Bestuurlijke Informatievoorziening
Hoofdstuk 1 &2
BIV = Alle activiteiten m.b.t. het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het:
- Besturen
- Het doen functioneren en beheersen van een huishouding
- Van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd
Het essentiële doel van Bestuurlijke informatie voorziening:
Het op efficiënt wijze verstrekken van relevante informatie en betrouwbare informatie aan
interne en externe belanghebbenden.
‘bestuurlijke’ hier gaat om het besturen van organisaties. Daarmee wordt informatie die
niet wordt gebruikt om organisaties te besturen uitgesloten
Waar komt bestuurlijke informatie vandaan?
Niet alleen financiële informatie, ook te maken met non-financiële informatie
Vb. non-financiële informatie hoeveel de machine kan produceren
Gebruik van BIV:
Informatie in het kader van het delegeren van taken en afleggen van verantwoording
Informatie voor het nemen van beslissingen
Informatie ten behoeve van het doen functioneren van de organisatie
2 soorten informatiestromen:
- Horizontaal = tussen afdelingen
Vooral betrekking op het doen functioneren van een organisatie
- Verticaal = nemen van beslissingen, afleggen van verantwoording
Betrekking op het nemen van beslissingen.
Waarom is BIV belangrijk?
Bedrijven willen gestelde doelstellingen bereiken
Risico’s voorkomen, zoals:
- Boekhoudfraudes
- Wetsovertredingen
- Onbeschikbaarheid processen
- Diefstal diamantenroof, creditcardgegevens, geldverduistering, cryptovaluta
Bij BIV gaat het om het verband tussen
- Organisatie
- Informatieverzorging
- Administratieve organisatie
Ook wel het “Drieluik-concept” genoemd
- In iedere organisatie is informatie nodig
- Immers zonder informatie weet niemand wat hij/zij moet doen.
- Informatie is nodig om de goede beslissingen te kunnen nemen. Maar:
- De informatieverzorging komt niet vanzelf tot stand.
- Er moeten organisatorische maatregelen worden getroffen om een goed werkend
systeem van informatieverzorging te verkrijgen (= administratieve organisatie)
- De administratieve organisatie moet aansluiten op/maakt onderdeel uit van de interne
organisatie in het bedrijf
,Administratieve organisatie (AO)
= omvat het gehele complex van organisatorische maatregelen dat direct of indirect
betrekking heeft op de goede werking van de bestuurlijke informatievoorziening.
Keuze voor centralisatie of decentralisatie wordt door verschillende factoren bepaald. We
noemen de volgende:
1. Maatschappelijke ontwikkelingen
Decentralisatie. Vooral de toenemende concentratie van bedrijven in grotere
eenheden dwingt de topleiding tot meer delegatie. Sinds het einde van de jaren 80
van de vorige eeuw kennen we het unit management: een managementstijl en een
organisatievorm, gericht op het decentraliseren van het ondernemerschap in
organisaties waarbij de zeggenschap laag in de organisatie komt te liggen
2. Motivatie en betrokkenheid van personeel
Bij de besluitvorming moet aandacht worden besteed aan zaken als verdeling van
macht, structurering van medezeggenschap, aandacht voor de omgeving, motivatie
van en overleg met personen op verschillende niveaus over de gewenste
informatiesystemen. Het vastleggen van beslissingsbevoegdheden en het op andere
wijze verdelen van taken en bevoegdheden kunnen de motivatie van het personeel
om bij dragen aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen bevorderen.
Empowerment geeft het concept van het afstaan van beslissingsbevoegdheden naar
uitvoeringsniveaus in de organisatie kernachtig weer.
3. Kosten en baten van decentralisatie
Nadelen van decentralisatie
o Plaatsen van kleinere computers op meerdere plaatsen in de organisatie
noodzaakt lokale beheersorganisaties en leidt daardoor tot het missen van
kostenbesparingen ten gevolge van schaalvoordelen
o Bijzondere wensen van lokale medewerkers worden soms te dure
oplossingen gekozen
o Onvoldoende controletechnische functiescheiding doordat de lokale
organisatie te klein is, waardoor de beheersbaarheid van het
informatiesysteem afneemt.
Voordelen van decentralisatie
o Betere motivatie van plaatselijke medewerkers
o Betere mogelijkheden tot beheersing en verbijzondering van de kosten van
het informatiesysteem
o Risicospreiding doordat de gegevensverwerking gespreid plaatsvindt.
