6
,Voorwoord
Voor u ligt de moduleopdracht die is opgesteld in het kader van de Post Bachelor Zorgmanagement
van het NCOI. Mijn naam is Leonie Elsinga, sinds 2020 werkzaam als HBO-Verpleegkundige
Gerontologie en Geriatrie binnen Stichting Icare.
De focus van deze opdracht ligt op het opnameproces binnen de verpleeghuizen van Icare. Deze
opdracht heb ik toegespitst op de locatie waar ik werkzaam ben; verpleeghuis Kloosterakker, maar de
uitwerking zou ook toepasbaar kunnen zijn op de andere verpleeghuizen van Icare. Het doel is om
aanbevelingen te formuleren die niet alleen de organisatie en mijn collega's ten goede komen, maar
ook de toekomstige bewoners en dus klanten van Icare.
Het was, en is niet altijd eenvoudig om een andere bril op te zetten. Als verpleegkundige ben ik
gewend aan het dagelijks reilen en zeilen: de zorg voor bewoners staat op 1. Het overstappen naar
het perspectief vanuit het management vereist een kritische blik. Wat is mijn eigen rol en bijdrage? Het
kostte tijd om de praktische bril af te zetten en de procesmatige bril op te zetten. Ik realiseer me dat de
uitdagingen en beslissingen op managementniveau vaak van directe invloed zijn op de dagelijkse
gang van zaken in het verpleeghuis.
Ik wil mijn dank uitspreken naar zowel de docent als mijn medestudenten. De interacties en
samenwerking waren plezierig, soms uitdagend maar hebben bovenal mijn kritische blik verrijkt.
Mijn dank gaat eveneens uit naar mijn leidinggevende -x-, voor het in mij gestelde vertrouwen om
deze opleiding te volgen. Tenslotte wil ik mijn dank uitspreken naar mijn collega’s -x- en -x- voor hun
luisterend oor en het meedenken.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Leonie Elsinga
Assen, 14 februari 2024
1
, Samenvatting
Deze opdracht is een uitwerking van het opnameproces binnen verpleeghuis Kloosterakker. Binnen
Kloosterakker wordt 24-uurszorg geboden aan 80 bewoners met dementie. Kloosterakker is onderdeel
van Stichting Icare, waarbij medewerkers volgens de Shared Governance structuur werken. Dit houdt
in dat “zeggenschap en besluitvormingsbevoegdheid over zorginhoudelijk beleid bij de experts ligt; de
zorgmedewerkers. Over implicaties van beleid en implementatie en borging worden gezamenlijk
besluiten genomen” (Icare, 2023).
Door dubbele vergrijzing ontstaat er een tendens in de in- en uitstroom van bewoners. Er is een
toename van crisisopnames en een kortere verblijfsduur. Daarnaast heeft verpleeghuis Kloosterakker
op dit moment geen wachtlijst. Het aanbod verpleeghuizen in regio Noord-Nederland is erg groot; het
aanbod is groter dan de vraag (Regiobeeld Drenthe, 2023). De uitdaging van Kloosterakker is om in te
spelen op deze ontwikkeling en te blijven werken vanuit de visite van de organisatie. Het
opnameproces is daarin een primair proces: de basis van alle zorgverlening. Zonder bewoners
ontvangt de organisatie geen inkomsten. De motivatie om dit proces uit te werken is dan ook vanwege
de actualiteit en directe impact op de werkvloer.
Het doel van het opnameproces is dat bewoners snel en efficiënt opgenomen worden. Om inzicht te
krijgen in het opnameproces, is het geanalyseerd aan de hand van de volgende performance factoren:
kwaliteit, betrouwbaarheid, flexibiliteit, kosten en doorlooptijd. De procesanalyse benadrukt enkele
punten die aangescherpt moeten worden om het opnameproces te verbeteren: flexibiliteit, kosten en
doorlooptijd. Niet iedere medewerker is bekwaam in het afleggen van een huisbezoek en het uitvoeren
van een opnamegesprek. Daar komt bij dat medewerkers geen inzicht hebben in de financiële
gevolgen van een leeg bed.
