EVENTMANAGEMENT K.P. (Kim) Goedhart
29 juni 2021 Studentnummer:
4747291
Schoevers
HBO Bachelor
Executive
Officemanagement
8
,Voorwoord
Mijn naam is Kim Goedhart, 25 jaar oud en woon in Schijndel een plaats in de provincie Noord-
Brabant. Ik volg de 4-jarige opleiding HBO Bachelor Executive Officemanagement bij Schoevers en zit
momenteel in het tweede leerjaar.
Voor u ligt mijn moduleopdracht van de module eventmanagement. Deze moduleopdracht is een
onderdeel van de opleiding bij Schoevers en een moduleopdracht van het tweede leerjaar van de
opleiding.
De moduleopdracht voor de module eventmanagement is geschreven voor de opdrachtgever Pas
Past Jou. De aanleiding voor het schrijven van de moduleopdracht is dat het kledingmerk Pas Past
Jou 10 jaar bestaat en hiervoor een feestelijk evenement wil organiseren. Ze hebben hiervoor Kim&Co
Events ingeschakeld om deze feestelijke dag te organiseren. In het verslag wordt het
evenementenplan besproken.
Bij deze wil ik graag mijn docente Masja van Fruchten bedanken voor de fijne en leerzame online
lessen. Uit deze lessen heb ik veel bruikbare informatie kunnen halen voor het schrijven van deze
moduleopdracht. Graag wil ik ook mijn leidinggevende Marjolein Post bedanken voor het
ondersteunen tijdens deze opdracht en de tijd en energie die zij erin heeft gestoken.
Ik wens u veel leesplezier.
Kim Goedhart
29 juni 2021
1
, Samenvatting
Het bedrijf Pas Past Jou heeft het evenementenbureau Kim&Co Events ingeschakeld om het 10-jarig
jubileum van Pas Past Jou onvergetelijk te maken. Kim&Co Events is een evenementenbureau
gevestigd in Rosmalen, Noord-Brabant. Bij Kim&Co Events zorgen ze voor het extra stukje beleving
door net dat stapje extra te zetten voor de klanten. Ze zorgen ervoor dat elk evenement uniek is en
hierbij staan de wensen en behoeften van de klant centraal.
De directeur van Pas Past Jou heeft Kim&Co Events ingeschakeld om ervoor te zorgen dat het 10-
jarig jubileum een onvergetelijke dag wordt. Hij heeft vooraf een aantal wensen en eisen uitgesproken
waar rekening mee gehouden moet worden. Een voorbeeld hiervan is dat het maximaal beschikbare
budget € 50.000,- is (specificatie is toegevoegd in de vorm van een begroting) en een wens is een
overnachting na het evenement zodat alle medewerkers in de gelegenheid zijn een drankje te drinken.
Het is een zakelijk evenement wat in het teken staat van vermaak en de saamhorigheid van de
medewerkers vergroten. De doelstelling die gemaakt is voor het evenement is als volgt: Het jubileum
evenement van Pas Past Jou wat plaatsvindt op zaterdag 18 juni 2022, is succesvol als de 160
aanwezige (80 medewerkers en zijn/haar partners) het feestelijke en verbindende evenement met een
7,5 of hoger beoordeelt aan de hand van de nagestuurde enquête via diverse platformen.
De primaire doelgroep van het evenement zijn de medewerkers van Pas Past Jou. De leeftijden van
de medewerkers variëren tussen de 18 jaar en 50 jaar.
Voor de locatie van het evenement is gekozen voor DeFabrique in Utrecht. Het is centraal gelegen
voor alle medewerkers en het is een unieke locatie met diverse mogelijkheden. De zaal genaamd ‘De
Smederij’ wordt gehuurd voor het programma. Na de feestavond kunnen alle medewerkers en
partners blijven slapen in hotel Carlton President in Utrecht. Het hotel ligt op slechts 2 kilometer van
DeFabrique en heeft gratis parkeermogelijkheden. Bij DeFabrique wordt ook de catering
ondergebracht. Er wordt gedurende de avond gezorgd voor een hapje en een drankje en een diner in
de vorm van kleine hapjes.
Voor het entertainment wordt ook gezorgd. De gehele avond zal er een Dj aanwezig zijn en diverse
muziek draaien. Ook wordt Artpub ingehuurd voor een onvergetelijke pubquiz en als verassing komt
Dj La Fuente optreden. De Smederij zaal hoeft niet speciaal aangekleed te worden aangezien de zaal
al een bijzondere industriële uitstraling heeft. Wel zal bij Feest Photobooth een fotohokje gehuurd
worden waar de medewerkers gedurende de avond een blijvend aandenken kunnen maken. Alle
vergunningen zijn in orde en voor de veiligheid is een risicoanalyse gemaakt die terug te vinden is in
bijlage III. Alle gemaakte kosten zijn opgenomen in een begroting die terug te vinden is in bijlage I.
