ncoi eindopdracht module management en organisatie voorbeeld organisatiebeschrijving
, ncoi eindopdracht module management en organisatie voorbeeld organisatiebeschrijving
Voorwoord
Mijn naam is X en ik woon in Leiden. Na het behalen van mijn HAVO diploma ben ik gaan
werken. In eerste instantie in het bankwezen in de functie van verkoopadviseur en
assistent private banking. Later bij de gemeente Leiden. Hier ben ik begonnen als
secretaresse bij het team HRM, maar vervolgens al snel in de functie van
projectmedewerker.
In de tussentijd werden de bedrijfsvoering afdelingen, waaronder HRM, van de
gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude ondergebracht in het
ORGANISATIE, NAAM. Binnen deze nieuwe organisatie ben ik de functie van
procescoördinator en vervolgens kwaliteitsmedewerker gaan uitvoeren. In deze laatste
functie keek ik vooral naar knelpunten en verbeteringen in salarisprocessen.
Echter kwam er een nieuwe uitdaging op mijn pad en ben ik sinds 1 juli 2021 onderdeel
van het vakteam communicatie. In deze functie word ik bij HRM projecten betrokken voor
advies en uitvoering op gebied van communicatie. In deze hoedanigheid ben ik in de
gelegenheid gesteld om de tweejarige opleiding HBO communicatie te volgen.
De moduleopdracht schrijf ik voor de onafhankelijke beoordelaar die deze voor NCOI beoordeeld.
Dit verslag is geschreven voor de module management en organisatie dat
onderdeel is van de opleiding HBO Communicatie. In deze module heb ik kennis
mogen maken met de verschillende organisatie- en managementmodellen. Met
deze modellen heb ik geleerd dat een organisatie is opgebouwd uit verschillende
bouwstenen en dat deze bouwstenen op elkaar moeten aansluiten om een
succesvolle organisatie te kunnen zijn.
, ncoi eindopdracht module management en organisatie voorbeeld organisatiebeschrijving
Samenvatting
Deze moduleopdracht is geschreven voor de module management en organisatie en
bestaat uit een organisatiebeschrijving van het ORGANISATIE NAAM en het team HRM.
Binnen NAAM zijn de bedrijfsvoeringafdelingen van de gemeenten Leiden, Leiderdorp,
Oegstgeest en Zoeterwoude ondergebracht. Deze gemeenten zijn eigenaar en partner
van NAAM. NAAM helpt deze gemeenten in de Leidse regio hun (gezamenlijke)
maatschappelijke opgaven te realiseren, zodat zij de best mogelijke dienstverlening
kunnen bieden aan burgers en bedrijven en hun focus op ‘buiten’ te houden. Het team
HRM verzorgt voor de bijna 3000 medewerkers in de Leidse regio alle HRM-zaken. Onder
andere de salarisbetalingen, leren en ontwikkelen en werving en selectie.
In de macro- en meso-omgeving zijn de externe omgevingsfactoren van de organisatie in
kaart gebracht. De macro omgeving omvat factoren waar de organisatie geen invloed op
kan uitoefenen. De macro-omgeving van NAAM is uitgevoerd aan de hand van de DESTEP
factoren. Hieruit blijkt dat vanwege de toenemende vergrijzing en de aanhoudende
krapte op de arbeidsmarkt het steeds moeilijker wordt om vacatures vervuld te krijgen.
Wat hier ook bij meespeelt is het feit dat het als overheidsinstantie lastig om te
concurreren qua salaris met hetzelfde type functies in een commerciële sector.
De meso-omgeving omvat de gehele bedrijfstak. De meso-omgeving zijn de factoren
waarmee de organisatie indirect op de omgeving kan inspelen. Met behulp van TICAP is
deze meso-omgeving geanalyseerd. De deelnemende gemeenten kunnen door het
afstemmen van lokale arbeidsvoorwaarden op de wensen van (toekomstige)
medewerkers, de concurrentie aangaan met andere gemeenten. Met als doel deze
medewerkers te (blijven) boeien en binden.