Om de procesverbetering door te voeren is er gebruik gemaakt van het Acht-stappenmodel van Kotter
(1997). Er wordt een werkgroep gevormd met een afvaardiging van medewerkers uit meerdere
beroepsgroepen en meerdere locaties. Vanuit het Shared Governance gedachtegoed is het van
belang om medewerkers vanuit alle lagen mee te nemen in de procesverbetering. Inzicht in het
opnameproces is daarmee het begin van de verandering. De werkgroep zal een advies moeten
uitbrengen richting het managementteam rondom scholing van medewerkers. Om het opnameproces
te verbeteren zullen medewerkers geschoold moeten worden zodat zij volledig onderdeel en mede-
eigenaar worden van het opnameproces. Ook zal de werkgroep moeten uitzoeken in hoeverre de
verpleeghuizen van Icare vindbaar zijn voor verwijzers en burgers.
De procesverbetering is geborgd als deze periodiek en systematisch wordt gemeten, geëvalueerd en
bijgestuurd. Daar komt ook de Plan, Do, Check, Act (PDCA)-cyclus bij kijken.
De bewoners zijn de klanten van de organisatie. De zorgverlening in Kloosterakker wordt volledig
bekostigd vanuit de Wet Langdurige zorg (WLZ), er is tenminste een VV5-indicatie nodig om
opgenomen te kunnen worden. De organisatie ontvangt €2.414,86 per bewoner per week (NZa,
2024). De organisatie loopt deze inkomsten mis indien een bed leeg is. Aangezien het opnameproces
een primair proces is, is het van belang dat bedden zo kort mogelijk leeg zijn.
Mijn visie op procesmanagement en financieel beleid is dat voorgenoemde de basis vormt voor
optimale zorgkwaliteit. Als alle verstoringen en defecten in een proces zijn weggenomen, kan een
proces goed werken. Daarbij geloof ik in het principe van “samen zorgen en samen doen”. Ik vind het
belangrijk om transparant te zijn in zowel de zorgprocessen als het financiële beleid. Daarbij hecht ik
er waarde aan om medewerkers mee te nemen in de processen, in gesprek te gaan over het belang
van het opnameproces en de (financiële) gevolgen indien dit proces niet goed verloopt. Ook vind ik
het belangrijk dat medewerkers inzicht krijgen en mee kunnen denken rondom de kosten. Dit maakt
medewerkers bewuster van de processen waarmee zij dagelijks werken.
2
,Voorwoord
Voor u ligt de moduleopdracht die is opgesteld in het kader van de Post Bachelor Zorgmanagement
van het NCOI. Mijn naam is Leonie Elsinga, sinds 2020 werkzaam als HBO-Verpleegkundige
Gerontologie en Geriatrie binnen Stichting Icare.
De focus van deze opdracht ligt op het opnameproces binnen de verpleeghuizen van Icare. Deze
opdracht heb ik toegespitst op de locatie waar ik werkzaam ben; verpleeghuis Kloosterakker, maar de
uitwerking zou ook toepasbaar kunnen zijn op de andere verpleeghuizen van Icare. Het doel is om
aanbevelingen te formuleren die niet alleen de organisatie en mijn collega's ten goede komen, maar
ook de toekomstige bewoners en dus klanten van Icare.
Het was, en is niet altijd eenvoudig om een andere bril op te zetten. Als verpleegkundige ben ik
gewend aan het dagelijks reilen en zeilen: de zorg voor bewoners staat op 1. Het overstappen naar
het perspectief vanuit het management vereist een kritische blik. Wat is mijn eigen rol en bijdrage? Het
kostte tijd om de praktische bril af te zetten en de procesmatige bril op te zetten. Ik realiseer me dat de
uitdagingen en beslissingen op managementniveau vaak van directe invloed zijn op de dagelijkse
gang van zaken in het verpleeghuis.
Ik wil mijn dank uitspreken naar zowel de docent als mijn medestudenten. De interacties en
samenwerking waren plezierig, soms uitdagend maar hebben bovenal mijn kritische blik verrijkt.
Mijn dank gaat eveneens uit naar mijn leidinggevende -x-, voor het in mij gestelde vertrouwen om
deze opleiding te volgen. Tenslotte wil ik mijn dank uitspreken naar mijn collega’s -x- en -x- voor hun
luisterend oor en het meedenken.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Leonie Elsinga
Assen, 14 februari 2024
1
, Samenvatting
Deze opdracht is een uitwerking van het opnameproces binnen verpleeghuis Kloosterakker. Binnen
Kloosterakker wordt 24-uurszorg geboden aan 80 bewoners met dementie. Kloosterakker is onderdeel
van Stichting Icare, waarbij medewerkers volgens de Shared Governance structuur werken. Dit houdt
in dat “zeggenschap en besluitvormingsbevoegdheid over zorginhoudelijk beleid bij de experts ligt; de
zorgmedewerkers. Over implicaties van beleid en implementatie en borging worden gezamenlijk
besluiten genomen” (Icare, 2023).
