,Samenvatting
Een adviseur dient zich goed in te lezen in de probleemstelling van wat er speelt in de
organisatie. In dit adviesplan is het bedrijf het CIBG. Vooral het waarnemen en goed
luisteren naar alle stakeholders is heel belangrijk in zijn adviestraject. Het probleem wat er
binnen de afdeling Delivery speelt is dat er te veel verschillende IT-melding
registratiesystemen zijn. Het Management Team IT (MTI) heeft aan de adviseur gevraagd
om dit tot één IT-melding registratiesysteem terug te brengen. Omdat het MTI nu slecht
inzicht heeft van alle IT-meldingen, omdat dit er geen eenduidige werkwijze is en een
systeem waarin dit gebeurt. Wat als gevolg heeft dat er ook veel dubbel werk wordt
uitgevoerd voor het registreren van IT- meldingen.
De adviseur gaat aan de hand van het GROWING-model zijn advies uitbrengen. Een voor een
worden de fases van het GROW-model beschreven, waarbij de ING-fase kort aan het einde
wordt beschreven.
Om erachter te komen wat de doelstelling is van het MTI heeft de adviseur een interview
gehouden met de CIO en de IT Manager (het MTI). Hierbij heeft de adviseur de rol van IT-
Business consultant ingenomen. Belangrijke conclusie hierin is dat de verandering die gaat
plaatsvinden, zich bevindt op het blauwdruk niveau. Deze blauwdruk beschrijft de
inrichting van processen omtrent de registratie van IT- meldingen in een
registratiesysteem. Met als doel een werkwijze daarin te veranderen bij de medewerkers
van de afdeling Delivery. Zodat de in stand houding van een betrouwbare en beheersbare
informatievoorziening te borgen (de IT-meldingen).
In de realiteit fase is de IST-situatie beschreven. Wat de drijfveren en het gedrag zijn van de
teams van de afdeling Delivery. Ieder team en soms zelf medewerkers hebben zijn eigen
werkwijze. Dit leidt tot een hoop dubbel werk. Wat ook inhoudt: meer tijd en meer kosten.
De teams moeten samenwerken aan een doelstelling. Het betrouwbaar maken en in stand
houden van het applicatielandschap van alle applicaties die het CIBG ontwikkelt en
beheerd. Dit gebeurt nu niet. Aan de hand van het RASCI-model zijn de
verantwoordelijkheden van alle stakeholders beschreven.
In de optie fase worden verschillende opties qua verbetering aanpakken beschreven voor
het invoeren van één registratiesysteem. Omdat het een verandering betreft, is er
,gekozen om een werkgroep op te zetten om deze verbetering te laten landen voor de
Delivery afdeling. Het kan zijn dat de verandering weerstand opwekt bij de medewerkers.
Om te onderzoeken is er gebruikgemaakt van de SCARF- domeinen. Waaruit blijkt dat de
medewerkers op het gebied van status en autonomie het gevoel hebben dat ze begrepen
worden. Hier kan rekening mee worden gehouden in de gekozen leiderschapsstijl. De top-
down cultuur. In de open-space bijeenkomsten is men tot de conclusie gekomen dat er
meerdere opties moeten worden aangeboden.
De will fase is de fase waaruit het MTI de benoemde opties in de vorige fase hun besluit
moet gaan nemen. Uit onderzoek van de adviseur is gebleken dat de groepsdynamiek van
de afdeling Delivery een bureaucratische cultuur betreft. Orde en structuur is belangrijk bij
het invoeren van de verandering.
Uiteindelijk heeft het MTI besloten om voor het AzureDevOps IT-meldingen
registratiesysteem te gaan. Wel met de kanttekening dat er een pilot plaatsvindt en
hierna het definitieve besluit wordt genomen.
Om de verandering te implementeren zal er een AzureDevOps-specialist worden geworven
die het IT- meldingen registratiesysteem ook helpt te implementeren. Diegene zal ook de
trainingen verzorgen voor alle Delivery medewerkers. De gemaakte afspraken worden
geborgd in de WIKI van AzureDevOps.
Gebleken is dat de afspraken die op blauwdruk niveau zijn gemaakt ook worden nageleefd.
Ook na het succesvol afronden van de pilot in Q4. Hiermee kan de adviseur het CIBG met
een gerust hart verlaten.
