Samenvatting, Projectaanpak in zes stappen P6-methode- Roel Grit

Projectaanpak Samenvatting, Danique Moonen
Voorbereiden van de projectaanpak
Voorbeelden van projecten zijn:
- Bouwprojecten, als huizen, bruggen, gebouwen, boten en winkelcentra
- Het maken van theaterproducties, speelfilms of een voorlichtingsfilm
- Het uitvoeren van een groot onderzoek, zoals een marktonderzoek
- Het organiseren van een evenement
- Het invoeren van een nieuw softwarepakket of van e-commerce in een bedrijf
- Het verbeteren van de logistieke dienstverlening
- Het verhuizen van een groot bedrijf naar een nieuwe locatie
- Het verlagen van de medicijnkosten of verkleinen van de wachtlijsten in een ziekenhuis.
Een project is een tijdelijk samenwerkingsverband van een aantal mensen –vaak uit verschillende
vakgebieden- om binnen een vastgestelde tijd met een vastgesteld budget een vooraf vastgesteld
resultaat te bereiken.
Kenmerken van een project:
- Het is tijdelijk, de begindatum heet de Project-start up.
- Het levert een uniek vooraf gedefinieerd projectresultaat op
- Het project heeft een doel en draagt bij aan de doelstellingen van een bedrijf. Het
projectresultaat is de uitkomst van het project en draagt bij aan het projectdoel.
- Het project kent een afbakening ook wel de scope genoemd. Dit is de reikwijdte van het
project.
- Elk project heeft een opdrachtgever die budget beschikbaar stelt.
- De opdrachtgever stelt een projectmanager aan met voldoende bevoegdheden en
bekwaamheden om het project vorm te geven. De projectmanager is verantwoordelijk voor
het resultaat en maakt indien mogelijk een plan van aanpak samen met zijn projectgroep.
- Een project kent een eigen projectorganisatie, deze organisatie heeft tijdens de duur van het
project een aparte status binnen de organisatie van de opdrachtgever. Zij hebben tijdelijk
twee bazen.
- Een project heeft een bepaalde mate van complexiteit. Daardoor zijn projecten vaak
multidisciplinair, dit wil zeggen dat er mensen uit verschillende vakgebieden (de disciplines)
aan een project samenwerken.
- Een projectteam beschikt over een budget dat vooraf wordt vastgesteld door de
opdrachtgever. Bij een project zonder budget wordt vooraf een projectbegroting opgesteld.
Aan de hand hiervan wordt bekeken of het project haalbaar is.
- Van belang is dat de leden van het projectteam resultaatgericht kunnen werken.
- Tijdens de uitvoering van het project vindt bewaking van de tijd en kosten plaats.

Voor een zeer omvangrijk aantal projecten kan ook een programma worden opgesteld. Vaak zitten
hier ook maatregelen in de lijnorganisatie tussen.

In een organisatie worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd. Deze kunnen in drie groepen worden
ingedeeld:
- Improvisatie, dit gebeurt vaak bij een plotselinge gebeurtenis. Het bedrijf reageert dan Ad
Hoc (niet volgens een plan).
- Routinematig werk, wordt steeds herhaald waardoor ze goed voorspelbaar zijn. Voor deze
werkzaamheden kunnen meestal werkprocedures worden opgesteld.
- Projectmatig werk, deze werkzaamheden liggen tussen routinematig en improvisatiewerk in
en hebben een tijdelijk karakter. Een project wordt vaak opgedeeld in fasen.
Projectmatig werken is geen doel op zich, het is een middel om een doel te bereiken.

, Voordelen van projectmatig werken:
- Het project staat buiten de dagelijkse orde van een organisatie wat betekend dat de
projectteamleden zich goed kunnen concentreren op hun einddoel, dit geeft het project een
grote kans van slagen.
- Door mensen met verschillende kwaliteiten in te zetten vergroot je de samenwerking en de
productiviteit van elk projectlid.
- De dagelijkse samenwerking tussen verschillende afdelingen wordt versterkt.
- Een goed project heeft een duidelijke opdrachtgever die beslissingen neemt bij
onduidelijkheden.
- Als er een projectmanagementmethode wordt gebruikt heeft het project een herkenbare
structuur.
- Er zijn verschillende handige projecttools beschikbaar op internet.
- D.m.v. een plan van aanpak en projectvoorstel worden alle eind en deelresultaten duidelijk
gemaakt.
- Het werken in een projectteam is leerzaam en verruimt de blik.
Nadelen van projectmatig werken:
- Het kost voorbereidingstijd/geld.
- Goede medewerkers worden op een project gezet, zo ontstaat er tijdelijk een gat in de
bezetting van de afdeling.
- Onervaren projectteamleden moeten soms op cursus of een boek lezen.
- Medewerkers buiten het team steken niks nieuws op van het project.
Kwaliteit, tijd en geld zijn factoren die bijdragen aan een succesvol project. Het grote probleem van
een opdrachtgever is dat hij een project koopt dat er (nog) niet is en wat pas in de toekomst wordt
geleverd.

Wanneer is een project mislukt?
- Als de planning uitloopt
- Als de kosten buiten budget gaan
- Als het projectdoel gedeeltelijk wordt behaald
Beheers aspecten waaraan de opdrachtgever en projectmanager tijdens het project voldoende
aandacht aan moeten besteden:
- Tijd
- Geld
- Kwaliteit
- Organisatie
- Informatie
De duivelsdriehoek: de drie factoren geld, tijd en kwaliteit worden ook wel zo genoemd omdat ze
elkaar beïnvloeden. Als je als het ware aan een touwtje trekt bij de een wordt het andere touwtje
korter. Wanneer de scope hierbij betrokken word spreekt men van een duivelsvierkant.

Betrokkenen bij het project zijn:
- Stakeholders, zij hebben direct of indirect belang bij het project, ze ondervinden er voordeel
of nadeel van.
- De opdrachtgever, eigenaar van het project die budget beschikbaar stelt.
- De projectmanager of leider, tijdelijke baas van het projectteam.
- Het projectteam/groep
- Gebruikers van het projectresultaat, gasten op een symposium of apotheekmedewerkers bij
een verbouwing van de VAL.
- Leveranciers, leveren materiaal en teamleden om het project uit te voeren.
- De lijnmanager in een organisatie is vaak een leverancier.