ERP (Enterprise resource planning) (YB1100 | 2024)
September 2024 – Januari 2025 (examen /2024)
Docent Laurent De Vos
Inhoudstafel
1. Inleiding tot SAP S/4HANA..................................................................................................................1
Wat is ERP...........................................................................................................................................1
Organisatorische gegevens.................................................................................................................1
Master data........................................................................................................................................2
Transaction data.................................................................................................................................3
SAP S/4HANA......................................................................................................................................3
2. Navigatie in SAP/4HANA.....................................................................................................................3
3. Wereldwijde fietsstructuur (casestudy)..............................................................................................4
4. Verkoop en distributie........................................................................................................................4
SD Organisatiestructuur.....................................................................................................................4
SD Master data...................................................................................................................................5
Business partner (customer)...........................................................................................................6
Customer master data....................................................................................................................6
Betalingsvoorwaarden....................................................................................................................6
Materiaal master data....................................................................................................................6
Conditie (typen) en records met materiaalinformatie van de klant................................................7
Transactional data..............................................................................................................................7
Verkoopdocumenten......................................................................................................................7
Verkoopproces...................................................................................................................................7
Overzicht SD-proces.......................................................................................................................7
Algemeen overzicht van het verkoopproces (ORDER-to-CASH)......................................................8
Sub-processen....................................................................................................................................9
De pre-sales activiteiten vóór de VERKOOPORDER........................................................................9
De processen die andere bedrijfsprocessen in gang zetten (bijv. Logistiek)...................................9
Verkooporder...............................................................................................................................10
5. Materiaalbeheer...............................................................................................................................13
MM Organisatiestructuur.................................................................................................................13
MM Master data...............................................................................................................................14
Zakenpartner................................................................................................................................14
Belangrijke Master data in inkoop: leverancier (vendor)..............................................................15
Hoofdweergaven van leveranciers...............................................................................................15
Materiaal master..........................................................................................................................15
Belangrijke Master data bij inkoop: artikelen of materiaal master...............................................15
Aankoopgegevens en voorwaarden.............................................................................................16
MM transactional data.....................................................................................................................16
E.G. Purchasing requisition...........................................................................................................16
Requisition Sourcing.....................................................................................................................16
Offerte van leverancier.................................................................................................................17
, Aankoopproces.................................................................................................................................17
Procure to pay proces...................................................................................................................17
Overzicht MM-proces...................................................................................................................18
Algemeen overzicht van het aankoopproces................................................................................18
Sub-processen..................................................................................................................................19
Voorbeeld deelprocessen.............................................................................................................19
Voorraad- en boekhoudkundige effecten.........................................................................................19
Kernpunten.......................................................................................................................................20
Documenten in MM.........................................................................................................................20
Material Master and Inventory Valuation Methods.........................................................................21
Perpetual or Non-Perpetual Inventory System.............................................................................21
Monetaire waarde van voorraadboekingen.................................................................................21
Methoden voor voorraadwaardering (inventory valuation methods)..........................................21
6. Financiële boekhouding....................................................................................................................23
Doel van Financial Accounting (FI)....................................................................................................23
FI Organisatiestructuur.....................................................................................................................23
Global Bike Enterprise Structure in SAP ERP (Accounting)............................................................24
FI Master data..................................................................................................................................24
Accounts van klanten (customer).................................................................................................24
Accounts van leveranciers (vendor)..............................................................................................25
Processen.........................................................................................................................................25
Reporting (Berichtgeving).................................................................................................................25
Balans...........................................................................................................................................26
Resultatenrekening.......................................................................................................................26
Overzicht van de kasstromen (statement of cash flows)..............................................................26
Accountants en audit trails...............................................................................................................26
SAP Document Principe....................................................................................................................27
7. Final evaluation................................................................................................................................28
8. The case study..................................................................................................................................29
The purchasing process (het aankoopproces)..................................................................................29
The sales process..............................................................................................................................33
, 1. Inleiding tot SAP S/4HANA
Wat is ERP
Een ERP-systeem verbindt meerdere
bedrijfsprocessen aan elkaar. Het is een
softwaresysteem dat alle tools en processen
bevat die nodig zijn om een succesvol bedrijf
te runnen, waaronder HR, productie,
toeleveringsketen, financiën, boekhouding
en meer.