Via het 7S model van McKinsey is gekeken naar de micro-omgeving. De micro-omgeving
draait om de factoren waarmee een onderneming direct kan inspelen op de omgeving. Bij
de micro-omgeving draait het om sterke en zwakke punten van de onderneming. Wat
doet men goed, wat kan er beter? Hieruit is naar voren gekomen dat de behoefte van de
partners in advisering niet (altijd) hetzelfde zijn. Ook zijn ontwikkelingen binnen de
betrokken gemeenten verschillend. Hierdoor moet steeds op zoek worden gegaan naar
overeenstemming tussen de diverse partijen. Dit komt de kwaliteit en doorlooptijd van de
dienstverlening niet ten goede.
De leiderschapsstijl van de organisatie komt het meest overeen met de leiderschapsstijl
van Hersey en Blanchard. Bij dit model is het belangrijk om per situatie de
leiderschapsstijl af te stemmen op de behoefte van de medewerker. Op deze manier
worden medewerkers goed begeleidt, hun talenten benut en kunnen zij zich verder
ontwikkelen.
NAAM is ingericht als uitgavencentrum. De bedrijfsvoering afdelingen zijn ondersteunend
aan de organisaties die ze bedient. De prestaties zijn niet goed te meten, de uitgaven
zijn dit echter wel.
De standaard processen zijn beschreven in de modelleringstool Engage. Vanuit
periodieke controles worden de HRM-processen voortdurend kritisch onder de loep
worden genomen. Dit gebeurt met behulp van inzichten vanuit Lean.
De organisatie is functioneel ingedeeld in de vorm van teams. Elk team wordt
hiërarchisch aangestuurd door een teammanager, die integraal verantwoordelijk is voor
de producten en diensten die het team levert. De organisatiestructuur is deels als
machineorganisatie (bureaucratisch) ingedeeld. Veel processen zijn waar mogelijk
gestandaardiseerd en ingericht conform de Cao Gemeenten en overige wet- en
regelgeving. Ook is NAAM deels ingedeeld als innovatieve organisatie, er is een
ondersteunende staf en er vindt onderlinge afstemming en overleg tussen de
verschillende teams plaats.
, ncoi eindopdracht module management en organisatie voorbeeld organisatiebeschrijving
Aan de hand van de besproken bouwstenen is de organisatiestructuur en positie van
NAAM in kaart gebracht. Hierdoor is duidelijk naar voren gekomen wat de verbeterpunten
zijn.
, ncoi eindopdracht module management en organisatie voorbeeld organisatiebeschrijving
Voorwoord
Mijn naam is X en ik woon in Leiden. Na het behalen van mijn HAVO diploma ben ik gaan
werken. In eerste instantie in het bankwezen in de functie van verkoopadviseur en
assistent private banking. Later bij de gemeente Leiden. Hier ben ik begonnen als
secretaresse bij het team HRM, maar vervolgens al snel in de functie van
projectmedewerker.
In de tussentijd werden de bedrijfsvoering afdelingen, waaronder HRM, van de
gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude ondergebracht in het
ORGANISATIE, NAAM. Binnen deze nieuwe organisatie ben ik de functie van
procescoördinator en vervolgens kwaliteitsmedewerker gaan uitvoeren. In deze laatste
functie keek ik vooral naar knelpunten en verbeteringen in salarisprocessen.
Echter kwam er een nieuwe uitdaging op mijn pad en ben ik sinds 1 juli 2021 onderdeel
van het vakteam communicatie. In deze functie word ik bij HRM projecten betrokken voor
advies en uitvoering op gebied van communicatie. In deze hoedanigheid ben ik in de
gelegenheid gesteld om de tweejarige opleiding HBO communicatie te volgen.
De moduleopdracht schrijf ik voor de onafhankelijke beoordelaar die deze voor NCOI beoordeeld.
Dit verslag is geschreven voor de module management en organisatie dat
onderdeel is van de opleiding HBO Communicatie. In deze module heb ik kennis
mogen maken met de verschillende organisatie- en managementmodellen. Met
deze modellen heb ik geleerd dat een organisatie is opgebouwd uit verschillende
bouwstenen en dat deze bouwstenen op elkaar moeten aansluiten om een
succesvolle organisatie te kunnen zijn.
, ncoi eindopdracht module management en organisatie voorbeeld organisatiebeschrijving
Samenvatting
Deze moduleopdracht is geschreven voor de module management en organisatie en
bestaat uit een organisatiebeschrijving van het ORGANISATIE NAAM en het team HRM.
