Samenvatting - Introduction to Project Management

INTRODUCTION TO PROJECT MANAGEMENT
1. INTRODUCTORY SESION & THE PROJECT
1.1 What is project management
 Projectmanagement verwijst naar de reeks methoden en hulpmiddelen die worden
gebruikt om een verandering of project te plannen en te implementeren, vanaf het begin
tot aan de voltooiing ervan.

 Met projectmanagement kunt u zeer complexe taken opdelen in beheersbare
processen, maar het kan ook handig zijn als u een eenvoudige wijziging wilt doorvoeren.

 Telkens wanneer de mogelijkheid bestaat dat er meerdere uitkomsten zijn of wanneer er
risico's bestaan dat zich problemen voordoen, helpt projectmanagement het momentum
en de resultaten van het project te sturen.

 Om een project succesvol te beheren, kunt u een verscheidenheid aan
projectmanagementmethoden en -instrumenten gebruiken, die allemaal helpen bij de
planning van een project, het beoordelen van opties, risicobeheer en de organisatie van
middelen en acties.

1.2 Types of activities

 Er zijn 3 ‘types of activities’/ ‘soorten activiteiten’ = Improvised, Project-based & routine
 Bij Project management focussen we op ‘Project-based’




Negative VUCA: Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous

 Volatile = Vluchtig = omgeving vraagt snelle reactie op onvoorspelbare veranderingen die
buiten je controle liggen
 Uncertain = Onzeker = omgeving vraagt actie terwijl er onzekerheid speelt
 Complex = Complex = omgeving is dynamisch, met veel onderlinge afhankelijkheden
 Ambiguous = Ambigu = omgeving is onbekend, buiten je expertise

Positive VUCA IN PROJECT MANAGEMENT: Vision, Understanding, Clarity, Agility

 Vision = Visie = de focus leggen op de activiteiten die je dichter bij je doel brengen
 Understanding = begrip = werk met ‘up-to-date data’, die van stakeholders komt
 Clarity = duidelijkheid = communiceer duidelijk & zorg dat berichten goed over komen
 Agility = wendbaarheid = wees flexibel en pas je snel aan aan mogelijke veranderingen

,1.3 What’s a project?

 Building a new shopping centre, bridge, housing estate, nursing home or factory
o Het bouwen van een nieuw winkelcentrum, brug, woonwijk, verpleeghuis of fabriek
 Relocating a large company to a new location
o Verhuizing van een groot bedrijf naar een nieuwe locatie
 Organizing a major event (exhibition, sports event or music festival)
o Organiseren van een groot evenement (beurs, sportevenement of muziekfestival)
 Implementing software at a company
o Software implementeren bij een bedrijf
 Developing and launching a new product
o Het ontwikkelen en lanceren van een nieuw product
 Setting up a website
o Het opzetten van een website
 Merging two businesses
o Samenvoegen van twee bedrijven


1.4 Project features

 Er is een lijst van 7 ‘features’(functies), Hij gaat nooit vragen om een lijst te
geven. Je moet kunnen uitleggen waarom!

1. Temporary (tijdelijk)
1. Clear starting point (start-up or kick-off)
2. Finishing date

2. Unique and clearly defined goal

3. Sponsor who has commissioned the project (sponsor die opdracht heft
gegeven voor een odpracht)

4. A project has a budget (een project heeft een budget)

5. Project members with different expertise (projectleden met verschillende
expertises)

6. Own organizational set-up (eigen organisatie-inrichting)

7. A project must be initiated (er moet een project worden geïntinieerd)

 Bij een project ga je van improvisatie naar routine!
 Je hebt ideeën die je gaat ordenen zodat het makkelijker uitvoerbaar wordt.

VOORBEELD:

 Een vakantie kan bijvoorbeeld improvised, project-based of routine
aangepakt worden
o IMPROVISED = naar de lichthaven gaan en de eerste vlucht nemen die je ziet
met enkel een rugzak en enkele kleren
o PROJECT-BASED = wanneer je uw vakantie specifiek gaat plannen
o ROUTINE = Elk jaar op het zelfde tijdstip naar dezelfde plek op vakantie gaan.