3
,Inhoudsopgave
Voorwoord..................................................................................................................................................................2
Samenvatting............................................................................................................................................................3
Inhoudsopgave.........................................................................................................................................................4
1. Inleiding..............................................................................................................................................................6
1.1 Scope van het advies..................................................................................................................................6
2. Probleemstelling..............................................................................................................................................6
3. GROWING...........................................................................................................................................................6
4. Goal......................................................................................................................................................................7
4.1 Het interview..........................................................................................................................................7
4.2 Rol-expertise-omgeving.....................................................................................................................8
4.3 Stadiamatrix...........................................................................................................................................8
4.4 De blauwdruk, het gedrag en de drijfveren...............................................................................8
5. Reality.................................................................................................................................................................8
5.1 De blauwdruk registratie proces IT-meldingen.........................................................................8
5.1.1................................................................................................... Stakeholder analyse
9
5.2 Het gedrag..............................................................................................................................................9
5.3 De drijfveren...........................................................................................................................................9
6. Options................................................................................................................................................................9
6.1 Werkgroep............................................................................................................................................10
6.2 Leiderschapsstijl.................................................................................................................................10
6.2.1 SCARF-domeinen...........................................................................................................................10
6.3 Open Space-bijeenkomst................................................................................................................10
6.4 Opties waaruit gekozen dient te worden..................................................................................11
7. Will.....................................................................................................................................................................11
7.1 Besluitvorming & Beslismethode.................................................................................................11
7.2 Groepsdynamiek................................................................................................................................11
7.4 Besluit.....................................................................................................................................................12
8. Advies over de ING-fase............................................................................................................................12
8.1 Implement.............................................................................................................................................12
8.2 Nourish...................................................................................................................................................12
8.3 Get out...................................................................................................................................................12
9. Reflectie...........................................................................................................................................................13
9.1 Aanpak en verloop van de gesprekken (interview als uitgangspunt)...........................13
9.2 Omgang met weerstand & steun & ervaren leiderschap tijdens het proces..............13
9.3 Talent-ontwikkelplan........................................................................................................................13
4
, 9.4 Rol & positie van de adviseur........................................................................................................13
Literatuurlijst...........................................................................................................................................................14
Bijlage 1 – Organogram Delivery Afdeling...................................................................................................15
Bijlage 2 – Piramide van Maslow.....................................................................................................................16
Bijlage 3 - RASCI....................................................................................................................................................17
Bijlage 4 – Spiral Dynamics model.................................................................................................................18
Bijlage 5 – Vendor rating....................................................................................................................................19
Bijlage 6 – De veranderstappen van Kotter................................................................................................20
5
Een adviseur dient zich goed in te lezen in de probleemstelling van wat er speelt in de
organisatie. In dit adviesplan is het bedrijf het CIBG. Vooral het waarnemen en goed
luisteren naar alle stakeholders is heel belangrijk in zijn adviestraject. Het probleem wat er
binnen de afdeling Delivery speelt is dat er te veel verschillende IT-melding
registratiesystemen zijn. Het Management Team IT (MTI) heeft aan de adviseur gevraagd
om dit tot één IT-melding registratiesysteem terug te brengen. Omdat het MTI nu slecht
inzicht heeft van alle IT-meldingen, omdat dit er geen eenduidige werkwijze is en een
systeem waarin dit gebeurt. Wat als gevolg heeft dat er ook veel dubbel werk wordt
uitgevoerd voor het registreren van IT- meldingen.
De adviseur gaat aan de hand van het GROWING-model zijn advies uitbrengen. Een voor een
worden de fases van het GROW-model beschreven, waarbij de ING-fase kort aan het einde
wordt beschreven.
Om erachter te komen wat de doelstelling is van het MTI heeft de adviseur een interview
gehouden met de CIO en de IT Manager (het MTI). Hierbij heeft de adviseur de rol van IT-
Business consultant ingenomen. Belangrijke conclusie hierin is dat de verandering die gaat
plaatsvinden, zich bevindt op het blauwdruk niveau. Deze blauwdruk beschrijft de
inrichting van processen omtrent de registratie van IT- meldingen in een
registratiesysteem. Met als doel een werkwijze daarin te veranderen bij de medewerkers
van de afdeling Delivery. Zodat de in stand houding van een betrouwbare en beheersbare
informatievoorziening te borgen (de IT-meldingen).
In de realiteit fase is de IST-situatie beschreven. Wat de drijfveren en het gedrag zijn van de
teams van de afdeling Delivery. Ieder team en soms zelf medewerkers hebben zijn eigen
werkwijze. Dit leidt tot een hoop dubbel werk. Wat ook inhoudt: meer tijd en meer kosten.
De teams moeten samenwerken aan een doelstelling. Het betrouwbaar maken en in stand
houden van het applicatielandschap van alle applicaties die het CIBG ontwikkelt en
beheerd. Dit gebeurt nu niet. Aan de hand van het RASCI-model zijn de
verantwoordelijkheden van alle stakeholders beschreven.