Het uitnodigingstraject bevat vier belangrijke stappen. Stap 1 staat in het teken van database. In deze
stap wordt voornamelijk informatie van de genodigden verzameld om een inzicht te krijgen in wie
uitgenodigd dient te worden. Stap 2 staat in het teken van het uitnodigingstraject. Hierin wordt
omschreven dat drie maanden voor het evenement een ‘tipje van de sluier’ verstuurd wordt en er een
Facebookgroep aangemaakt wordt. Twee maanden voor aanvang van het evenement worden de
definitieve uitnodigingen verstuurd. Medewerkers en partners dienen een mail te sturen om zich aan te
melden en eventuele diëten of allergie door te geven. Stap 3 gaat over het deelnemerstraject. Deze
stap is voor dit evenement niet helemaal van toepassing. Alleen dat er groepen gemaakt dienen te
worden voor de pubquiz. De laatste stap, stap 4, gaat over de aftersales. Medewerkers ontvangen
een goodiebag met leuke artikelen van Pas Past Jou. Tevens wordt er na het evenement een
evaluatie verstuurd naar de medewerkers en partners met de vraag hoe zij het evenement ervaren
hebben.
Er is een verkorte versie van het draaiboek toegevoegd. Hierin wordt onder andere besproken op welk
tijdstip wat plaatsvindt op de dag van het evenement. Bijvoorbeeld op welk tijdstip het diner geopend
wordt, de Dj komt draaien en op welk tijdstip de medewerkers en partners de volgende ochtend
kunnen ontbijten.
In de weken na het evenement van Pas Past Jou wordt het evenement op diverse manieren
geëvalueerd. Er volgen drie verschillende evaluaties. Een evaluatie met het team van Kim&Co Events,
een evaluatie met de toeleveranciers en een evaluatie met de opdrachtgever. Kim&Co Events brengt
in kaart hoe de aanwezige het evenement van Pas Past Jou hebben ervaren. Dit wordt meegenomen
in de drie verschillende evaluaties.
2
29 juni 2021 Studentnummer:
4747291
Schoevers
HBO Bachelor
Executive
Officemanagement
8
,Voorwoord
Mijn naam is Kim Goedhart, 25 jaar oud en woon in Schijndel een plaats in de provincie Noord-
Brabant. Ik volg de 4-jarige opleiding HBO Bachelor Executive Officemanagement bij Schoevers en zit
momenteel in het tweede leerjaar.
Voor u ligt mijn moduleopdracht van de module eventmanagement. Deze moduleopdracht is een
onderdeel van de opleiding bij Schoevers en een moduleopdracht van het tweede leerjaar van de
opleiding.
De moduleopdracht voor de module eventmanagement is geschreven voor de opdrachtgever Pas
Past Jou. De aanleiding voor het schrijven van de moduleopdracht is dat het kledingmerk Pas Past
Jou 10 jaar bestaat en hiervoor een feestelijk evenement wil organiseren. Ze hebben hiervoor Kim&Co
Events ingeschakeld om deze feestelijke dag te organiseren. In het verslag wordt het
evenementenplan besproken.
Bij deze wil ik graag mijn docente Masja van Fruchten bedanken voor de fijne en leerzame online
lessen. Uit deze lessen heb ik veel bruikbare informatie kunnen halen voor het schrijven van deze
moduleopdracht. Graag wil ik ook mijn leidinggevende Marjolein Post bedanken voor het
ondersteunen tijdens deze opdracht en de tijd en energie die zij erin heeft gestoken.
Ik wens u veel leesplezier.
Kim Goedhart
29 juni 2021
1
, Samenvatting
Het bedrijf Pas Past Jou heeft het evenementenbureau Kim&Co Events ingeschakeld om het 10-jarig
jubileum van Pas Past Jou onvergetelijk te maken. Kim&Co Events is een evenementenbureau
gevestigd in Rosmalen, Noord-Brabant. Bij Kim&Co Events zorgen ze voor het extra stukje beleving
door net dat stapje extra te zetten voor de klanten. Ze zorgen ervoor dat elk evenement uniek is en
hierbij staan de wensen en behoeften van de klant centraal.