,1.5 Types of projects
 TECHNICAL PROJECTS (Technische projecten)
• Effect change in technology or come up with a new product, E.g. construction of a
bridge, railway line or computer network
• Verandering in de technologie bewerkstelligen of met een nieuw product komen, vb:
aanleg van een brug, spoorlijn of computernetwerk

 SOCIAL PROJECTS (Sociale projecten)
• Change the corporate culture or organizational structure of a company, E.g. adapting
working procedures, reorganization of a company
• Also known as ‘soft’ projects ➔ most difficult projects
• Verander de bedrijfscultuur of organisatiestructuur van een bedrijf, vb: aanpassing van
werkprocedures, reorganisatie van een bedrijf
• Ook bekend als ‘zachte’ projecten ➔ moeilijkste projecten

 COMMERCIAL PROJECTS (Commerciële projecten)
• Ultimate goal is to earn money, E.g. conducting market research or introducing a new
product on the market
• Het uiteindelijke doel is geld verdienen, Vb: het uitvoeren van marktonderzoek of het
op de markt brengen van een nieuw product

 MIXED PROJECTS (Gemengde projecten)
• Combine some of the aspects of both technical and social projects, E.g. the design,
programming and installation of an extensive computer program
• “They do not speak each other’s language”
• Combineer enkele aspecten van zowel technische als sociale projecten, Vb: het
ontwerpen, programmeren en installeren van een uitgebreid computerprogramma
• “Ze spreken elkaars taal niet”

 EVENTS (Evenementen)
• The end result only appears at a certain point in time, E.g. computer fair, pop festival,
quiz, car show
• Het eindresultaat verschijnt pas op een bepaald moment, Vb: computerbeurs,
popfestival, quiz, autoshow
1.6 Phasing and products




 Door ‘Phasing’ (in fasen onderverdelen) zijn de risico’s in een project tot het
minimum beperkt
 Na elke fase van een project heeft de sponsor 3 mogelijkheden
o Verdergaan zoals gepland met het project
o Verdergaan met enkele wijzigingen in het project
o Het project beeindigen

, CONCEPT – THE IDEA

➔ The concept phase of a project often results in a project proposal. If the proposal
is approved by management (the sponsor), the next phase may commence.
 Een projectvoorstel
 Na goedkeuring van het management (sponsers) kan de volgende fase ingaan



➔ At this stage, the project exists only as a problem or an idea in the minds of those
who have thought it up (= opportunity).
A number of activities may be carried out:
• An investigation into the current state of affairs
• A rough estimation of the extent of the problem
• A determination of the aims or the desired results of the project
• A determination of the feasibility of the project

 Een probleem of idee in de hoofden van degenen die het hebben bedacht (=een kans)
 Er kunnen een aantal activiteiten worden uitgevoerd:
o Onderzoek naar de huidige stand van zaken
o Een ruwe schatting van de omvang van het probleem
o Bepaling van de doelstellingen of gewenste resultaten van het project
o Bepaling van de haalbaarheid van het project




DEFINITION – WHAT NEEDS TO BE DONE?

➔ Defining the end result of the project and what needs to be done to achieve it.
The result of the definition is a project plan. With complicated projects, it is common
to carry out various subprojects, all with their own project plan.


 Wat moet er gebeuren om het eindresultaat van het project te bereiken?
 Het resultaat van een ‘definition’ wordt een ‘project plan’ genoemd
 Bij ingewikkelde projecten worden er deelprojecten uitgevoerd, allen met een eigen
‘project plan’



➔ The project has been given a go.
• Formal objectives: necessary → need-to-have
• Wishes of those involved: desirable → nice-to-have
Question by the end of the definition phase:
“What will have been achieved when the project has been completed?”


 Het project is van start gegaan
 Formele doelstellingen = noodzakelijk -> need-to-have
 Wensen van de betrokkenen = wenselijk -> nice-to-have
 Vraag aan het einde van de definitiefase: “Wat zal er bereikt zijn als het project voltooid is?”