In de optie fase worden verschillende opties qua verbetering aanpakken beschreven voor
het invoeren van één registratiesysteem. Omdat het een verandering betreft, is er
,gekozen om een werkgroep op te zetten om deze verbetering te laten landen voor de
Delivery afdeling. Het kan zijn dat de verandering weerstand opwekt bij de medewerkers.
Om te onderzoeken is er gebruikgemaakt van de SCARF- domeinen. Waaruit blijkt dat de
medewerkers op het gebied van status en autonomie het gevoel hebben dat ze begrepen
worden. Hier kan rekening mee worden gehouden in de gekozen leiderschapsstijl. De top-
down cultuur. In de open-space bijeenkomsten is men tot de conclusie gekomen dat er
meerdere opties moeten worden aangeboden.
De will fase is de fase waaruit het MTI de benoemde opties in de vorige fase hun besluit
moet gaan nemen. Uit onderzoek van de adviseur is gebleken dat de groepsdynamiek van
de afdeling Delivery een bureaucratische cultuur betreft. Orde en structuur is belangrijk bij
het invoeren van de verandering.
Uiteindelijk heeft het MTI besloten om voor het AzureDevOps IT-meldingen
registratiesysteem te gaan. Wel met de kanttekening dat er een pilot plaatsvindt en
hierna het definitieve besluit wordt genomen.
Om de verandering te implementeren zal er een AzureDevOps-specialist worden geworven
die het IT- meldingen registratiesysteem ook helpt te implementeren. Diegene zal ook de
trainingen verzorgen voor alle Delivery medewerkers. De gemaakte afspraken worden
geborgd in de WIKI van AzureDevOps.
Gebleken is dat de afspraken die op blauwdruk niveau zijn gemaakt ook worden nageleefd.
Ook na het succesvol afronden van de pilot in Q4. Hiermee kan de adviseur het CIBG met
een gerust hart verlaten.
3
,Inhoudsopgave
Voorwoord..................................................................................................................................................................2
Samenvatting............................................................................................................................................................3
Inhoudsopgave.........................................................................................................................................................4
1. Inleiding..............................................................................................................................................................6
1.1 Scope van het advies..................................................................................................................................6
2. Probleemstelling..............................................................................................................................................6
3. GROWING...........................................................................................................................................................6
4. Goal......................................................................................................................................................................7
4.1 Het interview..........................................................................................................................................7
4.2 Rol-expertise-omgeving.....................................................................................................................8
4.3 Stadiamatrix...........................................................................................................................................8
4.4 De blauwdruk, het gedrag en de drijfveren...............................................................................8
5. Reality.................................................................................................................................................................8
5.1 De blauwdruk registratie proces IT-meldingen.........................................................................8
5.1.1................................................................................................... Stakeholder analyse
9
5.2 Het gedrag..............................................................................................................................................9
5.3 De drijfveren...........................................................................................................................................9
6. Options................................................................................................................................................................9
6.1 Werkgroep............................................................................................................................................10
6.2 Leiderschapsstijl.................................................................................................................................10
6.2.1 SCARF-domeinen...........................................................................................................................10
6.3 Open Space-bijeenkomst................................................................................................................10
6.4 Opties waaruit gekozen dient te worden..................................................................................11
7. Will.....................................................................................................................................................................11
7.1 Besluitvorming & Beslismethode.................................................................................................11
7.2 Groepsdynamiek................................................................................................................................11
7.4 Besluit.....................................................................................................................................................12
8. Advies over de ING-fase............................................................................................................................12
8.1 Implement.............................................................................................................................................12
8.2 Nourish...................................................................................................................................................12
8.3 Get out...................................................................................................................................................12
9. Reflectie...........................................................................................................................................................13
9.1 Aanpak en verloop van de gesprekken (interview als uitgangspunt)...........................13
9.2 Omgang met weerstand & steun & ervaren leiderschap tijdens het proces..............13
9.3 Talent-ontwikkelplan........................................................................................................................13
4
, 9.4 Rol & positie van de adviseur........................................................................................................13
Literatuurlijst...........................................................................................................................................................14
Bijlage 1 – Organogram Delivery Afdeling...................................................................................................15
Bijlage 2 – Piramide van Maslow.....................................................................................................................16
Bijlage 3 - RASCI....................................................................................................................................................17
Bijlage 4 – Spiral Dynamics model.................................................................................................................18
Bijlage 5 – Vendor rating....................................................................................................................................19
Bijlage 6 – De veranderstappen van Kotter................................................................................................20
5