Door dubbele vergrijzing ontstaat er een tendens in de in- en uitstroom van bewoners. Er is een
toename van crisisopnames en een kortere verblijfsduur. Daarnaast heeft verpleeghuis Kloosterakker
op dit moment geen wachtlijst. Het aanbod verpleeghuizen in regio Noord-Nederland is erg groot; het
aanbod is groter dan de vraag (Regiobeeld Drenthe, 2023). De uitdaging van Kloosterakker is om in te
spelen op deze ontwikkeling en te blijven werken vanuit de visite van de organisatie. Het
opnameproces is daarin een primair proces: de basis van alle zorgverlening. Zonder bewoners
ontvangt de organisatie geen inkomsten. De motivatie om dit proces uit te werken is dan ook vanwege
de actualiteit en directe impact op de werkvloer.
Het doel van het opnameproces is dat bewoners snel en efficiënt opgenomen worden. Om inzicht te
krijgen in het opnameproces, is het geanalyseerd aan de hand van de volgende performance factoren:
kwaliteit, betrouwbaarheid, flexibiliteit, kosten en doorlooptijd. De procesanalyse benadrukt enkele
punten die aangescherpt moeten worden om het opnameproces te verbeteren: flexibiliteit, kosten en
doorlooptijd. Niet iedere medewerker is bekwaam in het afleggen van een huisbezoek en het uitvoeren
van een opnamegesprek. Daar komt bij dat medewerkers geen inzicht hebben in de financiële
gevolgen van een leeg bed.
Om de procesverbetering door te voeren is er gebruik gemaakt van het Acht-stappenmodel van Kotter
(1997). Er wordt een werkgroep gevormd met een afvaardiging van medewerkers uit meerdere
beroepsgroepen en meerdere locaties. Vanuit het Shared Governance gedachtegoed is het van
belang om medewerkers vanuit alle lagen mee te nemen in de procesverbetering. Inzicht in het
opnameproces is daarmee het begin van de verandering. De werkgroep zal een advies moeten
uitbrengen richting het managementteam rondom scholing van medewerkers. Om het opnameproces
te verbeteren zullen medewerkers geschoold moeten worden zodat zij volledig onderdeel en mede-
eigenaar worden van het opnameproces. Ook zal de werkgroep moeten uitzoeken in hoeverre de
verpleeghuizen van Icare vindbaar zijn voor verwijzers en burgers.
De procesverbetering is geborgd als deze periodiek en systematisch wordt gemeten, geëvalueerd en
bijgestuurd. Daar komt ook de Plan, Do, Check, Act (PDCA)-cyclus bij kijken.
De bewoners zijn de klanten van de organisatie. De zorgverlening in Kloosterakker wordt volledig
bekostigd vanuit de Wet Langdurige zorg (WLZ), er is tenminste een VV5-indicatie nodig om
opgenomen te kunnen worden. De organisatie ontvangt €2.414,86 per bewoner per week (NZa,
2024). De organisatie loopt deze inkomsten mis indien een bed leeg is. Aangezien het opnameproces
een primair proces is, is het van belang dat bedden zo kort mogelijk leeg zijn.
Mijn visie op procesmanagement en financieel beleid is dat voorgenoemde de basis vormt voor
optimale zorgkwaliteit. Als alle verstoringen en defecten in een proces zijn weggenomen, kan een
proces goed werken. Daarbij geloof ik in het principe van “samen zorgen en samen doen”. Ik vind het
belangrijk om transparant te zijn in zowel de zorgprocessen als het financiële beleid. Daarbij hecht ik
er waarde aan om medewerkers mee te nemen in de processen, in gesprek te gaan over het belang
van het opnameproces en de (financiële) gevolgen indien dit proces niet goed verloopt. Ook vind ik
het belangrijk dat medewerkers inzicht krijgen en mee kunnen denken rondom de kosten. Dit maakt
medewerkers bewuster van de processen waarmee zij dagelijks werken.
2