- Planning van bedrijfsmiddelen
- Automatisering
- Integratie
- Dagelijkse bedrijfsvoering
- Eén enkele bron van waarheid
- Integratie met de nieuwste technologieën (AI, RPA, ML)
Wie zijn de ERP-spelers op de markt?
SAP, Oracle, Microsoft, Infor, Sage, IFS, ...
Een ERP-systeem stroomlijnt de bedrijfsprocessen, elimineert overbodige processen en
taken door automatisering, houdt gegevens veilig en gereguleerd, geeft snellere en
nauwkeurigere toegang tot de informatie en geschiedenis van klanten, gegevens
worden gecentraliseerd (single source of truth), biedt mobiliteit en flexibiliteit, maakt
prognoses, rapportage (P&L) en analyse mogelijk.
Het is het geïntegreerd beheer van belangrijke bedrijfsprocessen binnen een
organisatie.
Het maakt een efficiënt beheer van waardevolle middelen in een bedrijf mogelijk.
SAP stelt bedrijven in staat om processen te stroomlijnen, live gegevens te gebruiken,
klanttrends te voorspellen en hele bedrijven met elkaar te verbinden.
Er zijn drie belangrijke gegevenstypen in ERP-systemen: organisatiegegevens,
masterdata en transactiegegevens.
Organisatorische gegevens
Wordt gebruikt om de structuur van een onderneming weer te geven. Organisatie-
eenheden omvatten juridische bedrijfsentiteiten, fabrieken, opslaglocaties,
verkoopkantoren en winstcentra.
Hieronder volgen voorbeelden van organisatieniveaus:
Client is de eenheid op het hoogste niveau van alle organisatorische elementen. Het
vertegenwoordigt de onderneming of hoofdkantoorgroep.
1
, Company Code is een eenheid die wordt gebruikt in de balans van een juridisch
onafhankelijke onderneming. Het is het centrale organisatorische element van
Financial Accounting (FI).
Verkooporganisatie (sales organization) is het centrale organisatorische element
van verkoop en distributie dat de verkoopvoorwaarden aan de klant controleert.
- Binnen een verkooporganisatie zijn er divisies. Een divisie wordt meestal gebruikt
om een productlijn of of groep van vergelijkbare verkoopproducten te
vertegenwoordigen. Unilever heeft bijvoorbeeld verschillende verkoopafdelingen, van
dierenverzorging tot voeding tot schoonheid en persoonlijke verzorging.
Plant (fysieke locatie) is de centrale organisatorische eenheid in het kader van de
productieplanning. Een fabriek kan een product vervaardigen, een product
distribueren of een dienst verlenen. Bijvoorbeeld: een productiefaciliteit, de centrale
uitgifteopslaglocatie, het regionale verkoopkantoor, de onderhoudslocatie.
Organisatie-eenheden kunnen worden toegewezen aan één toepassing of aan
meerdere toepassingen. Een verkooporganisatie wordt bijvoorbeeld toegewezen aan
Verkoop en Distributie, terwijl een fabriek is toegewezen aan materiaalbeheer,
productieplanning en verkoop. Master data worden op verschillende niveaus gecreëerd
en toegewezen aan organisatiestructuren.
Master data
Vertegenwoordigt entiteiten die verband houden met verschillende processen.
Het zijn de meest complexe en meest gebruikte gegevens in een ERP-systeem. Twee
belangrijke kenmerken van een masterdata zijn dat ze lange tijd worden
opgeslagen en zelden worden gewijzigd.
Het zijn gegevens die je bijvoorbeeld nodig hebt om documenten zoals verkooporders
of inkooporders te kunnen maken.
Enkele voorbeelden van Master data zijn:
- Business Partner master data (gegevens over potentiële klanten (leads), klanten
of verkoper/leveranciers)
- Item Master or Material Master Data (gegevens over producten of diensten die
het bedrijf verkoopt). Als u zich bijvoorbeeld bezighoudt met de verkoop van
computers, heeft elk product dat u verkoopt een Master data in het systeem. Evenzo
zal elk artikel dat u bij een leverancier bestelt, niet alleen de producten die u aan
klanten verkoopt, maar ook producten die het bedrijf gebruikt voor dagelijkse
activiteiten, zoals paperclips, stoelen, verworven diensten, ook een Master data
hebben.
Je hebt als student een masterdata opgeslagen in het systeem van KU Leuven/ KU
Loket. (naam, programma, cijfers, ...)
