STRATEGISCHE EVENTORGANISATIE
1 BUDGET
Budget opstellen is een continu proces. Juridisch sluitend= schriftelijke bevestiging van offertes ( vraag
bestelbon op).
- Excel of numbers=KEY
- Break even point= punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
- Laat je bijstaan als je het niet zeker weet
- ≠ begroting= bedrijfsinvoering komende jaren
- = toekomstige lange termijn planning onderbouwd met cijfers.
1.1 WAT?
Gaat over inkomsten en uitgaven van het event. Het is belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het
budget= kostenbewaking.
Een duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven, ga in detail. Geen verrassingen/ no assumptions.
Budget= een beleidsinstrument waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van wat verondersteld
wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na event). Fungeert als middel om
de prognose te vergelijken met werkelijkheid en stelt de doelstellingen voor organisator vast. Zal
dikwijls aangepast worden naargelang het tijdstip van event nadert en er nieuwe informatie vrijkomt
over de kosten en inkomsten van allerlei onderdelen in planningsproces.
1.1.1 BUDGET KAN GEBRUIKT WORDEN ALS:
- Verkoopargument
o Geeft duiding aan je offerte
o Is iets haalbaar? Reality check bij klant
o Basis van contract
o Transparantie en vertrouwen naar klant toe
- Communicatie tool
o Cijfers zijn een universele taal
o Budget is dynamisch
o Tekort is tekort
- Verplichte stap
1
, o Contractueel verplicht
o Verplichting naar financiële instelling en/of sponsors
o Noodzakelijk voor het nemen van een verzekering
o Fiscale verplichtingen naar de overheid
- Break even calculatie
o Financiële haalbaarheid
o Duidelijkheid in budgettaire ruimte en in te bereiken doelstellingen
- Leidraad
o Zorgt voor overzicht
o Afpunten
o Een holy bible bi pre-eventfase
1.1.2 FUNCTIONELE KOSTENINDELING
- Gebruikt van hoofdgroepen met tussentotaal
- + goede kijk op evenwicht tussen groepen
- - onderlinge verbanden soms moeilijk te verwerken
- Goede spreadsheet= KEY
Soorten kostenrubriek Uitleg/ voorbeeld
Location VB: huur gebouw/ constructies, voorzieningen,
vergunningen, verzekeringen
Setting& styling VB: meubilair, decoratie, transporten…
Techniek VB: audio, lights, stages, generator, video
Catering VB: food& drinks, benodigdheden (hele pakket)
Eventpeople/ crew VB: eventmanagers, hosts, stagehands,
techniekers…
Entertainment VB: Artists, fotografen, videografen
2
, Communication VB: PR, uitnodigingen, online, affiches
Verzekeringen/ vergunningen VB: geluidsvergunning, brandverzekering,
vrijwilligers..
1.1.3 VASTE EN VARIABELE KOSTEN
Vaste kost= onafhankelijk van het aantal personen
- VB: acts, sprekers, locatie huur
- Onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
- Vaste kost kan variabel worden
Variabele kost= evolueert mee met het aantal personen
- VB: catering, personeel
Bepaalde zaken kunnen van vaste naar variabel gaan
- Grotere locatie nodig wegens meer mensen= kost is variabel
- Sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
Realiteit: combinatie van verschillende kostenindelingen
1.1.3.1 GRAFISCHE VOORSTELLING VAN VASTE EN VARIABELE KOSTEN
Let op assen: Y-as geeft een indicatie van de kosten, X-as geeft een indicatie van de omvang van de
productie (in het geval van events: het aantal deelnemers).
Totale constante (of vaste kosten), zullen dus niet veranderen ongeacht het aantal deelnemers
Totale variabele kosten, zullen veranderen naargelang het aantal deelnemers. In deze veronderstelling
gaan we ervan uit dat de variabele kosten evenredig toenemen met het aantal
toeschouwers/deelnemers aan het event.
