalde doelgroep
- Om te informeren, entertainen of een beleving te laten ondergaan
- Om een doel te bereiken

Welk domein  openbaar of besloten, vrije tijd of zakelijk

Definitie evenement:
Een evenement is een gebeurtenis of activiteit die wordt georganiseerd om een bepaalde
publieks- of zakelijke doelgroep live of online te informeren, te entertainen, of een bepaalde
beleving te laten ondergaan teneinde een vooraf bepaalde doelstelling te realiseren.




Redenen om te participeren in een evenement:
- sociaal, status, relaxen, entertainment, leren

Redenen om deel te nemen aan een evenement:
- sociaal, psychologisch, organisatorisch, persoonlijk


Openbare evenementen:
Festival, musical, sport event, concert, beurs

Besloten evenementen:
Conference, bedrijfsopening, incentive, beurs, jubileum

,MICE (slide 12, lesweek 1)
MICE staat voor: Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions (zijn alleen maar business
events)

- Eerste evenement was in Wenen (1850).

Redenen om aan een MICE event deel te nemen:
- Stimulatie
- Strategische planning
- Product update
- Educatie
- Netwerken
- Verkoop
- Belonen


Toekomst:
- Technische mogelijkheden
- Reizen
- Globalisering
- Politieke besluiten
- Groeiende wereldbevolking
- Nieuwe concepten
- Veiligheid

Belangrijke waarde van een MICE event:
- Hoge uitgaven
- Grote schaal/veel publiek
- Stabiele arrangementen
- Gestandaardiseerde services
- Dekking van laag seizoen
- Ambassadeurs
- Attracties zijn niet noodzakelijk
- Gezonde competitie
- Voorzieningen voor andere doeleinden
- Verbeteren van secondaire bedrijven


(Slide 35)
Citymarketing= Het profileren van een stad
Citybranding= Bepalen en promoten van een stads-identiteit

,  De taak van de overheid (slide 24)

Branding (promoten)
- Goodwill = Meewerken
- Education = Leren
- Safety = Veiligheid
- Infrastructure = Infrastructuur (wegen worden afgezet,
parkeergelegenheden worden aangeboden)
- Political stability = Politiek stabiel zijn

Ondersteuning bieden:
- Het event produceren
- Het event bezitten (eigenaar)
- Het event sponsoren
- Het event ondersteunen met o.a.:
Finance
Support
Materieel
Marketing
Moreel
Advies
Makkelijke toegang (visum)


Key players (stakeholders= belanghebbenden, slide 25)

PCO= Proffesional Conceference Organiser, voor uitvoerende taken
CVB= Convention and Visitors bureau, adviesbureau  geven kosteloos informatie
over andere bedrijven uit die zich in de regio bevinden
DMO= Destination Marketing Office, adviserend.
DMC= Destination Management Company  zelfstandig organiseren evenementen
en betalen aan CVB, uitvoerende taken.

,  Leveranciers: (worden hieronder allemaal uitgelegd, slide 28)

Voorbeelden:
- Catering
- Event agency
- Entertainment bureau
- Transport
- Locaties
- Event apparatuur (techniek)
- Security
- Decoratie
- Sanitaire voorzieningen
- Hosts
- Drukwerk


Hoe kies je de juiste leverancier? (stappenplan)

1. Wat is er nodig en welke doelen moeten er bereikt worden?
2. Maak een duidelijke briefing voor de potentiele leverancier en vraag enkele prijsopgaves
op.
3. Zoek informatie over de potentiele leveranciers.
4. Vraag een uitgebreide offerte op bij een klein aantal potentiele leveranciers.
5. Maak een short list met 2 of 3 leveranciers en vergelijk de offertes.
6. Indien mogelijk, onderhandel met de leverancier.
7. Bezoek de leverancier.
8. Kies het beste voorstel en zeg de andere voorstellen af.
9. Maak een contract.
10. Plan een meeting voorafgaand aan het evenement om details door te nemen.


Lesweek 2

 Wat is catering?
- Eten
- Drinken
- Personeel
- Materiaal

Eten (voorbeelden):
- Ontbijt (buffet)
- Thee/koffie met biscuits
- Brunch (buffet)
- Lunch (buffet), sandwiches
- Picnick
- Diner (buffet) of sitting diner
- Walking diner