Samenvatting H3.1 tm 3.2 AO & MIS Bestuurlijke informatievoorziening, ISBN: 9789001903176 AO & MIS

3.1 Inkoopfunctie

Onderscheid in inkopen:
- Goederen die geen verdere bewerking ondergaan (handelsbedrijven)
- Goederen die bewerkt of verwerkt worden tot een eindproduct (grond- en hulpstoffen voor
productiebedrijven)
- Goederen die door het bedrijf regelmatig gebruikt worden
- Goederen die horen tot de categorie van de materiele vaste activa
- Diensten

De bevoegdheden van de inkoper:
- De inkoopfunctie is een beschikkende functie, waarbij de inkoper tot taak heeft om zo goed
mogelijk in te kopen voor het bedrijf. De inkoopfunctie bestaat uit:
 Oriëntatie op de mogelijkheden en ontwikkelingen van relevante inkoopmarkten en
leveranciers
 Aankoop van de benodigde goederen en diensten tegen zo gunstig mogelijke
voorwaarden
- In een taakbeschrijving wordt vastgelegd:
 Welke goederen of diensten mogen worden ingekocht
 Tot welke bedragen en/of hoeveelheden zonder goedkeuring
 Wie in de organisatie het initiatief tot het inkopen van goederen en diensten mogen
nemen.
- Inkooprisico’s :
 Te veel / te weinig inkopen
 Van slechte kwaliteit inkopen
 Te duur inkopen
 Onvoldoende gebruikmaken van inkoopkortingen
 Aannemen van steekpenningen
 Betaling van niet-geleverde goederen

Informatiebehoefte van inkoper:
Inkoopbegroting = geeft richting aan de inkoopactiviteiten en fungeert bovendien als referentie voor
de controle op de werkelijke inkoopactiviteiten

Inkoopdocumentatiesysteem = actuele informatie van leveranciers en in te kopen goederen of
diensten. Er wordt hierin ook een onderscheid gemaakt:
 Leveranciersdocumentatie = een gegevensverzameling waarin van elke leverancier een
dossier is aangelegd met een aantal belangrijke gegevens
 Artikeldocumentatie = een gegevensverzameling, waarin voor elk artikel dat in het
assortiment is opgenomen een dossier aanwezig is met gegevens