2
September 2024 – Januari 2025 (examen /2024)
Docent Laurent De Vos
Inhoudstafel
1. Inleiding tot SAP S/4HANA..................................................................................................................1
Wat is ERP...........................................................................................................................................1
Organisatorische gegevens.................................................................................................................1
Master data........................................................................................................................................2
Transaction data.................................................................................................................................3
SAP S/4HANA......................................................................................................................................3
2. Navigatie in SAP/4HANA.....................................................................................................................3
3. Wereldwijde fietsstructuur (casestudy)..............................................................................................4
4. Verkoop en distributie........................................................................................................................4
SD Organisatiestructuur.....................................................................................................................4
SD Master data...................................................................................................................................5
Business partner (customer)...........................................................................................................6
Customer master data....................................................................................................................6
Betalingsvoorwaarden....................................................................................................................6
Materiaal master data....................................................................................................................6
Conditie (typen) en records met materiaalinformatie van de klant................................................7
Transactional data..............................................................................................................................7
Verkoopdocumenten......................................................................................................................7
Verkoopproces...................................................................................................................................7
Overzicht SD-proces.......................................................................................................................7
Algemeen overzicht van het verkoopproces (ORDER-to-CASH)......................................................8
Sub-processen....................................................................................................................................9
De pre-sales activiteiten vóór de VERKOOPORDER........................................................................9
De processen die andere bedrijfsprocessen in gang zetten (bijv. Logistiek)...................................9
Verkooporder...............................................................................................................................10
5. Materiaalbeheer...............................................................................................................................13
MM Organisatiestructuur.................................................................................................................13
MM Master data...............................................................................................................................14
Zakenpartner................................................................................................................................14
Belangrijke Master data in inkoop: leverancier (vendor)..............................................................15
Hoofdweergaven van leveranciers...............................................................................................15
Materiaal master..........................................................................................................................15
Belangrijke Master data bij inkoop: artikelen of materiaal master...............................................15
Aankoopgegevens en voorwaarden.............................................................................................16
MM transactional data.....................................................................................................................16
E.G. Purchasing requisition...........................................................................................................16
Requisition Sourcing.....................................................................................................................16
Offerte van leverancier.................................................................................................................17
, Aankoopproces.................................................................................................................................17
Procure to pay proces...................................................................................................................17
Overzicht MM-proces...................................................................................................................18
Algemeen overzicht van het aankoopproces................................................................................18
Sub-processen..................................................................................................................................19
Voorbeeld deelprocessen.............................................................................................................19
Voorraad- en boekhoudkundige effecten.........................................................................................19
Kernpunten.......................................................................................................................................20
Documenten in MM.........................................................................................................................20
Material Master and Inventory Valuation Methods.........................................................................21
Perpetual or Non-Perpetual Inventory System.............................................................................21
Monetaire waarde van voorraadboekingen.................................................................................21
Methoden voor voorraadwaardering (inventory valuation methods)..........................................21
6. Financiële boekhouding....................................................................................................................23
Doel van Financial Accounting (FI)....................................................................................................23
FI Organisatiestructuur.....................................................................................................................23
Global Bike Enterprise Structure in SAP ERP (Accounting)............................................................24
FI Master data..................................................................................................................................24
Accounts van klanten (customer).................................................................................................24
Accounts van leveranciers (vendor)..............................................................................................25
Processen.........................................................................................................................................25
Reporting (Berichtgeving).................................................................................................................25
Balans...........................................................................................................................................26
Resultatenrekening.......................................................................................................................26
Overzicht van de kasstromen (statement of cash flows)..............................................................26
Accountants en audit trails...............................................................................................................26
SAP Document Principe....................................................................................................................27
7. Final evaluation................................................................................................................................28
8. The case study..................................................................................................................................29
The purchasing process (het aankoopproces)..................................................................................29
The sales process..............................................................................................................................33
, 1. Inleiding tot SAP S/4HANA
Wat is ERP
Een ERP-systeem verbindt meerdere
bedrijfsprocessen aan elkaar. Het is een
softwaresysteem dat alle tools en processen
bevat die nodig zijn om een succesvol bedrijf
te runnen, waaronder HR, productie,
toeleveringsketen, financiën, boekhouding
en meer.