Wel de kanttekening maken dat je ook te maken kan hebben met degressief stijgende variabele kosten
= dit zijn variabele kosten die minder dan evenredig zullen toenemen met het aantal toeschouwers
(omwille van kostenbesparende factoren). Omgekeerd kan je ook te maken krijgen met progressief
stijgende variabele kosten = dit zijn variabele kosten die meer dan evenredig zullen toenemen met het
aantal deelnemers (omwille van kostprijsverhogende factoren) (bv. loonkosten voor overwerk).
TK = Som van de TCK + TVK
3
, 1.1.4 ONVOORZIENE KOSTEN
Doorgaans 10% soms 15%. Afhankelijk welk soort event, let op waar je ze onderbrengt.
1.1.5 KOSTEN REDUCTIE
- Volume deals: organiseer je meerdere events? Maak een afspraak voor deze samen met je
leverancier.
- Evalueer frequent tijdens de voorbereiding, plan dit regoreus in
- Geeft mensen een budget en maak ze hier aansprakelijk voor
o Targets, budget, commissie
- Vraag verschillende offertes op
o Let op dat je niet altijd voor goedkoopst gaat= veel cowboys
o Kwaliteit is key
- Vraag offertes in detail op zodat er geen discussie kan ontstaan na het event
- Let op voor verborgen variabele kosten binnen offerte
o Werkuren, transport..
1.2 BTW
=belasting op de toegevoegde waarde.
- 4 BTW Kwartalen, btw plichtig moet je elk kwartaal verplicht aangifte indienen.
- Een te betalen saldo of terug te krijgen saldo
- Let hier op cashflow planning
- Als je hier over prijzen hebt met een leverancier gaat het hier over prijzen exclusief btw
1.2.1 HOE UITREKENEN
Maak geen fouten= dure fouten.
WAT BTW percentage Prijs ex BTW Formule Prijs incl BTW
Meubel huur 21 100 100x1,21 €121
Catering 12 100 100x1,12 €112
Verkoopt cola 6 100 100x1,06 €106
automaat
4
1 BUDGET
Budget opstellen is een continu proces. Juridisch sluitend= schriftelijke bevestiging van offertes ( vraag
bestelbon op).
- Excel of numbers=KEY
- Break even point= punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
- Laat je bijstaan als je het niet zeker weet
- ≠ begroting= bedrijfsinvoering komende jaren
- = toekomstige lange termijn planning onderbouwd met cijfers.
1.1 WAT?
Gaat over inkomsten en uitgaven van het event. Het is belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het
budget= kostenbewaking.
Een duidelijk overzicht met inkomsten en uitgaven, ga in detail. Geen verrassingen/ no assumptions.
Budget= een beleidsinstrument waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van wat verondersteld
wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na event). Fungeert als middel om
de prognose te vergelijken met werkelijkheid en stelt de doelstellingen voor organisator vast. Zal
dikwijls aangepast worden naargelang het tijdstip van event nadert en er nieuwe informatie vrijkomt
over de kosten en inkomsten van allerlei onderdelen in planningsproces.
1.1.1 BUDGET KAN GEBRUIKT WORDEN ALS:
- Verkoopargument
o Geeft duiding aan je offerte
o Is iets haalbaar? Reality check bij klant
o Basis van contract
o Transparantie en vertrouwen naar klant toe
- Communicatie tool
o Cijfers zijn een universele taal
o Budget is dynamisch
o Tekort is tekort
- Verplichte stap
1
, o Contractueel verplicht
o Verplichting naar financiële instelling en/of sponsors
o Noodzakelijk voor het nemen van een verzekering
o Fiscale verplichtingen naar de overheid
- Break even calculatie
o Financiële haalbaarheid
o Duidelijkheid in budgettaire ruimte en in te bereiken doelstellingen
- Leidraad
o Zorgt voor overzicht
o Afpunten
o Een holy bible bi pre-eventfase
1.1.2 FUNCTIONELE KOSTENINDELING
- Gebruikt van hoofdgroepen met tussentotaal
- + goede kijk op evenwicht tussen groepen
- - onderlinge verbanden soms moeilijk te verwerken
- Goede spreadsheet= KEY
Soorten kostenrubriek Uitleg/ voorbeeld
Location VB: huur gebouw/ constructies, voorzieningen,
vergunningen, verzekeringen
Setting& styling VB: meubilair, decoratie, transporten…
Techniek VB: audio, lights, stages, generator, video
Catering VB: food& drinks, benodigdheden (hele pakket)
Eventpeople/ crew VB: eventmanagers, hosts, stagehands,
techniekers…
Entertainment VB: Artists, fotografen, videografen
2
, Communication VB: PR, uitnodigingen, online, affiches
Verzekeringen/ vergunningen VB: geluidsvergunning, brandverzekering,
vrijwilligers..