4. Gebruikerseisen
Invloed zijn op het beslissingsproces inzake centralisatie of decentralisatie:
o Toegestane vertragingen bij de gegevensverzameling, gegevensverwerking
en informatieverzorging
o Specifieke informatie-eisen die over de eigen organisatorische eenheid heen
gaan
o Gewenste beheersbaarheid van de organisatie als geheel
o Gewenst niveau van controle en beveiliging
In iedere organisatie worden ontelbaar veel beslissingen genomen door verschillende
personen. Is de beslissingsbevoegdheid verspreid over meerdere personen en groepen, dan
wordt er gesproken over decentralisatie. Ligt deze bevoegdheid voornamelijk bij bepaalde
groepen en personen, dan gaat het om centralisatie.
, Producerend voor Overheid
NEE
de markt? Non-profit
JA
Doorstroming van
NEE Dienstverlening
eigen goederen?
JA
Technisch Groothandel
NEE
omzettingsproces? Detailhandel
JA
Homogene of
Stukproductie NEE heterogene
massaproductie
Typologie
Typologiemodel om de grote JA
Stukproductie of
verscheidenheid aan organisaties terug te Serie-stuk productie
brengen tot een aantal grondtypen.
Per type organisatie eenzelfde indeling van de opzet van de administratieve organisatie en
interne controle ter waarborging van de volledigheid van de opbrengsten
Indeling
- Handel HEMA
- Productie Porsche (autobedrijf)
- Dienstverlenend Accountantskantoor
Attentiepunten
Belangrijke zaken die van invloed kunnen zijn op de optimalisatie van het resultaat en/of
bedrijfsvoering
Deze punten/zaken kunnen gezien worden als risico’s voor het bedrijf.
Voorbeelden:
- Vreemde valuta koerswijziging
- Kortingen
- Bederfelijke artikelen door Brexit, duurt het nu langer voordat producten daar zijn
- Cashbetaling veel contant geld betaald, veel kasgeld in huis, gestolen worden
Randvoorwaarden
= zijn cruciaal om de administratieve organisatie (AO) goed te laten functioneren.
Bijvoorbeeld: als de automatisering niet goed beveiligd is, dan wordt de AO hierdoor
verzwakt!
- Functiescheiding creëren van tegengestelde belangen tussen functionarissen en
afdelingen binnen de organisatie
(Tegengestelde belangen, maar zeggen hetzelfde, dus betrouwbaar)
o Beschikkende als enige de bevoegdheid om met derden te binden
Hoofd inkoop en hoofd verkoop (Bv. contracten sluiten met derden)
o Bewarende aantonen waarom dat eruit is gegaan of wat erin is gekomen
Magazijnmeester, kassier
o Registerende invoeren van de administratie
Medewerker administratie
o Controlerende controleren van de administratie
Directie, controller, hoofdadministratie
o Uitvoerende de rest van de medewerkers
Alle medewerkers op de afdelingen, welke uitvoerende taken hebben, bijv. het
maken van een bestelorder
Geen samenspanning tussen de functies
, Mag dus niet de beide functies vervullen:
Beschikken vs bewaren
Uitvoeren vs bewaren
Registeren vs controleren
- Automatisering valt uiteen in 2 categorieën:
General computer controls
Application controls
Beschrijving van algemene beheersmaatregelen, elementen zijn:
o Plaats in organisatie
o Programmabeheer
o Toegangsbeveiliging
o Continuïteitaspecten
- Begroting
Elementen van de begroting
o Meerjarenplanning
o Jaarplanning
o Begroting, budgetten en tarieven
o Autorisatie door de directie
- Richtlijnen zijn nodig om enerzijds aan te geven welke bevoegdheden een
functionaris heeft. Daarnaast wordt met de richtlijn de bevoegdheden van
functionarissen beperkt. De directie stelt de richtlijnen op.
o Voorbeelden:
Inkoopregels
Kortingsbeleid
Kasgeldprocedure
Debiteurenbeleid
Hoe om te gaan met transacties met vreemde valuta
Informatiesystemen
Het besturen van een organisatie kan alleen goed plaatsvinden als de interne organisatie op
adequate wijze is gestructureerd en er voortdurend afstemming plaatsvindt tussen deze
structuur en de uitvoering van de activiteiten van de organisatie alsmede de externe
omgeving. Kennen de volgende indeling in beslissingsniveau:
1. Strategische info benodigd ter positionering op de markt/ inspelen op
marktontwikkelingen. Strategische beslissingen
2. Tactische info benodigd voor de aanschaf van de juiste productiemiddelen
(personeel, machines, ect.) Tactische beslissingen
3. Operationele info ter aansturing en uitvoering van de werkprocessen.
Operationele beslissingen
Verbandcontroles
Het verband tussen de geld- en goederenbeweging
Bètaformule goederenbeweging
Beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad = verkopen
Bètaformule debiteuren
Beginsaldo + Verkoop – Eindsaldo = ontvangsten
Bètaformule geldmiddelen
Beginsaldo + Ontvangsten – Eindsaldo = Uitgaven
Bètaformule crediteuren
Hoofdstuk 1 &2
BIV = Alle activiteiten m.b.t. het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van
gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het:
- Besturen
- Het doen functioneren en beheersen van een huishouding
- Van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd
Het essentiële doel van Bestuurlijke informatie voorziening:
Het op efficiënt wijze verstrekken van relevante informatie en betrouwbare informatie aan
interne en externe belanghebbenden.