- Planning van bedrijfsmiddelen
- Automatisering
- Integratie
- Dagelijkse bedrijfsvoering
- Eén enkele bron van waarheid
- Integratie met de nieuwste technologieën (AI, RPA, ML)
Wie zijn de ERP-spelers op de markt?
SAP, Oracle, Microsoft, Infor, Sage, IFS, ...
Een ERP-systeem stroomlijnt de bedrijfsprocessen, elimineert overbodige processen en
taken door automatisering, houdt gegevens veilig en gereguleerd, geeft snellere en
nauwkeurigere toegang tot de informatie en geschiedenis van klanten, gegevens
worden gecentraliseerd (single source of truth), biedt mobiliteit en flexibiliteit, maakt
prognoses, rapportage (P&L) en analyse mogelijk.
Het is het geïntegreerd beheer van belangrijke bedrijfsprocessen binnen een
organisatie.
Het maakt een efficiënt beheer van waardevolle middelen in een bedrijf mogelijk.
SAP stelt bedrijven in staat om processen te stroomlijnen, live gegevens te gebruiken,
klanttrends te voorspellen en hele bedrijven met elkaar te verbinden.
Er zijn drie belangrijke gegevenstypen in ERP-systemen: organisatiegegevens,
masterdata en transactiegegevens.
Organisatorische gegevens
Wordt gebruikt om de structuur van een onderneming weer te geven. Organisatie-
eenheden omvatten juridische bedrijfsentiteiten, fabrieken, opslaglocaties,
verkoopkantoren en winstcentra.
Hieronder volgen voorbeelden van organisatieniveaus:
Client is de eenheid op het hoogste niveau van alle organisatorische elementen. Het
vertegenwoordigt de onderneming of hoofdkantoorgroep.
1
, Company Code is een eenheid die wordt gebruikt in de balans van een juridisch
onafhankelijke onderneming. Het is het centrale organisatorische element van
Financial Accounting (FI).
Verkooporganisatie (sales organization) is het centrale organisatorische element
van verkoop en distributie dat de verkoopvoorwaarden aan de klant controleert.
- Binnen een verkooporganisatie zijn er divisies. Een divisie wordt meestal gebruikt
om een productlijn of of groep van vergelijkbare verkoopproducten te
vertegenwoordigen. Unilever heeft bijvoorbeeld verschillende verkoopafdelingen, van
dierenverzorging tot voeding tot schoonheid en persoonlijke verzorging.
Plant (fysieke locatie) is de centrale organisatorische eenheid in het kader van de
productieplanning. Een fabriek kan een product vervaardigen, een product
distribueren of een dienst verlenen. Bijvoorbeeld: een productiefaciliteit, de centrale
uitgifteopslaglocatie, het regionale verkoopkantoor, de onderhoudslocatie.
Organisatie-eenheden kunnen worden toegewezen aan één toepassing of aan
meerdere toepassingen. Een verkooporganisatie wordt bijvoorbeeld toegewezen aan
Verkoop en Distributie, terwijl een fabriek is toegewezen aan materiaalbeheer,
productieplanning en verkoop. Master data worden op verschillende niveaus gecreëerd
en toegewezen aan organisatiestructuren.
Master data
Vertegenwoordigt entiteiten die verband houden met verschillende processen.
Het zijn de meest complexe en meest gebruikte gegevens in een ERP-systeem. Twee
belangrijke kenmerken van een masterdata zijn dat ze lange tijd worden
opgeslagen en zelden worden gewijzigd.
Het zijn gegevens die je bijvoorbeeld nodig hebt om documenten zoals verkooporders
of inkooporders te kunnen maken.
Enkele voorbeelden van Master data zijn:
- Business Partner master data (gegevens over potentiële klanten (leads), klanten
of verkoper/leveranciers)
- Item Master or Material Master Data (gegevens over producten of diensten die
het bedrijf verkoopt). Als u zich bijvoorbeeld bezighoudt met de verkoop van
computers, heeft elk product dat u verkoopt een Master data in het systeem. Evenzo
zal elk artikel dat u bij een leverancier bestelt, niet alleen de producten die u aan
klanten verkoopt, maar ook producten die het bedrijf gebruikt voor dagelijkse
activiteiten, zoals paperclips, stoelen, verworven diensten, ook een Master data
hebben.
Je hebt als student een masterdata opgeslagen in het systeem van KU Leuven/ KU
Loket. (naam, programma, cijfers, ...)
2
