Samenvatting AIS (BIV in praktijk)
Inhoud
Hoofdstuk 1 inleiding tot bestuurlijke informatieverzorging........................................................................2
hoofdstuk 2 managementinformatie en het tolmodel.................................................................................2
Hoofdstuk 3 betrouwbaarheid en interne controle......................................................................................4
Hoofdstuk 6 inkoopproces............................................................................................................................9
Hoofdstuk 7 crediteurenproces..................................................................................................................11
Hoofdstuk 9 voorraadproces......................................................................................................................14
Hoofdstuk 10.1 standaard verkoopproces op rekening..............................................................................17
Hoofdstuk 10.3 verkoopproces tegen contante betaling...........................................................................21
Hoofdstuk 11 debiteurenproces.................................................................................................................23
Hoofdstuk 12 productieproces...................................................................................................................26
Hoofdstuk 13 personeelsproces.................................................................................................................31
Hoofdstuk 14 handelsbedrijven op rekening..............................................................................................34
Hoofdstuk 15 handelsbedrijven die tegen contante betaling leveren........................................................35
hoofdstuk 16 heterogene massaproductie.................................................................................................37
Hoofdstuk 17 stukproductie.......................................................................................................................40
,Hoofdstuk 1 inleiding tot bestuurlijke informatieverzorging
Bestuurlijke informatie: alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en
verwerken van informatie ten behoefte voor het maken van een beslissing, het besturen van een
organisatie en het afleggen van verantwoording.
Kwaliteitseisen voor de informatie:
Relevantie: bruikbaarheid van de informatie.
Betrouwbaarheid: in hoeverre de informatie overeenkomt met de werkelijkheid.
Deming circle is een figuur die je vaak terugvindt in beheersingsmodellen.
act plan
check do
hoofdstuk 2 managementinformatie en het tolmodel
Type organisatie Belangrijke informatiebehoeften
Handelsbedrijven (op rekening of contant) Omzet, brutomarges, omvang en omloopsnelheid
van voorraad.
Productiebedrijven (massa of stuk) Omzet, productiekosten, productieresultaten,
ziekteverzuim.
Agrarische en extractieve bedrijven (akkerbouw, Omzet, productiekosten, oogst, ziekte en
veeteelt, extractiebedrijven) geboorte en sterfte, winningskosten, omvang van
aanwezige extractie.
Dienstverleningsbedrijven met doorstroming van Omzet, kasverschillen, kosten, uren van
goederen (wegrestaurants, personeel, bezetting werkplaats.
waterleidingsbedrijven, computerreparatie
bedrijf)
Dienstverleningsbedrijven met beschikbaar Omzet, bezettingspercentage, investeringen en
stellen van ruimtes (dierentuin of hotel) desinvesteringen, subsidies, kosten,
, kasverschillen.
Overige dienstverlening zoals een Verhouding indirecte en directe uren,
accountantskantoor brutomarges per opdracht, omzet.
Financiële instellingen (banken en Technische resultaat, voorziening schades,
verzekeringsbedrijven) beleggingsresultaten, verleende kredieten.
Niet voor de markt werkende organisaties Omzet contributies, inzamelingsacties, uitgaves,
(vereniging en stichting) donaties.
Missie = bestaansreden van de organisatie.
Strategie = op welke manier de organisatie de missie wilt bereiken. Vaak wordt er een SWOT-analyse
uitgevoerd. Er zijn drie strategieën die Porter onderkent:
Kostenleiderschapstrategie: de organisatie wilt de grootste marktaandeel behalen door prijzen
laag te houden. Organisatie zoekt voortdurend naar kostenbesparing. Informatie benodigd over
omzet, marktaandeel en het effect van de kostenbesparingen.
Differentiatiestrategie: de organisatie maakt producten specifiek voor klantengroepen. Er is
informatie benodigd over klanttevredenheid en wat verschillende klanten willen hebben.
Focusstrategie: de organisatie focust zich op 1 product. Er is informatie nodig of de doelgroep
het product erkend en waardeert.
Kritische succesfactoren = factoren die van groot belang zijn bij het behalen van de strategieën.
Strategie Voorbeeld van kritische succesfactoren
Kostenleiderschapstrategie Marktaandeel en kostenbeheersing
Differentiatiestrategie Klanttevredenheid
Focusstrategie klantenbinding
Er zijn twee managementstijlen: de strakke delegatie en de losse delegatie. Bij de strakke delegatie is
er meer behoefte aan informatie.
Het tolmodel:
Onderdeel van het tolmodel Informatiebehoeften
Midden van de tol
Inkoopproces Inkoopkosten, leverbetrouwbaarheid en
verkregen korting.
