Hoofdstuk 1 • Finance
1. Het budget
Het budget …
• is een continu proces
• Excel of Numbers = KEY
• Break Even Point = het punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
• laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets
• gaat over inkomsten & uitgaven van het event
• belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
• ga in detail
• geen verrassingen / no assumptions
Een begroting = een toekomstige lange termijnplanning onderbouwd met cijfers
Definitie budget:
Een budget is een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van wat
verondersteld wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na het
evenement). Het budget fungeert als een middel om de prognose te vergelijken met de
werkelijkheid en het stelt de doelstellingen voor de organisator vast. Een budget zal dikwijls
aangepast worden naargelang het tijdstip van het evenement nadert en er nieuwe informatie
vrijkomt over de kosten en de inkomsten van allerlei onderdelen in het planningsproces.
2. Functionele kostenindeling
= het gebruik van hoofdgroepen met een tussentotaal
+ -
Onderlinge verbanden soms moeilijk te
Goede kijk op het evenwicht tussen groepen
verwerken (zoals transport, opbouwuren …)
> een goede spreedsheat is key
,3. Vaste en variabele kosten
Vaste kosten Variabele kosten
• onafhankelijk van het aantal personen • afhankelijk van het aantal personen
• onveranderlijk binnen de gegeven • evolueert mee met het aantal personen
productiecapaciteit • bijvoorbeeld:
• bijvoorbeeld: – catering, personeel
– sprekers, acts, locatie huur
> bepaalde zaken kunnen van vast naar variabel gaan:
• grotere locatie nodig wegens meer mensen
• sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
• realiteit > combinatie van verschillende kostenindelingen
Grafische voorstelling vaste en variabele kosten:
Voorstelling break-even punt:
, 4. Onvoorziene kosten
> afhankelijk van het soort evenement:
• doorgaans 10%, soms 15%
• wordt niet doorgerekend aan de klant
• let op waar je ze onderbrengt:
– wordt quasi nooit gebruikt bij een budget/offerte naar de klant toe
5. OPEX & CAPEX
OPEX CAPEX
Operating expenses Capital expenses
Kapitaaluitgaven, eenmalige uitgaven die je
Lopende uitgaven, zoals bijvoorbeeld
meerdere malen zult gebruiken, zoals
transportkosten, medewerkers, huur
bijvoorbeeld het aankopen van een gebouw
6. Budget als …
Verkoopargument Verplichte stap
• het geeft duiding aan de offerte • contractueel verplicht
• is iets haalbaar? reality check bij de • verplichting naar financiële
klant instelling en/of sponsors
• basis van contract • noodzakelijk voor het nemen van
• transparantie en vertrouwen naar een verzekering
klant toe • fiscale verplichtingen naar de
overheid
Communicatietool
• cijfers zijn een universele taal Break-even calculatie
• budget is dynamisch • financiële haalbaarheid
• tekort is tekort • duidelijkheid in budgettaire ruimte
• duidelijkheid in te bereiken
doelstellingen
Leidraad
• zorgen voor overzicht
• een holy bible bij pre-eventfase
• afpunten
7. Kosten reductie?
> vraag naar volume deals bij een leverancier bij het organiseren van meerdere events
> evalueer frequent tijdens de voorbereiding, plan dit in
> geef mensen een budget en maak ze hiervoor aansprakelijk = ownership
> vraag verschillende offertes op, maar kwaliteit is key (niet altijd voor goedkoopste optie gaan)
> vraag offertes in detail op zodat er geen discussie kan ontstaan
> let op voor verborgen en variabele kosten binnen een offerte
1. Het budget
Het budget …
• is een continu proces
• Excel of Numbers = KEY
• Break Even Point = het punt waarbij je uit de kosten bent bij B2C events
• laat je bijstaan indien je niet zeker bent over iets
• gaat over inkomsten & uitgaven van het event
• belangrijk om reële cijfers te toetsen aan het budget = kostenbewaking
• ga in detail
• geen verrassingen / no assumptions
Een begroting = een toekomstige lange termijnplanning onderbouwd met cijfers
Definitie budget:
Een budget is een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt van wat
verondersteld wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens of na het
evenement). Het budget fungeert als een middel om de prognose te vergelijken met de
werkelijkheid en het stelt de doelstellingen voor de organisator vast. Een budget zal dikwijls
aangepast worden naargelang het tijdstip van het evenement nadert en er nieuwe informatie
vrijkomt over de kosten en de inkomsten van allerlei onderdelen in het planningsproces.
2. Functionele kostenindeling
= het gebruik van hoofdgroepen met een tussentotaal
+ -
Onderlinge verbanden soms moeilijk te
Goede kijk op het evenwicht tussen groepen
verwerken (zoals transport, opbouwuren …)
> een goede spreedsheat is key
,3. Vaste en variabele kosten
Vaste kosten Variabele kosten
• onafhankelijk van het aantal personen • afhankelijk van het aantal personen
• onveranderlijk binnen de gegeven • evolueert mee met het aantal personen
productiecapaciteit • bijvoorbeeld:
• bijvoorbeeld: – catering, personeel
– sprekers, acts, locatie huur
> bepaalde zaken kunnen van vast naar variabel gaan:
• grotere locatie nodig wegens meer mensen
• sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
• realiteit > combinatie van verschillende kostenindelingen
Grafische voorstelling vaste en variabele kosten:
Voorstelling break-even punt:
, 4. Onvoorziene kosten
> afhankelijk van het soort evenement:
• doorgaans 10%, soms 15%
• wordt niet doorgerekend aan de klant
• let op waar je ze onderbrengt:
– wordt quasi nooit gebruikt bij een budget/offerte naar de klant toe
5. OPEX & CAPEX
OPEX CAPEX
Operating expenses Capital expenses
Kapitaaluitgaven, eenmalige uitgaven die je
Lopende uitgaven, zoals bijvoorbeeld
meerdere malen zult gebruiken, zoals
transportkosten, medewerkers, huur
bijvoorbeeld het aankopen van een gebouw
6. Budget als …
Verkoopargument Verplichte stap
• het geeft duiding aan de offerte • contractueel verplicht
• is iets haalbaar? reality check bij de • verplichting naar financiële
klant instelling en/of sponsors
• basis van contract • noodzakelijk voor het nemen van
• transparantie en vertrouwen naar een verzekering
klant toe • fiscale verplichtingen naar de
overheid
Communicatietool
• cijfers zijn een universele taal Break-even calculatie
• budget is dynamisch • financiële haalbaarheid
• tekort is tekort • duidelijkheid in budgettaire ruimte
• duidelijkheid in te bereiken
doelstellingen
Leidraad
• zorgen voor overzicht
• een holy bible bij pre-eventfase
• afpunten
7. Kosten reductie?
> vraag naar volume deals bij een leverancier bij het organiseren van meerdere events
> evalueer frequent tijdens de voorbereiding, plan dit in
> geef mensen een budget en maak ze hiervoor aansprakelijk = ownership
> vraag verschillende offertes op, maar kwaliteit is key (niet altijd voor goedkoopste optie gaan)
> vraag offertes in detail op zodat er geen discussie kan ontstaan
> let op voor verborgen en variabele kosten binnen een offerte