Binnen NAAM zijn de bedrijfsvoeringafdelingen van de gemeenten Leiden, Leiderdorp,
Oegstgeest en Zoeterwoude ondergebracht. Deze gemeenten zijn eigenaar en partner
van NAAM. NAAM helpt deze gemeenten in de Leidse regio hun (gezamenlijke)
maatschappelijke opgaven te realiseren, zodat zij de best mogelijke dienstverlening
kunnen bieden aan burgers en bedrijven en hun focus op ‘buiten’ te houden. Het team
HRM verzorgt voor de bijna 3000 medewerkers in de Leidse regio alle HRM-zaken. Onder
andere de salarisbetalingen, leren en ontwikkelen en werving en selectie.
In de macro- en meso-omgeving zijn de externe omgevingsfactoren van de organisatie in
kaart gebracht. De macro omgeving omvat factoren waar de organisatie geen invloed op
kan uitoefenen. De macro-omgeving van NAAM is uitgevoerd aan de hand van de DESTEP
factoren. Hieruit blijkt dat vanwege de toenemende vergrijzing en de aanhoudende
krapte op de arbeidsmarkt het steeds moeilijker wordt om vacatures vervuld te krijgen.
Wat hier ook bij meespeelt is het feit dat het als overheidsinstantie lastig om te
concurreren qua salaris met hetzelfde type functies in een commerciële sector.
De meso-omgeving omvat de gehele bedrijfstak. De meso-omgeving zijn de factoren
waarmee de organisatie indirect op de omgeving kan inspelen. Met behulp van TICAP is
deze meso-omgeving geanalyseerd. De deelnemende gemeenten kunnen door het
afstemmen van lokale arbeidsvoorwaarden op de wensen van (toekomstige)
medewerkers, de concurrentie aangaan met andere gemeenten. Met als doel deze
medewerkers te (blijven) boeien en binden.
Via het 7S model van McKinsey is gekeken naar de micro-omgeving. De micro-omgeving
draait om de factoren waarmee een onderneming direct kan inspelen op de omgeving. Bij
de micro-omgeving draait het om sterke en zwakke punten van de onderneming. Wat
doet men goed, wat kan er beter? Hieruit is naar voren gekomen dat de behoefte van de
partners in advisering niet (altijd) hetzelfde zijn. Ook zijn ontwikkelingen binnen de
betrokken gemeenten verschillend. Hierdoor moet steeds op zoek worden gegaan naar
overeenstemming tussen de diverse partijen. Dit komt de kwaliteit en doorlooptijd van de
dienstverlening niet ten goede.
De leiderschapsstijl van de organisatie komt het meest overeen met de leiderschapsstijl
van Hersey en Blanchard. Bij dit model is het belangrijk om per situatie de
leiderschapsstijl af te stemmen op de behoefte van de medewerker. Op deze manier
worden medewerkers goed begeleidt, hun talenten benut en kunnen zij zich verder
ontwikkelen.
NAAM is ingericht als uitgavencentrum. De bedrijfsvoering afdelingen zijn ondersteunend
aan de organisaties die ze bedient. De prestaties zijn niet goed te meten, de uitgaven
zijn dit echter wel.
De standaard processen zijn beschreven in de modelleringstool Engage. Vanuit
periodieke controles worden de HRM-processen voortdurend kritisch onder de loep
worden genomen. Dit gebeurt met behulp van inzichten vanuit Lean.
De organisatie is functioneel ingedeeld in de vorm van teams. Elk team wordt
hiërarchisch aangestuurd door een teammanager, die integraal verantwoordelijk is voor
de producten en diensten die het team levert. De organisatiestructuur is deels als
machineorganisatie (bureaucratisch) ingedeeld. Veel processen zijn waar mogelijk
gestandaardiseerd en ingericht conform de Cao Gemeenten en overige wet- en
regelgeving. Ook is NAAM deels ingedeeld als innovatieve organisatie, er is een
ondersteunende staf en er vindt onderlinge afstemming en overleg tussen de
verschillende teams plaats.
, ncoi eindopdracht module management en organisatie voorbeeld organisatiebeschrijving
Aan de hand van de besproken bouwstenen is de organisatiestructuur en positie van
NAAM in kaart gebracht. Hierdoor is duidelijk naar voren gekomen wat de verbeterpunten
zijn.