‘bestuurlijke’ hier gaat om het besturen van organisaties. Daarmee wordt informatie die
niet wordt gebruikt om organisaties te besturen uitgesloten
Waar komt bestuurlijke informatie vandaan?
Niet alleen financiële informatie, ook te maken met non-financiële informatie
Vb. non-financiële informatie hoeveel de machine kan produceren
Gebruik van BIV:
Informatie in het kader van het delegeren van taken en afleggen van verantwoording
Informatie voor het nemen van beslissingen
Informatie ten behoeve van het doen functioneren van de organisatie
2 soorten informatiestromen:
- Horizontaal = tussen afdelingen
Vooral betrekking op het doen functioneren van een organisatie
- Verticaal = nemen van beslissingen, afleggen van verantwoording
Betrekking op het nemen van beslissingen.
Waarom is BIV belangrijk?
Bedrijven willen gestelde doelstellingen bereiken
Risico’s voorkomen, zoals:
- Boekhoudfraudes
- Wetsovertredingen
- Onbeschikbaarheid processen
- Diefstal diamantenroof, creditcardgegevens, geldverduistering, cryptovaluta
Bij BIV gaat het om het verband tussen
- Organisatie
- Informatieverzorging
- Administratieve organisatie
Ook wel het “Drieluik-concept” genoemd
- In iedere organisatie is informatie nodig
- Immers zonder informatie weet niemand wat hij/zij moet doen.
- Informatie is nodig om de goede beslissingen te kunnen nemen. Maar:
- De informatieverzorging komt niet vanzelf tot stand.
- Er moeten organisatorische maatregelen worden getroffen om een goed werkend
systeem van informatieverzorging te verkrijgen (= administratieve organisatie)
- De administratieve organisatie moet aansluiten op/maakt onderdeel uit van de interne
organisatie in het bedrijf
,Administratieve organisatie (AO)
= omvat het gehele complex van organisatorische maatregelen dat direct of indirect
betrekking heeft op de goede werking van de bestuurlijke informatievoorziening.
Keuze voor centralisatie of decentralisatie wordt door verschillende factoren bepaald. We
noemen de volgende:
1. Maatschappelijke ontwikkelingen
Decentralisatie. Vooral de toenemende concentratie van bedrijven in grotere
eenheden dwingt de topleiding tot meer delegatie. Sinds het einde van de jaren 80
van de vorige eeuw kennen we het unit management: een managementstijl en een
organisatievorm, gericht op het decentraliseren van het ondernemerschap in
organisaties waarbij de zeggenschap laag in de organisatie komt te liggen
2. Motivatie en betrokkenheid van personeel
Bij de besluitvorming moet aandacht worden besteed aan zaken als verdeling van
macht, structurering van medezeggenschap, aandacht voor de omgeving, motivatie
van en overleg met personen op verschillende niveaus over de gewenste
informatiesystemen. Het vastleggen van beslissingsbevoegdheden en het op andere
wijze verdelen van taken en bevoegdheden kunnen de motivatie van het personeel
om bij dragen aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen bevorderen.
Empowerment geeft het concept van het afstaan van beslissingsbevoegdheden naar
uitvoeringsniveaus in de organisatie kernachtig weer.
3. Kosten en baten van decentralisatie
Nadelen van decentralisatie
o Plaatsen van kleinere computers op meerdere plaatsen in de organisatie
noodzaakt lokale beheersorganisaties en leidt daardoor tot het missen van
kostenbesparingen ten gevolge van schaalvoordelen
o Bijzondere wensen van lokale medewerkers worden soms te dure
oplossingen gekozen
o Onvoldoende controletechnische functiescheiding doordat de lokale
organisatie te klein is, waardoor de beheersbaarheid van het
informatiesysteem afneemt.
Voordelen van decentralisatie
o Betere motivatie van plaatselijke medewerkers
o Betere mogelijkheden tot beheersing en verbijzondering van de kosten van
het informatiesysteem
o Risicospreiding doordat de gegevensverwerking gespreid plaatsvindt.