Crediteurenproces Uitstaande schulden en ouderdom
Voorraadproces Omvang, verschillen en ouderdom
Verkoopproces Omzet en gegeven kortingen
Debiteurenproces Omvang, oninbaarheid en ouderdom
Bovenkant van de tol
Strategie Welke strategie
Doel: leveren binnen 24 uur % verkooporder binnen 24 uur geleverd
Doel: klanttevredenheid % klanten die voor een tweede keer een order
plaatsen
, Onderkant van de tol
Delegatie en cultuur Veel behoefte of weinig behoefte aan
informatie.
Rapportageset:
Bruto-omzet per artikel, per klantengroep, per week
-/- verleende kortingen op verkoop per artikelgroep, per klantengroep, per week
Netto-omzet per artikelgroep, per klantengroep, per week
-/- kostprijs van de verkopen per artikelgroep, per klantengroep, per week
Brutomarge per artikelgroep, per klantengroep, per week
+/- voorraadverschillen per artikelgroep per maand
-/- verlies op oninbare debiteuren per maand
-/- overige kosten per maand
Bedrijfsresultaat per maand
Hoofdstuk 3 betrouwbaarheid en interne controle
Interne controle wordt omschreven als: ‘’controle door of namens de leiding en toezichthoudende
organen op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen’’.
Beperkingen van de interne controle:
Management override
Fouten of vergissingen door medewerkers
Samenspanning
Afweging tussen de kosten van interne controle en de baten
Preventieve maatregelen van interne controle Repressieve maatregelen van interne controle
- begrotingen, normen en tarieven - cijferbeoordeling
- functiescheiding - verbandcontroles
- procedures en richtlijnen - detailcontroles
- preventieve IT-controles - waarneming ter plaatse
- inrichting van administratie - repressieve IT-controles
Preventieve maatregelen van interne controle
a) Begrotingen, normen en tarieven: met begrotingen zet je doelen waar de verschillende
afdelingshoofden zich aan moeten houden. De begrotingen zijn taakstellend.
Om te controleren of een begroting op zorgvuldige wijze tot stand is gekomen let je op de
volgende dingen:
- de betrouwbaarheid van de gebruikte basisgegevens
- de aannemelijkheid van de gebruikte veronderstellingen (voorbeeld: in een crisis is het niet
aannemelijk dat er een groeiende vraag is bij verkoop)
- de rekenkundige juistheid
- functiescheiding bij het tot stand komen van het budget
Inhoud
Hoofdstuk 1 inleiding tot bestuurlijke informatieverzorging........................................................................2
hoofdstuk 2 managementinformatie en het tolmodel.................................................................................2
Hoofdstuk 3 betrouwbaarheid en interne controle......................................................................................4
Hoofdstuk 6 inkoopproces............................................................................................................................9
Hoofdstuk 7 crediteurenproces..................................................................................................................11
Hoofdstuk 9 voorraadproces......................................................................................................................14
Hoofdstuk 10.1 standaard verkoopproces op rekening..............................................................................17
Hoofdstuk 10.3 verkoopproces tegen contante betaling...........................................................................21
Hoofdstuk 11 debiteurenproces.................................................................................................................23
Hoofdstuk 12 productieproces...................................................................................................................26
Hoofdstuk 13 personeelsproces.................................................................................................................31
Hoofdstuk 14 handelsbedrijven op rekening..............................................................................................34
Hoofdstuk 15 handelsbedrijven die tegen contante betaling leveren........................................................35
hoofdstuk 16 heterogene massaproductie.................................................................................................37
Hoofdstuk 17 stukproductie.......................................................................................................................40
,Hoofdstuk 1 inleiding tot bestuurlijke informatieverzorging
Bestuurlijke informatie: alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en
verwerken van informatie ten behoefte voor het maken van een beslissing, het besturen van een
organisatie en het afleggen van verantwoording.
Kwaliteitseisen voor de informatie:
Relevantie: bruikbaarheid van de informatie.
Betrouwbaarheid: in hoeverre de informatie overeenkomt met de werkelijkheid.
Deming circle is een figuur die je vaak terugvindt in beheersingsmodellen.
act plan
check do
hoofdstuk 2 managementinformatie en het tolmodel
Type organisatie Belangrijke informatiebehoeften
Handelsbedrijven (op rekening of contant) Omzet, brutomarges, omvang en omloopsnelheid
van voorraad.
Productiebedrijven (massa of stuk) Omzet, productiekosten, productieresultaten,
ziekteverzuim.
Agrarische en extractieve bedrijven (akkerbouw, Omzet, productiekosten, oogst, ziekte en
veeteelt, extractiebedrijven) geboorte en sterfte, winningskosten, omvang van
aanwezige extractie.