De directeur van Pas Past Jou heeft Kim&Co Events ingeschakeld om ervoor te zorgen dat het 10-
jarig jubileum een onvergetelijke dag wordt. Hij heeft vooraf een aantal wensen en eisen uitgesproken
waar rekening mee gehouden moet worden. Een voorbeeld hiervan is dat het maximaal beschikbare
budget € 50.000,- is (specificatie is toegevoegd in de vorm van een begroting) en een wens is een
overnachting na het evenement zodat alle medewerkers in de gelegenheid zijn een drankje te drinken.
Het is een zakelijk evenement wat in het teken staat van vermaak en de saamhorigheid van de
medewerkers vergroten. De doelstelling die gemaakt is voor het evenement is als volgt: Het jubileum
evenement van Pas Past Jou wat plaatsvindt op zaterdag 18 juni 2022, is succesvol als de 160
aanwezige (80 medewerkers en zijn/haar partners) het feestelijke en verbindende evenement met een
7,5 of hoger beoordeelt aan de hand van de nagestuurde enquête via diverse platformen.
De primaire doelgroep van het evenement zijn de medewerkers van Pas Past Jou. De leeftijden van
de medewerkers variëren tussen de 18 jaar en 50 jaar.
Voor de locatie van het evenement is gekozen voor DeFabrique in Utrecht. Het is centraal gelegen
voor alle medewerkers en het is een unieke locatie met diverse mogelijkheden. De zaal genaamd ‘De
Smederij’ wordt gehuurd voor het programma. Na de feestavond kunnen alle medewerkers en
partners blijven slapen in hotel Carlton President in Utrecht. Het hotel ligt op slechts 2 kilometer van
DeFabrique en heeft gratis parkeermogelijkheden. Bij DeFabrique wordt ook de catering
ondergebracht. Er wordt gedurende de avond gezorgd voor een hapje en een drankje en een diner in
de vorm van kleine hapjes.
Voor het entertainment wordt ook gezorgd. De gehele avond zal er een Dj aanwezig zijn en diverse
muziek draaien. Ook wordt Artpub ingehuurd voor een onvergetelijke pubquiz en als verassing komt
Dj La Fuente optreden. De Smederij zaal hoeft niet speciaal aangekleed te worden aangezien de zaal
al een bijzondere industriële uitstraling heeft. Wel zal bij Feest Photobooth een fotohokje gehuurd
worden waar de medewerkers gedurende de avond een blijvend aandenken kunnen maken. Alle
vergunningen zijn in orde en voor de veiligheid is een risicoanalyse gemaakt die terug te vinden is in
bijlage III. Alle gemaakte kosten zijn opgenomen in een begroting die terug te vinden is in bijlage I.
Het uitnodigingstraject bevat vier belangrijke stappen. Stap 1 staat in het teken van database. In deze
stap wordt voornamelijk informatie van de genodigden verzameld om een inzicht te krijgen in wie
uitgenodigd dient te worden. Stap 2 staat in het teken van het uitnodigingstraject. Hierin wordt
omschreven dat drie maanden voor het evenement een ‘tipje van de sluier’ verstuurd wordt en er een
Facebookgroep aangemaakt wordt. Twee maanden voor aanvang van het evenement worden de
definitieve uitnodigingen verstuurd. Medewerkers en partners dienen een mail te sturen om zich aan te
melden en eventuele diëten of allergie door te geven. Stap 3 gaat over het deelnemerstraject. Deze
stap is voor dit evenement niet helemaal van toepassing. Alleen dat er groepen gemaakt dienen te
worden voor de pubquiz. De laatste stap, stap 4, gaat over de aftersales. Medewerkers ontvangen
een goodiebag met leuke artikelen van Pas Past Jou. Tevens wordt er na het evenement een
evaluatie verstuurd naar de medewerkers en partners met de vraag hoe zij het evenement ervaren
hebben.
Er is een verkorte versie van het draaiboek toegevoegd. Hierin wordt onder andere besproken op welk
tijdstip wat plaatsvindt op de dag van het evenement. Bijvoorbeeld op welk tijdstip het diner geopend
wordt, de Dj komt draaien en op welk tijdstip de medewerkers en partners de volgende ochtend
kunnen ontbijten.
In de weken na het evenement van Pas Past Jou wordt het evenement op diverse manieren
geëvalueerd. Er volgen drie verschillende evaluaties. Een evaluatie met het team van Kim&Co Events,
een evaluatie met de toeleveranciers en een evaluatie met de opdrachtgever. Kim&Co Events brengt
in kaart hoe de aanwezige het evenement van Pas Past Jou hebben ervaren. Dit wordt meegenomen
in de drie verschillende evaluaties.
2