1.1.3 VASTE EN VARIABELE KOSTEN
Vaste kost= onafhankelijk van het aantal personen
- VB: acts, sprekers, locatie huur
- Onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
- Vaste kost kan variabel worden
Variabele kost= evolueert mee met het aantal personen
- VB: catering, personeel
Bepaalde zaken kunnen van vaste naar variabel gaan
- Grotere locatie nodig wegens meer mensen= kost is variabel
- Sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
Realiteit: combinatie van verschillende kostenindelingen
1.1.3.1 GRAFISCHE VOORSTELLING VAN VASTE EN VARIABELE KOSTEN
Let op assen: Y-as geeft een indicatie van de kosten, X-as geeft een indicatie van de omvang van de
productie (in het geval van events: het aantal deelnemers).
Totale constante (of vaste kosten), zullen dus niet veranderen ongeacht het aantal deelnemers
Totale variabele kosten, zullen veranderen naargelang het aantal deelnemers. In deze veronderstelling
gaan we ervan uit dat de variabele kosten evenredig toenemen met het aantal
toeschouwers/deelnemers aan het event.
Wel de kanttekening maken dat je ook te maken kan hebben met degressief stijgende variabele kosten
= dit zijn variabele kosten die minder dan evenredig zullen toenemen met het aantal toeschouwers
(omwille van kostenbesparende factoren). Omgekeerd kan je ook te maken krijgen met progressief
stijgende variabele kosten = dit zijn variabele kosten die meer dan evenredig zullen toenemen met het
aantal deelnemers (omwille van kostprijsverhogende factoren) (bv. loonkosten voor overwerk).
TK = Som van de TCK + TVK
3
, 1.1.4 ONVOORZIENE KOSTEN
Doorgaans 10% soms 15%. Afhankelijk welk soort event, let op waar je ze onderbrengt.
1.1.5 KOSTEN REDUCTIE
- Volume deals: organiseer je meerdere events? Maak een afspraak voor deze samen met je
leverancier.
- Evalueer frequent tijdens de voorbereiding, plan dit regoreus in
- Geeft mensen een budget en maak ze hier aansprakelijk voor
o Targets, budget, commissie
- Vraag verschillende offertes op
o Let op dat je niet altijd voor goedkoopst gaat= veel cowboys
o Kwaliteit is key
- Vraag offertes in detail op zodat er geen discussie kan ontstaan na het event
- Let op voor verborgen variabele kosten binnen offerte
o Werkuren, transport..
1.2 BTW
=belasting op de toegevoegde waarde.
- 4 BTW Kwartalen, btw plichtig moet je elk kwartaal verplicht aangifte indienen.
- Een te betalen saldo of terug te krijgen saldo
- Let hier op cashflow planning
- Als je hier over prijzen hebt met een leverancier gaat het hier over prijzen exclusief btw
1.2.1 HOE UITREKENEN
Maak geen fouten= dure fouten.
WAT BTW percentage Prijs ex BTW Formule Prijs incl BTW
Meubel huur 21 100 100x1,21 €121
Catering 12 100 100x1,12 €112
Verkoopt cola 6 100 100x1,06 €106
automaat
4