4. Gebruikerseisen
Invloed zijn op het beslissingsproces inzake centralisatie of decentralisatie:
o Toegestane vertragingen bij de gegevensverzameling, gegevensverwerking
en informatieverzorging
o Specifieke informatie-eisen die over de eigen organisatorische eenheid heen
gaan
o Gewenste beheersbaarheid van de organisatie als geheel
o Gewenst niveau van controle en beveiliging
In iedere organisatie worden ontelbaar veel beslissingen genomen door verschillende
personen. Is de beslissingsbevoegdheid verspreid over meerdere personen en groepen, dan
wordt er gesproken over decentralisatie. Ligt deze bevoegdheid voornamelijk bij bepaalde
groepen en personen, dan gaat het om centralisatie.
, Producerend voor Overheid
NEE
de markt? Non-profit
JA
Doorstroming van
NEE Dienstverlening
eigen goederen?
JA
Technisch Groothandel
NEE
omzettingsproces? Detailhandel
JA
Homogene of
Stukproductie NEE heterogene
massaproductie
Typologie
Typologiemodel om de grote JA
Stukproductie of
verscheidenheid aan organisaties terug te Serie-stuk productie
brengen tot een aantal grondtypen.
Per type organisatie eenzelfde indeling van de opzet van de administratieve organisatie en
interne controle ter waarborging van de volledigheid van de opbrengsten
Indeling
- Handel HEMA
- Productie Porsche (autobedrijf)
- Dienstverlenend Accountantskantoor
Attentiepunten
Belangrijke zaken die van invloed kunnen zijn op de optimalisatie van het resultaat en/of
bedrijfsvoering
Deze punten/zaken kunnen gezien worden als risico’s voor het bedrijf.
Voorbeelden:
- Vreemde valuta koerswijziging
- Kortingen
- Bederfelijke artikelen door Brexit, duurt het nu langer voordat producten daar zijn
- Cashbetaling veel contant geld betaald, veel kasgeld in huis, gestolen worden
Randvoorwaarden
= zijn cruciaal om de administratieve organisatie (AO) goed te laten functioneren.
Bijvoorbeeld: als de automatisering niet goed beveiligd is, dan wordt de AO hierdoor
verzwakt!
- Functiescheiding creëren van tegengestelde belangen tussen functionarissen en
afdelingen binnen de organisatie
(Tegengestelde belangen, maar zeggen hetzelfde, dus betrouwbaar)
o Beschikkende als enige de bevoegdheid om met derden te binden
Hoofd inkoop en hoofd verkoop (Bv. contracten sluiten met derden)
o Bewarende aantonen waarom dat eruit is gegaan of wat erin is gekomen
Magazijnmeester, kassier
o Registerende invoeren van de administratie
Medewerker administratie
o Controlerende controleren van de administratie
Directie, controller, hoofdadministratie
o Uitvoerende de rest van de medewerkers
Alle medewerkers op de afdelingen, welke uitvoerende taken hebben, bijv. het
maken van een bestelorder
Geen samenspanning tussen de functies
, Mag dus niet de beide functies vervullen:
Beschikken vs bewaren
Uitvoeren vs bewaren
Registeren vs controleren
- Automatisering valt uiteen in 2 categorieën:
General computer controls
Application controls
Beschrijving van algemene beheersmaatregelen, elementen zijn:
o Plaats in organisatie
o Programmabeheer
o Toegangsbeveiliging
o Continuïteitaspecten
- Begroting
Elementen van de begroting
o Meerjarenplanning
o Jaarplanning
o Begroting, budgetten en tarieven
o Autorisatie door de directie
- Richtlijnen zijn nodig om enerzijds aan te geven welke bevoegdheden een
functionaris heeft. Daarnaast wordt met de richtlijn de bevoegdheden van
functionarissen beperkt. De directie stelt de richtlijnen op.
o Voorbeelden:
Inkoopregels
Kortingsbeleid
Kasgeldprocedure
Debiteurenbeleid
Hoe om te gaan met transacties met vreemde valuta
Informatiesystemen
Het besturen van een organisatie kan alleen goed plaatsvinden als de interne organisatie op
adequate wijze is gestructureerd en er voortdurend afstemming plaatsvindt tussen deze
structuur en de uitvoering van de activiteiten van de organisatie alsmede de externe
omgeving. Kennen de volgende indeling in beslissingsniveau:
1. Strategische info benodigd ter positionering op de markt/ inspelen op
marktontwikkelingen. Strategische beslissingen
2. Tactische info benodigd voor de aanschaf van de juiste productiemiddelen
(personeel, machines, ect.) Tactische beslissingen
3. Operationele info ter aansturing en uitvoering van de werkprocessen.
Operationele beslissingen
Verbandcontroles
Het verband tussen de geld- en goederenbeweging
Bètaformule goederenbeweging
Beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad = verkopen
Bètaformule debiteuren
Beginsaldo + Verkoop – Eindsaldo = ontvangsten
Bètaformule geldmiddelen
Beginsaldo + Ontvangsten – Eindsaldo = Uitgaven
Bètaformule crediteuren