Dienstverleningsbedrijven met doorstroming van Omzet, kasverschillen, kosten, uren van
goederen (wegrestaurants, personeel, bezetting werkplaats.
waterleidingsbedrijven, computerreparatie
bedrijf)
Dienstverleningsbedrijven met beschikbaar Omzet, bezettingspercentage, investeringen en
stellen van ruimtes (dierentuin of hotel) desinvesteringen, subsidies, kosten,
, kasverschillen.
Overige dienstverlening zoals een Verhouding indirecte en directe uren,
accountantskantoor brutomarges per opdracht, omzet.
Financiële instellingen (banken en Technische resultaat, voorziening schades,
verzekeringsbedrijven) beleggingsresultaten, verleende kredieten.
Niet voor de markt werkende organisaties Omzet contributies, inzamelingsacties, uitgaves,
(vereniging en stichting) donaties.
Missie = bestaansreden van de organisatie.
Strategie = op welke manier de organisatie de missie wilt bereiken. Vaak wordt er een SWOT-analyse
uitgevoerd. Er zijn drie strategieën die Porter onderkent:
Kostenleiderschapstrategie: de organisatie wilt de grootste marktaandeel behalen door prijzen
laag te houden. Organisatie zoekt voortdurend naar kostenbesparing. Informatie benodigd over
omzet, marktaandeel en het effect van de kostenbesparingen.
Differentiatiestrategie: de organisatie maakt producten specifiek voor klantengroepen. Er is
informatie benodigd over klanttevredenheid en wat verschillende klanten willen hebben.
Focusstrategie: de organisatie focust zich op 1 product. Er is informatie nodig of de doelgroep
het product erkend en waardeert.
Kritische succesfactoren = factoren die van groot belang zijn bij het behalen van de strategieën.
Strategie Voorbeeld van kritische succesfactoren
Kostenleiderschapstrategie Marktaandeel en kostenbeheersing
Differentiatiestrategie Klanttevredenheid
Focusstrategie klantenbinding
Er zijn twee managementstijlen: de strakke delegatie en de losse delegatie. Bij de strakke delegatie is
er meer behoefte aan informatie.
Het tolmodel:
Onderdeel van het tolmodel Informatiebehoeften
Midden van de tol
Inkoopproces Inkoopkosten, leverbetrouwbaarheid en
verkregen korting.
Crediteurenproces Uitstaande schulden en ouderdom
Voorraadproces Omvang, verschillen en ouderdom
Verkoopproces Omzet en gegeven kortingen
Debiteurenproces Omvang, oninbaarheid en ouderdom
Bovenkant van de tol
Strategie Welke strategie
Doel: leveren binnen 24 uur % verkooporder binnen 24 uur geleverd
Doel: klanttevredenheid % klanten die voor een tweede keer een order
plaatsen
, Onderkant van de tol
Delegatie en cultuur Veel behoefte of weinig behoefte aan
informatie.
Rapportageset:
Bruto-omzet per artikel, per klantengroep, per week
-/- verleende kortingen op verkoop per artikelgroep, per klantengroep, per week
Netto-omzet per artikelgroep, per klantengroep, per week
-/- kostprijs van de verkopen per artikelgroep, per klantengroep, per week
Brutomarge per artikelgroep, per klantengroep, per week
+/- voorraadverschillen per artikelgroep per maand
-/- verlies op oninbare debiteuren per maand
-/- overige kosten per maand
Bedrijfsresultaat per maand
Hoofdstuk 3 betrouwbaarheid en interne controle
Interne controle wordt omschreven als: ‘’controle door of namens de leiding en toezichthoudende
organen op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen’’.
Beperkingen van de interne controle:
Management override
Fouten of vergissingen door medewerkers
Samenspanning
Afweging tussen de kosten van interne controle en de baten
Preventieve maatregelen van interne controle Repressieve maatregelen van interne controle
- begrotingen, normen en tarieven - cijferbeoordeling
- functiescheiding - verbandcontroles
- procedures en richtlijnen - detailcontroles
- preventieve IT-controles - waarneming ter plaatse
- inrichting van administratie - repressieve IT-controles
Preventieve maatregelen van interne controle
a) Begrotingen, normen en tarieven: met begrotingen zet je doelen waar de verschillende
afdelingshoofden zich aan moeten houden. De begrotingen zijn taakstellend.
Om te controleren of een begroting op zorgvuldige wijze tot stand is gekomen let je op de
volgende dingen:
- de betrouwbaarheid van de gebruikte basisgegevens
- de aannemelijkheid van de gebruikte veronderstellingen (voorbeeld: in een crisis is het niet
aannemelijk dat er een groeiende vraag is bij verkoop)
- de rekenkundige juistheid
- functiescheiding bij het tot stand komen van het budget
